Документирование трудовых отношений деятельности работников школы микрорайона Вынгапуровский

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают её сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности1.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия. 

Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам»2. Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Актуальность выбранной темы заключается в том, что в кадровом делопроизводстве документирование трудовой деятельности работников, учет личного состава требуют большого количества документов, правила составления и оформления которых достаточно сложны, но должны неукоснительно соблюдаться, прежде всего в силу того, что такие документы имеют большое значение. Документы, фиксирующие данные о трудовой деятельности человека, чрезвычайно важны т.к. в них заключены сведения о трудовом стаже, они являются основой для начисления пенсий по старости,

инвалидности, за выслугу лет, по случаю потери кормильца. Меняя работу, мы получаем в отделе кадров документы, которые должны быть основой для устройства на новую работу. Многие граждане имеют право на различные социальные льготы. Оставшиеся в архиве организации документы о трудовой деятельности работника хранятся многие годы и также являются основанием для реализации тех или иных прав работника, предоставляемых законом. Таким образом, любой человек заинтересован в соблюдении своих трудовых прав и наличии не обходимых документов.

Работодатели  тоже  заинтересованы  в  соблюдении  требований  к  оформлению   кадровых  документов,  так   как   их   деятельность контролируется  государственными  органами, прежде  всего  местными  органами  Федеральной  инспекции  труда.

Сложность  документирования  кадровой  деятельности  организации  объясняется  тем, что  никогда  не  разрабатывался  комплексный  единый  нормативный  или  нормативно-методический  документ  общего  действия, в  котором  были  бы  установлены  требования  к  составу  и  оформлению  документации  по  личному  составу.  Система  кадровой  документации  складывалась  годами  и  является  «продуктом»  труда  целого  ряда  ведомств. При  таком  положении  дел  неизбежно  появляются  разные   требования,  как  к  видам  документов, так  и  к  их  оформлению.  Следует  добавить, что  в  последнее  десятилетие  возникли  сложности  с  распространением  нормативных  документов.  Если  в  советское  время  они  доходили  до  пользователей, как  правило, через  вышестоящую  организацию, то  сейчас  многие  кадровики  просто  не  имеют  информации  о  выходе  (или  отмене)  того  или  иного  норматива, государственного  стандарта.

В  ряду  факторов, влияющих  на  качество  документации  по  личному  составу, следует  назвать  и  ту  объективную  специфику  документирования  кадровой  деятельности  организации, которая  вытекает  из  ее  ведомственной  принадлежности  или  особых  условий  работы. Оформление  специфических  документов  регулируется  ведомственными  подзаконными  актами, которые 

зачастую  являются  единственным  документом,  регламентирующим  то  или  иное  направление  в  кадровой  работе.

Процесс  создания  документов  и  организация  работы  с ними  регламентируются  правовыми  и  нормативно-методическими  документами.  Исторически  сложилась  ситуация, когда  разработка  правил  составления  и  оформления  кадровых  документов, необходимых  для  документирования  трудовой  деятельности  работника, состав  их  видов, порядок  хранения  и  другие      параметры       кадрового     делопроизводства      определяются  разнородными  правовыми  актами, создаваемыми  по  инициативе  целого  ряда  министерств  и  ведомств.  Следует  отметить, что  правовая  и нормативная  основа  кадрового  делопроизводства  складывалась  в  течение  длительного  периода  и  по  этой  причине  не  может  рассматриваться  как  комплексная. Помимо  норм  документирования, закрепленных  в  тех  или  иных  актах  общегосударственного  действия, в  кадровом  делопроизводстве  большую  роль  играет  сила  традиций.

Объектом исследования является отдел кадров МОУ СОШ микрорайона Вынгапуровский. Дата открытия-01.10.1984года открыта восьмилетняя школа № 1 в поселке Вынгапур. Почтовый адрес:626726 Тюменская область, Ямало-Ненецкий автономный округ, город Ноябрьск, поселок Вынгапуровский, улица Ленина 14. (Основание -Решения Исполкома Ноябрьского Совета народных депутатов ЯНАО Тюменской области № 92 от 23 мая 1984 г. «Об открытии школ-новостроек в  г. Ноябрьске и  рабочих поселка» ).

 Предыдущие названия учреждения  в  хронологической последовательности:

-Восьмилетняя школа №1 поселка  Вынгапур с 01.09.1984г. -(Основание -Решения  Исполкома Ноябрьского Совета  народных депутатов ЯНАО Тюменской области № 92 от 23 мая 1984 г. «Об открытии школ-новостроек в  г. Ноябрьске и  рабочих поселка»):

- вынгапуровская средняя общеобразовательная школа - с 01.09.1985 года (Основание - Решение Исполкома Ноябрьсого Совета народных депутатов

ЯНАО Тюменской области № 96 от 30 апреля 1985г. «Об  изменении в сети общеобразовательных школ на 1985-1986 учебный год»);

-вынгапуровская муниципальная общеобразовательная средняя школа- с 03.12.1993 года  Почтовый и юридический адрес: 626726 Тюменская область Ямало-Ненецкий автономный округ, город Ноябрьск, поселок Вынгапуровский, улица Ленина 14;

- основание - Распоряжение Главы Администрации г. Ноябрьск № 437 от 03.12.1993г. « О регистрации Вынгапуровской общеобразовательной средней школы»;

-муниципальная общеобразовательная Вынгапуровская средняя школа  муниципального образования город Ноябрьск - с 04.02.2002 года (Основание - Постановление главы муниципального образования город Ноябрьск № 727 от 13.09.221 г. « Об утвержде6нии Устава муниципальной общеобразовательной Вынгапуровской средней школы муниципального образования город Ноябрьск в новой редакции»; Распоряжение главы муниципального образования город Ноябрьск № 67 от 04.02.2002 г. «О регистрации Устава муниципальной общеобразовательной Вынгапуровской средней школы муниципального образования город Ноябрьск в новой редакции»);

-муниципальное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа» поселка Вынгапуровский муниципального образования город Ноябрьск - с 23.04.2004 года (Основание - Постановление главы муниципального образования город Ноябрьск № 388 от 23.04.2004 г. «Об утверждении изменений в  устав муниципальной общеобразовательной Вынгапуровской средней школы муниципального образования город

Ноябрьск »;

-муниципальное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа» микрорайона Вынгапуровский муниципального образования город Ноябрьск, сокращенное название - МОУ СОШ м-на  Вынгапуровский - с 26.12.2006 года  Юридический и почтовый

адрес - 629828   Тюменская область, Ямала - Ненецкий автономный округ, город Ноябрьск, микрорайон Вынгапуровский, улица Ленина 29 (Основание -Постановление главы Администрации муниципального образования город Ноябрьск №1500 от 26.12.206г. «О внесении изменений  в устав муниципального общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа» поселка Вынгапуровский муниципального образования город Ноябрьск». Ведомственность, подчиненность. (Муниципальное учреждение. Учредитель - Администрация  муниципального образования город Ноябрьск.) Вид собственности - муниципальная.

 Учреждение является юридическим  лицом. Дата  регистрации школы  как юридического лица- 03.12.1993г. (Свидетельство  о государственной регистрации  некоммерческих  организаций, НО №990011 от 11.05.1999г.) ОГРН 1028900706724 (Свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 года от 12.11.2002г.). Имеется печать в соответствии с требованиями ГОСТа Р51511-2001, с  воспроизведением Государственного Герба РФ, штамп учреждения, фирменный бланк, счет в банке.  Директор школы - Горбачева Анна Афанасьевна, назначен приказом № 116 л/с от 01.01.2010г. Управления образования администрации муниципального образования город Ноябрьск. Структурные подразделение - нет.

 Предметом исследования являются документы, создающиеся в деятельности отдела кадров МОУ СОШ микрорайона Вынгапуровский Муниципального образования города Ноябрьска.

Значительное место в отечественной исследовательской литературе посвящено вопросам правильно оформления документов при приеме и переводе на другую работу, а также процедуре увольнения. Большинство

авторов: Ю.М. Аксенов, М.В. Кирсанова, Т.В. Кузнецова, В.А. Кудряев, Л.В. Санкина3 - считают, что исторически сложилась ситуация, когда разработка правил составления и оформления кадровых документов, необходимых для документирования трудовой деятельности работника, состав их видов, порядок хранения и другие параметры кадрового делопроизводства определяются разнородными правовыми актами, создаваемыми по инициативе целого ряда министерств и ведомств. М.В. Стенюков отмечает, что правовая и нормативная основа кадрового делопроизводства складывалась в течение длительного периода и по этой причине не может рассматриваться как комплексная4.

Уже с конца 2002 года издаются рекомендации по заключению, изменению, расторжению трудового договора, а также его оформлению. Практически во всех исследованиях В.М. Пустозеровой подробно и популярно излагаются такие вопросы как составление,  заключение и прекращение трудового договора, правовое регулирование приема, перевода и увольнения работников по различным основаниям.

Л.Н. Анисимов рассматривает сроки трудового договора, порядок его заключения и изменения, комментирует все возможные случаи расторжения трудового договора, приводит полный список процедурных документов3.

Справочник Е.П. Данилова посвящен многим вопросам трудовых споров, в том числе спорам, возникающим при неправильном оформлении документов по личному составу; приказов о предоставлении отпуска, и особенно приказов4

об увольнении работников. Все затронутые вопросы сопровождаются комментариями и огромным практическим материалом: примерами из судебной и адвокатской практики; образцами документов, необходимых для данного вида споров, нормативными актами.

Среди литературы по кадровому делопроизводству предпочтение отдается изданием вышедшим в 2003 - 2007 гг., так как их авторы опираются не только на новый Трудовой кодекс РФ, но и на ГОСТ Р 6.30 -2003. Труды

М.Ю. Рогожина5 адресованы, прежде всего, работникам кадровых служб, поскольку материал в них излагается комплексно, с опорой на многочисленные образцы документов. Автором рассматриваются общие требования к подготовке основных видов документов по персоналу, а также особенности их содержания и порядка оформления с учетом положений Государственной системы документационного обеспечения управления, ГОСТ Р 6.30 - 2003.

Часто в пособиях по общему делопроизводству отдельной главой выделено делопроизводство кадровых служб. Так, например, особенностям работы с кадровыми документами посвящена глава учебного пособия Т.В. Кузнецовой6.

В цикле статей В.И. Андреевой, Т.В. Кузнецовой и Л.В.Санкиной подробно описан порядок правильного оформления кадровых документов7. Много внимания уделяется и трудовому договору8, его заключению и расторжению, а также правильному оформлению переводов.

 Представляют интерес статьи  Б.В. Альбрехт о нормативно-правовых  и организационно-методических вопросах  организации работы с документами  по личному составу9. Рекомендации по заполнению трудовых книжек изложены в статьях В.И. Андреевой и Т.В. Кузнецовой1.

Как известно, периодическая печать быстрее реагирует на изменения в законодательстве, а комментарии специалистов носят больше практический характер, чем материал в учебных пособиях, так как содержат ответы на вопросы читателей, рассматривают требования других нормативных актов в области оформления документов, приводят дополнительную справочную информацию10.

Целью выпускной квалификационной работы является примеры оформления реквизитов11, описывают порядок оформления документов12. исследование особенностей документирования трудовой деятельности работников школы микрорайона Вынгапуровский.

Для достижения  данной цели необходимо решить следующие задачи:

во-первых, рассмотреть законодательную и нормативно-методическую регламентацию кадровой деятельности и делопроизводства;

во-вторых, определить правовую регламентацию функционирования и место отдела кадров в структуре МОУ СОШ микрорайона Вынгапуровский;

в-третьих, исследовать порядок оформление трудовых отношений с работниками школы, а именно:

- порядок заключения трудовых договоров и оформление приема на работу,

-оформление документации по переводу, предоставлению отпусков, поощрении, наложению дисциплинарного взыскания,

- комплекс документов по расторжению трудового договора.

В-четвертых, определить пути рационализации кадрового делопроизводства в муниципальном общеобразовательном учреждении «Средняя общеобразовательная школа» г. Ноябрьск.

Источниковая база исследования представлена следующими группами документов:

Первая группа источников - законодательные акты РФ:

- Конституция Российской Федерации;

- Кодексы Российской Федерации;

- Федеральные законы Российской Федерации.

Вторая группа источников:

- Указы Президента Российской Федерации.

Третья группа источников:

- Постановления Правительства Российской Федерации.

Четвертая группа входят законы субъектов Российской Федерации.

Пятая группа  составляют:

- Государственные стандарты Российской Федерации.

Шестая группа источников нормативно-методические акты по делопроизводству;

- Государственная система документационного обеспечения управления;

-  Альбом унифицированных форм по учету труда и его оплаты;

- Инструкция по заполнению трудовых книжек;

- Общероссийские классификаторы ТЭСИ;

- Государственные нормативно-методические акты по делопроизводству и архивному делу;

-Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.

В особую группу выделены локальные нормативные акты муниципального общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа» МО г. Ноябрьск:

- устав учреждения;

- коллективный договор;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- штатное расписание;

- положения;

- должностные инструкции специалистов.

Текущая кадровая документация рассматривается как отдельная группа документов, исследованная за период с 1.05.2008 года по 1.05.2010 года, так как это самый стабильный период в структуре и кадровом делопроизводстве учреждения.

Охарактеризуем вышеуказанные источники:

Первая группа - федеральные законодательные акты, касающиеся трудового права работников: Конституция Российской Федерации13; Трудовой кодекс Российской Федерации, иные федеральные законы, регламентирующие трудовые отношения2.

В Трудовом кодексе РФ отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности трудового договора. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем

составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

В июне 2006 года Государственная дума приняла Федеральный закон № 90-ФЗ от 30.06.2006 года, который вносит многочисленные, существенные

поправки в Трудовой кодекс. Изменены порядки заключения и расторжения трудового договора, возмещения ущерба, расчета отпускных и т.д.

         Гражданский кодекс  Российской  Федерации14  - регулирует      правовое  положение  юридических  и  физических  лиц  в  процессе предпринимательской  деятельности, а  также  документирование  различных  отношений, возникающих  между  ее  участниками15.

Статьи Уголовного кодекса РФ охватывают правонарушения, направленные как на документ, так и на документную информацию. Применение же статей Уголовного кодекса должно идти с учетом нового процессуального кодекса РФ3.

Необходимо обратить внимание на такие статьи Кодекса РФ об административных правонарушениях, как о нарушениях правил защиты информации, незаконной деятельности в области защиты информации, разглашении информации с ограниченным доступом и др4.

Базовым Законом информационного законодательства является Федеральный  закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», в соответствии, с которым правовой режим информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими5:

     - порядок документирования  информации;

- право собственности на отдельные  документы и отдельные массивы  документов, документы и массивы  документов в информационных системах;

     - категорию информации  по уровню доступа к ней;

     - порядок правовой  защиты информации.

Федеральный Закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации»16 регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм

собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

 Согласно Федеральному закону «О государственном языке Российской Федерации», государственным языком РФ, в соответствии с конституцией, является русский язык на всей территории страны17.

27 июля 2006 года подписан Федеральный  закон «О персональных данных». Настоящим Федеральным законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных3.

Указом Президента Российской Федерации ограничен доступ к документам, содержащим конфиденциальную информацию4.

На сегодняшний день порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек, изложен в постановлении Правительства Российской Федерации от 16.04.2003  № 225 «О трудовых книжках».

Нормативно-правовые акты (законные и подзаконные акты), принятые на федеральном уровне, имеют логическое продолжение, конкретизацию с учетом

местных условий и исторических особенностей на уровне субъектов Федерации и муниципальных образований, составляют вторую группу.

Согласно статье 5 «Закона о местном самоуправлении в Ямало-Ненецком автономном округе» к вопросам местного значения относится организация4,

содержание и развитие муниципальных учреждений, осуществление контроля за их деятельностью.

Третья группа  - источники ведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документационному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации, кадровой документации и др.

С 01.01.2007 года введен в действие национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие

требования». Настоящий стандарт содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы18.

Следует выделить ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». Введены требования к бланкам документов и оформлению отдельных реквизитов документов1.

Государственная  система документационного  обеспечения  управления  (ГСДОУ), которая  состоит  из  двух  частей -  общих  требований  к  документам  и  службам  документационного  обеспечения  и  Альбома  с  образцами  форм  основных  организационно-распорядительных  документов. Государственная  система  документационного  обеспечения  управления  представляет  собой  совокупность  норм  и  правил, устанавливающих  единые  требования  к  документированию  управленческой  деятельности  и  организации  работы  с  документами.  Одна  из  целей  создания  системы  состоит  в  сокращении  количества  и  повышения  качества  документов2. 

Таким  образом, ГСДОУ  является  единственным  в  стране  нормативом, определяющим   основы  технологии  делопроизводства.

В 2000 году вышел в свет «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»,

который является логическим продолжением Типового перечня документов, вышедшего в 1989 году19. Перечень типовых документов необходимо использовать в качестве основного нормативного документа и в первую очередь - при подготовке номенклатур дел и формировании дела в делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное хранение.

Нормирование документационного обеспечения управления распределено между несколькими органами. Наиболее значимую роль здесь играют Федеральное архивное агентство (Росархив) и Федеральная служба по техническому регулированию и метрологии (Госстандарт). В рамках Общероссийского классификатора управленческой документации20 и унифицированной системы организационно-распорядительной документации21 они ведут подсистемы документации по приему, переводу и увольнению с работы, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий.

Другое ведомство, Госкомстат России, в рамках первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, разрабатывает и утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации и их электронные версии. При этом состав и содержание этих форм, согласовывается  с Министерством финансов РФ и Министерством экономического развития и торговли РФ,  в соответствии с постановлением Правительства РФ «О первичных учетных документах»22. Этим же

постановлением федеральным органам исполнительной власти предоставлено право (по согласованию с Госкомстатом России) на базе унифицированных форм первичной учетной документации разрабатывать свои формы первичных учетных документов для организаций, находящихся в сфере их деятельности.

Таким образом, регламентацией системы документационного обеспечения управления занимаются министерства и ведомства: Министерство финансов РФ - определяет формы бухгалтерского учета и отчетности (кроме форм Центрального банка РФ и кредитных организаций), Федеральная служба по труду и занятости - отвечает за документацию по организации труда работников и т.д. Поэтому, функции государственного регулирования документационного обеспечения управления рассредоточены и не скоординированы.

В связи с тем, что в Российской Федерации отсутствует федеральный орган исполнительной власти, который отвечал бы за состояние системы

кадровой документации в организациях, этой документацией занимается ряд федеральных ведомств. Например, в действующих Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства23 и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России24, сделана попытка разделить вопросы заполнения и ведения трудовых книжек, т.е. отдельно рассмотреть организацию работы с этим документом и порядок внесения в него соответствующих записей. В целом такой подход представляется целесообразным, хотя четкого разграничения названных вопросов не получилось, и работники кадровых служб, заполняющие, например, раздел

трудовой книжки «Сведения о работе», должны пользоваться как Правилами25, так и Инструкцией26.

   Квалификационный  справочник  должностей  руководителей, специалистов  и  других  служащих27, который  предназначен  для  закрепления  квалификационных  характеристик  к  общеотраслевым  должностям.  Справочник  утвержден  Министерством  труда Российской  Федерации, сфера  его  действия  распространяется  на  предприятия, организации  и  учреждения, находящиеся  на  бюджетном  финансировании. В  данном  нормативном  документе содержатся  квалификационные  характеристики  специалистов, руководителей  и  технических  исполнителей. Прямое  назначение  справочника  состоит  в  регламентации  необходимых  видов  работ, выполняемых  служащими  разных  специальностей, в  частности  инспекторам  по  кадрам.  Он  создает  основу  для  разработки  должностных  инструкций,