Классификация деловых писем. 3

Содержание

 

 

Введение…………………………………………………….…………3

Классификация деловых писем………………………………………5

Структура содержания делового письма…………………………….8

Рекомендации к написанию деловых писем………………………..10

Виды писем………………………………………………………...…14

Структура и состав реквизитов делового письма ………………….21

Заключение……………………………………………………………26

Список литературы………………………………………….........…..28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 
Официальное письмо — один из важнейших  каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д. Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., — объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам. 
Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до н.э. древнеримский плебс требовал введения четких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу». Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Cole, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно. Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы — интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу — коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.

 

 

 

 

 

 

Классификация деловых писем 

 

Деловые письма сегодня представляют собой официальную корреспонденцию различных типов. Многообразие их всё увеличивается: от расписки дол развернутого протокола с дополнительным соглашением, от рекламного проекта до повестки в суд. Существует несколько видов классификаций деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.         

 По тематическому признаку  проводится условное разделение  корреспонденции на деловую и  коммерческую.         

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма – запросы, предложения (оферта), письма – рекламации и ответы на эти виды писем.         

Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Многообразие форм и тематических разновидностей деловых писем отражает многообразие рассматриваемых в них вопросов – от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов.        

 Правовой статус деловой  корреспонденции объясняется тем  обстоятельством, что деловое  письмо – это всегда официальное  сообщение. Информация, содержащаяся  в деловом письме, носит протокольный  характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не  исключает необходимости почтового  отправления.        

 По функциональному  признаку деловые письма делятся  на инициативные письма и письма  – ответы:

1.     письма, требующие письма – ответа;

2.     письма, не требующие письма – ответа.

Обязательного ответа требуют  коммерческие инициативные письма (письмо – запрос, письмо – предложение, письмо рекламация).

Кроме этого обязательного  ответа требуют просьбы, письма –  обращения.

Письма – подтверждения, письма – напоминания, письма –  предупреждения, письма – извещения, письма – заявления констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют  ответа. Не требуют ответа и сопроводительные письма. Они выполняют функцию  квитанции, ярлыка, прикладываемого  к отправляемым документам.

 По признаку адресата  деловые письма делятся на обычные и циркулярные.

Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько  адресов, как правило, подчинённых  инстанций (организаций). 

 По форме отправления  можно выделить наряду с традиционным  почтовым отправлением электронную  деловую корреспонденцию и факсовые  отправления. При этом электронная  почта и телефакс используются  для решения оперативных вопросов. Письма, имеющие большое юридическое  значение – договоры, предложения  (оферта), рекламации и т.п., - высылаются  обычными отправлениями.    

 По структурным признакам  деловые письма делятся на регламентированные(стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма составляются по определённому образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и.д.).         

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализируется в виде стандартных синтаксических конструкций.         

Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализирующийся в виде формально – логического повествования или этикетного текста. Стандартизация, пронизывающая все уровни деловых бумаг, документов носит в нерегламентированных письмах менее выраженный характер, что связано, прежде всего, с отсутствием жесткой текстовой структуры письма.        

 По композиционным  особенностям деловые письма  делятся на одноаспектные и  многоаспектные. Одноаспектное письмо  рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное – несколько.         

 Многоаспектное письмо  может содержать предложение,  просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные  аспекты – просьбы, сообщения,  предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т.п.

    

 

Структура содержания делового письма

1. Определение цели. Какую мысль Вы хотите донести до адресата, на что вы хотите сделать акцент, что должно остаться в памяти у адресата после прочтения письма.

2. Введение. Включает в себя обращение, привлечение внимания с помощью вводной части письма, которая служит для подготовки адресата к восприятию собственно текста документа; может также указывать на причины, вызвавшие составление письма.

Пример: 
- В связи с... 
- Приносим свои извинения за задержку с ответом на Ваше письмо… 
- В рамках  заключенного ранее соглашения мы  считали бы полезным организовать рабочую встречу представителей наших компаний для… 
- Мы считаем целесообразным… 
- Учитывая предварительную договоренность, мы считаем целесообразным уточнить сроки… 
- Мы обращаемся к Вам в связи с необходимостью уточнить/подтвердить и др.

3. Основная часть. Здесь формулируется основная цель письма – предложение/презентация, просьба, информирование, приглашение и др. 
В основной части письма используются такие формулировки: 
- В связи с изложенным, мы бы хотели… 
- Наше предложение заключается в следующем…. 
- Целью предполагаемого соглашения является достижение договоренности по вопросу… 
- Согласно заключенному договору…

4. Заключительная часть.  Здесь могут излагаться просьбы, предложения и др., а также фиксируется договоренность о времени следующего контакта, фиксируются сроки ожидания ответа на письмо, выражается отношение к адресату.

Стандартные формулировки: 
- Если у Вас возникнут вопросы, позвоните нам. 
- Мы охотно /будем рады ответим на все Ваши вопросы. 
- Мы искренне надеемся, что наше предложение о сотрудничестве… 
- Мы надеемся, что представленная информация… 
- Мы рассчитываем на проявление с Вашей стороны интереса к предложенному проекту… 
- Мы надеемся на получение от Вас ответа… 
- Мы рассчитываем на проявление с Вашей стороны понимания… 
- В соответствии с ранее достигнутой договоренностью предлагаем Вам… 
- Принимая во внимание изложенные обстоятельства, мы рассчитываем… 
- Исходя из результатов предварительных переговоров, мы можем предложить Вам…

Письма обычно заканчивают фразами: 
- Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной (обременительной) 
- Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества

 

 

Рекомендации  к написанию деловых писем

1. Получатель Вашего письма  должен почувствовать Ваше уважение  к нему (письма должны быть  прямые и однозначные, любезные, индивидуальные, позитивные).

2. По поводу сроков  ответа или контакта с адресатом.  Обычно, об этом речь идет в  конце письма. И эти договоренности  позволяют Вам установить связи  с адресатом. При этом важно  помнить, что спрашивая, можно быстрее достичь цели. Тексты, состоящие только из повествовательных предложений, воспринимаются как обезличенные. Они сообщают получателю информацию, но не устанавливают связи с ним. Вопросы в данном контексте более приемлемы, чем повествовательные предложения. Они побуждают Вас к действию и требуют ответа. «Вы сможете позвонить мне во вторник? Могу ли я Вам перезвонить во вторник, чтобы узнать результат Вашего решения» скорее приведет к ответу «Да, я могу Вам позвонить», чем просьба «Пожалуйста, позвоните мне во вторник».

3. В официально-деловом  стиле, в котором, обычно, пишутся  письма, принято употребление следующих  синтаксических конструкций, которые  обеспечивают логическую взаимосвязь  между смысловыми частями делового  письма: Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас… 
В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес… 
В порядке исключения… 
Ввиду особых обстоятельств… 
В связи с завершением работ по… 
В связи с принятием решения о… 
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью… 
По взаимной договоренности между… 
Согласно Вашей заявке… 
Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место… 
Сообщаем, что в период с... по...; 
Сообщаем, что по состоянию на...; 
Направляем Вам согласованный...; 
Просим Вас рассмотреть вопрос о..., 
Проверкой установлено, что....; 
В связи с отсутствием финансовой помощи...; 
В связи со сложной экономической ситуацией...; 
В соответствии с Вашим письмом...; 
В порядке проведения совместной работы...; 
В соответствии с протоколом...; 
В подтверждение нашей договоренности… 
В целях укрепления ответственности…

Формулировки для выражения  отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи  с… 
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку… 
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам… 
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как… 
Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия...

Формулировки для выражения  предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает… 
Организация вынуждена предупредить Вас о том, что… 
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что… 
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с… 
Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу… 
Ставим Вас в известность о том, что… 
Организация извещает о… 
Сообщаю Вам… 
Довожу до Вашего сведения, что… 
Докладываю о…

Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию… 
Обязать руководителя…. 
Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на… 
Назначить расследование по факту… 
Изыскать дополнительные возможности для…

Формулировки для выражения  просьб:

Прошу Вас направить  в мой адрес… 
В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас… 
Убедительно прошу Вас решить вопрос о… 
В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Формулировки для подчеркивания  особой важности сведений:

Безопасность  гарантируется… 
Документация выслана в ваш адрес курьером… 
Предпринимаются энергичные меры по… 
Конфиденциальность информация обеспечена… 
Содержание проекта оперативно корректируется… 
Выявленные недостатки уже устраняются… 
Выделены дополнительные средства на… 
Спланированы необходимые мероприятия, направленные на… 
В кратчайшие сроки организуется… 
Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

Устойчивые обороты речи:

Наименее сложный…./наиболее важный… 
Наилучший эффект…./наихудший результат… 
Оказать помощь…./произвести проверку… 
Руководство считает возможным…/организация не возражает… 
Срочно сообщите…./немедленно устраните… 
Обеспечьте выполнение…/создайте необходимые условия… 
Доложите предложения по…./оптимальное решение… 
Вероятные сроки…./подтвердите получение… 
Сообщите данные…./направьте в мой адрес… 
Подготовьте к отправке…./решите самостоятельно…

Наиболее часто употребляемые  глаголы:

Выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

Наиболее часто употребляемые  прилагательные: 

Срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный

Формулировки для уведомления:

Ставим Вас  в известность о том, что… 
Организация извещает о… 
Сообщаю Вам… 
Довожу до Вашего сведения, что… 
Докладываю о…

ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЙ: Краткость – как стремление избежать многословных выражений 
Ясность – как четкость организации Ваших мыслей 
Цельность и связность – как способ достичь основных целей обращения 
Позитивность – как общая положительная тональность изложения Ваших мыслей 
Тактичность – как способ выразить любые мысли, сохранив добрые отношения с собеседником

 

 

 

 

 

 

 

Виды писем

 

В зависимости от содержания и назначения различают следующие  виды писем: 
·        письмо-просьба;

·        сопроводительное письмо;

·        письмо-сообщение;

·        письмо-подтверждение;

·        письмо-напоминание;

·        письмо-приглашение;

·        письмо-благодарность;

·        гарантийное письмо;

·        письмо-предложение;

·        письмо-запрос;

·        письмо-претензия;

·        информационное письмо;

·        электронное письмо

·        международное письмо

 
Виды некоммерческих деловых  писем:

Письмо-просьба.  В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, требование, приглашение при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Просим Вас сообщить…

Просим Вас предоставить…

Просим Вас предоставить данные о…

Обращаемся к Вам с  просьбой о… и т.д.

Просьба может формулироваться  и без глагола просить, например:

Надеемся на положительное  решение вопроса…

Надеемся, что Вы сочтете  возможным рассмотреть наше обращение…  

 

Сопроводительное письмо. Служебное письмо, составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу. Сопроводительные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.

При регулярном отправлении  грузов сопроводительные письма выполняются  в формате трафарета.

В соответствии с предварительной  договоренностью высылаем Вам…

В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…

В подтверждение нашей  договоренности высылаем Вам… 

 

Письмо-сообщение. В данном виде делового письма даётся сообщение о каких-либо фактах, представляющих взаимный интерес,  (сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров).  

Сообщаем Вам, что…

Доводим до Вашего сведения, что…

Считаем необходимым поставить  Вас в известность о… 

 

 

 

Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие. В отдельных случаях необходимо изложить вкратце содержание того письма или документа, на который ссылаются, чтобы было ясно, о каком документе идёт речь.

Подтверждаем получение (документов, предварительную договоренность, согласие и т.п.)…

Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах…

Подтверждаем намерение…

С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др. 

 

Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении принятых решений, доверенностей и указание мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее. Кроме напоминания в таких письмах часто содержаться требования выполнить те или иные обязательства.

Напоминаем Вам…

Вторично напоминаем Вам…

Обращаем Ваше внимание на то, что…

Ставим Вас в известность, что…

Несмотря на неоднократные  напоминания… 

 

Письмо-приглашение. Может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографическим способом тексты, так и тексты-трафареты.  Уважаемый господин Лужков!

Уважаемый Алексей Михайлович!

Уважаемые господа!

Приглашаем Вас принять  участие в…

Просим Вас принять  участие в…

Имеем честь пригласить Вас…

Примите наше приглашение…  

 

Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность (за выполнение какого-либо рода деятельности, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п.). Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета и совершенно необходимо с точки зрения перспективного сотрудничества.

Благодарим за оказанную  помощь в…

Выражаем Вам свою благодарность  за…

Позвольте Вас поблагодарить  за…

Позвольте выразить Вам искреннюю  благодарность за… 

 

Гарантийное письмо. Служебное письмо, составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу. Такое письмо может гарантировать оплату продукции, услуг, качество, сроки поставки, выполнение работы. Содержанием этого гарантийного письма является просьба в адрес корреспондента с использованием обязательного юридического стандарта:

«Оплату (предоставление услуг) гарантируем». При этом обязательно  указываются банковские реквизиты. Гарантийное письмо подписывается  руководителем организации и  главным бухгалтером и удостоверяется печатью организации.  

 

Информационное письмо. Служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.

Письмо может иметь  приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц. Информационное письмо подписывается  руководителем организации отправителя.  

 

Для коммерческой корреспонденции  характерна следующая градация: 

письмо-запрос, ответ на него;  

письмо-предложение (оферта), ответ на него; 

письмо-претензия (рекламация), ответ на него.

Запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

Запрос направляется в  тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно  обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчётный счёт в банке. Ответ выступает как зависимый  по композиции и тематике текст по отношению к письму – запросу. В ответе должна быть ссылка на первичное  письмо и его тему.

Сообщаем Вам…;

Извещаем Вас… 

 

Предложение (Оферта и ответ на нее). В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями. Предложение может быть твёрдым и свободным. В ответе подтверждается принятие условии предложения, тогда сделка считается заключённой.

Предлагаем Вам…

В подтверждение нашей  договоренности предлагаем Вам…

Принимаем ваше предложение  на…

Подтверждаем свою готовность заключить сделку на…

Благодарим Вас за предложение  на…, однако в настоящее время  мы не заинтересованы в закупке данного  товара. 

 

Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

Рекламация содержит:

·        основания для предъявления претензий;

·        доказательства произошедшего ущерба;

·        конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением  всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована  сторонами, то она переноситься в  арбитраж.

В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.  

О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ 

Электронные письма. Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных сообщениях «зашиты» дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка «Subject» или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды Приложение. Однако возникают всякого рода новые, весьма специфические особенности переписки, которых не было раньше при переписке на бумаге.        

 При работе с электронной  почтой будет, полезно следующее:

Золотое правило

Ваше электронное  письмо ни при каких обстоятельствах  не должно компрометировать ни Вас, ни Вашу компанию, ни Вашего адресата. Пишите осмотрительно, чтобы Ваше письмо не могло быть использовано против Вас!         

 

Международное письмо. Реквизиты международного письма:

1. Заголовок письма. Letterhead

2. Ссылка. Reference

3. Дата отправления. Date

4. Внутренний адрес. Inside address

5. Обращение. Salutation

6. Общее содержание письма. Subject line

7. Текст. Text

8. Формула вежливости. Complimentory close

9. Подпись. Signature

10. Приложение. Enclosure

11. Копии. C.C. Notation 

 

Структура и состав реквизитов делового письма 

 

Само письмо начинается с  точного повторения в левом верхнем  углу адреса, написанного на конверте.

С правой стороны пишут  дату отправления письма – день, месяц и год полностью. Ещё  ниже – обращение, с левой стороны. Начинается оно с той же вежливой формы, которая использовалась перед  фамилией вашего адресата на конверте. Фамилию можно указывать без  инициалов.

Следующие несколько строк  посвящают обычно краткой формулировке темы письма. Если переписка ведётся  каким-либо конкретным лицом, то письмо заканчивается обычно оборотом: «Искренне  Ваш». В случае рассылки рекламной  корреспонденции и др. писем безличного характера фамилию адресата не ставят, а к названию фирмы добавляют  название отдела, в который адресовано письмо. Безымянно писать не рекомендуется. Без имени можно писать письмо фирме или учреждению, но проставлять  в адресе оборот: « Генеральному директору», без указания его фамилии  и инициалов.