Контрольная работа по дисциплине "Документационное обеспечение управления"

Контрольная работа по дисциплине

« Документационное обеспечение управления » Студентки 1 группы. Специальность 080118 « страховое дело        (по отраслям)»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                    

                                               Шифр 08

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                  План

 

 Вопросы:

16. Транспортные договоры. Формуляр  договора страхования.

19. Доверенности; разовые, специальные, генеральные.

      Образцы доверенностей.

26. Структура и функции служб  ДОУ.

Приложение.

Список используемой литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                        16. Транспортные договоры

 

К транспортным договорам относятся:

- договоры об организации перевозок  грузов;

- договоры перевозки грузов, пассажиров и багажа;

- договоры буксировки.

Договоры перевозки, в свою очередь, различаются по виду транспортных средств:

- железнодорожная перевозка;

- автомобильная перевозка;

- воздушная перевозка;

- воздушный чартер;

- морская перевозка;

- перевозка по внутренним водным  путям.

Кроме того, закон выделяет договор перевозки грузов в прямом смешанном сообщении. Взаимоотношения транспортных организаций при перевозке грузов, пассажиров и багажа разными видами транспорта по единому транспортному документу (прямое смешанное сообщение), а также порядок организации этих перевозок определяются соглашениями между организациями соответствующих видов транспорта, заключаемыми в соответствии с транспортным законодательством о прямых смешанных (комбинированных) перевозках.

Участники транспортных договоров - грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель, причем грузоотправитель и грузополучатель могут совпадать в одном лице. Каких-либо специальных требований к статусу грузоотправителя и грузополучателя закон не предъявляет - ими могут быть любые дееспособные лица. Перевозчик (пароходство, железная дорога и т.д.) - профессиональная организация, юридическое лицо, действующее на основании лицензии. Договоры перевозки требуют письменной формы, установленной, как правило, транспортными уставами и кодексами.

Участники транспортных договоров (грузоотправители, перевозчики, грузополучатели) несут гражданско-правовую ответственность на общих основаниях. Этот основной принцип выражен в ст. 793 ГК РФ: в случае неисполнения либо ненадлежащего исполнения обязательств по перевозке стороны несут ответственность, установленную Гражданским кодексом, транспортными уставами и кодексами, а также соглашением сторон. Вина как условие имущественной ответственности в транспортных обязательствах в соответствии с правилами генерального деликта присутствует и в отношениях перевозки. В частности, необходимость наличия определенной степени вины перевозчика выражается в следующей норме: он несет ответственность за не сохранность груза (багажа), происшедшую после принятия его к перевозке и до выдачи грузополучателю, если не докажет, что неисполнение обязательства произошло вследствие обстоятельств, которые перевозчик не мог предотвратить, и устранение которых от него не зависело.

Перечисленные в Гражданском кодексе нормы об ответственности перевозчика предусматривают ответственность только за наиболее существенные нарушения, носящие общеправовой характер:

за неподачу транспортных средств перевозчиком и неиспользование поданных транспортных средств отправителем (ст. 794);

за утрату, недостачу и повреждение (порчу) груза или багажа (ст. 796). Составы иных правонарушений предусмотрены транспортными уставами и кодексами. Ответственность в таких случаях выражается в виде штрафа, носящего характер законной исключительной неустойки. Убытки грузоотправителя, в отличие от принципов общегражданской ответственности, также определяются транспортным законодательством.

Значимость транспортных соглашений, существо обязательств, из них вытекающих, и значительный публичный интерес в этой сфере предпринимательского оборота обусловливают и особый порядок рассмотрения споров по договорам перевозки. Так, до предъявления к перевозчику иска, вытекающего из перевозки груза, обязательно предъявление ему претензии в установленном транспортным уставом или кодексом порядке. Иск к перевозчику может быть предъявлен грузоотправителем или грузополучателем в случае полного или частичного отказа перевозчика удовлетворить претензию либо неполучения от перевозчика ответа в тридцатидневный срок, причем в данном случае установлен особый срок исковой давности - один год.

Между организациями различных видов транспорта могут заключаться договоры об организации работы по обеспечению перевозок грузов (узловые соглашения, договоры на централизованный завоз грузов и другие).

Порядок заключения таких договоров определяется транспортными уставами и кодексами, другими законами и иными правовыми актами. Таковыми, в частности, являются Правила централизованного вывоза (завоза) грузов с железнодорожных станций, расположенных на территории Российской Федерации, выполняемого транспортно-экспедиционными предприятиями (утвержденные Министерством путей сообщения РФ 14 мая 1993 г.). Эти и ряд подобных правил детально регламентируют порядок заключения договоров между транспортными организациями, а также содержат примерные формы таких договоров.

К особым соглашениям, относящимся к транспортным обязательствам, относится договор буксировки, в силу которого пароходство (речной порт, пристань) обязуется за установленную плату буксировать плот или судно до назначенного пункта или в течение определенного времени, или до выполнения определенного маневра (ст. 225 КТМ, 126 УВВТ). Договор буксировки является возмездным и двусторонним, может быть в зависимости от содержания как реальным, так и консенсуальным. Обладая определенным сходством с традиционным договором перевозки, договор о буксировке в силу предмета (действия по перемещению плавучего объекта) занимает определенное самостоятельное место в транспортных правоотношениях.

Специфичным договором перевозки является договор фрахтования (чартер), в соответствии с которым, согласно ГК РФ, одна сторона (фрахтовщик) обязуется предоставить другой стороне (фрахтователю) за плату всю или часть вместимости одного или нескольких транспортных средств на один или несколько рейсов для перевозки грузов, пассажиров и багажа (ст. 787). Наибольшее распространение чартер получил на воздушном и морском транспорте. Порядок заключения договора фрахтования, а также форма указанного договора устанавливаются транспортными уставами и кодексами. Чартер, имея определенное сходство с договором аренды транспортного средства с экипажем, отличен от последнего отсутствием передачи транспортного средства иному лицу и спецификой предмета договора фрахтования, выражающегося исключительно в оказании возмездных транспортных услуг.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

19. Доверенности; разовые, специальные, генеральные. Образцы доверенностей.

 

Все существующие доверенности можно разделить на три вида:

1. Разовая доверенность. Она дается на совершение какого-либо одного действия. Например, на подписание договора, на обмен жилой площади, на продажу или покупку жилья, машины.

2. Специальная доверенность. Выдается  на совершение целого ряда  однородных действий в течение определенного времени. Например, на ведение дел в судах.

3. Генеральная доверенность. Выдается  для управления и распоряжения  имуществом доверителя, совершения  определенных сделок с ним (вплоть  до залога и продажи). Такая  доверенность выдается, например, доверителем в случае его длительного отсутствия. Само название – генеральная – говорит о том, что доверенному лицу предоставляется максимальная полнота действий.

Действия, осуществляемые по доверенности, могут быть самые разные – от сбора документов во всевозможных инстанциях до отчуждения (продажа, дарение, мена) недвижимости и получения причитающихся продавцу денег. Человек, получивший доверенность, вправе:

* управлять и распоряжаться  доверенным ему имуществом;

* совершать с ним различного  рода сделки, вплоть до залога и продажи;

* получать кредиты;

* осуществлять банковские операции;

* представлять интересы доверителя  в суде;

* подписывать от его имени  договоры.

На все виды полномочий доверенность внутри страны может быть оформлена у любого нотариуса, независимо от того, где он находится, а также от того, где находится доверенное лицо и объект недвижимости. Только подлинник!

Доверенность является гражданско-правовой сделкой, поэтому она обязательно должна соответствовать всем требованиям, предъявляемым к сделкам законом. Каковы эти требования?

Как правило, для доверенности существует специальная форма (в нотариальных конторах с ней всегда можно ознакомиться). Доверенность оформляют только в письменном виде. Для того, чтобы она считалась действительной, достаточно простой письменной формы.

Бумага, о которой идет речь, может быть написана от руки или напечатана, составлена как в виде особого документа, так и в любом другом виде. Например, если вы доверяете, как говорится, на расстоянии, то можете прибегнуть к помощи телеграфа, факса, электронной почты. Нотариально заверенная доверенность напечатана на специальном бланке, с подписью и печатью нотариуса.

Важно, чтобы этот документ содержал все необходимые данные: в нем должны быть четко отражены полномочия представителя, в каких учреждениях он может представлять доверителя и какие действия совершать там от его имени. А также реквизиты доверителя и доверенного и дата составления. Отсутствие такой даты делает бумагу ничтожной, то есть не имеющей никакой юридической силы.

Доверенность – именной документ. А значит, в ней должно быть указано лицо, которому она выдана, а также лицо, которое ее выдало. Доверенность может быть выдана как на имя одного доверенного, так и на имя нескольких, которые могут выступать сообща или каждый по отдельности. И выдать ее может не только один человек, а сразу несколько.

Срок действия доверенности устанавливается по желанию того, кто ее выдает, но не может превышать трех лет (ст. 186 ГК РФ). Если срок не указан, она действительна в течение года со дня выдачи. Исключение составляет «бессрочная» нотариально удостоверенная доверенность, выданная для совершения действий за границей, которая сохраняет силу до ее отмены.

Человек, выдавший доверенность, может в любой момент ее отменить, отозвать, обратившись к нотариусу, оформлявшему документ. И обязательно как можно быстрее известить об отмене того, кому она была выдана. Пока тот человек не узнает об отмене, все права по доверенности сохраняются. Доверенное лицо также может отказаться от доверенности и предоставляемых ему полномочий. 

Ни один из видов доверенности не делает доверенное лицо собственником. Доверенное лицо не вправе совершать сделки в отношении себя лично. То есть, если ему доверили куплю-продажу квартиры, то даже по генеральной доверенности он не может продать ее самому себе.

Доверенное лицо должно лично совершать все действия, указанные в доверенности. Бывают случаи, когда тот, кому вы передали свои права по совершению сделки, по каким-то причинам не может их осуществлять. Или вы передумали, или у вас появились сомнения в правильности своего выбора доверенного. Поэтому лучше выдать доверенность с правом передоверия, которое должно быть нотариально удостоверено. Срок ее действия не должен превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана. Передоверие можно отменить в любое время, как и доверенность. При этом также необходимо известить тех, кому вы решили больше не доверять.

Если передоверитель этого не сделает, то вся ответственность за действия того, кому переданы полномочия, несет он сам. В то же время и доверенное лицо может передать свои полномочия третьему лицу. Но – при условии, если это оговорено в основной доверенности. Передоверенный документ тоже обязательно заверяется нотариусом. А доверитель незамедлительно извещается об этом.

Доверенность – особый документ. И выдавать ее на совершение сделок с недвижимостью нужно только тому, кому вы доверяете, как самому себе. Впрочем, оформление разовой доверенности на выполнение отдельных поручений (например, риэлтору агентства недвижимости на сбор и подготовку документов, необходимых для продажи квартиры) особого риска не представляет. А вот с генеральной доверенностью на сделку с вашей недвижимостью – ее продажу, обмен и т.п. – нужно быть весьма осторожным. Здесь есть определенный риск, особенно для покупателя. Ведь ему неизвестен ни человек, выдавший доверенность, ни при каких обстоятельствах она была подписана. А вдруг он находился в состоянии алкогольного опьянения или психически болен, а потому не отдавал отчета в своих действиях? Или ставил свою подпись под угрозой насилия?

Бывает, что доверитель отзывает доверенность (или его уже нет в живых), и сделка совершается по недействительному документу. Зачастую проверить все возможные ситуации просто нереально. А закончиться любая из них может изматывающей судебной тяжбой и, в конце концов, потерей и квартиры, и денег. Я знаю ряд подобных судебных разбирательств, когда доверенность признавалась недействительной, сделка расторгалась, а покупатели выселялись.

Продавец тоже рискует, когда доверяет квартиру незнакомцу или частному посреднику. Бывает, доверенность подделывают, да так умело, что без экспертизы не отличишь. К сожалению, в последнее время участились случаи мошенничества, когда жилплощадь продают по фальшивым доверенностям. Правда, «умельцам», которые этим занимаются, или тем, кто воспользуется таким документом, грозит ответственность по Кодексу РФ об административных правонарушениях или по Уголовному кодексу РФ.  

 

Прекращение действия доверенности:

Действие доверенности прекращается в следующих случаях:

* истечение ее срока, а применительно к разовой доверенности – совершение представителем того действия, на которое он был уполномочен;

* отмена доверенности лицом, выдавшим  ее или отказа от нее того, кому она выдана;

* прекращение действия доверенности  наступает в случае прекращения деятельности (реорганизации либо ликвидации) юридического лица, которому выдана доверенность;

* ликвидация юридического лица, которое выдало доверенность;

* смерть, признание недееспособным, ограниченно дееспособным или  безвестно отсутствующим гражданина, которому доверенность была выдана.

По прекращении действия доверенности представитель или его правопреемник обязаны немедленно возвратить доверенность представляемому или его правопреемникам.

При удостоверении доверенности, выдаваемой нескольким лицам, государственная пошлина выплачивается однократно. По закону некоторые граждане имеют право на льготы. Размер ее также зависит от родственных отношений между доверителем и тем, кому он доверяет вести сделку.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                      26. Структура и функции служб ДОУ.

 

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

 

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1) обеспечение документирования управленческой деятельности;

2) организация работы с документами  в учреждении;

совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования  управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и  удостоверение документов.

2. Задачи организации работы  с документами в учреждении  решаются выполнением следующих  функций:

Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

Контроль за исполнением документов;

Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм  и методов работы с документами  включают в себя выполнение  следующих функций:

разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

 

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

1. Управление делами.

2. Канцелярия.

3. Общий отдел.

4. Секретарь.

Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат – это структурное  подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:

приемная;

секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;

секретариат коллегии;

протокольное бюро;

В функции секретариата входит:

предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) – это центр совершенствования  ДОУ, методический центр.

К его функциям относятся:

разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);

разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:

экспедицию;

бюро переписки;

бюро учета и регистрации документов;

компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

4. Отдел писем

5. Центральный архив

6. Инспекция

Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

1. Экспедиция – специализированный  участок, осуществляющий прием и  отправку по почте и курьерской  связи документации и корреспонденции.

2. Подразделение по учету и  регистрации документов, в задачи  которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.

3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом  предложений, заявлений и жалоб  граждан. Ее функции следующие:

подготовка обращений к рассмотрению руководством;

контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;

извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

5. Группа подготовки документов  осуществляет перепечатку документов  с черновиков, считку и правку  текстов документов, учет выполняемой работы.

6. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в  тех организациях, деятельность  которых связана с рассылкой  большого количества нормативной  или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию  документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.

7. Архив организации – осуществляет  прием от структурных подразделений  отработанных и подготовленных  к хранению дел, оказание им  методической помощи, ведет учет  и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:

подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;

подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;

организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах – учредительная конференция, в кооперативных структурах – общее собрание членов кооператива.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                             Список используемой литературы:

 

1. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно–практическое пособие/ В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2006. - 272с.
2. Березина Н.М. Современное делопроизводство., 3-е изд., - СПб.: Питер, 2007. -224 с.
3. Документационное обеспечение управление (делопроизводство) М.И. Басаков  - Ростов н/д ООО Феникс 2009 – 413с.
4. Делопроизводство: Учебное пособие  О.И. Замыцкова Ратов н/д Феникс 2001 – 416с.
5. Делопроизводство: Учебное пособие Л.А. Ленкевич 2изд., испр. – М.: Издательский центр «Академия» 2008 – 224с.
6. Документационное обеспечение управление: Учебник для студентов Л.Р. Румынена – 9 изд. Стер. – М.: Издательский центр «Академия» 2011 – 224с.