Оперативное хранение документов. Оформление дел для передачи их на архивное хранение. 2

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

ВОЛГОГРАДСКИЙ ФИЛИАЛ

                                                      Шифр  ВЭУзв-2010-009 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА  

Работу  выполнил

студент II курса

Заочной сокращенной (на базе ВПО) формы обучения

специальности ЭиУ

Шарапудинова  Л.В. 
 
 
 

Преподаватель

к.с.н., ассистент

Бородин О.И. 
 
 
 

Волгоград 2011 г.

Содержание 

Введение………………………………………………………………………….3

1. Оперативное хранение документов. Оформление дел для передачи их на архивное хранение…………………………………………………..…4
2. Информационное письмо………………………………………………..18
3. Список использованной литературы……………………………………20

       Вверение

       Совершенно  очевидно, что практически каждое решение, каждое действие любого управленца – будь то начальник отдела, директор организации, заместитель директора – подтверждается документом или описывается в документах.

       Именно  документы являются для управленца первичным источником информации, руководством к дальнейшим действиям. Реагируя на информацию, содержащуюся в документах, руководитель и его подчиненные в свою очередь создают новые документы. Работа с документами – неотъемлемая часть деятельности директора, но, в то же время, она не может осуществляться сама по себе, а является лишь сопровождающей, «фоновой», подтверждает управленческие решения, придает им юридическую силу.

       Документационное  обеспечение управления (ДОУ) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую составление и оформление официальных служебных документов, их обработку и хранение.

       Документы, создаваемые в любой организации, необходимы, прежде всего, для решения конкретных управленческих вопросов, соответствующих направлениям деятельности. Организация активно использует их в течение двух-трех лет. Для эффективной работы с документами необходимо систематизировать их, сформировать дела, организовать хранение таким образом, чтобы документы могли применяться в справочных целях.

       Существующие  правила хранения предполагают обязанность  каждой организации проведения экспертизы ценности документов (для отбора их на дальнейшее архивное хранение и  уничтожение тех документов, которые не имеют практической значимости). Подготовка документов к передаче в архив относится к наиболее регламентированным операциям ДОУ. Ответственность организаций разных организационно-правовых форм установлена в Российской Федерации законодательно, поэтому упорядочение документов является важной задачей документационного обеспечения управления.

1. Оперативное хранение документов. Оформление дел для передачи их на архивное хранение.

      1.1. Организация хранения  дел в делопроизводстве.

     Исполненные документы хранятся в делопроизводстве не менее трех лет, после чего должны быть переданы на хранение в архив  предприятия. При этом в архив передаются только дела с постоянным или длительным сроком хранения (свыше 10 лет). Завершенные дела с временными сроками хранения (до 10 лет) хранятся в структурном подразделении в течение всего срока, указанного в номенклатуре. Затем, после проведения экспертизы ценности документов, выполнения в пределах всей организации всего цикла работ по передаче документов в архив и составления акта о выделении документов с истекшими сроками хранения, они уничтожаются. Произвольное уничтожение документов не допускается.

     Дела  постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух и более лет для справочной работы, после чего передаются в архив предприятия. Дела с меньшими сроками хранения также могут передаваться в архив по распоряжению ее руководителя. Конкретное место хранения дел определяется самим предприятием.

     Если  документационное обеспечение на предприятии централизованно (а это возможно только в небольших организациях), то дела формируются и хранятся либо в службе ДОУ, либо в секретариате. Эти подразделения несут ответственность за правильное формирование и сохранность дел. В небольших организациях, где служба ДОУ не создавалась, за хранение дел отвечает секретарь руководителя. И в структурных подразделениях, и у секретаря должна быть обеспечена сохранность дел, их защита от пыли и воздействия солнечного света. Поэтому дела желательно хранить не на открытых стеллажах, а в запирающихся шкафах или сейфах.

     Чтобы обеспечить быстрый поиск нужных дел и документов, дела располагаются  на полках вертикально в той последовательности, в которой они располагаются в номенклатуре дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа.

     В течение года для работы могут  понадобиться документы, уже включенные в дело. При изъятии документа  из сформированного дела должностное лицо обязано вложить на его место лист-заместитель. В листе-заместителе указываются данные о выданном документе, дату выдачи, должность и фамилию сотрудника, которому документ выдали. Срок, на который выдаются дела сотруднику данной организации, не может превышать одного месяца. После истечения указанного срока, дело возвращается на место его хранения.

     После того как работа с документами  закончена, они исполнены, их принято  систематизировать и помещать в  дело. С этого момента начинается этап хранения документов.

     Согласно  официальному определению «делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенная в отдельную обложку». При этом встают вопросы о количестве дел, которые необходимо завести в делопроизводстве конкретного предприятия, и о том, в каком порядке должны быть сформированы дела.

     Объективный ответ на этот вопрос можно получить с помощью номенклатуры дел.

           1.2.Номенклатура дел предприятия, ее назначение, основные требования к составлению и правила заполнения.

      Номенклатура  дел – это утвержденный систематизированный  перечень дел, заводимых на предприятии  с указанием сроков их хранения в  установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения  и группировки исполненных документов в дела, указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки неисполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве предприятия для дел временного (до 10 лет включительно) хранения

      Функциональное  назначение номенклатуры дел заключается  в организации группировки исполненных  управленческих документов в дела. На основе номенклатуры дел службой  ДОУ предприятия решаются задачи по:

- закреплению индексов дел;

- систематизации  дел;

- определение  сроков хранения;

- учету дел временного (до 10 лет) хранения;

- составлению  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

      Разработка проекта номенклатуры дел, как правило, производиться на основе номенклатур дел структурных подразделений. При разработке проекта номенклатуры следует руководствоваться:

- положениями о структурных подразделениях;

- штатным  расписание;

- документами  по планированию и отчетности о деятельности предприятия и службы ДОУ;

- перечнями документов с указанием сроков хранения;

- примерными  и типовыми формами номенклатуры  дел. 

Кроме того, принимается во внимание состав номенклатуры дел и управленческой документации предприятия за прошедшие 1-3 года.

      Сводная номенклатура дел предприятия составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи ведомственного (государственного) архива. Она подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) предприятия и экспертной проверочной комиссией (ЭПК) архива, в который документы передаются на ведомственное (государственное) хранение, после чего утверждается руководителем предприятия.

      Названиями  разделов сводной номенклатуры дел  предприятия служат названия структурных подразделений, располагаемые в соответствии со штатным расписанием предприятия, а в разделы, в свою очередь, включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений и предприятия в целом. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов сводной номенклатуры устанавливается в зависимости от важности документов, образующих дела, а также их взаимосвязи, при этом в начале, как правило, располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Примерная номенклатура дел  предприятия

     В графе 1 «Индекс дела» проставляются индексы дел, включенных в сводную номенклатуру. Индекс дела состоит из условного обозначения структурного подразделения и указываемого через тире порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения, например, 01-50, где 01 – обозначение структурного подразделения (допустим, секретариата руководителя предприятия), 50 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел данного предприятия.

     В графе 2 «Заголовок дела» указываются  заголовки дел (их томов, частей и др.) в составе сводной номенклатуры. Важно, чтобы заголовок дела в обобщенной форме, но при этом достаточно ясно отражал основное содержание документов дела, их состав. С тем, чтобы обеспечить четкое, однозначное восприятие дела, следует избегать формулировок с чересчур широким и неконкретным толкованием, например, «разные материалы», «общая переписка» и т.д., а также вводных слов и сложных оборотов. Оптимальная формулировка, как правило, включает следующие сведения:

     -сведения о виде дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или образующих его управленческих документах (протоколы, приказы, письма и т.д.);

     -сведения  о разработчике документов (структурном  подразделении или должностном  лице),сведения об адресате (другом  предприятии, организации или учреждении, а для внутренних документов – соответствующих структурных подразделений (должностных лиц) предприятия);

     -сведения о кратком содержании (тематике) управленческих документов, образующих дело;

     -сведения о названии местности (территории), с которой связаны по содержанию (тематически)управленческие документы, образующие дело;

     -сведения о дате (периоде), к которой относятся управленческие документы, образующие дело.

     Графа 3 сводной номенклатуры «Количество  единиц хранения» - заполняется по окончании календарного года

     В графе 4 «Срок хранения и №№ статей по перечню» указываются сроки хранения дел и номера статей по перечню, определяющему сроки хранения.

     В графе 5 «Примечание» указываются:

     -сведения о названиях перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;

     -отметки о заведении дел;

     -сведения о переходящих делах;

     -сведения о выделении дел к уничтожению;

     -сведения о лицах, ответственных за формирование дел;

     -сведения о передаче дел другому предприятию.

     При возникновении на предприятии в течение текущего календарного года новых документированных участков работы и (или) заведении новых дел в сводную номенклатуру вносятся соответствующие сведения. С этой целью для вновь заводимых дел в каждом разделе сводной номенклатуры оставляются резервные номера.

     Таким образом, номенклатура дел предприятия  является важнейшим локальным организационным  документом и определяет не только хранение документов в течение первых лет после их издания , но и их дальнейшее хранение в архиве.

      1.3 Порядок утверждения Номенклатуры дел предприятия.

     Номенклатура  дел предприятия печатается в  нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй – используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий – находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного предприятия.

      Номенклатура  дел пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного  изменения функций и структуры предприятия она составляется, согласовывается и утверждается заново.

      Согласованная с соответствующим учреждением  государственной архивной службы, номенклатура дел предприятия в конце каждого  года уточняется, утверждается руководителем  предприятия и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

1.4.Формирование и оперативное хранение дел

      ГОСТ  Р 51141-98 определяет понятие формирования дел как группирование исполненных  документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.

Формирование  дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность поиска документов; надежности документационного  обслуживания управления; сохранности  документов.

Единые  требования к формированию и оформлению дел изложены в ГСДОУ. Согласно ГСДОУ, формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В небольших организациях формирование дел возлагается на секретаря-референта. В крупных организациях эту функцию осуществляет канцелярия.

Работа  по формированию дел состоит из следующих  операций: распределение и раскладка  исполненных документов в дела; расположение документов внутри дел в определенной последовательности и оформление обложек  дел.

      В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре, оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В дело не помещают документы, не соответствующие заголовку дел, неправильно оформлены, подлежащие возврату, незаверенные копии. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

      В дело должны подшиваться документы  по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документы постоянного  срока хранения следует группировать в отдельные дела. В дела группируются документы одного календарного года. Исключение представляют переходящие дела, в которые группируются документы за несколько лет (например, личные дела).

Каждое  дело должно содержать не более 250 листов. Приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся. Приложения большого объема следует объединять в отдельные тома.

      Документы внутри дела следует располагать  в хронологической и логической последовательности. Такая систематизация в основе своей совпадает с расположением документов по их датам. Переписка, например, систематизируется в такой последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Ели документ-ответ будет исполнен в следующем году, его прилагают к документу-запросу. Распорядительные документы организации группируются в дела по видам, внутри вида в хронологическом порядке.

      Что касается оперативного хранения, то до передачи исполненных документов в  архив организации они могут  находиться в структурных подразделениях на исполнении и в канцелярии.

      Оперативное управление документацией не ограничивается рамками документооборота, поскольку  в абсолютном большинстве случаев  работа с документами предприятия  продолжается и после того, как  их контрольные экземпляры помещаются на оперативное (текущее) хранение, обычно осуществляемое в службе ДОУ.

      Для надлежащего учета и систематизации, на основе которых организуется упорядоченное  хранение и перемещение документированной  информации, на предприятии разрабатывается  специальный документ – номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой оформленный в соответствии с определенными требованиями перечень наименований дел предприятия с указанием сроков хранения.

1.5. Экспертиза ценности  документов предприятия  (задачи экспертизы, принципы и критерии ценности документов, организация проведения и оформление результатов экспертизы ценности документов)

      Экспертиза  ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.

      Ценность  документов, как для каждого конкретного  предприятия, так и для государства  в целом, неоднозначна. Поэтому задачей экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения и для уничтожения.

      Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение  какого времени содержащаяся в них  информация обладает практической или  научной ценностью, т.е. установить сроки их хранения уже в архиве.

      Экспертиза ценности проводиться в несколько этапов в делопроизводстве предприятий, архивах организаций и в государственных (муниципальных) архивах.

     Первым  этапом экспертизы является оценка и  отбор документов на стадии, когда  заканчивается их хранение в делопроизводстве и предстоит передача их в архив. Эта задача решается на предприятии, в котором создавался документ.

     Одним из основных критериев ценности документа  является значение содержащейся в них  информации. Оно напрямую зависит  от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны, уникальности информации.

     Важную  роль при отборе документов на хранение или уничтожению играет их подлинность. Все официальные документы, принимаемые  на хранение в архив предприятия, должны быть правильно оформлены и обладать бесспорной юридической силой.

      Для проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к  передаче на постоянное хранение документов на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Комиссия создается приказом руководителя предприятия. В крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, экспертные комиссии создаются в крупных структурных подразделениях, а координацию и контроль их деятельности осуществляют центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

      ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, в который данная организация сдает свои документы на постоянное хранение. ЭПК архива является решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии, созданные на предприятиях, должны с ними согласовывать.

      Кроме того, ЭК совместно со службой ДОУ  и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив; оказывают методическую и практическую помощь по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов.

      В экспертную комиссию по приказу руководителя предприятия включается не менее  трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации предприятия. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, т.к. ответственность за сохранность документов несет руководитель предприятия.

      Решения экспертной комиссией принимаются  коллегиально большинством голосов  на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости (обычно 1-2 раза в год).

      Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписывают  председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем  предприятия.

      В процессе экспертизы в каждом структурном подразделении на основе номенклатур дел за год, документы которого готовятся к передаче в архив, проводится:

-Отбор  дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения  для передачи в архив;

-Отбор  дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;

-Выделение  к уничтожению дел за предыдущие  годы, сроки хранения которых  истекли;

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1. Документы, подлежащие постоянному хранению.
2. Документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет)
3. Документы подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях.
4. Документы, подлежащие уничтожению в связи истечением срока хранения.

1.6. Подготовка документов к передаче в архив организации.

      Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными привалами (ГОСТ Р 511 (41-98). Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу перед передачей в архив организации подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

-подшивку  или переплет дела;

-нумерацию  листов в деле

-составление  листа-заверителя;

-составление,  в необходимых случаях внутренней  описи документов;

-внесение  необходимых уточнений в реквизиты обложки дела

      Составление и оформление описи дел - это последний этап подготовки дел к последующему хранению. Описи составляют на дела, завершенные в делопроизводстве и прошедшие экспертизу ценности. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

      Опись дел – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) и предназначенный  для их учета  и раскрытия содержания. Опись обеспечивает учет и оперативный поиск документов.

      Составление описи дел – это одна из функций  работников службы ДОУ. Опись составляется  в трех экземплярах, и через год  после завершения дел в делопроизводстве она представляется в архив организации.