Определение достоверности документов, хозяйственных операций и отчетности в ходе ревизии
Содержание:
Введение.
Контроль проникает во все сферы правоотношений и затрагивает интересы миллионов людей, десятки тысяч организаций.
В стране действует более 260 федеральных законов, указов, постановлений, в которых регулируется контрольная и надзорная деятельность. Поэтому ориентироваться в компетенции и полномочиях контролирующих органов затруднительно для руководителей, бухгалтеров субъектов, фирм, предприятий. Как защитить права и интересы, противостоять злоупотреблениям и неквалифицированным и ошибочным действиям контролирующих органов, отдельных инспекторов. Переход к рыночной экономике требует новых подходов к управлению, на смену командной системы пришли рыночные и экономические критерии.
Предприятиям и фирмам предоставлены права самостоятельно действовать в соответствии с принятой учетной политикой и международными стандартами бухгалтерского учета и отчетности. В этих условиях функционально обособленного направления экономической работы на фирме становится необходимой организация контроля, которая обеспечивала бы принятие оперативных, стратегических и перспективных управленческих решений. Контроль на предприятии (контроллинг) включает текущий сбор и обработку информации, проверку отклонений фактических показателей деятельности фирмы от нормативных или плановых и, что более важно, - подготовку рекомендаций для принятия решений. Координируя деятельность всей системы управления фирмой по достижению поставленной цели, контроль обеспечивает выполнение функции «управление управлением» и является синтезом планирования, учета, экономического анализа, организации информационных, денежных потоков, документооборота. Контроль выявляет слабые стороны позволяет оптимально использовать ресурсы, вводить в действие резервы, а также избежать банкротства и кризисных ситуаций. Контроль на предприятии включается в процесс управления, установление целей, разработку бизнес-планов, бюджетов, мониторинга, оперативной работы, отклонений от намеченных целей на всех этапах жизни товара: от его создания до реализации. В современных условиях при создании новых изделий, организации неиспользованной работы, достижений науки и техники роль контроля будет усиливаться.
Наряду с внутренним контролем, внутрихозяйственным расчетом, созданием мер по ограничению риска и безопасности хозяйственной деятельности фирмы, важное значение в финансовой и налоговой сфере в современной обстановке представляет ревизия — как инструмент контроля. Неплатежи, задержки заработной платы, налоговое бремя, инфляция и нестабильность экономики в стране требует со стороны государства радикальных мер, соответствующих международным стандартам: проверок финансовых результатов, правил документооборота и контроля учетной политики. Эти функции контроля и ревизий в стране вскрывают укрытие фирм от налоговых платежей, нарушения в использовании бюджетных ассигнований. Наполняемость бюджета и внебюджетных фондов позволит своевременно выдавать заработную плату, пенсии и стипендии, пособия, улучшить социальную помощь, здравоохранение, образование, работу правоохранительных органов и выполнять другие функции государства Российского.
1. Общая характеристика ревизии. Основные задачи.
Ревизия выступает одним из важнейших методов контроля и представляет проверку финансово-хозяйственной деятельности предприятий, организаций за отчетный период. В современных условиях повышается ответственность за эффективность проводимых контрольных мероприятий. Организационно-методические основы контрольно-ревизионной работы требуют пересмотра задач ревизии, видов проверок, их сущности, этапов проведения, применения новейших технологий, ЭВМ, кибернетики, составления заключений и рекомендаций.
Основными задачами комплексных ревизий является всесторонняя проверка производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятий, выполнения ими установленных планов, соблюдения государственной дисциплины, сохранности денежных средств и материальных ценностей, достоверности отчетных данных, состояния бухгалтерского учета и внутрихозяйственного контроля.
При осуществлении поставленных задач ревизии должны обеспечить: выявление и мобилизацию имеющихся резервов производства, повышение его эффективности и качества работы; усиление режима экономии в использовании денежных средств и материальных ценностей; укрепление государственной дисциплины; выявление причин и условий, способствующих образованию потерь, недостач и совершению хищений; закрытие каналов хищений материальных ценностей.
Комплексные ревизии должны возглавляться руководителями структурных подразделений органа, назначившего ревизию, их заместителями или наиболее квалифицированными работниками контрольно-ревизионного аппарата.
Предельный срок ревизии — 30 дней. Этот срок может быть увеличен в исключительных случаях с разрешения руководителя организации, назначившей ревизию, а при проведении ревизии по требованию следственных органов — с их согласия.
Ревизия проводится за период деятельности ревизуемого предприятия, следующий за тем периодом, который был обревизован при предыдущей ревизии, до начала месяца, в котором проводится данная ревизия. При необходимости или при наличии постановления следственных органов ревизия проводится за более длительный период.
Ревизия должна содействовать укреплению хозяйственного расчета, выявлению резервов, изучению передового опыта работы организаций с целью его распространения.
Предметом ревизии является производственная и хозяйственно-финансовая деятельность организации и предприятий, сохранность товарно-материальных ценностей и денежных средств, состояние первичной документации и учета.
Ревизия проводится путем сплошного или выборочного просмотра первичных документов, учетных регистров, форм отчетности, правильности записей совершения хозяйственных операций. От других форм контроля ревизия отличается регулярностью и определенной периодичностью.
2. Классификация ревизий. Подготовка к проведению.
Документальные ревизии классифицируются по ряду признаков. В зависимости от субъектов контроля, т.е. от того, кто проверяет. Они подразделяются на вневедомственные, проводимые органами контроля, Министерства финансов, учреждениями банков и другими органами, и ведомственные, осуществляемые выше стоящими организациями.
По времени проведения различаются плановые и не плановые ревизии. Плановые ревизии проводятся на основании утвержденных годовых планов документальных ревизий, а внеплановые — по требованиям судебно-следственных органов в связи с поступлением сигналов злоупотреблений, хищений.
По объему охвата проверяемого объекта ревизии подразделяют на полные и частичные. Полные ревизии предусматривают проверку всех сторон финансово-хозяйственной деятельности организации. При частичной ревизии проверяются только ее определенные стороны.
Ревизии могут быть сплошными и выборочными. При сплошной проверяются все первичные документы и записи в регистрах бухгалтерского учета за весь ревизуемый период. При выборочной проверке изучается только часть документов, заранее отобранная ревизором.
По кругу вопросов, подлежащих проверке различаются ревизии сквозные, тематические и комплексные. Сквозные охватывают проверкой несколько связанных между собой организаций. Тематические ревизии проводятся по отдельным специальным вопросам одновременно на нескольких организациях. К комплексным относятся ревизии, которые охватывают все стороны деятельности ревизуемой организации – организационную, техническую, экономическую и финансовую.
Проведению комплексной ревизии предшествует тщательная подготовка, изучение имеющихся в организации, назначившей ревизию, в финансовых, банковских и других органах плановых отчетных и статистических данных, материалов предыдущей ревизии и тематических проверок, поступивших сигналов и другой информации, характеризующей работу и финансовое состояние ревизуемого предприятия.
На основе изучения указанных материалов разрабатывается программа ревизии (задание), предусматривающая перечень основных вопросов ревизии, на которых следует сосредоточить внимание, а также период, за который должна быть проведена ревизия. Наряду с программой разрабатывается план одновременного проведения ревизий касс и инвентаризаций материальных ценностей.
Программа комплексной ревизии утверждается руководителем контрольно-ревизионного аппарата организации, назначившей ревизию.
Руководитель ревизионной группы до начала ревизии знакомит участников ревизии с содержанием программы (задания) и распределяет ее между исполнителями.
На основании полученных заданий члены ревизионной группы составляют рабочие планы проведения ревизии порученного им участка деятельности ревизуемого предприятия, которые утверждаются руководителем ревизионной группы. В рабочем плане указывается перечень работ, подлежащих выполнению во время проведения ревизии, способ проверки (сплошной или выборный) и сроки выполнения.
Перед тем, как приступить к ревизии, руководитель ревизионной группы предъявляет полномочия на проведение ревизии руководителю ревизуемого предприятия, знакомит его с задачами ревизии, представляет членов ревизионной группы. Руководитель ревизуемого предприятия знакомит участников ревизии с ответственными работниками предприятия, дает указания о предоставлении помещения ревизионной группе, обеспечении сохранности ревизионных материалов и назначении в необходимых случаях инвентаризационной комиссии.
Выделенные согласно рабочему плану участники ревизии немедленно приступают к ревизии касс и к организации инвентаризации товарно-материальных ценностей.
Руководитель ревизионной группы и другие участники ревизии на начальной стадии ревизии знакомятся на месте с организацией производства, условиями работы и особенностями производства, постановкой сохранности материальных ценностей. После этого руководитель ревизионной группы при необходимости уточняет рабочий план проведения ревизии с указанием конкретных объектов и вопросов ревизии, исполнителей и сроков.
На предприятии на видном месте вывешивается объявление о проведении ревизии и месте расположения ревизионной группы.
3. Ревизионный процесс.
Ревизионный процесс включает следующие этапы:
- подготовка членов ревизионной группы (ревизора) к предстоящей ревизии;
- организация и непосредственное проведение ревизий на объекте;
- оформление результатов ревизий;
- реализация материалов ревизий;
- организация контроля
за выполнением решений,
Схематически основные этапы ревизионного процесса можно представить следующим образом.
Схема 1.
Подготовка членов ревизионной группы (ревизора)
к предстоящей ревизии
Разработка программы, составление индивидуальных заданий, инструктаж
членов ревизионной бригады
Организация и непосредственное проведение ревизии на объекте
Предъявление руководителю организации Проверка обеспечения
полномочий и проведение
инвентаризаций денежных средств, материальных ценностей,
материальных ценностей и расчетов обследование объектов
Документальная проверка операций
в соответствии с программой ревизии
Оформление результатов ревизии
(составление акта, выводов и предложений)
Реализация материалов ревизии (обсуждение и утверждение
материалов ревизий и решений по ним)
Организация контроля за выполнением решений,
принятых по результатам решений
Назначение ревизии и проверки оформляется приказом или распоряжением руководителя, осуществляющего данную ревизию или проверку (приложение 1). Приказ или распоряжение подготавливает начальник контрольно-ревизионной службы или главный бухгалтер. В приказе оговариваются сроки участия в ревизии каждого члена ревизионной бригады (за исключением старшего бухгалтера-ревизора).
На основании приказа
каждому члену ревизионной бриг
Ревизионная бригада, получив задание на проведение ревизии, должна к ней тщательно подготовиться. Подготовка к ревизии начинается с изучения документов, которые имеются в вышестоящей организации по ревизуемой организации. К таким документам относятся: строй-финплан организации, годовая и периодическая бухгалтерская и статистическая отчетность, акты предыдущих ревизий и проверок, протоколы проведения балансовых комиссий, приказы и указания вышестоящих организаций, докладные записки. В ходе ознакомления с указанными документами члены ревизионной - бригады получают сведения о производственной и финансово-хозяйственной деятельности ревизуемой организации и определяют, на какие ее стороны необходимо обратить особое внимание в процессе ревизии. Целесообразно завести рабочую тетрадь и записать в нее все данные, которые были проанализированы при изучении документов. В отделах и службах аппарата управления следует также выяснить все претензии, имеющиеся к ревизуемой организации, и внести их в рабочую тетрадь.
На основании задач, поставленных перед данной ревизией или проверкой, ознакомления с производственной и финансово-хозяйственной деятельностью ревизуемой организации руководитель ревизионной бригады составляет программу ревизии или проверки. Составление программы ревизии — важная часть контрольно-ревизионной работы. Правильно составленная программа ревизии имеет большое организующее значение в ее проведении. Программа каждой ревизии должна быть конкретной, содержать изложение задач ревизии и вопросов, которые должны быть проверены, период, за который проверяется деятельность организации. В программе по возможности указываются методы проверки отдельных участков работы. В программе целесообразно перечислить или приложить к ней перечень законодательных и инструктивных материалов, необходимых при проведении ревизии. Программа ревизии должна быть утверждена руководителем вышестоящей организации, назначившим ревизию.
Руководитель ревизионной бригады знакомит членов бригады с содержанием программы, распределяет задания между исполнителями. Задания должны быть составлены для каждого члена ревизионной бригады и предусматривать вопросы, входящие в его компетенцию.
В задание для работника производственно-технического отдела могут быть включены следующие вопросы: соответствие перечня объектов, включенных в план подрядных работ, внутрипостроечным титульным спискам и заключенным договорам, обеспеченность подрядной организации проектно-сметной документацией на весь объем строительно-монтажных работ, предусмотренных планом, сроки передачи и ее качество, наличие графика начала и окончания работ по каждому объекту и его соответствие срокам договора; выполнение плана по объему строительно-монтажных работ, вводу в действие производственных мощностей и объектов жилищного и культурно-бытового назначения и причины несвоевременной их сдачи; достоверность отчетов о выполнении плана по объему строительно-монтажных работ, вводу в действие объектов, правильность актирования и проведения контрольных обмеров; соблюдение технологии строительства объектов и качество работ; наличие утвержденных производственных норм расхода строительных материалов на выполненные объемы строительно-монтажных работ и обоснованность их применения; своевременность и качество проведения инвентаризации незавершенного производства; своевременность оформления ввода в действие основных фондов, соблюдение нормативных сроков освоения вновь вводимых мощностей; проводимая работа по внедрению бригадного и коллективного подряда и ее результаты; выполнение плана по производительности труда, внедрению новой техники, рационализации и изобретательству; достоверность отчетов.
Работнику планово-экономического отдела или отдела труда и заработной платы в задании необходимо предусмотреть следующие вопросы: обоснованность плановых показателей, принятых в стройфинплане (фонд заработной платы, уровень себестоимости строительно-монтажных работ, прибыль, рост производительности труда и своевременность доведения их до исполнителей; соблюдение установленного порядка и сроков изменения утвержденных планов по объему работ и другим показателям; достоверность статистической отчетности о выполнении плана по объему работ, производительности труда, ее соответствие данным бухгалтерского учета и первичным документам; выполнение плановых показателей, причины образования непроизводительных расходов и потерь, принимаемые меры к их сокращению; соблюдение штатно-сметной дисциплины; использование трудовых ресурсов (наличие непроизводительных потерь рабочего времени за счет простоев, прогулов, неявок на работу с разрешения администрации и других вопросов, связанных с использованием рабочего времени и его оплатой, текучесть рабочих кадров); соблюдение действующих положений о премировании работников, ввод объектов в эксплуатацию, внедрение новой техники и др.; состояние нормирования труда удельный вес технически обоснованных норм выработки.
При ревизии управлений механизации работнику отдела механизации или транспортного отдела на проведение проверки использования строительных машин и автотранспорта в задание необходимо включить следующие пункты: выполнение плана грузоперевозок, механизации строительно-монтажных работ и трудоемких процессов; соответствие фактического наличия строительных машин, механизмов и автомашин данным бухгалтерского учета, наличие паспортов на них, наличие разукомплектованной техники, причины и виновные; эффективность использования автомашин и механизмов (увеличение коэффициента сменности, сокращение простоев, уровень фондоотдачи и меры по его повышению), состояние учета авторезины, горюче-смазочных материалов, их хранение и списание; обоснованность расходов по эксплуатации строительных машин и автотранспорта, учет их работы, использование по времени и мощности, применение планово-расчетных цен для оплаты их работы; внедрение унифицированных форм первичной документации по учету работы строительных машин и автотранспорта. При включении в состав ревизионной группы работника отдела снабжения ему необходимо предусмотреть следующие вопросы: выполнение плана материально-технического снабжения, мероприятий и плановых заданий по экономии сырья, материалов, топлива, электроэнергии; состояние складского хозяйства, правильность приемки и складирования сырья и материалов; сохранность материальных ценностей; правильность применения рыночных цен на строительные материалы; правильность списания сырья и материалов на производство, обоснованность списания недостач и потерь по нормам естественной убыли; своевременность и качество проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей и обоснованность принимаемых решений по результатам инвентаризации.
После разработки программы ревизии и составления индивидуальных заданий руководитель ревизионной бригады должен провести инструктаж ее членов о том, как целесообразнее организовать проверку на объекте, на какие стороны деятельности организации обратить особое внимание, каковы результаты предыдущей ревизии, какие были выявлены недостатки, какие сделаны выводы и т. д. Членам ревизионной бригады до выезда в ревизуемую организацию рекомендуется подготовить формы справок, ведомостей, описей, актов и других материалов. На этом заканчивается первый этап подготовки к комплексной документальной ревизии.
Документальные ревизии бывают и внезапными. В этой связи всем членам ревизионной бригады целесообразно одновременно выезжать в ревизуемую организацию и приступить к проверке.
По прибытии в ревизуемую организацию бухгалтер-ревизор предъявляет руководителю организации приказ о направлении для проведении ревизии. Руководитель организации обязан пригласить всех начальников отделов, служб, а также руководителей общественных организаций и уведомить их о начале ревизии. Ревизор представляет членов ревизионной бригады и знакомит присутствующих с программой комплексной документальной ревизии производственной и финансово-хозяйственной деятельности организации.
После совещания руководитель ревизионной бригады немедленно проводит инвентаризацию кассы. Если на данный момент кассир отсутствует, помещение кассы необходимо опечатать. После этого ревизионная бригада непосредственно на объектах производит проверки сохранности товарно-материальных ценностей с участием представителей организации (гл. бухгалтера, заместителя начальника, гл. инженера). В процессе осмотра проверяющие знакомятся с организацией учета на складах, приобъектных кладовых, открытых площадках и других местах хранения товарно-материальных ценностей. При этом следует провести выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей, как правило, по наиболее дефицитным материалам или по тем номенклатурным номерам, которые по данным учета числятся без движения.
Далее руководитель ревизионной бригады составляет рабочий план исходя не только из программы ревизии, но и из результатов ознакомления с работой организации. Рабочий план необходим прежде всего для четкого распределения функций между членами бригады и определения сроков выполнения каждого отдельного задания с тем расчетом, чтобы закончить ревизию в установленный срок.
Рабочий план (приложение 2) может составляться отдельно для каждого члена ревизионной бригады или в целом на бригаду — в соответствии с программой ревизии. Затем ревизоры приступают непосредственно к ревизии в соответствии с программой и рабочим планом.
4. Вопросы, виды и способы ревизий.
При проведении комплексных ревизий производственной финансово-хозяйственной деятельности предприятий проверяются следующие вопросы:
- обоснованность принятых расчетов для определения объемных показателей работы предприятий, фонда заработной платы, уровня себестоимости продукции, прибыли и др.;
- содержание хозяйственных операций по данным первичных документов для установления их законности, целесообразности и достоверности;
- записи в регистрах бухгалтерского учета в сопоставлении с первичными документами, данные учетных регистров - с показателями отчетности,
- данные разных документов, относящиеся к взаимосвязанным хозяйственным операциям, например: сопоставление данных о количестве выпущенных изделий с документами о начисленной заработной плате за выработку этих изделий; сравнение данных об отгрузке (отпуске), продукции с пропусками на ее вывоз с территории предприятия и т.д.;
- соблюдение установленного порядка ведения бухгалтерского учета денежных средств и материальных ценностей, а также обоснованность корреспонденции счетов в учетных регистрах;
- достоверность отчетных данных, выявление приписок и других искажений показателей отчетности.
Проверка первичных документов и записей в учетных регистрах производится сплошным или выборочным способом.
При сплошном способе проверяется все документы и записи в регистрах бухгалтерского учета. Сплошной проверке подвергаются кассовые и банковские операции, расчеты с подотчетными лицами и некоторые другие участки деятельности ревизуемого предприятия, указанные в программе ревизии.
При выборочном способе проверяется часть первичных документов в каждом месяце ревизуемого периода или за несколько месяцев. Если выборочной проверкой устанавливаются серьезные нарушения или злоупотребления, то ревизия на данном участке деятельности предприятия проводится сплошным способом.
При проверке законности и целесообразности хозяйственных операций, отраженных в первичных документах, хозяйственная операция считается законной, если ее содержание не противоречит действующему законодательству. Целесообразность хозяйственной операции определяется ее направленностью на выполнение задач, стоящих перед ревизуемым предприятием, при соблюдении законности.
При выявлении незаконных и нецелесообразных хозяйственных операций ревизующий устанавливает, по чьему распоряжению они осуществлены, а также размер нанесенного материального ущерба.
Достоверность финансово-хозяйственных операций устанавливается путем формальной и арифметической проверки документа, а также с помощью специальных приемов документального и фактического контроля.
При формальной проверке устанавливается: правильность заполнения всех реквизитов документа; наличие неоговоренных исправлений, подчисток, дописок текста и цифр; подлинность подписей должностных и материально ответственных лиц. В необходимых случаях подпись работника в данном документе сопоставляется с его подписью в других документах, а при возникновении сомнений следует получить личное подтверждение работника или назначить графологическую экспертизу.
При арифметической проверке определяется правильность подсчетов в документах, например, правильность показанных итогов в кассовых отчетах, в платежных ведомостях на выплату заработной платы и др.
Достоверность хозяйственных операций, отраженных в первичных документах, при необходимости может быть установлена путем проведения встречных проверок на предприятиях, в учреждениях и организациях, с которыми ревизуемое предприятие вступило в хозяйственные связи.
При встречных проверках первичные документы и учетные данные ревизуемого предприятия сличаются с соответствующими документами и данными, находящимися в тех организациях (предприятиях), от которых получены или которым выданы денежные средства и материальные ценности.
Имеющиеся на ревизуемом предприятии выписки банка по расчетным, текущим и ссудным счетам сопоставляются с подлинными записями по этим счетам в учреждениях банка. Копии платежных документов, имеющиеся на ревизуемом предприятии, сличаются с подлинными платежными документами, хранящимися в учреждениях банка.
При необходимости проведения встречных проверок на предприятиях, в учреждениях и организациях, расположенных в других городах и районах, руководитель ревизионной группы обращается по этому вопросу в соответствующие вышестоящие организации, которые должны обеспечить проведение встречных проверок и направление материалов этих проверок руководителю ревизионной группы, по просьбе которого произведены проверки.
При проведении комплексных ревизий производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятий наряду с документальной проверкой применяются следующие приемы фактического контроля в целях установления действительного объема и качества выполненных работ, а также фактического получения или выдачи денежных средств и материальных ценностей, указанных в документах:
- обследование на месте цехов, участков, складов для изучения организации производства и труда, охраны материальных ценностей, состояния пропускной системы, контроля за ввозом и вывозом материальных ценностей и готовой продукции и т.д. При этом следует ознакомиться с применяемым в цехе (участке) порядком отражения в первичных документах и регистрах производственного учета операций по переработке сырья и материалов в соответствие с маршрутами их движения в производстве. Данные этого учета (журналов ОТК, заводской лаборатории и др.) сопоставляются с записями в бухгалтерском учете;
