Организация консультационной службы в АПК

Содержание (17)

1. Планирование деятельности ИКЦ, виды планирования.

Стратегический план информационно-консультационной службы преследует, как минимум, три цели. Во-первых, он определяет конкретные сегменты рынка для предоставления консультационных услуг. Данное направление включает территориальный аспект, виды услуг, клиентуру и предполагаемых конкурентов. Во-вторых, план определяет ресурсные возможности для обслуживании этих рынков. Прежде всего речь идет о квалификации персонала и материально-техническом обеспечении службы. В-третьих, план содержит реалистическую программу развития и поддержания этих возможностей.

Рис. 1. Шаги стратегического  планирования.

В ходе разработки стратегического плана руководство службы должно выделить сферы, в которых организация демонстрирует высокие результаты, и с пристрастием проанализировать те аспекты ее деятельности, которые можно усовершенствовать. В усилии максимизировать свои сильные стороны и минимизировать слабые службе необходимо стремиться развивать свою специализацию по тем направлениям, которые она реализует наилучшим образом.

Следует отметить, что  в отечественной практике управления организациями стратегическое планирование применяется редко. Однако в экономически развитых странах оно становится скорее правилом, чем исключением.

Стратегическое  планирование существенным образом отличается от так называемого долгосрочного. Последнее ориентировано на длительный период времени и осуществляется, как правило, путем экстраполяции на будущее выявленных тенденций. В рамках деятельности информационно-консультационных служб долгосрочное планирование может осуществляться на основе разработки программ «экстэншн». Стратегическое же планирование построено на анализе перспектив организации, определении тех влияний, которые сложившиеся тенденции способны нарушить. Оно предполагает, кроме того, анализ позиций организации в конкурентной борьбе и выбор стратегии действий, то есть установление приоритетов в деятельности.

Стратегическое  планирование вовсе не означает привязки к длительным временным интервалам. Оно определяет лишь способ планирования - движение от стратегии. Более того, чем более неопределенной является среда, тем короче должен быть период плакирования для того, чтобы обеспечить гибкость и возможность корректировки действий. Например, в Датском сельскохозяйственном информационно-консультационном центре (DAAC) стратегические планы разрабатываются сроком на 3 года. Однако механизм текущей корректировки позволяет службе пересматривать принципиальные моменты стратегических планов, если это продиктовано изменениями во внешней среде либо отклонениями планируемых параметров от фактических. Годовая детализация стратегического плана здесь осуществляется, как правило, одновременно с разработкой годового финансового плана (бюджета службы).

К существенным недостаткам стратегического планирования следует отнести то, что оно пока не имеет четкого алгоритма составления и реализации плана. Его описательная теория сводится к определенной философии или идеологии ведения дела. Поэтому конкретный инструментарий во многом зависит от личных качеств руководителя и его службы. А в целом стратегическое планирование - симбиоз интуиции и искусства высшего менеджмента, способность руководителя вести фирму к стратегическим целям

Если стратегическое планирование рассматривать как  поиск новых возможностей службы, то тактическое планирование следует считать процессом создания предпосылок для реализации этих возможностей, а оперативно-календарное планирование – процессом их реализации.

В результате тактического планирования составляется план экономического и социального развития службы, представляющий собой комплексную программу ее производственной, хозяйственной и социальной деятельности на соответствующий период.

Разработке  плана экономического и социального  развития службы предшествует глубокий и всесторонний анализ ее деятельности, целью которого является оценка достигнутого организационного и технического уровня оказываемых услуг и выявление внутренних резервов и неиспользованных возможностей.

В рамках тактического планирования на основе технико-экономических планов устанавливаются связи между структурными подразделениями службы, обосновываются внутрихозяйственные пропорции, проводится разработка бюджетов (смет) по основным видам деятельности а также осуществляется контроль за их выполнением.

На сегодняшний день бюджеты являются главным средством  планирования и контроля как в сфере бизнеса, так и в сфере государственного управления. Бюджет организации – это план, охватывающий все аспекты хозяйственных операций на ближайший финансовый год и отражающий цели и политику, установленные высшим руководством для организации в целом и для каждого из ее подразделений

Оперативно-календарное  планирование (ОКП) является завершающим этапом в планировании деятельности службы. Основная задача ОКП состоит в конкретизации показателей тактического плана с целью организации повседневной планомерной и ритмичной работы организации и ее структурных подразделений.

2. Мониторинг и оценка деятельности ИКС.

Английское  слово monitoring означает наблюдение, процесс отслеживания происходящего, фиксацию увиденного. Данный термин получил широкое распространение благодаря системам, в основу функционирования которых была положена вычислительная техника. Применительно к ним мониторинг - это отслеживание состояния объекта путем наблюдения за изменением его параметров на экране компьютера (по-английски - monitor). Это слово и дало название данному виду деятельности.

В простейшем варианте мониторинга проводится наблюдение изменения характеристик объекта во времени. При этом, если характеристик у объекта немного, то нет необходимости в формировании сложной системы наблюдения. В другом случае число характеристик объекта может достигать нескольких тысяч, причем они могут образовывать довольно сложные информационные структуры (например, представлять собой систему информации о ситуации на региональных продовольственных рынках, предлагаемой в спецификации по конкретному виду продукции или продуктовой группе). В этом случае крайне важно обеспечить не только отслеживание данной предельно полезной информации, но и ее квалифицированное прочтение. Понятно, что этот процесс может быть достаточно трудоемким и дорогостоящим.

Вообще же, применительно к деятельности ИКС, встает ряд вопросов о формировании системы мониторинга:

• Какие цели должен преследовать мониторинг?
• Какого рода информацию должны отслеживать, собирать и обрабатывать информационно-консультационные центры?
• Как лучше организовать этот процесс в масштабе страны, регионов и в конкретных информационно-консультационных центрах?

Совершенно очевидно, что мониторинг должен производиться информационно-консультационной службой с целью совершенствования ее деятельности, выполнения ее миссии, стратегических и тактических задач. Это полностью соответствует и интересам сельскохозяйственных товаропроизводителей.

В целях обобщения  большого объема по диагностике позиций  информационно-консультационной службы, а также получения содержательной и наглядной картины состояния и тенденций развития организации, возможно использование метода SWOT-анализа. Метод SWOT-анализа обычно применяется для сопоставления данных анализа внутренней и внешней среды организации и сведения их в единое целое, что позволяет получить общую картину действительности. Принципы подобного анализа таковы: оценка сильных и слабых сторон информационно-консультационных служб в определенных условиях, открывающиеся возможности и возникающие опасности в условиях рынка.

Для проведения SWOT-анализа исследуются факторы внешней и внутренней среды, оказывающие влияние на деятельность организации. Таких факторов может быть огромное количество. Но из них необходимо выбрать лишь те, которые оказывают наибольшее влияние на деятельность организации.

Сила (strength) – это то, в чем организация преуспела, или какая-то особенность, придающая ей дополнительные возможности. Сила может заключаться в навыках, значительном опыте и др.

Слабость (weakness) – это отсутствие чего-то важного для функционирования организации, то, что ей не удается, или нечто, ставящее ее в неблагоприятные условия. Слабость может заключаться в низкой квалификации сотрудников, нерациональном распределении обязанностей заместителей и т.д.

Возможности (opportunities) – определяется как нечто, дающее ИКС шанс сделать что-то новое: внедрить новые технологии, завоевать новых клиентов и т.д.

Угроза (threats)- это то, что может нанести ущерб ИКС, лишить его существенных преимуществ.

SWOT-анализ проводится с помощью «мозговой атаки». Один из участников дискуссии действует как посредник, направляющий остальных, принимая предложения, записывающий их и обобщающий полученную информацию.

Например, SWOT-анализ областной информационно-консультационной службы, созданной на базе учебного заведения дополнительного профессионального образования может выглядеть следующим образом:

Таблица 1

SWOT-анализ областной информационно-консультационной службы, созданной на базе учебного заведения дополнительного профессионального образования

Результатом проведения SWOT-анализа должен быть окончательный выбор стратегии развития ИКС и разработка мероприятий по минимизации слабых сторон и нейтрализации угроз. Отсюда может быть выбор одной из следующих стратегий:

WT – оборонительная стратегия (слабые стороны + препятствия);

WO – ориентирование на целевые инвестиционные вложения и применение новых технологий (слабые стороны + возможности);

ST – нацелена на активизацию имеющихся ресурсов для оптимизации использования накопленного опыта (сильные стороны + препятствия);

SO – возникает при идеальном состоянии рынка и предприятия (сильные стороны + возможности).

3. Необходимость создания компьютерных баз данных. Системы управления базами данных и информационно-поисковые системы.

Всякая  профессиональная деятельность так  или иначе связана с информацией, с организацией ее сбора, хранения, выборки. Можно сказать, что неотъемлемой частью повседневной жизни стали  базы данных (База данных – это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств), для поддержки которых требуется некоторый организационный метод, или механизм. Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД)

СУБД используются для  упорядоченного хранения и обработки  больших объемов информации.

СУБД организует хранение информации таким образом, чтобы  ее было удобно:

• просматривать,
• пополнять,
• изменять,
• искать нужные сведения,
• делать любые выборки,
• осуществлять сортировку в любом порядке.

Классификация баз данных:

По характеру хранимой информации:

— Фактографические (картотеки),

— Документальные (архивы)

По способу хранения данных:

— Централизованные (хранятся на одном компьютере),

— Распределенные (используются в локальных и глобальных компьютерных сетях).

По структуре организации  данных:

— Табличные (реляционные),

— Иерархические,

Информация в базах  данных структурирована на отдельные  записи, которыми называют группу связанных между собой элементов данных. Характер связи между записями определяет два основных типа организации баз данных: иерархический и реляционный.

В иерархической базе данных записи упорядочиваются в  определенную последовательность, как  ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться последовательным «спуском» со ступени на ступень. Иерархическая база данных по своей структуре соответствует структуре иерархической файловой системы.

Реляционная база данных, по сути, представляет собой двумерную  таблицу.

Столбцы таблицы называются полями: каждое поле характеризуется  своим именем и топом данных. Поле БД – это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства.

В реляционной БД используются четыре основных типов полей:

• Числовой,
• Символьный (слова, тексты, коды и т.д.),
• Дата (календарные даты в форме «день/месяц/год»),
• Логический (принимает два значения: «да» - «нет» или «истина» - «ложь»).

Строки таблицы являются записями об объекте. Запись БД – это  строка таблицы, содержащая набор значения определенного свойства, размещенный в полях базы данных.

Системы управления базами данных позволяют объединять большие  объемы информации и обрабатывать их, сортировать, делать выборки по определенным критериям и т. п.

 Современные СУБД  дают возможность включать в них не только текстовую и графическую информацию, но и звуковые фрагменты и даже видеоклипы.

Простота использования  СУБД позволяет создавать новые  базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными  функциями. СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.

Популярные СУБД - FoxPro, Access for Windows, Paradox. Для менее сложных применений вместо СУБД используются информационно-поисковые системы (ИПС), которые выполняют следующие функции:

• хранение большого объема информации;
• быстрый поиск требуемой информации;
• добавление, удаление и изменение хранимой информации;
• вывод ее в удобном для человека виде.

ИПС (информационно-поисковая  система) - это система, обеспечивающая поиск и отбор необходимых данных в специальной базе с описаниями источников информации (индексе) на основе информационно-поискового языка и соответствующих правил поиска.

Главной задачей любой  ИПС является поиск информации релевантной  информационным потребностям пользователя. Очень важно в результате проведенного поиска ничего не потерять, то есть найти все документы, относящиеся к запросу, и не найти ничего лишнего. Поэтому вводится качественная характеристика процедуры поиска - релевантность.

Релевантность - это соответствие результатов поиска сформулированному запросу.

Каждая ИПС предназначена  для решения определенного класса задач, для которых характерен свой набор объектов и их признаков. ИПС  бывают двух типов:

1. Документальные. В документальных  ИПС все хранимые документы индексируются специальным образом, т. е. каждому документу присваивается индивидуальный код, составляющий поисковый образ. Поиск идет не по самим документам, а по их поисковым образам. Именно так ищут книги в больших библиотеках. Сначала отыскивают карточку в каталоге, а затем по номеру, указанному на ней, отыскивается и сама книга.

2. Фактографические. В фактографичеких ИПС хранятся  не документы, а факты, относящиеся  к какой-либо предметной области.  Поиск осуществляется по образцу  факта.

Каждая  ИПС состоит из двух частей: базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД).

База  данных - это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся  к определенной предметной области.

Система управления базами данных - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

Типы  ИПС:

-  Поисковая машина - поисковая система  с формируемой роботом базой  данных, содержащей информацию об информационных ресурсах (наиболее известные из них google, aport, yandex, rambler).

   Отличительной чертой поисковых машин является тот факт, что база данных, содержащая информацию об Web-страницах, статьях Usenet и т.д., формируется программой-роботом.

Поиск в такой системе проводится по запросу, составляемому пользователем, состоящему из набора ключевых слов или  фразы, заключенной в кавычки. Индекс формируется и поддерживается в  актуальном состоянии роботами-индексировщиками.

-  Каталог - поисковая система с классифицированным по темам списком аннотаций со ссылками на web-ресурсы. Классификация, как правило, проводится людьми (yahoo, aport).

   Поиск в каталоге очень удобен и проводится посредством последовательного уточнения тем. Тем не менее, каталоги поддерживают возможность быстрого поиска определенной категории или страницы по ключевым словам с помощью локальной поисковой машины. База данных ссылок (индекс) каталога обычно имеет ограниченный объем, заполняется вручную персоналом каталога. Некоторые каталоги используют автоматическое обновление индекса.

   Результат поиска в каталоге представляется в виде списка, состоящего из краткого описания (аннотации) документов с гипертекстовой ссылкой на первоисточник.

-  Метапоисковые системы (поисковые службы) - системы, способные послать запросы пользователя одновременно нескольким поисковым серверам, затем объединить полученные результаты и представить их пользователю в виде документа со ссылками. К таким поисковым службам относятся: MetaCrawler-  www.metacrawler.com,  SavvySearch - www.savvysearch.com.

  
Список литературы

1. Баутин В. М., Лазовский В. В. Сельскохозяйственное консультирование в России в 20 веке. - М., 1999.
2. Веселовский М. Я. Информационно-консультационная служба АПК России (Вопросы теории и практики). - М.: ФГНУ "Росинформагротех", 2002.
3. Денисова Е. Н., Кувшинов А. И., Хижняк А. А. Информационное обеспечение сбытовой деятельности сельских товаропроизводителей. - Оренбург: Издательский центр ОГАУ, 2003.
4. Концепция развития информационно-консультационной службы АПК России. - М., 1998.
5. Михайленко И. М. Информационно-консультационное обслуживание АПК: Практикум по организации и управлению. - М.: ФГНУ "Росинформагротех", 2000.
6. Организация и функционирование информационно-консультационной службы для сельских товаропроизводителей (под ред. В. М. Кошелева). Учебное пособие. - М.: Издательство МСХА, 2000.
7. Организация информационно-консультационной службы в АПК (под ред. Ю. И. Клименко). Учебное пособие. - М.: Издательство МСХА, 2000.