Организация работы с документацией в таможенных органах

Введение

С 27 ноября 2009 года введен в действие новый Таможенный Кодекс Таможенного Союза. Принятие новой редакции вызвано необходимостью интеграции России в мировое экономическое сообщество. Безусловно, таможенная служба - важнейший элемент системы управления внешнеэкономическими связями. Чем активнее развивается внешнеэкономическая деятельность, тем интенсивнее функционирует таможня. Таможенные платежи и пошлины составляют более трети доходной части федерального бюджета.

Эффективность управленческих решений, принимаемых на всех уровнях управления, во многом зависит от качества предоставляемой информации, которая фиксируется в документах. Требования, предъявленные к качеству и точности содержания документов - высокие. Если документ можно назвать лицом фирмы, то таможенный документ - это «визитная карточка» государства. Таким образом, организация документооборота в таможенной службе - это высокие международные требования, предъявляемые к оформлению документов.

1. Организация  работы с документацией в таможенных органах

Деятельность таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией таможенных органов, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между региональными таможенными управлениями и таможнями, таможенными постами и сторонними организациями.

  Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают следующие ненормативные правовые акты: приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией.

    Установленные  указанными актами нормы, требования  и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Запрещается применять в этих целях такой вид документов, как письма1.

    Использование  в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается  только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.

 В целях эффективного использования средств вычислительной техники устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами2.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

    Документирование  осуществляется на естественном  языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании вычислительной техники - на машинном языке.

 При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, наименование- Федеральная таможенная служба Российской Федерации; наименование таможенного управления, таможни (таможенного поста со статусом юридического лица) - автора документа; справочные данные об управлении, таможне (таможенном посте со статусом юридического лица); наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления или издания документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в таможенный орган (управление, таможню, таможенный пост со статусом юридического лица); отметка для автоматического поиска документа3.

Данные требования к оформлению и работе с документацией в таможенных органах отражаются в редакции Приказов Федеральной таможенной службы Российской Федерации от 30.03.2007 № 383, от 15.11.2007 № 1412, от 27.05.2011 №1095 «О типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах».

Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах) подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава, форм управленческих документов и технологии работы с ними.

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в таможенных органах.

Обеспечивают организацию делопроизводства и работу архивов в соответствии с указанной Типовой инструкцией начальники региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов4.

Начальниками региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов со статусом юридического лица обеспечивают ежегодное представление в Федеральную таможенную службу России до 15 января сведений о работе отделов документационного обеспечения по выполнению требований указанной Типовой инструкции, состоянии делопроизводства, документообороте и других сведений по разработанной Административным управлением форме.

Начальник Регионального таможенного управления тылового обеспечения обеспечивает тиражирование в жестком переплете необходимого количества Типовой инструкции и ее рассылку.

Контроль за выполнением настоящего Приказа осуществляет Административное управление.

Порядок работы с секретными документами, документами с грифом «Для служебного пользования»  (включая правила учета, хранения и использования печатей, штампов, бланков) и другой специфической документацией регламентируется специальными нормативными актами5.

Положения инструкции распространяются как на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемые и др., независимо от их носителей.

Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях таможенных органов единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение сотрудников основам делопроизводства возлагаются на отдел (отделение, группу) документационного обеспечения.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в отделах таможенных органов возлагается на их руководителей.

Руководитель отдела определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения.

Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства таможенных органов или отделов.

При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому сотруднику6.

Задачи, функции, порядок работы отдела (отделения, группы) документационного обеспечения регламентируются положением7.

Отдел документационного обеспечения  осуществляет функции документационного обеспечения в таможенном органе.

В своей работе руководствуется действующим законодательством; приказами, распоряжениями Федеральной таможенной службы Российской Федерации  положениями о региональном таможенном управлении, таможне, таможенном посте; правилами и методическими указаниями Росархива; другими действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного дела и настоящим положением.

Основными задачами отдела (отделения, группы) являются:

- обеспечение организации  делопроизводства в таможенном органе в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

- разработка, внедрение новых  технологических процессов работы  с документами и документной  информацией на основе использования  средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

- осуществление контроля  за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

- обеспечение отбора, учета  и сохранности документов, образующихся  в деятельности таможенного органа, их архивное хранение, а также  организация работы архива таможенного органа, экспертной комиссии по экспертизе документов, в том числе подведомственных таможенных органов;

- организация методической  помощи в работе с документами, в том числе и подведомственным  таможенным органам;

- обеспечение режима доступа  и использования документной  информации.

Отдел (отделение, группа) в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции8:

- организует в целом  делопроизводство в таможенном  органе;

- разрабатывает, внедряет  новые технологические процессы  работы с документами и документной информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;

- принимает участие в  постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном органе;

- обеспечивает своевременное  рассмотрение документов, представляемых  для доклада руководству таможенного  органа;

- проверяет качество оформления  документов, представляемых на подпись  руководству таможенного органа;

- оформляет, выпускает, хранит  подлинники организационно - распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможенного органа, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;

- осуществляет экспедиционную  обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;

- обеспечивает соответствующий  режим доступа к документам  и использования информации, содержащейся  в них;

- организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов;

- организует контроль  за своевременным исполнением  документов в соответствии с  резолюциями руководства таможенного  органа, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

-  осуществляет методическое  руководство и контроль за  организацией документационного  обеспечения в структурных подразделениях  таможенного органа и подведомственных  таможенных органах;

- разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией Федеральной таможенной службы России нормативно - методические документы в области документационного обеспечения;

- разрабатывает сводную  номенклатуру дел таможенного  органа, номенклатуру дел отдела, формирует дела отдела (отделения, группы) и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях;

- организует работу по  приему руководством управления, таможни посетителей по личным  вопросам, а также делопроизводство  по обращениям граждан в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

- организует работу с  документами для служебного пользования на основе соответствующих инструкций;

- организует техническое  обслуживание созываемых руководством управления, таможни совещаний и заседаний;

- организует экспертизу  научной и практической ценности  документов при их отборе на  государственное хранение, работу  архива и экспертной комиссии таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

- осуществляет подготовку  документов отдела (отделения) к  сдаче в архив таможенного  органа;

- организует и проводит  мероприятия по повышению квалификации  сотрудников, занятых документационным  обеспечением деятельности таможенного органа и подведомственных таможенных органов.

Отдел (отделение, группа) имеет право9:

- осуществляет проверку  организации делопроизводства в  структурных подразделениях таможенного  органа и в подведомственных  таможенных органах, о результатах  проверок докладывает руководству;

- запрашивает у руководителей  структурных подразделений и  таможенных органов информацию, необходимую для выполнения функций  контроля исполнения;

- вносит руководству таможенного  органа предложения по совершенствованию  форм и методов работы с документами в аппарате таможенного органа;

- участвует  в постановке  задач и проектировании автоматизированных  информационных систем, связанных  с работой отдела (отделения, группы);

- возвращает исполнителям  на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями требований;

- привлекает специалистов  структурных подразделений таможенного  органа, подведомственных таможенных  органов к подготовке проектов  нормативно - методических документов  по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива;

- участвует в оперативных  совещаниях таможенного органа  при рассмотрении вопросов, отнесенных  к компетенции отдела (отделения, группы).

Начальник отдела (отделения) несет персональную ответственность перед начальником управления, таможни за осуществление задач и функций, предусмотренных настоящим положением10.

Отдел (отделение, группа) находится в тесном взаимодействии11:

- со всеми руководителями  структурных подразделений таможенного  органа - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами; подготовки и представления необходимых руководству документов, использования служебной информации;

- с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и др. документов;

- с кадровой службой - по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки  кадров отдела (отделения);

- со службой материально - технического обеспечения - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;

- со службами автоматизированных систем управления - по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.

Таким образом, делопроизводство в таможенных органах является структурированным и имеющим юридический характер процессом, отвечающий определенным нормам и требованиям.

Заключение

В настоящее время возрос уровень требований к качеству работы таможенной службы, что непосредственно связано с упрощением и автоматизацией таможенных процедур.

Документооборот в данной отрасли – это движение документов в таможенном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому большое внимание всегда уделяется рациональной организации документооборота, быстроте и четкости и передачи документов для исполнения.

Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах разработана на основе специфики работы таможенных органов в Российской Федерации. Этот документ направлен на совершенствование документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб таможни, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в таможенных органах. А также устанавливает требования, предъявляемые к специфической документации (порядок работы с секретными документами, документами с грифом «Для служебного пользования», включая правила учета, хранения и использования печатей, штампов, бланков). Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя как традиционного, так и автоматизированного.

Таким образом, процесс документооборота в таможенных органах является структурированным, отвечающим определенным требованиям и стандартам, позволяющим максимально повысить продуктивность работы таможни.

Список использованных источников

Нормативно-правовые акты:

1. Федеральный закон  от 21.07.1997  №114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации».

2. Приказ от 9 марта 1999 г. №150 «О типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах»

 3. Приказ от 18 октября 2004 г. №160 « О типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах».

4. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (в ред. Приказов ФТС России от 30.03.2007 №383, от 15.11.2007  №1412, от 27.05.2011 №1095, от 01.03.2012 №373, от 23.08.2012 №1700,  от 14.09.2012 №1852)

Литература:

5. Анненков В.И., Н.И. Баргон, А.В. Моисеев. Государственная служба:

организация управленческой деятельности: Учебн. пособие. – 2-е изд. – М.: КНОРУС, 2011.

6. Артамонова И.А., Краснопевцева Б.В. Теория управления: Учебн. пособие для студентов специальности «Государственное и муниципальное управление». - Москва: МИИГАиК, 2009.

7. Макрусев В.В., Дианова В.Ю. Таможенный менеджмент. – М.: РИО РТА, 2009.

8 Мякошина Н.Д. Корпоративная система управления документацией в таможенной службе. – СПб: Делопроизводство, 2011.

1 Приказ от 18 октября 2004 г. №160 « О типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах».

2 Макрусев В.В., Дианова В.Ю. Таможенный менеджмент. – М.: РИО РТА, 2009.

3 Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (в ред. Приказов ФТС России от 30.03.2007 №383, от 15.11.2007  №1412,  от 27.05.2011 №1095,  от 01.03.2012  №373,  от 23.08.2012 №1700,  от 14.09.2012 №1852)

4 Анненков В.И., Н.И. Баргон, А.В. Моисеев. Государственная служба: организация управленческой деятельности: Учебн. пособие. – 2-е изд. – М.: КНОРУС, 2011.

5Приказ от 9 марта 1999 г. №150 «О типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах»

6Мякошина Н.Д. Корпоративная система управления документацией в таможенной службе. – СПб: Делопроизводство, 2011.

7 Приказ от 9 марта 1999 г. №150 «О типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах»

8  Мякошина Н.Д. Корпоративная система управления документацией в таможенной службе. – СПб: Делопроизводство, 2011.

9Артамонова И.А., Краснопевцева Б.В. Теория управления: Учебн. пособие для студентов специальности «Государственное и муниципальное управление». - Москва: МИИГАиК, 2009.

10 Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (в ред. Приказов ФТС России от 30.03.2007 №383, от 15.11.2007  №1412,  от 27.05.2011 №1095,  от 01.03.2012  №373,  от 23.08.2012 №1700,  от 14.09.2012 №1852)

11 Макрусев В.В., Дианова В.Ю. Таможенный менеджмент. – М.: РИО РТА, 2009.