Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

Оглавление

Введение.

15 июня 2009 г. В.В. Путиным подписано  постановление Правительства Российской Федерации № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Правила вступили в силу 2 июля 2009 г.

Правила разработаны в соответствии с Планом мероприятий по реализации концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г. Срок разработки Правил был установлен – март 2009 г., а ответственными исполнителями указаны Министерство культуры России, Минкомсвязь России, Минэкономразвития России.

Разработчиком Правил выступил ВНИИДАД.

1. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

В 2009 г., с выходом Постановления  Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об  утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», мы впервые получили документ, определяющий порядок делопроизводства и принятый на таком высоком уровне. Ранее порядок делопроизводства определялся Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России. А с 2009 г. порядок делопроизводства стал определяться постановлением правительства, что говорит о повышении внимания государства к этому вопросу.

     15 июня 2009 года постановлением  Правительства Российской Федерации  № 477 были утверждены Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Появление данных Правил непосредственно связано с Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ. В п. 2 ст. 11 Закона говорится следующее: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства  и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти». Из данного положения Закона следует, что «правила делопроизводства и документооборота», применяемые органами власти, должны устанавливаться Правительством Российской Федерации.

     Сам факт принятия  постановления Правительства РФ, утверждающего правила делопроизводства, имеет важнейшее значение, поскольку в истории нашей страны, включая советский период, не принималось нормативных актов  по делопроизводству столь высокого уровня. Имевшие в своё время большое значение «Единая государственная система делопроизводства» (Москва, 1973 год) и «Государственная система документационного обеспечения управления» (Москва, 1988 год) не были нормативными документами, то есть носили рекомендательный характер.

     Как говорится в  тексте Правил, они устанавливают  единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Под единым порядком делопроизводства понимаются принципы и правила делопроизводства, которые являются общими для всех федеральных органов исполнительной власти и которые должны выполняться (соблюдаться)  во всех федеральных органах исполнительной власти  независимо от типа  (федеральное министерство, федеральная служба, федеральное агентство), характера деятельности, структуры и других особенностей. Документы нормативного характера, разрабатываемые в регионах РФ и касающиеся вопросов делопроизводства, должны составляться в соответствии с Правилами. Это положение относится и к органам местного самоуправления.

      Таким образом,  с принятием Правил у нас  в стране выстраивается логически  правильная и понятная   иерархия нормативных документов в области делопроизводства. В этом плане Правила принципиально отличаются от Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая, несмотря на наличие в названии слова «типовая», фактически типовой не была, поскольку на практике использовалась как примерная. Ранее действовавшая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти с принятием постановления Правительства РФ утратила свою силу. Таким образом, утверждённые Правительством Российской Федерации Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти создают единую нормативную основу ведения делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления.

     По причине того, что  Правила устанавливают только  общий, единый  для всех федеральных  органов  исполнительной власти  порядок работы с документами,  это документ относительно небольшой  по объёму.

    В Правилах несколько  разделов:

• Общие положения

• Основные понятия

• Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

• Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

• Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

• Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти.       

     В приложении к  Правилам дан Перечень обязательных  сведений о документах, используемых  в целях учёта и поиска документов  в системах электронного документооборота  федерального органа исполнительной власти. Последний раздел Правил, устанавливающий порядок работы с электронными документами, и приложение к Правилам – это первая попытка на нормативном уровне регламентировать работы с электронными документами.

     Необходимо остановиться на основных моментах раздела II «Основные понятия», в который включены употребляемые в тексте Правил термины и определения. Часть терминов (делопроизводство, документирование, документооборот, реквизит документа, номенклатура дел и некоторые другие) даны в том же значении, в котором они зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Но ряд терминов дан в другой трактовке. Это такие термины, как «документ», «регистрация документа». Различия в трактовке терминов чётко прослеживаются в следующей таблице I.

                                                                                                        Таблица I

    В Правилах введено  понятие «служба делопроизводства»,  которое определяется  как «структурное  подразделение федерального органа  исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти».

     Раздел III «Создание  документов в федеральном органе  исполнительной власти» установил перечень реквизитов, используемых при создании документов в федеральных органах исполнительной власти. До принятия Правил единственным документом, устанавливающим состав реквизитов документов и правила их оформления,  был ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который продолжает действовать и в настоящее время. Состав реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 и Правил несколько различается. Отличия эти приведены в таблице II.

                                                                                                         Таблица II

     Из приведённой сравнительной  таблицы видно, что ряд реквизитов, установленных ГОСТ Р 6.30-2003, в  Правилах отсутствует, поскольку  не используется при работе  с документами в федеральных  органах исполнительной власти. Это такие реквизиты, как: «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»,  «Код формы документа», «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП)». Чтобы понять причину  исключения данных реквизитов из Правил, достаточно вспомнить, что в своё время послужило причиной для включения кодов (ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП) в состав реквизитов: необходимость организациям в определённых ситуациях проверять законность деятельности организации-корреспондента. Если у организации возникают какие-либо сомнения относительно того, существует ли организация-корреспондент, зарегистрирована ли она официально, организация имеет право обратиться в налоговый орган с запросом. Вряд ли возникнет необходимость подобной проверки в отношении федеральных органов исполнительной власти.

      Причиной отсутствия   в Правилах реквизита  «Отметка  о поступлении документа в организацию» является то, что он носит чисто служебный характер и не используется при составлении документов.

      Большая часть  реквизитов, представленных в ГОСТ  Р 6.30-2003 и Правилах, имеют одинаковые  названия или названия, различающиеся  незначительно. Но есть  и такие реквизиты, которые требуют разъяснения. Прежде всего, это реквизит «Указания по исполнению документа», который заменил реквизит «Резолюция». Причина изменения названия реквизита заключается в том, что в федеральных органах исполнительной власти указания по исполнению документа оформляются  не только в виде резолюции, но и в виде поручений.

     Привычный всем реквизит  «Заголовок к тексту» получил  в Правилах название «Наименование  документа». Это объясняется тем,  что в федеральных органах исполнительной власти значительная часть издаваемых документов представляет собой нормативные акты (правила, положения, порядки, инструкции, регламенты и т.д.), а эти документы имеют название, состоящее из вида документа и краткого содержания документа, тесно слившихся в одном названии. Например: «Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», «Положение о защите персональных данных государственных служащих и работников министерств». Иными словами, наименование документа – это название, включающее в себя обозначение вида документа и его краткое содержание.

      Правилами введены  такие новые реквизиты, как  «Должность лица, подписавшего документ»,  «Отметка о конфиденциальности».  Реквизит «Должность лица, подписавшего  документ» - это реквизит так называемых должностных бланков документов. Этот реквизит давно используется на практике. И хотя ГОСТ Р 6.30-2003 установил должностные бланки как особый вид бланков, соответствующего реквизита, отличающего этот вид бланков от других, в стандарт включено не было. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается под наименованием федерального органа исполнительной власти в бланках писем должностных лиц.

    Реквизит «Отметка о  конфиденциальности» - это также  реквизит, широко применяемый на практике. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В предыдущих редакциях стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 ( Р 6.30 -1990, Р 6.30-1997) этот реквизит присутствовал, но под названием «Гриф ограничения доступа к документам». По сути, отметка о конфиденциальности – это и есть гриф ограничения доступа к документу.

     Раздел  IV Правил  «Требования к организации документооборота  в федеральном органе исполнительной власти» содержит положения, устанавливающие основные этапы и сроки прохождения и рассмотрения документов. Особое значение в этом разделе имеют положения, определяющие роль службы делопроизводства в организации документооборота. В Правилах подчёркивается, что документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, в службе делопроизводства проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям в структурные подразделения. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документов, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы служба делопроизводства возвращает исполнителю. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти также осуществляется через службу делопроизводства. Разработчики Правил, насколько это возможно, постарались обозначить организующую роль службы делопроизводства.

    Раздел V Правил - «Документальный  фонд федерального орган исполнительной  власти» - содержит положения,  определяющие порядок хранения  образовавшихся в деятельности  федерального органа исполнительной  власти документов. К числу базовых положений этого раздела относятся следующие положения о том, что федеральный орган исполнительной власти:

• Формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.

• Разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

     Таким образом, Правила  обязывают федеральные органы исполнительной власти в целях формирования полноценного документального фонда разрабатывать ведомственные перечни документов со сроками хранения. Утверждение этих перечней, так же как и утверждение инструкций по делопроизводству федерального органа, осуществляется только после согласования с Росархивом.

     Формирование документального  фонда федерального органа исполнительной  власти осуществляется на основе  номенклатуры дел. Номенклатура  дел, как это предусмотрено  нормативными документами в сфере архивного дела, составляется службой делопроизводства и утверждается руководителем  после её согласования с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, органа государственной власти в регионах. В данном разделе Правил предусмотрены процедуры выдачи дел во временное пользование сотрудникам федерального органа исполнительной власти, государственным органам и организациям, а также порядок изъятия документов из дел, который возможен только в исключительных случаях. При этом в дело помещается копия изъятого документа, заверенная в установленном порядке, и акт о причинах выдачи подлинника. Данный раздел Правил устанавливает сроки хранения документов  дел постоянного и временного  (свыше 10 лет) хранения  в структурных подразделениях до их передачи в ведомственный архив: не менее одного года и не более трёх лет со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Дела передаются в ведомственный архив на основании описей дел, основой для составления которых является номенклатура дел.

     Особое значение имеют  положения Правил, определяющие  особенности работы с электронными  документами (раздел VI, п. 25 раздела  IV). Правила содержат ряд принципиальных  положений о работе с электронными  документами, они следующие:

• Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

• В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти в целях учёта и поиска документов используются обязательные сведения о документах.

• Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи.

• При систематизации электронных документов в дела, определении сроков их хранения, уничтожении и др. действуют правила, установленные для аналогичных документов на бумажной основе.

     Пунктом 4 постановления  Правительства РФ, утвердившим Правила  ведения делопроизводства в федеральных  органах исполнительной власти, Федеральному архивному агентству  (Росархиву) давалось задание разработать и утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 такие рекомендации были утверждены. Рекомендации предназначены для применения службами делопроизводства при разработке им инструкций по делопроизводству, призваны служить единой методической основой ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Заключение

Таким образом, на основании Правил, утвержденных постановлением Правительства  Российской Федерации, федеральным  органам исполнительной власти и  вслед за ними подведомственным им учреждениям предстоит работа по внесению поправок в уже разработанные инструкции по делопроизводству в соответствии с требованиями Правил и, прежде всего, с учетом обязательного внедрения систем электронного делопроизводств.

Список использованной литературы.

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
3. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
4. http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?76