Московский  Государственный Университет Экономики  Статистики и Информатики (МЭСИ) 

Институт  Компьютерных Технологий 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Индивидуальное  задание

по  курсу «Проектирование информационных систем» 
 

     на  тему: «Проектирование информационной системы доставки готовой продукции мебельной фабрики». 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнили 

студенты  группы ДКН-301:

                                            Иванов А.А.       ДКН-09015

                                            Трифонова Т.В.  ДКН-09011

Руководитель

Козлова О.А. 
 
 

 Москва,  2011

Оглавление

1. Постановка задачи 3

2. Предпроектное обследование 7

2.1 Функциональная модель (бизнес-функции организации «AS-IS») 7

2.2 Модель потоков данных (информационные потоки, обеспечивающие бизнес-процессы и бизнес-функции организации «AS-IS») 8

2.3 Система управления и организационная структура («AS-IS») 10

2.4 Определение уровня зрелости процессов управления организации 11

2.5 Состояние ИТ в организации 12

2.6 Анализ «узких мест» с точки зрения бизнес-цели организации 12

3. Концепция проекта 14

3.1.   Бизнес – требования 14

3.1.1 Исходные данные, возможности бизнеса и нужды клиента 14

3.1.2. Бизнес – цели и критерии успеха 14

3.1.3. Бизнес – риски 15

3.1.4. Образ решения 15

3.1.5  Масштабы и ограничения проекта 16

3.1.6. Бизнес-контекст 16

3.2 Системные требования 17

3.2.1 Требования пользователя 17

3.2.2 Спецификация требований к системе 19

3.3. Прототип ИТ-решения 24

3.3.1. Модель бизнес-функций организации «TO-BE» 24

3.3.2. Модель потоков данных «TO-BE» 26

1. Постановка задачи

Задача  на моделирование: Управление доставкой готовой продукции. Предприятие: мебельная фабрика

Словесное описание процесса

     Основным  видом деятельности торгового предприятия  является организация и обслуживание процесса товарного обращения. В  этот процесс включается множество звеньев, которые необходимы в торговле и не могут быть исключены. Следуя из сферы производства в сферу потребления, товар проходит через одно или несколько складских звеньев: Склад товаропроизводителя → склад оптового предприятия → магазин (или физическое лицо).

     Проходя все эти этапы, товар подлежит складскому хранению, представлению  на рынке, доставке, и уже только потом оказывается на прилавках  магазинов и в корзине покупателя. Процесс товародвижения включает в  себя несколько последовательных этапов, из которых мы рассмотрим процесс  доставки готовой продукции со склада мебельной фабрики именно на склад  оптового предприятия, так как мебельной  фабрике невыгодно работать напрямую с отдельными физическими лицами.

     Если  говорить о процессе доставки, то можно  заметить, что производство товаров  будет бессмысленным, если они не будут доставлены к месту потребления, где посредством продажи будут  возмещены производственные расходы  на выпуск данных товаров.

     Если  рассмотреть такой бизнес-процесс  как доставка товаров потребителю (в нашем случае оптовой компании) на достаточно примитивном уровне, то можно сказать, что "на входе" в бизнес-процесс будет получен  заказ от потребителя, а "на выходе" результатом деятельности станет доставленная потребителю продукция. Несмотря на важность всех операций, входящих в  состав данного бизнес-процесса, бизнес-процесс  не будет иметь смысла, если клиент не получит в результате вовремя  свой товар и не будет удовлетворен этим результатом.

Как правило, управление процессом доставки продукции  включает в себя:

• Управление складскими запасами готовой продукции
• Организацию отправки продукции покупателю
• Документирование и отслеживание статуса заказа
• Доставку продукции покупателю
• Обеспечение гарантий качества продукции

     Рассмотрим  процесс осуществления доставки готовой продукции более детально:

     После того как от какой-либо оптовой компании, сотрудничающей с нашей фабрикой поступил заказ на доставку определенной торговой продукции – первой задачей, которая ставится при реализации процесса доставки, является осуществление  запроса сотрудниками на наличие  товара на одном из складов фабрики  и оформление заказанной продукции.

     Одним из ключевых моментов, относящихся к доставке следует отнести разработку маршрутов и графиков доставки продукции. Процесс доставки может занимать как несколько минут, так и несколько недель. Но расходы по доставке всегда включаются в стоимость товара, и если процесс доставки является дорогостоящим, то и цена товара будет выше. Прежде чем осуществить поставку со склада к потребителю обрабатывается необходимая информация о поставках, запланированных на день. Учитываются все необходимые требования ко времени доставки и месту доставки. При этом также учитывается тоннаж и цена товара. Чтобы минимизировать расходы по доставке в пределах одного города, составляется определенный маршрут, на пути следования которого находятся точки доставки. Если доставка происходит в отдаленные районы города, то необходимо максимизировать количество точек доставки в данном районе. Затем на основании распоряжения о выдаче продукции группа доставки получает оформленную готовую продукцию со склада.

     На  основании выработанного на предыдущем этапе маршрута продукция перевозится к различным местам назначения. После получения клиентом заказа оформляются все необходимые документы и передаются в бухгалтерию, где и происходит их закрытие. Далее начальником отдела доставки и сотрудником бухгалтерии проводится их непосредственный анализ на предмет будущего усовершенствования процесса доставки и возможности оптимизации затрат.

Определим четкие границы области проекта  с помощью методики "будет/не будет".

Описание  проекта по методике «будет-не будет»

Будет:

• проект будет внешним, поскольку в данной задаче производится доставка товара потребителю (оптовой компании), то есть информация о доставленном товаре будет передаваться вместе с товаром стороннему лицу – оптовой компании
• проект будет предназначен для сотрудников отделов доставки, логистики, бухгалтерии и продаж, а также для покупателя (оптовая компания)
• проект будет учитывать использование различных логистических оптимизационных процессов для снижения расходов по доставке
• проект предназначен для следующих действий:
• Осуществления проверки наличия необходимой продукции на складе и получения готовой продукции при наличии распоряжения о выдаче продукции,
• Планирования оптимальных маршрутов и графиков доставки
• Осуществления транспортировки продукции до потребителя
• Передачи продукции потребителю
• Передачи и закрытия необходимых документов в бухгалтерию для отчетности
• Анализа произведенной доставки
• проект будет использоваться другими службами: например, отделом маркетинга для исследования конъюнктуры рынка, топ – менеджерами и руководством предприятия для принятия решений
• проект будет учебным с целью изучения методологий проектирования ИС.

Не  будет:

• проект не будет полномасштабной системой организации доставки готовой продукции
• проект не будет полномасштабной системой учета доставленной продукции (в частности практически исключается организация системы бухгалтерского учета)
• проект не будет полномасштабной системой приема и обработки заказов на продукцию
• проект не будет учитывать возможность доставки готовой продукции физическому лицу
• проект не предусматривает процесс поступления готовой продукции на склады фабрики
• проект не предусматривает детальный процесс отпуска готовой продукции со склада группе доставки
• проект не предусматривает проблемы неудовлетворенности потребителей качеством доставленной продукции (считается, что отказ от доставленной продукции невозможен)
• проект не рассматривает проблемы невыполнения договора о доставке продукции (считается, что все договоры на доставку товарной продукции будут выполнены в срок)

Перечисленные характеристики позволяют четко  определить границы рабочей области  моделирования. Кратко выделим основные функции и данные, исходя из выше представленной информации: 

Цель: Описать текущий процесс управления доставкой готовой продукции со склада покупателю

Точка зрения: Руководитель отдела доставки 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Предпроектное обследование

2.1 Функциональная  модель (бизнес-функции  организации «AS-IS»)

Приступим к  графическому изображению контекстной  модели в AllFusion Process Modeler (ранее BPwin) по методологии функционального моделирования IDEF0. Контекстная диаграмма изображена на рис.1.

      рис.1 IDEF0 Контекстная диаграмма

Приступим к декомпозиции объекта. Графическое  представление декомпозиции изображено на рисунке 2.

рис.2 IDEF0 Диаграмма декомпозиции

2.2 Модель  потоков данных (информационные  потоки, обеспечивающие  бизнес-процессы  и бизнес-функции  организации «AS-IS»)

Параллельно любому бизнес-процессу движется поток  информации. Для проектирования нашей  информационной системы именно модель документооборота может оказать  большую помощь. Методология SADT и  AllFusion Modeling Suite позволяют изобразить поток данных в виде DFD диаграммы (рис.3).

рис.3 DFD Контекстная диаграмма

Приступим к декомпозиции объекта. Графическое  представление декомпозиции изображено на рисунке 4.

рис.4 DFD Диаграмма декомпозиции

Любые бизнес-процессы выполняются в определённой последовательности. Для проектирования нашей информационной системы рассмотрение последовательности  работ может оказать большую помощь. Методология SADT и AllFusion Modeling Suite позволяют изобразить последовательность выполнения работ в виде IDEF3 диаграммы (рис.5).(Описывается последовательность работ процесса «Запрос и оформление заказанной продукции)

Рис.5 IDEF3 Диаграмма декомпозиции этапа «Запрос и оформление заказанной продукции»

2.3 Система  управления и организационная  структура («AS-IS»)

В нашей  задаче задействованы следующие  сотрудники мебельной фабрики:

• Начальник отдела доставки – сотрудник компании, отвечающий за доставку готовой продукции. Основными задачами начальника отдела доставки являются:

• Организация доставки грузов в соответствии с заявками клиентов  (оптовые предприятия);
• Управление руководителем группы доставки;
• Осуществление регулярной работы с существующими клиентами и развитие их;
• Выполнение бюджета и рациональное его использование;
• Работа с подрядчиками (склады);
• Анализ отчетности по доставке
• При необходимости взаимодействие с контролирующими органами.

• Начальник склада – сотрудник компании ответственный за управление складом и движения товаров на складе. Основной задачей начальника склада является организация приемки, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей. Выделяется четыре блока обязанностей:

• Организация эффективного процесса приемки, хранения и отгрузки;
• Поддержание трудовой и технологической дисциплины, соблюдение норм охраны труда и противопожарной безопасности;
• Поддержание в исправном виде зданий, техники, инвентаря и территории склада;
• Обеспечение сохранности материальных ценностей и достоверности их учета.

• Грузчики – сотрудники компании, специализирующиеся на переноске грузов или погрузке и разгрузке товаров. Грузчиком используется преимущественно только мускульная физическая сила человека для выполнения простых рабочих операций: погрузки, выгрузки, кантования, перекатывания и подъёма тяжелых грузов. Это специалисты, способные быстро оценить наиболее оптимальный алгоритм действий при погрузочно-разгрузочных работах и обеспечить максимальную безопасность выполняемого объёма работы. В их основные обязанности входят:

• Погрузка и выгрузка тяжелых или крупногабаритных грузов;
• Доставка, установка, монтаж и демонтаж различного бытового и профессионального оборудования и др;
• Перемещение различных грузов в труднодоступных местах.
• Руководитель группы доставки – сотрудник компании, ответственный за управление группой, осуществляющей доставку, а также за различные операции, связанные с доставкой. Основными задачами руководителя группы доставки являются:

• Управление командой экспедиторов;
• Работа с подрядчиками (склады);
• Разработка оптимальных маршрутов и графиков доставок;
• Оформление необходимой документации на месте доставки.

• Водители – сотрудники компании, управляющие различными транспортными средствами, находящимися в собственности компании. Основной задачей водителей является непосредственная перевозка груза, требуемого к доставке, на транспорте.

• Бухгалтер – сотрудник компании, который выполняет работу по различным участкам бухгалтерского учета, фиксирует состав и источники хозяйственных средств, их движение, осуществляет прием, контроль, обработку первичной документации. Основными задачами бухгалтера являются

• Анализ отчетности по доставке;
• Управление товарной и транспортной документацией;
• Осуществление расчета платежей за перевозку, экспедирование, погрузоразгрузочные работы и другие операции;
• Контроль оплаты счетов за услуги по доставке грузов.

      Выше  были указаны сотрудники, которые  будут обслуживать систему. Система  моделируется с точки зрения руководителя отдела доставки. Однако сотрудники бухгалтерии, склада и отдела продаж ему непосредственно не подчиняются, поэтому в организационную диаграмму необходимо включить руководителей этих сотрудников (заведующего складами, финансового директора, начальника отдела продаж), находящихся на том же уровне управления, что и руководитель отдела доставки. Чтобы диаграмма была полной так же стоит указать подчиненность начальника отдела доставки, заведующего складами, финансового директора и начальника отдела продаж. Они будут подчиняться заместителю директора, находящегося в подчинении у директора нашей мебельной фабрики. Организационная диаграмма отображена на рисунке 6.

Начальник

склада

Заведующий  складами

Начальник отдела доставки

Заместитель директора

Директор

Сотрудник отдела продаж

Начальник отдела продаж

Финансовый  директор

Бухгалтеры

Главный бухгалтер

Руководитель  группы доставки

Грузчики

Грузчики

Водители

рис. 6 Организационная диаграмма

2.4 Определение  уровня зрелости процессов управления организации

Определим уровень зрелости процессов управления организации согласно модели CMM.

На данный момент предприятие находится на третьем уровне зрелости так же называемом уровнем управляемости. Это объясняется следующими особенностями функционирования организации:

1. Вся деятельность на предприятии четко распределена по отделам, которые отвечают за те или иные функции. Обязанности сотрудников в каждом отделе так же четко установлены;
2. Вся деятельность на предприятии полностью задокументирована. Сотрудники организации строго следуют внутренним регламентам и уставам. Внутренние бизнес-процессы организации также стандартизированы и задокументированы;
3. Информация на предприятии не хранится систематизировано, средства для ее анализа так же отсутствуют;
4. На предприятии отсутствует процесс постановки долгосрочных целей, а планирование основывается на показателях прошлых периодов;
5. Сильно развита организационная структура предприятия. Штат сотрудников содержит в себе работников различных должностей и имеющих самые разные направления деятельности;
6. На предприятии постоянно практикуются программы повышения квалификации сотрудников.

2.5 Состояние  ИТ в организации

• Предприятие не обладает информационной системой, способной в той или иной мере автоматизировать процессы производства и управления. Однако большинство  сотрудников компании имеют в  своем распоряжении персональные компьютеры с предустановленной на них операционной системой Windows и каждое рабочее место обладает пакетом программ, облегчающих работу сотрудников.
• Для эффективной коммуникации между сотрудниками в компании организованна локальная сеть. Так же предприятие обеспечено высокоскоростным подключением к глобальной сети интернет.
• Какой-либо специализированной системой электронного документооборота предприятие не обладает, но данный процесс несколько упрощен за счет наличия локальной сети и негласных правил передачи документов через нее.
• В качестве системы бухгалтерского учета предприятие использует пакет MS Excel.

2.6 Анализ  «узких мест» с  точки зрения бизнес-цели организации

Анализ  функциональной деятельности и функционального  взаимодействия отдела доставки

В нашей  предметной области рассматриваются  следующие основные функции: Запрос и оформление заказанной продукции, транспортировка продукции до потребителя, передача продукции потребителю, закрытие товарных и транспортных документов по доставке, анализ отчетности по доставке

Функция «Запрос и оформление заказанной продукции» помимо обработки заказа на доставку продукцию представляет собой процесс расчета оптимального расчета маршрута и графика доставки с учетом различных факторов. На данный момент не учитывается множество различных факторов, способных оптимизировать время доставки и минимизировать её стоимость. Расчет осуществляется вручную руководителем группы доставки. Необходима информационная система способная автоматически рассчитывать наиболее оптимальный маршрут и график доставки.

Функции «транспортировка продукции  до потребителя» и  «передача продукции  потребителю» осуществляются достаточно большой группой людей, включающих в себя водителя, грузчика и руководителя группы доставки. Чтобы минимизировать расходы по персоналу можно исключить в составе группы грузчиков (если это возможно) и руководителя группы доставки и в конечном итоге использовать только труд водителей-экспедиторов, выполняющих функции 3 работников, а именно – доставка груза к месту получения, донесение груза до получателя, а также оформление всех необходимых документов и накладных. Информационная система должна с учетом всех факторов влияющих на формирования группы доставки автоматически распределять и назначать ответственных за доставку лиц.