Реферативный обзор системы электронного документооборота «LanDocs»

Министерство образования и науки Российской Федерации

Байкальский государственный университет экономики и права

Факультет организации рынка

Кафедра экономики и управления инвестициями и недвижимостью

ОТЧЕТ

о прохождении учебной  практики

Иркутск, 2015

Содержание

1.Реферативный обзор системы электронного документооборота «LanDocs»

1.1.Общие сведения о системе «LanDocs»

LanDocs — программная платформа построения корпоративных систем электронного документооборота и систем управления контентом (СЭД/ECM).

Как специализированная для решения задач ECM/СЭД программа, LanDocs позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота — от самых простых до систем высокой сложности. Сочетание функциональности с открытостью, позволяет при внедрении СЭДО настроить создаваемую систему в соответствии с нормативной базой и практикой работы с документами конкретного предприятия, ведомства или учреждения. Достигнут высокий уровень масштабируемости решений: в контур документооборота могут быть включены как пользователи вычислительной сети главного офиса, так и сотрудники удаленных подразделений. Платформа включает в себя ПО высокой степени готовности — автоматизация стандартных широко распространенных бизнес-процессов сводится к настройкам платформы и, как правило, не требует программирования. Наряду с этим, LanDocs предоставляет развитые инструментальные средства, с помощью которых могут быть автоматизированы бизнес-процессы специфичные для данного предприятия или предметной области.

1.2. Примеры бизнес-решений, реализуемых на программной платформе «LanDocs»

• согласование документов в электронной форме;
• организация оперативной обработки внешних обращений;
• контроль исполнения документов и заданий;
• подготовка наглядной отчетности по движению документов;
• организация согласованного документооборота в системе территориально-распределенных офисов;
• организация защищенного корпоративного архива электронных документов;
• поддержка процессов управления качеством.

LanDocs является собственной разработкой компании «ЛАНИТ». Заказчику проекта системы документооборота предоставляется полный комплекс услуг по созданию автоматизированной системы: от обследования состояния документационного обеспечения управления на объекте автоматизации до гарантийного и постгарантийного сервиса технической поддержки.

Программное обеспечение LanDocs сертифицировано на соответствие российским государственным стандартам ГОСТ Р (сертификат № РОСС RU.МЕ20.Н01957).

1.3. Задачи,решаемые при внедрении электронного документооорота

Задача увеличения темпа документооборота до необходимого предприятию уровня:

LanDocs – это широкое внедрение электронных взаимодействий исполнителей (предполагающих передачу электронных данных взамен физического перемещения документов).

Задача достижения необходимого уровня исполнительской дисциплины:

LanDocs – это внедрение автоматизированных форм контроля действий исполнителей и подготовки специализированной отчетности.

Задача повышения качества управленческих решений на разных уровнях управления:

LanDocs – это отбор и своевременная доставка необходимых для принятия решения документов на рабочие места лиц, принимающих решение, представление массы документов в наиболее удобном виде.

Задача достижения необходимого уровня автоматизма и безошибочности при работе исполнителей с документами:

LanDocs – это использование предопределенных маршрутных технологий обработки документов (Workflow), продуманная организация автоматических и персональных (с участием человека) функций контроля.

Задача организации эффективного и безопасного доступа сотрудников к знаниям, накопленным в виде массы корпоративных документов:

LanDocs – систематизация документных фондов, заведение содержательных корпоративных классификаторов, широкое применение современных методов поиска и защиты электронных данных.

Задача выстраивания надежной системы защиты корпоративных документов от различных видов несанкционированного доступа:

LanDocs – интегрированное использование технологий электронно-цифровой подписи и криптозащиты.

Задача организации целостного согласованного документооборота в системе территориально-распределенных подразделений:

LanDocs – специализированные компоненты системы отвечают за межофисные обмены и синхронизацию данных, размещенных на разнесенных площадках.

1.4. Функциональные возможности «LanDocs»

Функциональность системы LanDocs полностью отвечает потребностям организаций различных отраслей и форм собственности в части задач автоматизации документационного обеспечения управления.      

LanDocs как технологическая платформа позволяет строить полный спектр систем электронного документооборота — от самых простых до систем высокой сложности.      

LanDocs обеспечивает комплексную поддержку офисных деловых процессов, максимально используя накопленные навыки персонала и сложившуюся коммуникационную и сетевую инфраструктуру. Особенностью LanDocs является сочетание богатой функциональности с гибкостью, позволяющей при внедрении системы электронного документооборота (СЭД) тонко настроить продукт в соответствии с нормативной базой и практикой документооборота конкретного предприятия, ведомства или учреждения.

1.5. Назначение и область применение системы «LanDocs»

Область применения системы LanDocs – автоматизация делопроизводства и построение корпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения системы заключается создание на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствующего программного обеспечения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:

• создание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским доступом;
• создание и ведение централизованных хранилищ электронных документов (оперативный и долговременный архив) и работа с текстами электронных документов;
• учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;
• автоматизированный поиск по реквизитам документа и по тексту документа;
• автоматизированная рассылка документа и контроль исполнения документов и поручений;
• обеспечение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;
• подписание электронных документов электронной цифровой подписью;
• интеграция с корпоративной электронной почтой.

 Использование системы  предполагает использование технологии  работы с документами в автоматизированной  среде делопроизводства, по этому используемые в данном руководстве термины, понятийно могут не всегда полностью совпадать с понятием традиционного («бумажного») делопроизводства.

1.6. Основные функции системы «LanDocs»

 Система LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО позволяет выполнять следующие основные функции:

• регистрация документов;
• ввод текстов документов и поддержка функций работы с файлами ;
• обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение;
• контроль исполнения документов и заданий;
• работа в режиме замещения исполнителя;
• отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложноструктурированных папок;
• навигация и поиск документов;
• отчетность по документообороту;
• сканирование бумажных документов, работа с изображениями документов (средствами LAN Image);
• интеграция с офисными приложениями для работы с электронными документами;
• интеграция с внешними Windows-приложениями;
• рассылка заданий и извещений пользователям электронной почты;
• применение электронной подписи выполнение и контроль делопроизводственных операций над документами;
• работа через Интернет;
• ведение справочников.

2. Реестр документов ФГБОУ ВПО  «БГУЭП», регламентирующих образовательную  деятельность по программе бакалавриата «Управление инвестициоонно-строительным бизнесом и недвижимостью»

2.1. Документы, регламентирующие прием

К документам по организации приема в ФГБОУ ВПО «Байкальский Государственный Университет Экономики и Права» относятся – правила приема, перечень образовательных программ, план приема, информация о сроках проведения приема и т.д.

2.2. Информация об образовательной  программе бакалавриата

В образовательной программе бакалавриата можно посмотреть аккредитацию специальности, лицензию и свидетельство о государственной регистрации. Во вкладке Студентам → Стипендии можно найти информацию о назначении академической или социальной государственной стипендии, а также о надбавках для старост. Во вкладке платных образовательных услуг мы можем найти: Основное положение о платных образовательных услугах, Положение о дополнительных платных услугах, Стоимость обучения на 2014-2015 учебный год и Правила оплаты с реквизитами и полным пояснением.

Основными документами являются Федеральный государственный образовательный стандарт и Закон № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».

По поводу обеспечения образовательного процесса необходимо просмотреть основную образовательную программу и учебный план. Важным элементом организации учебной деятельности университета является Устав.  При учебной деятельности необходимо изучить Локальные нормативные документы, то есть - порядок оформления зачетных книжек, политика обработки персональных данных и т.д. Также обязательно знать Правила внутреннего распорядка, Правила пропускного режима, Правила поведения в кризисных ситуациях. Взаимоотношения на территории университета прописаны в Кодексе корпоративной этики.

А также можно ознакомиться с Педагогическим составом и просмотреть Справка о кадровом обеспечении образовательного процесса.

2.3. Основная информация для студентов

На главной странице сайта БГУЭП, на вкладке Студентам, мы можем узнать об учебном  процессе. Познакомиться с расписанием занятий, расписанием сессий. Войти в личный кабинет с помощью паспортных данных или с помощью номера пропуска и пароля. А также можно скачать учебно-методические материалы.

2.4. Электронный университет

Наибольший перечень документов можно увидеть, пройдя по вкладке Электронный университет. В нем представлен наибольший список необходимых документов, лекций, бланков, служебных записок и просто полезной информации для любого человека, имеющего отношении к университету.

2.5. Документы на сайте кафедры

Один из основных элементов учебной деятельности можно считать сайт нашей кафедры.

На нем  мы можем узнать о методических указаниях от преподавателей, а именно, документах, регламентирующих преддипломную, производственную и учебную практику. Пройдя по вкладкам Главная → Студентам → Студентам от преподавателей → Астафьев С.А.

Во вкладке Методические материалы кафедры представлены методические указания и рекомендации по выполнению дипломной работы, требования к написанию дипломной работы, а также программы производственной и преддипломной практики.

3. Анализ организации электронного  документооборота

по обеспечению образовательной деятельности бакалавриата

Чтобы проанализировать сайт нашего университета, мы решили для сравнения взять несколько анологичных сайтов Высших Учебных Заведений г. Иркутска. А именно, НИ ИрГТУ и ИГУ. Для этого мы вывели несколько критериев, оценивая каждый по пятибальной шкале. Результаты анализа приведены ниже, в таблице 1.1.

Таблица 1.1.

Сравнительный анализ сайтов ВУЗов г.Иркутска

Вывод

Проанализировав сайт БГУЭП, мы можем отметить, что на сайте очень много полезной информации для студентов, абитуриентов, преподавателей, магистрантов, аспирантов и даже школьников.

Исходя из анализа сравнительной таблицы сайтов других вузов, нашему сайту следует учесть некоторые недостатки. А именно, отсутсвие поисковой строки и карты сайта.

Нашим предложением для усовершеннствования сайта является разработка мобильной версии и мобильного приложения для гаджетов. Так как в наш век информационных технологий это было бы очень удобно и  практично.

Но в целом, хотелось бы отметить удобность сайта, где с легкостью можно посмотреть расписание для всех участников учебного процесса, зайдя на личный портал просмотреть методические материалы, рассписание занятий и сессий, академические задолженности, задолженность по оплате, список группы, а также рейтинг студентов на факультете, как по учебной, так и по внеучебной деятельности в группе и на факультете в целом.

Список использованных источников

1. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Прием на образовательные программы бакалавриата и специалитета. Режим доступа: http://abiturient.isea.ru/bach/rules.aspx  (18.03.2015)
2. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Положение об оказании платных образовательных услуг. Режим доступа: http://www.isea.ru/normdoc/files/Положение%20об%20оказании%20платных%20образовательных%20услуг.pdf (18.03.2015)
3. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Положение об оказании дополнительных платных образовательных услуг. Режим доступа: http://www.isea.ru/normdoc/files/Положение%20о%20дополнительных%20платных%20образовательных%20услугах%20(ДОУ).pdf (18.03.2015)
4. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Стоимость обучения. Режим доступа: http://www.isea.ru/student/price/second.aspx (18.03.2015)
5. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Правила оплаты. Режим доступа: http://www.isea.ru/student/price/oplata.aspx (18.03.2015)
6. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Об утверждении и введении в действие ФГОС высшего профессионального образования по направлению подготовки 080200 Менеджмент. Режим доступа: http://www.isea.ru/edu/vpo/bach/files/2011/080200.1/oop/080200%20Менеджмент%20-%20Управление%20инвестиционно-строительным%20бизнесом%20и%20недвижимостью.pdf   (18.03.2015)
7. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Основная образовательная программа высшего профессионального образования. Режим доступа: http://www.isea.ru/edu/vpo/bach/files/2011/080200.1/oop/080200%20Менеджмент%20-%20Управление%20инвестиционно-строительным%20бизнесом%20и%20недвижимостью.pdf (18.03.2015)
8. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Устав. Режим доступа: http://isea.ru/about/license/files/ustavnew.pdf (18.03.2015)
9. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Локальные нормативные документы. Режим доступа: http://isea.ru/normdoc/ (18.03.2015)
10. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Правила внутреннего распорядка. Режим доступа: http://isea.ru/about/docs/rulesin.aspx (18.03.2015)
11. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Правила пропускного режима. Режим доступа: http://isea.ru/about/docs/comein.aspx (18.03.2015)
12. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Правила поведения в кризисных ситуациях. Режим доступа: http://isea.ru/about/docs/situation.aspx (18.03.2015)
13. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Кодекс корпоративной этики. Режим доступа: http://isea.ru/about/docs/codex.aspx (18.03.2015)
14. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Педагогический состав БГУЭП. Режим доступа: http://www.isea.ru/about/chair/pps.aspx?ck=27 (18.03.2015)
15. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Справка о кадровом обеспечении и укомплектованности штатов. Режим доступа:  http://www.isea.ru/edu/vpo/bach/files/2011/080200.1/oop/080200%20Менеджмент%20-%20Управление%20инвестиционно-строительным%20бизнесом%20и%20недвижимостью.pdf  (18.03.2015)
16. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Новости. Режим доступа: http://www.isea.ru/ (18.03.2015)
17. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Об учебном процессе. Режим доступа: http://www.isea.ru/student/study/process.aspx (18.03.2015)
18. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Расписание занятий очного обучения. Режим доступа: http://www.isea.ru/help/timetable/timetable.aspx (18.03.2015)
19. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Расписание сессий. Режим доступа: http://www.isea.ru/help/timetable/session.aspx (18.03.2015)
20. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Личный портал студента. Режим доступа: http://me.isea.ru/ (18.03.2015)
21. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Учебно-методические материалы. Режим доступа: http://umm.isea.ru/ (18.03.2015)
22. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / БГУЭП – электронный университет. Режим доступа: http://www.isea.ru/edu-portal/ (18.03.2015)
23. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Главная / Кафедра экономики и управления инвестициями и недвижимостью. Режим доступа: http://invest.isea.ru/ru/ (18.03.2015)
24. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Главная / Кафедра экономики и управления инвестициями и недвижимостью / Студентам / Студентам от преподавателей / Астафьев С. А. Режим доступа: http://invest.isea.ru/ru/Studentam/Ot-prepodavatelej/Astafqev-SA (18.03.2015)
25. Байкальский Государственный Университет Экономики и Права [электронный ресурс] / Главная / Кафедра экономики и управления инвестициями и недвижимостью / Студентам / Методические материалы кафедры. Режим доступа: http://invest.isea.ru/ru/Studentam/Metodicheskie-materialy (15.03.2015)
26. LanDocs [электронный ресурс] / Общее описание. Режим доступа: http:// landocs.ru/ (18.03.2015)
27. Министерство образования и науки Российской Федерации [электронный ресурс] / ФЗ Об образовании в Российской Федерации. Режим доступа : http://минобрнауки.рф/документы/2974/файл/1543/12.12.29-ФЗ_Об_образовании_в_Российской_Федерации.pdf (12.03.2015).
28. Научно-Исследовательский Иркутский государственный Технический Университет [электронный ресурс] / Главная. Режим доступа: http://www.istu.edu/ (18.03.2015)
29. Иркутский Государственный Университет [электронный ресурс] / Главная. Режим доступа: http://isu.ru/ru/ (18.03.2015)