ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОУ ВПО

УФИМСКАЯ  ГОСУДАРСТВЕННАЯ  АКАДЕМИЯ

ЭКОНОМИКИ И СЕРВИСА 

             Кафедра туризма и гостеприимства 
 
 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: Документационное обеспечение управления в СКСТ

На  тему: «Регистрация документов, её цели и задачи. Формы регистрации документов, их достоинства и недостатки» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                            Выполнила: студентка Гр. СЗ-41

                                                Иванова А.Ш.

      Проверил:  
 

Уфа – 2010

Содержание 

Введение_________________________________________________ 3

1. Регистрационно-контрольные  документы. Формы  регистрации документов их достоинства и недостатки.

Показатели, вводимые в регистрационные формы.______________ 5

1.1 Журнальная  система регистрации.________________________  5

1.2 Карточная  система регистрации.__________________________  7

1.3 Автоматизированная  система регистрации._________________  8

Заключение_______________________________________________   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Документационное обеспечение  управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и  организацию работы с официальными документами, - является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно  документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом. Организация, ведение и совершенствование  системы документационного обеспечения  управления современной организацией должны проводиться на основе единых требований к оформлению документов, использованию фирменного стиля и применения современных технических средств в работе с документами. Это является очень важным не только потому, что унификация оформления документов - это удобно и технологично, но и потому, что качество документов свидетельствует о культуре организации, как речь, поведение и одежда свидетельствуют о культуре человека. Правильная  регистрация документов обеспечивает их быстрый поиск и оперативное  решение управленческих задач. Регистрация придает юридическую силу документу, так как она фиксирует факт его создания или получения. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его регистрации. Письмо, отправляемое организацией, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера. Присвоение регистрационного номера входящему документу является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.

Регистрация документов - запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления.

     Процесс регистрации представляет собой  снятие (перенос) с документа его  реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку). Это позволяет создать базу данных о документах организации, их рассмотрении и исполнении, может служить основой для создания информационно-поисковой системы по всем документам организации и информационно-справочной работы по ним.

Целью данной работы является комплексное изучение процесса оформления регистрационно-контрольных документов, а также выявления достоинств и недостатков форм регистрации документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Регистрационно-контрольные  документы. Формы  регистрации документов , их достоинства и недостатки. Показатели, вводимые в регистрационные формы.

    В организации работы с документами  ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач.  Регистрация документов - это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ.                                                           Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и  автоматизированная (электронная на ПЭВМ).

1. Журнальная  система регистрации.

   Журнальная  система регистрации  нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.     

Журнальная  система удобна и в том случае, когда в организацию поступает  очень незначительное количество документов.     

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:    

- поскольку запись  в журнал ведется в последовательности  поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом;    

- журнальная  система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов;    

- журнальная  система регистрации делает практически  невозможной справочную работу  по документам, так как при  хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;    

- при журнальной  системе регистрации невозможно  вести сроковый контроль за  исполнением документов, так как  документы имеют разные сроки  исполнения и для выявления  документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.     

Указанные недостатки журнальной системы регистрации  позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД.

2. Карточная система регистрации.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:     

- регистрацией  одновременно могут заниматься  несколько работников;    

- карточки можно  изготовить в необходимом количестве  экземпляров и, следовательно,  отпадает необходимость в повторной  регистрации документов в структурных подразделениях;    

- карточки «подвижны», их можно систематизировать по, различным признакам и создавать  картотеки. Таким образом, карточная  система регистрации обеспечивает  информационно-справочную работу;    

- карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.     

Преимущества  карточной системы регистрации  позволяют значительно поднять  уровень организации делопроизводственного  обслуживания в учреждении. 

Форма карточки (РКК - регистрационно-контрольной  карточки) и расположение в ней  реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.    

Для ведения карточной системы регистрации  в ручном режиме необходимо иметь  тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для  хранения карточек: в сроковой контрольной  картотеке и справочной картотеке.    

Количество  экземпляров заполняемых регистрационных  карточек определяется учреждением. Как  правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.     

Сегодня ручная карточная система регистрации  повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.   

1.3  Автоматизированная система регистрации.

Регистрация документов на компьютере позволяет:    

- регистрировать  документы на различных рабочих  местах;    

- организовать  децентрализованную регистрацию  документов в структурных подразделениях  с объединением сведений о  документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;    

- на основе  базы данных организовать информационно-справочную  работу;    

- организовать  контроль за исполнением документов.     

Наиболее  удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе     

Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно  внести значительно больше сведений о документе, а именно:    

- Дата получения  (регистрации) документа.    

- Номер регистрируемого  документа по порядку (регистрационный  номер).    

- Наименование  корреспондента.    

- Дата документа.     

- Номер документа.     

- Краткое содержание.     

- Автор резолюции.     

- Текст резолюции.     

- Наименование  исполнителей.    

- Срок исполнения (когда документ должен быть  исполнен).    

- Ход исполнения.     

- Дата исполнения (когда документ фактически был  исполнен).    

- Номер дела (в которое подшит исполненный  документ).     

Для удобства поиска документов, статистического учета  в регистрационную карточку могут  быть добавлены:    

- Название структурного  подразделения.    

- Количество  листов в документе.    

- Количество листов приложений.    

- Вид документа  (приказ, акт, договор и т.п.).    

- Названия связанных  документов.    

В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с ее спецификой. Создание  регистрационной формы и базы данных о документах организации  в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой. Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода  повторяющейся информации и возможности  использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.    

Заполняемая на экране регистрационная форма  для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.    

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего  документа, краткое содержание, текст  резолюции); поля, сведения в которые  вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.    

В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:     

- вид документа  - так как количество видов  документов ограничено;    

- автор резолюции  - список руководящих лиц организации;     

- структурное  подразделение - список структурных  подразделений;    

- исполнители  - как правило, это поле состоит из двух частей - названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях;    

- номер дела - связан с номенклатурой дел  организации;    

- связанные документы  - в этом поле устанавливается  связь регистрируемого документа  с другими (например, документ-ответ  связывается с инициативным документом).     

В виде пополняемого списка выполняется  поле «корреспондент». Организации, с  которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.    

Если в организации используетсясистема комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных  подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций - из адресной книги. В случае автоматизации  только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются. Так же вводится в компьютер номенклатура дел организации.    

Затратив  один раз время на создание таких  списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.    

Заполнение  регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки.     

При регистрации поступившего документа  заполняются следующие поля:     

- Дата получения  документа. Поскольку регистрация входящих документов проводится в день получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая дата. 

- Поле «Регистрационный  № документа» содержит валовой  порядковый номер регистрируемого  документа. Номер из этого поля  переносится на поступивший документ в регистрационный штамп.    

- Название подразделения,  получившего документ (при децентрализованной  регистрации).    

- В поле «Корреспондент»  указывается название организации,  приславшей документ.    

- Дата документа  (вводится дата, указанная на документе).     

- Номер документа  (вводится буквенно-цифровой номер,  указанный на поступившем документе).     

- Количество  листов (страниц) документа.    

- При наличии  приложений заполняется поле  «Количество листов приложений»,  если приложений нет, количество листов приложений равно 0.    

- Вид полученного  документа.    

- В поле «Краткое  содержание» переносится заголовок  документа или указывается его  краткое содержание (действие + предмет), например, приглашение на конференцию,  поставка угля, закупка сахара, оплата контракта переработку нефти и т.п. Как правило, предлоги и союзы опускаются, если это не ведет к искажению смысла.    

Дальнейшие  действия зависят от принятой в организации схемы обработки документов. Зачастую вся поступившая корреспонденция передается руководителю, который проставляет резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. При оптимальной постановке работы в организации (фирме) руководителю докладывается минимум наиболее важных документов, а остальная корреспонденция передается в подразделения и конкретным сотрудникам в соответствии с распределением обязанностей внутри фирмы. Соответственно либо сведения о подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку и документ передается по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.    

Регистрация исходящих и внутренних документов. Регистрационная форма для исходящих  документов во многом аналогична уже  рассмотренной. Отличия состоят  в следующем: для исходящего документа  указываются:    

- название подразделения,  подготовившего документ;    

- исходящий номер (переносится на отправляемый документ;     

- дата документа  (подписания, утверждения, отправки);     

- адресат: название  организации, которой посылается  документ;    

- исполнитель:  фамилия, инициалы исполнителя,  подготовившего документ (выбирается  из списка).    

Если  на документ ожидается ответ, заполняется  поле «Контрольная дата» (она не может  быть ранее текущей даты).     

Если  документ является ответом на входящий документ или с ним связаны  другие документы, как уже сказано выше, кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов.    

В поле «Дело №» выбирается номер  дела по номенклатуре, в которое  подшита копия отправленного  документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу, и т.п.).    

Остальные поля полностью соответствуют заполняемым  при регистрации входящей корреспонденции.    

При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля регистрационной  карточки:    

- порядковый (регистрационный)  номер внутреннего документа;    

- вид документа.  Каждый вид документа - приказы,  распоряжения, служебные записки  - нумеруется самостоятельно. Порядковый  номер переносится на документ  с регистрационной карточки. К  номеру приказа по личному  составу добавляются буквы «  лс » - личный состав, к номеру распоряжения - буквы « рп » - распоряжение;    

- дата документа;     

- количество  листов документа;    

- количество  листов приложений;    

- краткое содержание  документа;    

- подразделение,  ответственное за исполнение  документа;    

- исполнитель  (фамилия, инициалы);    

- срок исполнения («Контрольная дата»);    

- отметка об  исполнении;    

- ход исполнения;     

- связанные документы.  Если исполнение документа связано  с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;    

- в поле «Дело  №» выбирается номер дела по  номенклатуре, в которое подшит  документ.

     Таким образом, введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Вывод

     В организации работы с документами  ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой  информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач. Регистрация документов - это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу  и найти сам документ.

     Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и  автоматизированная электронная (на ПЭВМ).    

Журнальная  система удобна и в том случае, когда в организацию поступает  очень незначительное количество документов.     

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в  настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд  существенных недостатков.    

Преимущества  карточной системы регистрации  позволяют значительно поднять  уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.    

Сегодня ручная карточная система регистрации  повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере.    

Введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения. 

Список  использованной литературы 

1. «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива  от 06.02.2002).
2. Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения//Секретарское дело. - 1996 - № 4(2).
3. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве). - М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-Синтез», 2008.
4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов. М.: МЦФЭР, 2004.
5. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.