Современная нормативно-правовая база информатизации документационного обеспечения управления в России
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное
учреждение высшего профессионального образования
«Комсомольский-на-Амуре государственный
технический университет»
Гуманитарный факультет
Кафедра «История и архивоведение»
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине «Информационные технологии в документационном
обеспечении управления и архивном деле»
Современная нормативно-правовая база информатизации документационного обеспечения управления в России
Студент группы ДАб3ка-7 О.В. Орлова
Преподаватель А.А. Антонова
2014
Содержание
Введение…………………………………………………………
1 Современные проблемы документационного обеспечения управления
в России………………………………………………………………
2 Нормативно-правовая база информатизации
документационного обеспечения
управления в России………………………………………………….…………
Заключение……………………………………………………
Список использованных источников и литературы……………………………...17
Введение
Управление немыслимо без оборота документов, так как документ является главным орудием управления, основным средством реализации управленческих функций и важнейшим организационно-техническим инструментом подавляющего большинства управленческих операций. Поэтому совершенствование документационного обеспечения управления, упорядочение документопотоков в органах местного самоуправления является одним из методов улучшения, удешевления и рационализации управления.
Сокращение значительных объемов документооборота и наведение порядка в документировании управления - сложный, трудоемкий и взаимосвязанный процесс. Совершенствование работы с документацией нельзя отделить от совершенствования методов и стиля работы управленческого аппарата.
Актуальность темы исследования обусловлена тем, что совершенствование системы документационного обеспечения управления на общероссийском уровне позволяет подготовить общество к жизни в условиях глобальной информатизации, так как итогом этого совершенствования является повышение профессионализма служащих, способных быстро и максимально гибко реагировать на постоянно меняющиеся условия современного информационного общества.
Степень разработанности темы. Вопросы нормативно-правовой базы рассматривали многие исследователи. Наиболее раскрыты и обобщены эти вопросы в научных трудах Кудряева В. А., Назарова С.В., Рыжкова В. И. и др.
Цель настоящего исследования - охарактеризовать нормативно-правовую базу информатизации ДОУ в России.
Задачи исследования:
- раскрыть проблемы
- охарактеризовать нормативно-правовую базу информатизации ДОУ в России.
1 Современные проблемы документационного обеспечения
управления в России
Модернизация российского общества сегодня связана в том числе с поиском оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство. Значительное место в этих процессах отводится проблеме совершенствования документационного обеспечения управления [1]. В данной проблеме есть как исторически унаследованная составляющая, так и новая, связанная с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации. В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального, "субъектного" и других уровней управления. По мысли М.Ларина, недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации документационного обеспечения управления влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д.
В настоящее время работы по многим аспектам документационного обеспечения управления, в том числе автоматизированного документооборота, носят спорадический, как правило, некоординируемый характер. М.В.Ларин пишет о разнородных властных структурах, оказывающих управленческое воздействие на проблему, действия которых никак не согласованы:
разработка единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией осуществляется Росархивом, который разработал вариант государственной системы документального обеспечения управления и другие нормативно-методических документы. Его деятельность финансируется Миннауки;
стандартизация и унификация документов осуществляется Росстандартом, Росархивом, Роскомстатин, отраслевыми министерствами и ведомствами); финансируется бюджетом этих министерств и ведомств;
разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. Работа проводится по федеральной целевой программе "Реформирование статистики в 1997-2002 гг." Центром экономической конъюнктуры при Правительстве РФ;
обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа. В стадии разработки и утверждения находится соответствующая федеральная целевая программа. Эти работы в определенной степени координируются (ФАПСИ и др. общегосударственные органы).
Остро назревшей необходимостью становится обновление всего комплекса нормативного и методического обеспечения организации работы с документированной информацией на различных уровнях государственного, общественного и экономического управления. Проведенные в 1996-1997-2002 гг. по инициативе Аппарата Администрации Президента РФ, при участии Госархива и других научных учреждений исследования состояния документационного обеспечения органов управления РФ отразили:
несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, являющееся результатом, в первую очередь, неопределенности организационно-правового статуса данной функции, ее недооценки;
несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках, не выходящих преимущественно за пределы начала 90-х годов;
отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий и изменений носителей информации, при отсутствии требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения документированной информации по "вертикали" и "горизонтали";
несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления;
недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.
Комплексная целевая программа должна обеспечить:
повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;
установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления, с учетом различий форм собственности, их уровней и используемых технологий;
унификацию и стандартизацию состава и формы представления документированной информации;
разработку типовых информационных технологий процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;
реализацию права на информацию юридических и физических лиц;
повышение уровня подготовленности работников аппарата управления в области основных, принципиальных положений документационного обеспечения управления и архивного дела.
Важнейшим результатом работ по программе должно стать, кроме решения собственно документоведческих проблем, регламентация порядка лицензирования и сертификации систем документационного обеспечения управления, автоматизированных документационных и архивных технологий, порядка доступа к информационным ресурсам.
Основополагающую роль в решении проблем документационного обеспечения управления должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документировние, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен определить направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации документационного обеспечения управления.
Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Сейчас есть проект Государственной системы документационного обеспечения управления, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту.
Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30-97. "УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов". Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций [3].
Все более возрастающее значение в последнее время приобретают также задачи организации упорядочения и регламентации ведомственного хранения документации на нетрадиционных носителях, которые до сих пор решаются на эмпирическом уровне в отдельных учреждениях и практически не регламентируются общегосударственными нормами.
Таким образом, на современном этапе необходимо единое правовое поле для оптимизации процессов информатизации ДОУ в России. Необходима единая концепция перехода на электронный документооборот.
2 Нормативно-правовая база информатизации ДОУ в России
С некоторым опозданием, по сравнению с ведущими зарубежными странами, в России медленно, но верно начинают понимать всю важность комплексного подхода в автоматизации предприятий и организаций, особенно предприятий с наукоемкой, инновационной технологией. На собственном горьком опыте и благодаря множеству публикаций в компьютерной прессе многие осознали, что эффективность автоматизации в первую очередь зависит от того, насколько широко она охватывает все сферы деятельности юридического лица. Отчасти именно поэтому в последнее время стала столь популярной идея построения корпоративных геоинформационных систем (КГИС). И хотя понятие корпоративности подразумевает наличие довольно крупной, территориально-распределенной информационной системы, все же вполне правомерно присовокупить сюда системы любых предприятий, вне зависимости от их масштаба и формы собственности [4].
В целях внедрения новых информационных технологий в работу органов государственного управления, а значит, поддержки электронного документооборота, принят и осуществляется ряд правительственных программ и решений. На протяжении нескольких последних лет в стране выполняется Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002-2010 годы)», которая финансируется из государственного бюджета. В настоящее время идет внедрение новой целевой государственной программы «Информационное общество (2011-2020 годы)». Таким образом, государство намерено поддержать создание и развитие государственных и межведомственных информационно-управляющих систем и межведомственного электронного взаимодействия.
Это важно не только для государственного управления, но и для всего общества в целом. Опираясь на единые правила, гражданам и бизнесу легче будет взаимодействовать с государством, особенно в сфере исполнения государственных услуг, в налоговой, финансовой, социальной сферах. Если мы добьемся отмены бумажного документооборота и перейдем на электронные формы взаимодействия (оплата коммунальных услуг, уплата налогов, управление банковскими расчетами и т. п.), то достигнем ощутимого ускорения документооборота. Но для того чтобы такое взаимодействие было эффективным, нужна соответствующая нормативно-правовая база, правовое регулирование этой сферы жизни государства. Назовем действующие законы, содержащие определенные нормы применения электронных документов:
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее - Федеральный закон об информации);
Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее - Федеральный закон об электронной подписи);
Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Правительственная Концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года предусматривает в перспективе принятие федерального закона об электронном документообороте, который обеспечил бы согласованный обмен электронными документами (ЭД) между органами управления.
Постепенно выстраивается логическая цепочка нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы широкого применения электронных документов в практике управления. Во исполнение Федерального закона об информации постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (далее - Правила делопроизводства). Эти правила учитывают то обстоятельство, что почти все федеральные органы имеют автоматизированные системы управления документами и, соответственно, в результате их использования растет объем ЭД.
Особое значение имеют положения выше указанных Правил, определяющие специфику работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти. В настоящее время Правила делопроизводства - основополагающий нормативный документ, устанавливающий общие требования к организации работы с ЭД в федеральных органах исполнительной власти. В этом плане Правила содержат ряд принципиальных положений.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Из этого положения вытекает, что такие важнейшие качества (свойства) ЭД, как аутентичность (подлинность), достоверность, целостность, пригодность для использования обеспечиваются системой электронного документооборота или, иначе говоря, программно-техническими средствами этой системы.
В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти в целях учета и поиска документов используются обязательные сведения о документах. Перечень обязательных сведений - метаданных о документах, включаемых в регистрационную карточку ЭД, установлен в приложении к Правилам.
Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи (далее - ЭЦП). При осуществлении иных действий с электронными документами (рассмотрение, согласование) ЭЦП может не использоваться.
В Правилах делопроизводства подчеркивается, что при определении сроков хранения электронных документов, уничтожении и др. действуют правила, установленные для аналогичных документов на бумажном носителе.
Постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 утверждено Положение о системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Этот нормативный акт является основой для создания единой инфраструктуры обеспечения юридически значимого электронного взаимодействия органов государственной власти и органов местного самоуправления. В настоящее время идет внедрение этой системы в центральных органах управления.
В процессе внедрения указанной системы возникает большое число вопросов, касающихся практических аспектов документообмена между различными органами управления.
Например, как производится конвертация документированной информации в процессе взаимодействия различных автоматизированных систем управления документами, какие форматы применяются при этом, в каких форматах следует хранить текстовые, графические фото- и видеодокументы? Эти вопросы решаются в ходе внедрения системы.
Итак, можно сделать вывод, что законодательные и иные правовые нормативные акты РФ пока лишь в самых общих чертах регулируют вопросы применения ЭД в управленческой деятельности. Фрагментарный характер законодательного регулирования электронных документов затрудняет их комплексное применение во всех сферах жизни общества и государства и не позволяет в полной мере использовать их преимущества перед бумажными документами.
Одной из важнейших проблем в данной сфере является вопрос эффективного взаимодействия между разными информационными системами. Не секрет, что многочисленные автоматизированные системы управления документами построены на разных платформах, используют различные операционные системы и, как правило, не могут непосредственно взаимодействовать между собой.
Пока еще трудно решается вопрос об электронной цифровой подписи документов. Процедура ее получения и использования сегодня излишне усложнена.
Заключение
Нужно учитывать, что переход на новые технологии требует надлежащей правовой и нормативной базы, продуманной системы архивного хранения, квалифицированных исполнителей и руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. Самые совершенные технологии без этих условий не принесут ожидаемого результата.
Кроме того, устраняя одни проблемы, процесс информатизации общества ставит перед нами новые - появляются неизвестные ранее возможности для несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за отказа оборудования, вирусной атаки или неквалифицированных действий пользователя. Именно в связи с этим новые требования предъявляются сегодня в равной мере и к руководителям, и к персоналу, ответственному за подготовку и прохождение документов, а анализ всех возможных проблем и выработка путей их преодоления представляется очень важным и актуальным [3].
Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. При этом основными задачами службы ДОУ являются:
внедрение на предприятии единого порядка работы
с документами в соответствии с ГСДОУ
и иными нормативно-методическими и организационно-
осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;
обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;
совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.
главная особенность ДОУ по сравнению с делопроизводством - оно предполагает использование более эффективных технологий обработки информации. В системе ДОУ, как правило, задействованы локальные и корпоративные вычислительные сети, документы создаются, учитываются и обрабатываются с помощью компьютера. Другими словами, вырисовывается перспектива слияния функций документационного обеспечения и управления как такового [6].
Переход на новые технологии требует надлежащей правовой и нормативной базы, продуманной системы архивного хранения, квалифицированных исполнителей и (это, пожалуй, главное) руководителей, способных охватить весь круг сопутствующих проблем. Самые совершенные технологии без этих условий не принесут ожидаемого результата. Рассмотрим обе стороны проблемы более детально.
Придание электронным документам юридической силы дает возможность отказаться от бумажных «двойников» и перейти к полностью электронному документообороту, при котором распечатка если и сохраняется, то лишь в качестве бумажной копии электронного оригинала, имеющей ограниченную область применения. Из этого прямо вытекает еще одно требование: раз уж оригинальный документ существует исключительно в электронной форме, необходимо уделять равное внимание всем стадиям его жизненного цикла, включая не только создание и обращение, но и последующее архивное хранение.
Трудно переоценить важность нормативно-правовой базы для регулирования современного документооборота в нашей стране. Огромная держава, имеющая сложную организационную структуру, очень нуждается в оптимизации управленческих процессов. Электронный документооборот - один из путей оптимизации управленческих процессов во всех структурах власти и в коммерческих структурах.
Нормативно-правовая база, регулирующая процессы информатизации ДОУ в РФ очень нуждается в доработке.
Список использованных источников и литературы
1 Введение в правовую информатику. Справочные правовые системы. – КонсультантПлюс : Учебник для вузов / под общ. ред. Д. В. Новикова, В. Л. Камынина. - М. : ООО НПО «Вычислительная математика и информатика», 1999. - 355 с.
2 Макаровой, Н. В. Информатика : Учебник / под общ. ред. Н. В. Макаровой. - М. : Финансы и статистика, 2007. - 482 с.
3 Корнеев, И. К. Информационные технологии в управлении/ В. А. Машурцев. - М. : ИНФРА-М, 2001. - 422 с.
4 Назаров, С.В. Компьютерные технологии обработки информации: Учебное пособие / С.В. Назаров, В.И. Першиков, В.А. Тафинцев и др. - М. : Финансы и статистика, 2005. - 366 с.
5 Кудряев, В. А. Организация работы с документами : Учебник / В. А. Кудряев, И. К. Корнеев, Г. Н. Ксандопуло и др. - М. : ИНФРА-М, 1998. - 357 с.
6 Рыжков, В. И. Информационные технологии в государственном и муниципальном управлении: Учеб. Пособие / В. И. Рыжков. – Хабаровск : ДВАГС, 2009. - 468 с.
