Влияние коммуникаций на процесс управления организацией

Оглавление

Введение……………………………………………………….……....2

1. Понятие, сущность и виды коммуникаций…………………...3
2. Внешние коммуникации…………………………………….....4
3. Внутренние коммуникации………………………………...….5
4. Коммуникационный процесс ……………………………...….8
5. Характеристики коммуникационных сетей………………....12
6. Проблемы коммуникационного процесса в организации…..14
7. Способы совершенствования коммуникационных процессов в организации ……………………………………………….......17

      Заключение ……………………………………………………….....18

    Список использованной литературы…………………………...........19

Введение

Почти невозможно переоценивать  важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации  достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

Однако, коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов, каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу.

Каждый шаг  – это пункт, в котором, если мы будем небрежны, и не будем думать о том, что делаем, - смысл может быть утрачен.

Целью работы является изучение  влияния  процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.

Реализация поставленной цели требует решения следующих задач: ознакомиться с природой и сложностями коммуникаций, коммуникационного процесса, с потенциальными западнями на пути к пониманию сути сообщений. Изучить этапы коммуникационного процесса и способы его совершенствования. А также с тем, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга.

Понятие, сущность и виды коммуникаций.

Коммуникация -  это в первую очередь обмен информацией между людьми. Трудно переоценить роль эффективных коммуникаций в управлении организацией. Совершенно ясно, что если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не сумеют работать вместе.

Обмен информацией  необходим при реализации любой  их функций менеджмента (планирование, организация, мотивация и контроль). Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации. Короче говоря,  обмен информацией – важнейшая составная часть практически всех видов управленческой деятельности. Неудивительно поэтому, что большую часть своего рабочего  времени (50-90%) менеджеры всех уровней  тратят на коммуникации.

Можно утверждать, что эффективность работы менеджера  зависит, прежде всего, от эффективности его коммуникаций  и навыков делового общения: умения вести личную беседу и разговаривать по телефону, читать и составлять деловые записки, письма и отчеты, участвовать в совещаниях и т.п.

Коммуникации  в организации – это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение. Организация осуществляет внешние и внутренние коммуникации.

Внешние коммуникации.

Коммуникации  между организацией и внешней  средой. Это обмены информацией между организацией и внешней средой. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок (выставки-продажи, директ-мейл, личные продажи), а также проводя различные социологические опрос.    Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и предоставлять соответствующим органам (налоговым, статистики, внебюджетным фондам) различные отчеты, справки, сведения. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения  о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п.  Используя лоббистов, поддерживающих определенные политические партии, движения, группы и отдельных депутатов, делая взносы в их пользу, крупные организации е только получают от них необходимую информацию, но и влияют на законодательство, содержание нормативных актов, принимаемых  законодательной властью всех уровней.  В сфере отношений с общественностью первостепенное  внимание уделяется созданию определенного образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном, международном уровне. Для чего в крупных фирмах создаются специальные отделы по связям с общественностью («паблик рилейшнз»), специалисты которых, используя разнообразные средства, распространяют необходимую для этого информацию.

Следует подчеркнуть, что обсуждения, собрания телефонные переговоры, служебные записки, отчеты, циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности и проблемы, создаваемые внешним окружением.

Внутренние  коммуникации.

Под ними понимается информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. Внутри организации обмены информацией происходят  между уровням руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

Межуровневые  коммуникации в организациях. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях и т.п. Например, вице – президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководитель среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. С ее помощью руководство узнает о реальном положении дел  в организации, о результатах принятых решений, о возникающих трудностях, проблемах и предложениях по их разрешению. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

Коммуникации  между различными отделами. В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация – это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Существенное отличие горизонтальных коммуникаций заключается не в направлении движения информации, а в том, что в отличии от вертикальных, горизонтальные информационные обмены связывают равноправные элементы организации, формируя между ними отношения кооперации и координации.

Например, в  сфере розничной торговли региональные управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмена информацией о продукции. В компаниях наукоемких отраслей ключевые руководители среднего звена из производственных, маркетинговых и проектно-исследовательских отделов встречаются для координации действий по обновлению продукции. На основе базовой технологии компании могут выпускать разнообразные продукты, поэтому чрезвычайно важно через проектно-исследовательский отдел получать информацию о том, чего хочет рынок. Это позволяет организации сохранять близость к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять  его запросы. Подобным образом, производственники должны дать обоснование достаточно низких затрат по реализации будущих инноваций проектно-исследовательского отдела с тем, чтобы дальнейшее производство было оправдано.

Коммуникации  между руководителем и подчиненным. Этот вид внутренних  коммуникаций составляет абсолютное большинство всех информационных обменов в организации и занимает особое место в сфере межличностных отношений.  Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действия группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о проблемах  и достижениях и т.д. Кроме того иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований, или надвигающихся перемен. Как указано выше, такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников  своей работой.

Неформальные  коммуникации. В любой организации наряду с формальной структурой существует и неформальная, которая основана наличных, неслужебных, нерегламентированных отношениях и соответственно кроме информации, передаваемой по официальным, формальным каналам (формальные коммуникации), циркулирует и неофициальная информация, проще говоря, слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций.

Неформальными коммуникациями  довольно часто  пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Особенности неформальных коммуникаций – гораздо большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений.

Наличие в организации  неформальных коммуникаций – явление  нормальное, однако лишь до определенной степени. Следует помнить, что слухи  – это всегда следствие недостатка информации, и большой объем сведений,  распространяемых с помощью слухов, неформальных информационных обменов, свидетельствует о неблагополучии системы коммуникации и ее неэффективности.

Коммуникационный  процесс.

Итак, коммуникации пронизывают все элементы организации. Их основная цель – обеспечить взаимопонимание  людей, участвующих в информационном обмене.

Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного  процесса – обеспечение понимания  информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией еще не гарантирует эффективности общения. Довольно часто передаваемое сообщение оказывается неправильно понятым и, следовательно, коммуникации – неэффективными.

 Чтобы лучше понимать  процесс обмена информацией и  условия его эффективности, следует  иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей. Процесс коммуникаций возможно осуществлять при наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель.

Отправитель – лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой информации.

Сообщение – информация, имеющая определенную форму и закодированная с помощью соответствующих символов.

Получатель - лицо, которому отправитель адресует передаваемое сообщение.

Процесс коммуникации можно представить в виде последовательности нескольких взаимосвязанных этапов. Очень часто процесс коммуникации занимает всего несколько минут или даже секунд и на практике сложно выделить и разграничить его отдельные этапы. Но следует охарактеризовать каждый, чтобы лучше понять их содержание.

• Формулировка идеи. Обмен информацией всегда начинается с формулирования идеи и отбора информации для сообщения. Отправитель решает, какую именно идею он хочет сообщить своему адресату. Это чрезвычайно важный этап, так как именно он во многом определяет эффективность процесса в целом. Очень часто можно наблюдать, как непродуманная ил неудачно сформулированная идея служит источником недоразумений и препятствует достижению взаимопонимания. Поэтому главное для отправителя еще до передачи сообщения – четко определить, что именно должен понять получатель и насколько эти идеи уместны и адекватны конкретной ситуации. Итак, идея сформулирована, однако она еще не имеет определенной формы,  в которой может быть передана получателю. Придать ей эту форму – задача следующего этапа.
• Кодирование информации и формирование сообщения. Для того чтобы предать свою идею, отправитель должен с помощью символов, понятных получателю, закодировать информацию, придав ей определенную форму. В качестве таких символов могут использоваться слова (звуки, буквы), интонации, жесты, рисунки (графические изображения) и т.д. Такое кодирование превращает идею в сообщение.
• Выбор канала связи и передача сообщения. Одновременно с кодированием   отправитель выбирает и канал связи, соответствующий типу символов, использованных для кодирования, и целям коммуникации. К таким общеизвестным и часто используемым каналам относятся: почта, телефон, телефакс, электронная почта, компьютерные сети и т.д.  Если канал связи непригоден для физического воспроизведения определенных символов, передача информации невозможна или затруднена. Так, например, вряд ли можно получит адекватное представление о проекте нового задания при передаче сообщения по телефону. Но не менее важно, чтобы выбранный канал соответствовал идее и цели сообщения, иначе обмен информацией теряет эффективность. Например, если руководитель хочет предупредить подчиненного о недопустимости совершенного им нарушения правил и делает это во время непринужденной личной беседы, между прочим, а не официальным письмом или на совещании, он не должен удивляться, если работник не воспримет идею серьезности своего проступка.

В ряде случаев, обмениваясь информацией, желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Хотя это  и усложняет коммуникационный процесс, зато повышает его результативность. Так, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и  письменной информацией обычно эффективней, чем обмен только письменными сообщениями.

Выбрав канал, отправитель использует его для  передачи сообщения получателю. Речь здесь идет только об одной из операций – физической передачи информации, занимающей часто лишь считанные секунды, которую, однако, иногда ошибочно принимают за весь процесс коммуникации.

• Декодирование и восприятие информации. Чтобы воспринять информацию, заключенную в сообщении, получатель должен декодировать его.  Декодирование – это по сути перевод символов  сообщения в мысли получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Однако в силу ряда причин, в процессе передачи информации возникают различного рода помехи и искажения (шум), способные изменить смысл сообщения.

Для того, чтобы  компенсировать негативное влияние шума и повысить эффективность обмена информацией, в коммуникационных процессах используется обратная связь. Под обратной связью понимается реакция получателя на принятое им сообщение. Обратная связь необходима, чтобы понять, насколько правильно было воспринято и понято сообщение. Менеджер не должен считать, что смысл всего сказанного или написанного им будет понят в точности так, как он задумал, и ему следует, поэтому наладить обратную связь с получателем.

Такая обратная связь реализуется с помощью  двух завершающих этапов  коммуникационного  процесса.

• Интерпретация сообщения и формирование ответа. На этом этапе отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем и формирует свой ответ, в котором содержатся его интерпретация полученного сообщения и реакция на него, а первоначальный отправитель – получателем, ожидающим сообщения – ответа.
• Передача ответа. Сформированный ответ предается получателю по выбранному каналу связи, замыкая тем самым цикл коммуникации.

Для достижения взаимопонимания может потребоваться  несколько таких циклов  и соответственно больше времени. Но хотя процесс коммуникации с обратной связью протекает медленнее, он гораздо более точен и эффективен по сравнению с односторонней связью.

Характеристики  коммуникационных сетей.

Эффективность  коммуникаций во многом определяется количеством каналов связи в сети и ее характером. Для уменьшения возможных шумов в организации целесообразно иметь минимальное число каналов связи в сети коммуникаций. Основные возможности комбинации каналов связи между работниками и/или подразделениями организации.

Общее число  каналов связи в сетях коммуникации можно определить, используя следующие формулы:

для последовательной и веерной сети коммуникации

для круговой

где L – число каналов в сети  коммуникации, P – число работников (подразделений).

Минимальное число  каналов связи обеспечивают последовательная и веерная сети коммуникаций. Это вроде бы подтверждает одно из основных достоинств организаций, построенных по строго иерархическому принципу – самая простая и ясная сеть коммуникации. Однако на самом деле все обстоит не так просто. Иерархическая структура дает минимальное количество только официальных каналов, а в любой организации существуют и неофициальные, неформальные каналы связи.

Официальная сеть коммуникации часто относительно стабильна, быстро устаревает и люди ищут пути, как сделать ее динамичнее и эффективнее в быстро меняющейся ситуации. Поэтому на практике фактическая сеть коммуникаций в любой организации, а тем более коммерческой, представляет собой не последовательную или веерную, а скорее всего круговую систему, в которой рядом с официальными, прежде всего вертикальными коммуникациями (руководитель - подчиненный), существует число неформальных.

Кроме того, исследования, проведенные социологами в малых  группах, показали, что различные  сети коммуникации неравноценны по своим качественным характеристикам  и, следовательно, их эффективность для организации неодинакова.

Все эти особенности  коммуникационных сетей необходимо учитывать при формировании и  развитии организационной структуры.

Проблемы  коммуникационного процесса в организации.

Такими проблемами довольно часто являются проблемы в  межличностных контактах из-за психологических  различий в восприятии. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по–разному в зависимости от образования, жизненного опыта, потребностей и т.д. Очень важен характер взаимоотношений между руководителем и подчиненным. В атмосфере доверия  расширяются информационные потоки, и повышается точность информации: если руководители честны и открыты, информируя своих подчиненных, последние отвечают им тем же.

Другая часть  проблем связана с так называемыми  семантическими барьерами. Они проявляются  в том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут  иметь разные значения для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса, национально-культурных различий, должности. Ситуация осложняется тем, что во многих организациях, а иногда даже в их структурных подразделениях, вырабатывается собственный жаргон, что также может служить источником смысловых искажений.

Кроме слов (основного  средства кодирования) в информационных обменах используются также и невербальные символы, например, выражения лица, позы, жесты, интонации, которые способны существенно изменять смысл произносимых слов. Согласно исследованиям психологов, значительная часть речевой информации  воспринимается не через слова, а через язык жестов, поз и интонацию. Невербальные символы способны существенно исказить смысл передаваемого сообщения и создать дополнительные проблемы в общении.

Проблемы, возникающие в межличностных информационных обменах, имеют психологическую природу и разрешаются, прежде всего, путем повышения психологической культуры менеджеров и, в частности, совершенствованием навыков делового общения. Однако трудности в процессах коммуникации могут быть вызваны и причинами иного – организационного характера.

• Фильтрация. В организации существует необходимость отбора или фильтрации сведений,  чтобы при обмене информацией между подразделениями  или уровнями управления направлять получателю только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации и придания сообщению большей ясности  информацию определенным способом «сжимают»: упрощают, обрабатывают. Это может привести к отсеиванию одних  и акцентированию других сведений, искажающих содержание информации.

Кроме того, сообщения, передаваемые на вышестоящие уровни организационной иерархии, довольно часто искажаются из-за сложившейся  тенденции снабжать руководителей  только положительно воспринимаемой информацией.  

• Перегрузка каналов связи – другая причина трудностей в организационных коммуникациях. Она вызвантся как элементарной нехваткой технических средств связи и обработки информации, так и избыточностью информационных потоков.
• Нерациональная организационная структура -  еще одна причина, способная вызывать проблемы в коммуникациях. Если структура организации продумана плохо, вызывает дублирование функций, задач и полномочий, это неизбежно приводит и к параллельным потокам информации, ее искажениям и замедлению движения. Нерациональная структура может также вызывать конфликты между различными подразделениями и отдельными  руководителями, что естественно создает серьезные проблемы при обмене информации и принятии управленческих решений.

Эффективность коммуникационного процесса.

Невозможно  количественно оценить эффективность  коммуникационного процесса. Но на его эффективность влияет множество  факторов.

В оценке эффективности  коммуникационного процесса свою роль играет количество каналов связи: при  обмене информацией желательно не ограничиваться одним каналом, необходимо иметь минимальное количество каналов, но при этом должно быть их определенное сочетание (например, письменный и устный).

Не менее  важную роль играет правильность оформления  сообщения: нужно как можно яснее изложить идею, чтобы она была наиболее точно понята получателем.

Коммуникационный  процесс можно назвать эффективным, когда между отправителем сообщения  и  его  получателем достигнуто взаимопонимание, поэтому обратная связь очень  важна при оценке эффективности коммуникационного процесса. Ее наличие во много раз повышает его эффективность, и способствует достижению взаимопонимания. Тогда и коммуникации являются эффективными и проблемы и задачи за счет достигнутого взаимопонимания решаются взаимовыгодно для обеих сторон.

Способы совершенствования коммуникационных процессов в организации

Последние достижения в области информационной технологии способствуют совершенствованию обмена информацией в организации.

 Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают, получают.

Глобальная  сеть  Internet  дает большие возможности  в получении и обмене информацией. С ее помощью можно общаться на больших расстояниях, находясь в разных городах и даже странах. Это удобно, например, в проведении совещаний, или в решении каких – либо важных вопросов. 

Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток  телефонных разговоров. Кроме того электронная почта - эффективное средство связи между людьми.

Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить  и получить ответы, а исходные сообщения.

 В ходе видеоконференции люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо.

Заключение 

Итак, коммуникации – это обмен информацией,  который необходим людям как условие совместной работы в организации  и является составной частью практически всех видов управленческой деятельности. Они пронизывают все элементы организации. Эффективность работы менеджера, прежде всего, зависит от эффективности его коммуникаций, от его навыков делового общения.

Основная цель обмена информацией – обеспечить взаимопонимание участвующих в  нем людей.

Осуществление коммуникаций – это связующий  процесс, необходимый для любого важного управленческого действия.

Процесс коммуникаций - это обмен информацией между двумя или более людьми.

Обмен информацией  в организации можно улучшить, создав системы обратной связи, регулируя  информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствующие формированию восходящих и боковых ветвей информационного обмена, развертывая системы сбора предложений, печатая материалы информационного характера для использования внутри организации и применяя достижения информационных технологий.

Список  использованной литературы

1. Веснин В.Р. Основы менеджмента: Учебник.- М.: Институт менеджмента права и экономики. Издательство «Триада,Лтд», 2007.
2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник, 3-е изд. – М.: Гардарика, 2006.
3. Лукашевич В.В. Основы менеджмента: Учебное пособие для средниз профессиональных заведений. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. (Серия «Среднее профессиональное образование:менеджмент»).
4. Максимцов М.М., Комаров М.А. Менеджмент: Учебник для вузов, 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, Единство, 2007.
5. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Перевод с англ. – М.: «Дело», 2005.
6. www.bstal.ru (20.11.08 г.)
7. Выдержки из документации «СТО 09.05.02-2006», «СТО 09-229», «СТО И-06-144», «СТО 06-125».