Жизненный цикл управленческих документов и предметные действия , производимые с ними

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЯ

УРАЛЬСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

Контрольная работа

по дисциплине

«Документационное обеспечение управления»

Тема: Жизненный цикл управленческих документов и предметные действия , производимые с ними

Студент

Гр.334                                                            Абраамян Г.И.

Преподаватель                                             Колесник Е.Н.

Екатеринбург 2007

ВВЕДЕНИЕ

Управленческая деятельность любой организации бази­руется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98 %), использу­емой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, ре­шения спорных вопросов, анализа и исследования управ­ления с целью повышения его эффективности и т. д. До­кумент в управлении выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его ре­зультат.

Жизнеспособность предприятия зависит от его взаимодействия с другими предприя­тиями и организациями, а также от согласованной работы руководства и сотруд­ников. Такое взаимодействие невозможно без своевременного и полного обмена объективной информацией. Поэтому для успешного выполнения возложен­ных на предприятие функций необходимо наладить его внутренние и внешние информационные связи.

Внутренние связи обеспечивают производственный процесс и взаимодействие руководства с работниками. Внешние связи обеспечивают связь предприятия с внешним миром: вышестоящими организациями, контролирующими органами, партнерами, потребителями товаров или услуг и т. п.

Информационные связи предприятия, как правило, имеют двухсторонний харак­тер. Информация принимается, обрабатывается, в резуль­тате обработки вырабатывается решение, оно доводится до исполнителей, дей­ствия которых контролируются. На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:

-   в пространстве: внутри предприятия и за его пределами;

-   во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

            Специалист любого уровня управления должен знать правила документооборота. Тем самым определяется актуальность темы исследования: исследование механизмов документооборота управленческих документов.

Цель данного исследования заключается в систематизации информации по документообороту управленческих документов.

Объект исследования – делопроизводство.

Предмет исследования – жизненный цикл управленческих документов.

В соответствии с проблемой, объектом, предметом и целью исследования предстояло решить следующие задачи:

1.                  Рассмотреть теоретические аспекты понятий «документооборот», «внешний и внутренний информацион­ный потоки»;

2.                  Изучить и описать этапы  жизненного цикла для внешних и внутренних документов;

3.                  Проанализировать предметные действия, производимые с управленческими документами и их сущность

4.                  Найти связь базовых операций с этапами жизненного цикла управленческого документа и предметными действиями;

5.                  Логически обосновать и сделать выводы

Теоретическую и методическую основу данной работы составляют:

                  Законодательные акты Российской Федерации, Постановления Правительства Российской Федерации, нормативные документы, сборники научных трудов ученых и практиков;

                  Работы отечественных авторов в области теории и практики делопроизводства в России.

Работа состоит из введения, четырех глав, заключения, списка использованных источников .

ГЛАВА 1.Представление о документообороте

Для достижения наименьших затрат труда и оперативности при работе с докумен­тами необходимо тщательно продумать схему организации их движения от момен­та создания до момента окончания работы с ними. Это движение называется документооборотом.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем.[1]

             1.Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, возвраты на предыдущие ступени должны быть сведены к минимуму. Наибольшее чи­сло возвратов происходит на этапе разработки документа.

             2.Путь движения документа должен быть кратчайшим.

               3.Все документы секретарь в процессе документооборота должен направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями.

          Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника, и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение тру­да должно фиксироваться в должностных инструкциях.

          Каждый документ в процессе движения должен проходить три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Современный документооборот организации формирует­ся в результате организованного "слияния" трех самостоятель­ных информационных потоков, по которым "путешествуют" внутренние документы, входящие документы и исходящие до­кументы.

Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информацион­ный поток — перемещение документов внутри предприятия.[2]

1.Поток поступающих документов (входящая документация) — внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.

2.   Поток отправляемых документов (исходящая документация) — документы которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.

3.   Поток внутренних документов (внутренняя документация) — документы которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.[3]

Обработка каждого потока документов производится по своей схеме.

ГЛАВА 2. Работа с входящими документами

2.1.Получение

Получение секретарем входящих документов в почтовом от­делении, учреждении фельдъегерско-почтовой связи, непосред­ственно от посыльного и т. п. производится после тщательной проверки адресных данных поступившей корреспонденции, ее количества.

В необходимых случаях проверяется вес отправления и сохранность печатей. Почтовые отправления принимаются под роспись в книге выдачи, с выдачей описи-реестра на все полученные документы.

Проверенная и документально оформленная почта уклады­вается в запирающийся на замки портфель (сумку и т. п.) и плом­бируется (опечатывается). Доставка входящих документов, как правило, осуществляется на автотранспорте организации.

Доставленные до места назначения входящие документы про­ходят процедуру первичной обработки, включающую в себя рас­паковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по техническим средствам коммуникации (телефон, телеграф, теле­факс, а также электронная почта) осуществляется секретарем не­посредственно в офисе.

На особо важные документы (сообщения), поступившие по перечисленным коммуникационным каналам, испрашивается под­тверждение. До получения подтверждения содержание этих доку­ментов руководителю не докладывается.[4]

2.2.Регистрация

Информация обо всех полученных сообщениях и документах фик­сируется секретарем в специальных журналах. Этот процесс получил Название первичного учета (регистрации) входящих документов.

Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов входящих документов, соответствие их содержания сопроводительным листам (письмам) и внесение данных первичного учета в регистрационный журнал — журнал учета входящих документов.

Как показывает практика, в условиях функционирования современной организации наилучшим образом зарекомендовала себя  централизованная система регистрации документов, в соответствии  с которой выполнение всех необходимых операций с документами производится в одном месте — как правило, в офисе руководителя или в учетно-регистрационном отделе предприятия.

Такая система обеспечивает:

                  единый порядок регистрации документов;

                  оперативное ведение по документам информационно-поисковой и архивно-справочной работы;

                  эффективный контроль исполнения документов.

Все документы, зарегистрированные в организации, должны иметь свой индивидуальный идентификационный номер, включающий в себя порядковый номер по журналу регистрации и но­мер регистрационного журнала согласно утвержденной номенк­латуре дел организации, например 3004/5, где 3004 — порядко­вый номер записи, 5 — номер журнала.

Учет документов может вестись в форме картотеки. В этом случае на каждый документ заводится отдельная карточка с утвержденной формой заполнения, в которую вносятся данные.

Карточки можно группировать по различным признакам. Например, карточки исполненных документов можно размещать по возрастанию порядковых номе­ров; карточки документов, находящихся на контроле, — по срокам исполнения; можно отдельно выделять карточки не исполненных в срок документов.[5]

Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.[6]

2.3. Порядок рассмотрения

Поступившие в адрес руководителя входящие документы дол­жны представляться ему для ознакомления, как правило, в день поступления.

Однако, исходя из общепринятой практики, чаще всего доку­менты к руководителю, например кадровой службы, поступают после их рассмотрения руководителем организации (с соответству­ющей резолюцией).

Секретарем производится подготовка полученной деловой корреспонденции на доклад руководителю, включающая:

                  разметку, то есть выделение заголовков и некоторых других реквизитов входящего документа цветом, подчеркиванием и др.;

                  укладку документов (в папки и т. п.) в определенном по­рядке.

Документы, требующие первоочередного рассмотрения, укла­дываются секретарем в отдельную папку, а при небольшом по­вседневном количестве докладываемых документов помещаются поверх всех остальных.

Документы особой важности, с пометкой "срочно" и т. п., док­ладываются руководителю в первую очередь.

Папки с подготовленной соответствующим образом входящей корреспонденцией передаются руководителю для последующего рассмотрения и оформления резолюций. Как правило, вся посту­пившая входящая корреспонденция должна быть рассмотрена им не позднее дня, следующего за днем представления на доклад.

Отдельные входящие документы могут быть оставлены руко­водителем предприятия у себя для принятия по ним решения пос­ле выяснения дополнительных сведений.

В связи с этим секретарь должен уточнить, какие из представ­ленных входящих документов продолжают находиться у руково­дителя, а также то, какие вспомогательные материалы (например, из числа документов, ранее поступивших в адрес организации) для углубленного изучения первых могут ему потребоваться и когда их следует представить.

2.4. Вынесение резолюций

По результатам рассмотрения на подлежащих исполнению входящих документов руководителем делается соответствующее письменное указание (резолюция), на основании которого начи­нается непосредственная работа по исполнению документа.

Резолюции (решения и поручения) по исполнению рассмотрен­ных входящих документов пишутся на свободных от текста по­лях документов (как правило, ниже или правее текста). Писать поручения на тексте документа запрещается.

В необходимых случаях, когда поручение слишком обширно по своему содержанию, для его оформления используются специ­альные бланки формата А5 с указанием в верхней строке должнос­ти лица, написавшего резолюцию (к примеру, "главный инженер").

Поручение по исполнению входящего документа дается, как правило, только одному должностному лицу (например, началь­нику планового отдела, главному редактору и т. п.).

Если же интересы дела требуют привлечения в качестве соис­полнителей нескольких лиц, в резолюции в обязательном поряд­ке указывается, кто является ответственным за своевременное и качественное исполнение данного поручения (документа) в целом.

В случае, если ответственный не назначен, таковым полагают должностное лицо, фамилия которого указана в резолюции пер­вым.

В случае, если резолюция не содержит сроков исполнения, вхо­дящий документ должен быть исполнен в течение месяца после его рассмотрения.

При этом сроки исполнения поручений по телеграммам не должны превышать двух дней.

Устанавливая срок исполнения документа, руководитель обя­зан учесть время на его подготовку, согласование, оформление и доставку.

Содержание резолюций по наиболее важным и срочным доку­ментам при необходимости может регистрироваться секретарем в соответствующем журнале — журнале учета резолюций.

Должностные лица, которым поручено исполнение входяще­го документа, в свою очередь, обязаны сделать это, исходя из сро­ка исполнения, установленного резолюцией (или иным поруче­нием) руководителя.

Однако во всех случаях эта работа начинается для соответству­ющих должностных лиц с процедуры ознакомления с содержани­ем резолюции и получения адресованного им на исполнение до­кумента.

Следует также подчеркнуть, что исполнение документов мо­жет поручаться и секретарю руководителя.

Памятка секретарю руководителя о порядке и правилах испол­нения документов:

          1.Обращение с документом осуществляется на основании до­
пуска и соответствующих указаний руководителя (непосредствен­ного начальника).

         2.Служебные полномочия и профессиональная компетенция должностного лица должны находиться в полном соответствии
со сложностью задачи по подготовке документа.

          3.Передача документа другим должностным лицам в процессе
работы осуществляется только под роспись (кроме случаев, когда
документ не выносится указанными лицами в другое помещение).

          4.Работа с документом осуществляется в строго отведенном
месте, оборудованном всем необходимым для работы и ограниченном от доступа посторонних.

         5.На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано исключать доступ к исходному документу и производным мате­ риалам посторонних лиц, в том числе в результате "случайного" ознакомления.

         6.На протяжении всей работы с документом должностное лицо, уполномоченное производить указанную работу, обязано обеспечивать конфиденциальность содержания исходного документа и производных материалов, не разглашая их посторонним.

          7.Работа с документом должна быть выполнена таким образом, чтобы обеспечить своевременное согласование и представление проекта нового документа на рассмотрение, а затем и утверждение (подпись) его окончательного варианта.

            8.Хранение документов должно осуществляться в помещениях (местах), исключающих доступ к ним посторонних.

            9.Контроль наличия документа в процессе работы осуществляется должностным лицом, ответственным за его хранение, постоянно.

              10.По окончании работы с документом последний подлежит незамедлительной сдаче.[7]

ГЛАВА 3.Работа с исходящими и внутренними документами

3.1. Общий порядок работы должностных лиц организации

Упорядоченная, тщательно организованная работа с докумен­тами организации ведет к устранению спешки и резкому сниже­нию вероятности совершения разного рода ошибок в процессе исполнения документов.

Исполненные документы, в зависимости от места своего даль­нейшего использования, являются либо внутренними, либо исхо­дящими. Остановимся на этом чуть подробнее.

Работа с внутренними документами осуществляется исключи­тельно внутри организации. Это означает, что исполненный до­кумент в дальнейшем поступает во временное пользование долж­ностным лицам, в структурные подразделения и др.

Исходящий же документ после исполнения высылается для последующей работы за пределы предприятия.

Отметим, что если по прошествии некоторого времени возник­нет необходимость в отправке внутреннего документа за пределы организации, то в этом случае (после соответствующего доофор­мления) последний также станет исходящим документом. Рассмотрим более подробно путь движения различ­ных видов внутренних документов в организации.

Проекты распорядительных документов после под­готовки и согласования их с соответствующими под­разделениями передаются в юридическую службу для проверки правильности содержания подготовленных до­кументов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за пра­вильностью их оформления. Копии подписанных руко­водителями распорядительных документов в обязатель­ном порядке рассылаются в структурные подразделе­ния, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

Особенностью прохождения протоколов является от­сутствие этапов подготовки проекта документа, его визи­рования и согласования. Протоколы, содержащие пору­чение отдельным должностным лицам или подразделе­ниям учреждения, передаются адресатам в виде размно­женных экземпляров или выписок из протокола.

Докладные записки на имя руководителя учреждения или руководителя структурного подразделения, справки, сводки, другие внутренние документы оперативного ха­рактера рассматриваются должностным лицом, которо­му они направлены, после чего в общем порядке переда­ются для исполнения в соответствующие структурные подразделения, либо помещаются в соответствующее дело.

Передача документов между структурными подраз­делениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизвод­ство. Документы передаются с соответствующей отмет­кой в регистрационной форме.

Передача документов в службу информатизации (ВЦ) для обработки, а также получение документов (машино­грамм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурно­го подразделения или через лицо, ответственное за документационное обеспечение.[8]

В процессе работы по исполнению (контролю за исполнени­ем) документа секретарю руководителя предстоит выполнить (осу­ществить контроль за выполнением) следующие операции:

           1.Постановку задачи (адресование документа на исполнение).

           2.Исполнение документа.

              3.Тиражирование документа.

           4.Регистрацию документа.

           5.Упаковку и отправку (рассылку) документа.

6.Помещение контрольного экземпляра документа в дело, последующую работу с ним.

  7.Текущее и архивное хранение, уничтожение и списание. Центральное место в этой "цепочке" занимает этап непосредственной работы над документом.

3.2. Сроки исполнения

Следует учесть, что продолжительность каждого этапа рабо­ты по исполнению документа будет меняться в зависимости от особенностей содержания документов, а также их объема.

Для корректной постановки задачи на исполнение документа для каждого этапа определяются:

                  необходимое на подготовку документа время, включая ре­зерв (исчисляемый в объеме 10—15% от минимально необходи­мого времени);

                  меры организационно-технического, информационного и иного обеспечения;

                  должностное лицо, ответственное за исполнение документа;

                  соисполнители документа (его отдельных частей, приложений и т. п.);

                  технические исполнители документа;

                  должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением документа (как правило, секретарь руководителя).[9]

Получение документов на исполнение

3.3. Передача секретарем документов на исполнение

В целях своевременного исполнения документов доведение их до сведения исполнителей осуществляет секретарь руководителя предприятия, который:

                  лично принимает от руководителя предприятия рассмотренные им документы;

                  на основании имеющихся резолюций и справочных данных о документах изучает круг лиц, которым адресованы документы для исполнения;

                  связывается с указанными лицами по телефону или лично, из­вещая их о необходимости исполнения тех или иных документов;

                  лично передает указанные документы ответственным испол­нителям;

                  осуществляет контроль за ходом исполнения документов.

Если документ предназначен для исполнения несколькими должностными лицами, секретарь (в целях повышения оператив­ности работы) может предварительно размножить его и передать копии всем исполнителям (в этом случае оригинал получит от­ветственный исполнитель).

Отметим, что размножение копий документов осуществляет­ся только с письменного разрешения руководителя кадровой служ­бы организации. Копии документа учитываются наряду с посту­пившим оригиналом документа и впоследствии за ненадобностью уничтожаются установленным порядком.

Ответственный исполнитель полностью отвечает за организа­цию исполнения документа или связанного с ним поручения

Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны качественно и своевременно отработать (ис­полнить) необходимые документы (в части, касающейся их работы) и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.

В том случае, если ответственный исполнитель не имеет достаточных полномочий для своевременного и полного исполнения документа, он может обратиться к тому должностному лицу, в компетенции которого находится решение вопроса.

При невозможности своевременно исполнить тот или иной документ за 2—3 дня до истечения срока должностному лицу, ус­тановившему срок исполнения, представляется доклад с указани­ем причин задержки, принимаемых мер и уточненного срока завершения работы с документом.

Техническое исполнение документа включает:

                  подготовку проекта документа (так называемого черновика);

                  набор и распечатку текста проекта документа (основноготекста и текста приложений);

                  корректировку содержания документа по результатам согласования;

                  оформление окончательного варианта документа.

3.4. Разработка проекта документа

Разработка проекта (черновика) документа производится от­ветственным исполнителем лично или с привлечением соиспол­нителей. В последнем случае соисполнители передают результа­ты своей работы (компьютерные файлы, рабочие тетради или от­дельные листы с машинописными или рукописными записями) ответственному исполнителю.

В общем случае содержание проекта документа должно давать ответы на вопросы, поставленные в документе, во исполнение которого разрабатывается проект.

В необходимых случаях в дополнение к документу разрабаты­ваются приложения. Последние, наряду с текстуальной частью, могут включать в себя и необходимые графические материалы.

После проверки содержания проекта, его корректуры и доо­формления ответственный исполнитель передает исправленный первый экземпляр документа на согласование, оставляя у себя до получения новых указаний второй (контрольный) экземпляр.[10]