Автоматизация офисной деятельности на основе программных продуктов офисного назначения. 2

ТЕМА: Автоматизация офисной деятельности на основе программных продуктов офисного назначения. 
 

                                               Содержание.

Введение………………………………………………………………………….

Глава 1.Прикладные программные средства офисного назначения…………

            1.1. Особенности Windows-приложений………………………………

Глава 2.Принципы работы программных продуктов семейства MS Office….

            2.1Текстовом редактор Word……………………………………………

         2.2Табличный процессор Excel……………………………………….

Заключение……………………………………………………………………...

Список  литературы……………………………………………………………. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                 Введение.

Автоматизацию офиса будем понимать как комплексную  автоматизацию работы всех офисных  подразделений: кадровой службы, канцелярии, бухгалтерии, секретариата, планово-экономического отдела, и др. Целью автоматизации офисной деятельности является повышение эффективности управления предприятием и обеспечение согласованности и бесперебойности работы всех офисных служб. Автоматизация офиса гарантирует комфортные условия работы для всех сотрудников, полностью ликвидирует или минимизирует ручное выполнение рутинных операций, практически исключает случайные ошибки исполнителей, оптимизирует все имеющиеся бизнес-процессы.

Автоматизация офиса предполагает оснащение офиса  компьютерами и сетевым оборудованием, современным телекоммуникационным оборудованием, средствами связи, принтерами, ксероксами и др. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Глава 1.Прикладные  программные средства  офисного назначения.

        В настоящее время на рынке  программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft  и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.

        Наиболее распространенным в  России в настоящее время является  пакет Microsoft Office. Это связано с тем, что фирма Microsoft  - автор Windows и Microsoft Office (MS Office) – логично вписывается в интерфейс Windows. Понимая логику работы с Windows, достаточно легко освоить прикладные окна программных средств, входящих в MS Office. Кроме того, совместное выполнение ряда программных средств, входящих в MS Office, позволяет гибко распределять их ресурсы и работу, увеличивать общую производительность.

         В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов. Среди этих программ Microsoft Outlook – средство доступа к разнообразной информации и её коллективной обработки, PowerPoint – мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, FrontPage – приложение для создания Web- страниц и ряд других.

       В связи с тем, что система Windows постоянно модифицируется фирмой-производителем, версии программного пакета MS Office соответственно изменяются вместе с ней. Например, для Windows 95 разработан MS Office 95, который включает Word 7.0, Excel 7.0 и т.д.

              В описаниях данной версии отмечается, что она выходит за границы традиционных настольных систем, превратившись в корпоративное приложение для предприятий любого масштаба. Данную версию офиса можно рассматривать как платформу для создания специализированных решений или клиентское средство доступа к корпоративны данным.

       В целом основная тенденция  в развитии программных продуктов  данного пакета – повышение  «интеллектуальности». С каждой  новой версией офисных продуктов  улучшаются встроенные в эти средства возможности грамматического и лексического контроля. В новой системе меню предполагается отображать только наиболее часто используемые функции, причем каждый пользователь может настраивать структуру меню «под себя».

        Для руководителя офиса (главного бухгалтера, финансового директора и т.п.) необходимо иметь представление о новых возможностях программных средств MS Office для совместной работы многих пользователей. Помимо этого большое значение для организации управления офисом имеет возможность информационного обмена между сотрудниками.

      1.1. Особенности Windows-приложений.

        Наглядность.

        Важным достоинством Windows-приложений является наглядность.

        Во-первых, все инструменты среды,  имеющиеся в распоряжении пользователя, могут быть представлены графически в виде командных кнопок, расположенных на специальной панели. Под инструментами понимаются команды основного меню, позволяющие пользователю производить действия над объектами прикладной системы. На командных кнопках помещается графическое изображение инструмента. В настоящее время изображения на кнопках стандартизированы, так что можно говорить о специальном языке компьютерных обозначений. Каждая среда имеет набор стандартных инструментов, таких как:

Открыть, Сохранить, Удалить, Отменить, Копировать, Вставить.

Кнопки с этими  инструментами размещаются на панели, называющейся Стандартная панель.

       Во-вторых, документы, создаваемые  в приложениях, отображаются на  экране точно в таком виде, в каком будут распечатаны на бумаге. Это особенно важно, когда заранее известно, какого формата должен быть конечный документ.

       Многозадачность.

       Еще одной отличительной особенностью  Windows-приложений является работа в многозадачном режиме. На рабочем столе могут быть одновременно открыты сразу несколько документов, созданных различными приложениями. Можно одновременно редактировать рисунок, писать письмо, производить расчеты.

        Следует, однако, уточнить понятие  одновременности. Все вышеперечисленные  задачи могут быть запущены на выполнение. Пользователь не может одновременно задействовать один и тот же орган восприятия информации для двух разных задач. Соответственно в таких случаях человек работает последовательно, например, сначала рисует, потом пишет.

       Организация обмена данными.

       Другой важной особенностью прикладных  сред Windows является возможность обмена данными между приложениями. Системная среда предоставляет два различных способа для обмена данными между приложениями: через буфер обмена и по технологии OLE.

       Обмен через буфер позволяет  либо переместить объект документа  на новое место, либо поместить  на новое место или в новый  документ копию объекта, не  сохраняя связи с приложением,  в котором этот объект создавался.

        Создание составных документов.

        Организация обмена данными между  прикладными средами обеспечивает  их интеграцию. Под интеграцией  прикладных сред понимается такое их объединение, когда становится возможным совместное использование объектов каждой из этих сред.

        Например, пользователь должен сделать справку по группе сотрудников отдела продаж и привести в справке их фотографии. Очевидно, что основой отчета станет текстовый документ. Помимо этого в распоряжении пользователя имеется база данных по сотрудникам, где производится поиск данных о работниках отдела продаж. Результат поиска (выборка) помещается в текстовый документ, в котором помимо собственных объектов присутствуют выборка из базы данных и фотографии.

        Интерфейс прикладной системы.

        Приложения, работающие в среде Windows, имеют очень похожий графический интерфейс. Научившись пользоваться одной программой данного класса, можно быстро освоить и остальные. Разобравшись в её особенностях и немного попрактиковавшись, можно почувствовать себя вполне уверенно. Как бы ни отличались внешние интерфейсы прикладных сред, все они состоят из однотипных по своему назначению элементов.

       В интерфейсе каждой из них  можно выделить четыре зоны:

• строка заголовка прикладной среды, где размещаются инструменты управления оконным интерфейсом приложения, и отображается имя среды;
• зона управления, где размещаются средства управления приложением и документами;
• рабочее поле, где размещаются редактируемые документы;
• справочная зона, где размещается информация о режимах работы приложения и подсказки пользователю.

       Итак, все программы, создаваемые  для Windows, имеют стандартный оконный интерфейс. У них формируются однотипные справочные зоны и зоны управления. Вид рабочего стола изменяется  в зависимости от назначения прикладной среды. 

Глава 2.Принципы работы программных продуктов семейства MS Office.

       Несмотря на разнообразие появившихся  версий программных продуктов семейства MS Office, в них заложены единые принципы построения работы с ними. Это позволяет, овладев одним средством, в дальнейшем достаточно легко освоить его новые версии. 

2.1Текстовом  редактор Word.

Текстовые процессоры, ярким представителем которых является текстовый редактор Word, -  это универсальная программная среда для работы с текстовыми документами.

       Текстовые процессоры, ярким представителем  которых является текстовый редактор  Word, -  это универсальная программная среда для работы с текстовыми документами.

       История разработки подобных программных средств базируется на стремлении упростить работу с различными видами документов (печатными изданиями, документами, докладами, диссертациями, рефератами и т.д.)

       Создан широкий спектр программ, ориентированных на решение этих  проблем. Одни предназначены для оформления небольших документов простой структуры, другие – для набора и подготовки к типографскому изданию книг и журналов.

        Текстовый редактор Word предоставляет человеку разнообразные возможности, как при подготовке текстов, так и при манипулировании с готовыми текстовыми документами, сохраненными на различных носителях. Из фрагментов готовых текстов можно формировать новые тексты; в тексты можно внедрять различные объекты, созданные в других приложениях; текстовые документы можно передавать по линиям связи локальных и глобальных компьютерных сетей.

Word имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач:

• работа с макропоследовательностями символов;
• автозамена опечаток при вводе;
• автоматическое форматирование текста при вводе (автоформат);
• автоматическое предложение полного варианта даты, а также слова или фразы из списка автотекста после ввода нескольких или первых букв (автозавершение);
• автоматический анализ документа с целью выделения его ключевых положений, на основании которого составляется автореферат;
• возможность создания стилей;
• автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи (помощник);

наличие мастера  писем, календарей, повесток, резюме, конвертов, факсов, облегчающих работу по созданию документов

Основным объектом Word является текст, представляющий собой символьную информацию, а именно:

• символы;
• слова;
• символьные абзацы;
• фрагменты текста 9выделенные блоки).

       Редактор Word обеспечивает работу с каждой из этих структур, как с единым целым. Кроме того, этот редактор имеет встроенный инструментарий деловой графики и множество приложений, позволяющих, не выходя их основной программы, генерировать автофигуры, таблицы, создавать диаграммы, структурные схемы и формулы.

    2.2Табличный процессор Excel.

        С табличным представлением данных  мы сталкиваемся во многих  сферах деятельности, начиная с  бытовых нужд и кончая бухгалтерскими или научными расчетами.

        Программное обеспечение, называемое системой обработки электронных таблиц или табличным процессором, позволяет автоматизировать рутинные операции выполнения однородных вычислений и пересчета с изменяющимися исходными данными.

        В ячейки электронной таблицы можно вносить различную информацию: текст, числа и формулы.

        Ячейки могут содержать независимые  данные, которые, как правило, заносятся вручную или загружаются из некоторого файла данных. Эти данные могут использоваться как исходные для вычисления значений других ячеек. В ячейки с вычисляемыми значениями заносят формулы для вычислений. Пользователь обычно видит на экране результаты вычислений по заданным формулам. При каждом изменении ячеек производится автоматический пересчет во всех ячейках, связанных с изменяемыми правилами вычислений.

        Современные табличные процессоры, к которым можно причислить и Excel, предоставляют пользователю следующие возможности:

• работа с «рабочими книгами» (совокупностью таблиц);
• задание в таблицах чисел и формул, пересчет значений вычисляемых ячеек при изменениях  исходных данных;
• построение диаграмм по данным таблиц;
• большой набор встроенных функций;
• автоматическое заполнение ячеек последовательностями (дни недели, месяцы и т.п.);
• возможность работы с внешними базами данных;
• управление параметрами текста;
• вывод таблиц на печать;
• возможность создания макросов (серии команд, сгруппированных вместе для упрощения работы);
• проверка орфографии;
• поиск, сортировка и систематизация информации, то есть использование электронной таблицы в качестве простейшей базы данных.

       Следует еще раз подчеркнуть,  что электронная таблица позволяет  не только автоматически выполнять  расчеты, но и является очень  эффективным средством для проведения численного моделирования. Меняя во всевозможных сочетаниях значения исходных параметров, можно наблюдать за изменением выходных данных и анализировать полученные результаты. Табличный процессор мгновенно предоставляет множество вариантов решений, на основе которых можно выбрать наиболее приемлемое.

        Все эти качества позволяют  считать табличный процессор  обязательным элементом автоматизации учреждений и управленческой деятельности.

        Основные режимы работы в Excel.

        Режимы работы Excel обеспечивают:

• ввод и последующее хранение данных и связей между ними;
• редактирование данных при вводе;
• автоматический пересчет результатов при изменении исходных данных;
• построение диаграмм, представляющих числовые данные в наглядном виде;
• автоматическое изменение диаграмм при изменении данных, по которым они построены.

        Электронные таблицы являются  обязательным атрибутом офисного и программного обеспечения. Во-первых, их можно использовать для хранения и упорядочения данных, то есть как форму отчетности. Во-вторых, электронные таблицы позволяют автоматизировать рутинные однотипные вычисления. В-третьих, по табличным данным можно построить диаграммы, позволяющие анализировать эти данные самым доступным способом – визуально.

       Рассмотрев наиболее распространенные  среди пользователей программы нельзя не остановиться на других программах, входящих в пакет MS Office.

                                       Заключение.

Возрастающая  интенсивность информационных потоков  и повышение требований оперативности реагирования на поступающую информацию диктуют новые подходы к организации управления в организациях любого уровня.  В современном обществе решение возникающих проблем возможно только за счет активного использования новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и компьютерных сетей.    Работа пользователя с программными продуктами должна быть по возможности комфортной и осуществляться в соответствующей программно - технической среде (тип процессора, объем оперативной др.). Для работы пользователя большое значение имеет пользовательский интерфейс (вид, размер и местоположение основного экрана, функции обработки, доступные через систему меню, панели инструментов и т. п.). Как правило, интерфейс прикладных программных продуктов    MS Office  строится по типу графического, ориентированного на среду Windows, интерфейса с развитыми элементами управления: командные кнопки, выпадающие меню, переключатели и т. п.    Программные продукты должны гарантировать надежную и безопасную работу как для компьютера, так и для информационной системы пользователя (сохранность устройств компьютера, программного обеспечения, хранимых данных). Программные продукты MS Office соответствуют всем современным требованиям, что подтверждается их широким применением в работе пользователей.  Прикладные программные продукты Microsoft Office автоматизируют деятельность специалистов (экономистов, менеджеров, бухгалтеров, агентов и т. д.) предметных областей. Сформировалась тенденция на создание автоматизированных рабочих мест, полностью поддерживающих всю профессиональную деятельность конечного пользователя в компьютерной среде.  
 

                             Список литературы

1. Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова «Компьютерное делопроизводство»,Санкт-Петербург, Издательский дом «Питер», 2002г.-410 с.
2. С.В.Симонович «Информатика. Базовый курс.2-е издание».-СПб.:Питер,2007.-604 с.
3. А.П. Ершов, А.С. Первин и др. «Изучение основ информатики и вычислительной техники» М. : Просвещение, 1986. – 267 с.
4. Михеева Е.В., Титова О.И. «Информатика» М.:Академия 2007.-352 с.
5. В. А. Каймин «Информатик» М.: Проспект 2009.-272 с.