Кадровая практика по ведению личных дел и личных карточек работников организации

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ……………………..……………………………………………………3

 

1. КАДРОВЫЕ СЛУЖБЫ ОРГАНИЗАЦИЙ. ВЕДЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ КАК ФУНКЦИЯ КАДРОВЫХ СЛУЖБ………...………5

 

1.1.  Структура кадровых служб …………………………………………........…5

1.2.  Задачи и функции кадровых служб……………………………………..…..8

3. Ведение персональной документации……………….………………………9

 

2. АНАЛИЗ КАДРОВОЙ ПРАКТИКИ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ И ЛИЧНЫХ КАРТОЧЕК В ДЦРР «Детство» № 536 ............................................................................16

 

1.     Об учреждении ДЦРР «Детство» № 536 ………………………………...…16
2.     Ведения личных дел и личных карточек работников на примере                  

    учреждения ДЦРР «Детство» № 536 ……………………………………….17

3.     Проблемы и недостатки ДЦРР «Детство» № 536 ………………………… 19

 

3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КАДРОВОЙРАБОТЫ ПО ВЕДЕНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ И ЛИЧНЫХ КАРТОЧЕК РАБОТНИКОВ УЧРЕЖДЕНИЯ……………………………………………………………………..21

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………………….22

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ……………………………….24

 

ПРИЛОЖЕНИЕ  А …………………………………………………………………27

ПРИЛОЖЕНИЕ Б ………………………………………………………………….28

ПРИЛОЖЕНИЕ  В ………………………………………………………………….29

ПРИЛОЖЕНИЕ  Г ………………………………………………………………….30

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Производство  каждой страны и каждой отрасли зависит  от ряда факторов. Одним из важнейших факторов, влияющих на уровень производительности труда, а, следовательно, и эффективности производства, являются кадры (персонал) предприятия.

Кадры –  наиболее ценная и важная часть производительных сил общества. В целом эффективность предприятия зависит от квалификации служащих, их расстановки и использования, что влияет на объем и темпы прироста вырабатываемой продукции, использование материально-технических средств.

В каждой организации  независимо от ее организационно-правовой формы осуществляется работа по комплектованию и подбору кадров необходимых профессий, должностей, специальностей и квалификации, подготовке и переподготовке кадров, ведению установленной документации по учету кадров, а также выполняются функции, связанные с трудовыми отношениями работников коммерческих организаций (прием, перевод, увольнение и др.).

С этой целью  в организационной структуре, в  штатном расписании организации наниматель предусматривает соответствующие подразделения либо отдельные должности работников, а в случае, если численность работников небольшая, - поручает работнику указанные функции наряду с его основной деятельностью по другому направлению.[1]

При этом ни одно учреждение, ни одна организация, даже самая маленькая не может функционировать без кадрового работника.

Поэтому тема организации  работы кадровых служб, особенно в условиях постоянно меняющегося законодательства, всегда остается актуальной.

Цель моей курсовой работы: рассмотреть основные правила создания кадровой службы, ее функционирования, а также ведение персональной документации в кадровых службах.

Исходя из цели, поставим несколько задач:

- рассмотреть  работу кадровой службы (понятие, задачи, функции, организационная структура), а также ведение личных дел и личных карточек работников;

- провести анализ ведения личных дел и личных карточек в кадровой службе ДЦРР «Детство» № 536;

- внести предложения по совершенствованию работы данной кадровой службы.

Предмет исследования моей работы – законодательная база по кадровым вопросам, кадровая документация ДЦРР «Детство» № 536

Методы исследования: изучение законодательных актов, инструкций, методических рекомендаций, а также изучение документации в  ДЦРР «Детство» № 536.

В работе будут  использованы материалы правовой базы Консультант Плюс, законодательные  акты, материалы журнала «Отдел кадров»,  электронные ресурсы и др.

Приложения  подготовлены по материалам национального центра правовой информации Республики Беларусь ООО «ЮрСпектр».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. КАДРОВЫЕ СЛУЖБЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.

ВЕДЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ КАК ФУНКЦИЯ  КАДРОВЫХ СЛУЖБ

 

 

1. Структура кадровых служб

 

Рассмотрим  основные правила создания кадровой службы и ее функционирования.

Обеспечение деятельности организации по решению кадровых вопросов может осуществляться как  структурным подразделением (структурными подразделениями), так и отдельным работником.

Кадровая служба организации может состоять из управления, отдела, сектора, бюро, группы специалистов либо из одного специалиста.

При необходимости  создания в организации кадровой службы как структурного подразделения  наниматель должен предусмотреть ее в организационной структуре в виде управления (отдела, сектора, бюро, группы, службы).

Конкретное  наименование структурного подразделения, функцией которого является организация работы с кадрами, устанавливается нанимателем в зависимости от поставленных перед ним целей и задач.

При необходимости в штатное  расписание организации наниматель может ввести должность менеджера по персоналу, специалиста по кадрам либо инспектора по кадрам (без создания структурного подразделения). В этом случае работник подчиняется непосредственно руководителю организации либо его заместителю, курирующему вопросы работы с кадрами. Кроме того, обязанности по ведению кадровой работы также могут быть возложены на работника, функциями которого является другое направление деятельности (например, юрисконсульта, бухгалтера, экономиста и др.).[1]

Расчет норм численности  работников кадровых служб производится с учетом Межотраслевых нормативов численности работников кадровых служб коммерческих организаций, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27.12.2005 № 187 (далее - Межотраслевые нормативы).[13]

В частности, при расчете  численности работников кадровых служб  по группе функций «Управление персоналом» учитываются обязанности, предусмотренные по должностям заместителя руководителя организации по идеологической работе и кадрам, начальника управления (отдела, бюро), специалиста по кадрам, психолога и др.

В то же время конкретная численность работников кадровых служб  устанавливается нанимателем самостоятельно в зависимости от организационных условий, вида деятельности организации и иных факторов, а также с учетом перечня работ.[19]

В соответствии с Общими положениями Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь 02.01.2012 № 2 «Об утверждении Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих» (далее - Общие положения) [14], во всех случаях должности служащего присваивается ее базовое наименование согласно общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (далее - ОКПД) (например, бухгалтер, специалист, и т.д.), для которой Единым квалификационным справочником должностей служащих (далее - ЕКСД) предусмотрена квалификационная характеристика, а при необходимости - полное наименование.

С учетом этого  наименования должностей работников кадровой службы устанавливаются применительно  к соответствующим квалификационным характеристикам должностей служащих, содержащихся в ЕКСД. В качестве базовых применяются следующие наименования должностей: начальник отдела кадров, начальник отдела подготовки кадров, начальник отдела социального развития, начальник лаборатории (бюро) социологии и психофизиологии труда, заведующий бюро пропусков, менеджер по персоналу, специалист по кадрам, инспектор по кадрам, инженер по подготовке кадров, психолог, социолог, табельщик, дежурный бюро пропусков и др.

В случае если наименование должности необходимо установить с  учетом организационной структуры, особенностей трудовой функции работника и других факторов, то возможно устанавливать полное наименование должности, которое может, к примеру, конкретизировать круг его обязанностей (специалист по кадрам и социальной работе, специалист по обучению персонала, специалист по профессиональному обучению рабочих и т.п.), а в случае наличия в составе кадровой службы нескольких структурных подразделений - принадлежность к структурному подразделению, в состав которого входит данный работник (специалист отдела подготовки кадров и т.п.).

Рассмотрим  квалификационные требования к работникам кадровой службы.

В соответствии со статьей 61 Трудового кодекса Республики Беларусь отнесение выполняемых работ к конкретным тарифным разрядам (должностям) и присвоение работникам соответствующей квалификации осуществляются в порядке, определяемом коллективным договором, соглашением или нанимателем в соответствии с квалификационными справочниками, утвержденными в установленном порядке.

Руководствуясь указанной нормой законодательства, введение в штатное расписание должностей работников кадровой службы, а также назначение работника на ту или иную должность следует производить путем установления его должностных обязанностей в соответствии с квалификационными характеристиками по соответствующим должностям.

Квалификационные  характеристики должностей работников кадровой службы различных наименований и категорий содержатся в выпуске 1 ЕКСД «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики», утвержденном постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159 «Об утверждении квалификационных справочников «Должности служащих, общие для всех отраслей экономики», «Должности служащих, занятых в машиностроении и металлообработке», «Должности служащих, занятых финансами, кредитом и страхованием» и «Должности служащих, занятых геодезией и картографией», выпуске 2 ЕКСД «Должности служащих для всех отраслей промышленности», утвержденном постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 29.06.2005 № 75.

В разделе «Квалификационные требования» каждой квалификационной характеристики соответствующей должности установлены требования к уровню профессиональной подготовки работника и стажу работы, необходимые для выполнения возложенных на него должностных обязанностей.

Свою деятельность работники кадровой службы осуществляют на основании должностных обязанностей.

При разработке должностных инструкций следует  иметь в виду, что в процессе организационно-технического и экономического развития, освоения современных управленческих технологий, внедрения новейших технических средств, проведения мер по совершенствованию организации и повышению эффективности труда возможно расширение круга обязанностей служащих по сравнению с установленными соответствующей характеристикой. В этих случаях работнику может быть поручено выполнение обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации и изменения наименования должности.

Например, юрисконсульту, наряду с обязанностями, предусмотренными квалификационной характеристикой  этой должности, наниматель может поручить обязанности инспектора по кадрам (специалиста по кадрам), поскольку их функции близки по содержанию работ, равны по сложности и не требуют изменения наименования должности (юрисконсульт).[1]

 

2. Задачи и функции кадровых служб

 

В настоящее время  кадровым службам (инспекторам по кадрам) недостаточно только оформлять приказы на зачисление работников, подобранных руководителем кадровой службы (начальником отдела кадров), и хранить кадровую информацию. Теперь основные задачи кадровых служб можно сформулировать следующим образом:

- всесторонняя поддержка  бизнеса;

- формирование политики  прогноза персонала, поддержки творческого отношения к делу, обеспечение высокого уровня профессионализма и качества экспертизы в кадровых вопросах;

- выявление проблем  в сфере использования трудовых  ресурсов и привлечение к ним внимания руководителей различного уровня для принятия со-ответствующих решений;

- создание условий  для высокопродуктивной работы  и поддержка творчества и новаторства;

- расширение знаний  руководителей организации с  целью эффективного использования  потенциала сотрудников.[21]

Для решения  поставленных задач в области управления персоналом кадровые службы должны осуществлять следующие основные функции:

- формирование кадров  организации (планирование, отбор,  наем, высвобождение, анализ текучести и т.п.);

- развитие работников (профессиональная ориентация и переподготовка, аттестация и оценка персонала, организация продвижения по службе);

- совершенствование организации  труда и его стимулирование, создание  безопасных условий труда.

В связи с этим возрастают требования к содержанию основных трудовых функций служащих, осуществляющих деятельность в кадровых службах, их знаниям, опыту, квалификации, профессиональной подготовке. Кроме того, при сохранении прежних функций кадровых служб возникает потребность усиления их штатов работниками совершенно новой направленности, способными творчески подойти к важнейшим функциям по управлению персоналом – подбору, оценке кадров и повышению их квалификации. Ответственность за осуществление этих функций ложится на плечи менеджеров по персоналу и специалистов по кадрам.

При организации  функционирования кадровой службы, как  правило, разрабатывается и утверждается соответствующее положение, которое  и определяет ее основные функции.

 

3.     Ведение персональной документации

 

Необходимость ведения первичных учетных документов о труде зафиксирована в статье 52 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК). Под первичной документацией понимается совокупность учетных документов о каких-либо явлениях (фактах), составляемых в период их свершения (впервые). Первичные документы о труде - это документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе работника, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы и др. Состав документов о труде определяется как ТК, так и иными актами законодательства о труде и ведении делопроизводства. В частности, наниматель обязан в установленном порядке оформлять и хранить в течение установленных сроков трудовые договоры (контракты), заключаемые с работниками, приказы (распоряжения) по соответствующим вопросам, личные учетные карточки работников и др. Соответствующие документы должны оформляться на каждого работника независимо от того, ведется на него личное дело или нет.

Указанные документы  следует оформлять и формировать  их в дела в соответствии с требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009    № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями.

Все создаваемые  в организации документы должны сохраняться в течение установленных сроков. Сроки хранения документов, в том числе кадровых, определяются на основании перечня типовых документов.                

 В настоящее время в Республике Беларусь вместо действующих двух таких перечней, утвержден новый перечень Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 24 мая 2012 г. № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», зарегистрировано в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь 3 августа 2012 г. N 8/26212 [16]

В период существования  СССР вопросы ведения первичных  кадровых документов регламентировались законодательством достаточно детально. Были разработаны унифицированные формы не только карточек формы Т-2 и личного листка по учету кадров, но и приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, об увольнении работников и т.д.

С приобретением независимости белорусское законодательство о труде практически не регулировало порядок ведения этих документов, что позволяло нанимателям достаточно свободно определять объем первичных кадровых документов, порядок их оформления (заполнения). Некоторые наниматели ограничивались заполнением на работников личных листов по учету кадров или карточек формы Т-2 (по содержанию эти бланки очень близки), и в этом не было нарушения.

Законодательная основа для  ведения первичных кадровых документов появилась c принятием Трудового кодекса РБ [17] (далее - ТК), в ст.52 которого определено, что правила ведения первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РБ или уполномоченным им органом. Данная норма закона была реализована лишь в начале 2004 г., когда была принята Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция).[15]

Таким образом, можно сделать  вывод, что требования, предъявляемые  к формированию, ведению и хранению личных дел работников, распространяются лишь на работников, принятых на работу после вступления в силу Инструкции. До этого момента подобных требований в законодательстве Республики Беларусь не было.

Прежде чем характеризовать  основные требования к формированию и ведению личных дел работников, важно выяснить, что собой представляет личное дело работника.

Согласно п.2 Инструкции личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Иными словами, личное дело - это папка, включающая совокупность первичных кадровых документов, расположенных в определенном порядке.

Инструкция определяет круг нанимателей и работников, которые  должны вести личные дела работников. Она распространяется на государственные органы, учреждения и организации Республики Беларусь всех форм собственности. Вместе с тем в этот перечень не попадают представительства иностранных юридических лиц. А в организациях с иностранными инвестициями, полагаем, могут иметь место особенности ведения кадровых документов на основании ст.320 ТК.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных  работников, государственных служащих, а также на других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Поскольку законодательство не предусматривает ведения личных дел рабочих, то на них могут заполняться только личные листки по учету кадров либо карточки формы Т-2.

Нередко на практике вопросы ведения личных дел работников пытаются возложить на юрисконсульта. С таким подходом согласиться  нельзя, поскольку это не входит в его должностные обязанности. Согласно п.3 Инструкции формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). В свою очередь, контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации. Юрист может лишь привлекаться для общей юридической экспертизы правильности ведения личных дел работников.

Личное дело работника формируется после  заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Личное дело должно начинаться с обложки, имеющей  форму, согласно приложению А.

После обложки  в личном деле идет внутренняя опись  документов, а далее в строгой последовательности располагаются первичные документы. Приведем пример внутренней описи с правильным указанием последовательности «стандартного набора» документов личного дела юрисконсульта I категории Ивановой Е.И. в приложении Б.

В отношении  некоторых категорий работников (государственных служащих, научных и педагогических работников, молодых специалистов и некоторых других) п.7 Инструкции предусматривает требование включать дополнительные документы в личное дело.

При проверке правильности ведения личных дел работников следует учитывать, что в процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника:

- характеристики  и аттестационные листы;

- списки научных  трудов и изобретений;

- заявления  работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

- копии (выписки)  приказов (распоряжений, решений, постановлений)  о переводе, увольнении, награждении,  изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.;

- иные документы,  предусмотренные законодательством  Республики Беларусь.

По решению  кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками. В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности (п.8 Инструкции).

В то же время  в личное дело работника не включаются:

- копии документов о  предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

- справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной  платы;

- другие документы, имеющие  срок хранения до 10 лет включительно.

Нередко кадровые службы упускают из виду необходимость ведения журнала (книги) учета личных дел, который  заполняется по форме, приведенной ниже, согласно приложению В.[22]

В организации  составляется Инструкция  о  порядке  ведения личных карточек работников (далее – Инструкция, которая устанавливает  общий  порядок  заполнения,  ведения и хранения личных карточек работников.       Личная  карточка работника (далее - личная карточка) (Приложение Г) ведется   по  форме,  утвержденной  Приказом  директора  учреждения, организации.

Личная  карточка  заполняется  в день приема на работу на всех лиц,

работающих  по  трудовому  договору (контракту, специалистом отдела   кадров  или  лицом,  выполняющим  его  обязанности  при  временном  отсутствии специалиста отдела кадров.

При  заполнении  личной  карточки  работника соблюдаются  следующие требования:

1.  в  таблице   указывается  номер  личной  карточки по порядку, пол (буквами   «М»,  «Ж»),  табельный номер,  а также первая  буква фамилии работника;

2. раздел «Общие сведения»:

2.1.  раздел  заполняется   на  основании  документа, удостоверяющего личность,   трудовой   книжки,   документов   об   образовании,  страхового свидетельства  о  государственном  социальном страховании. Сведения в графы «адрес фактического проживания», «телефон», «мобильный телефон» вносятся на основании опроса работника и с его согласия;

2.2.  фамилия,  собственное имя, отчество (при наличии) записываются ближе к левому краю полностью, без сокращения, без замены инициалами;

2.3.  в  графе  «дата рождения» арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения (например, 19.07.1983);

2.4.   в   графе  «место  рождения»  указывается  населенный  пункт, административно-территориальная единица, страна в соответствии с записями в документе,  удостоверяющем  личность.  Допускаются  сокращения: город - г.; деревня - д.; область - обл.; поселок - пос; район - р-н;

2.5.  в  графе «гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.);

2.6.  в  графе  «образование»  указываются  название и год окончания высшего,  среднего  специального  или профессионально-технического учебного заведения.  В  соответствующие  строки  вносятся  сведения о специальности, присвоенной  квалификации, а также серия (при наличии), номер и дата выдачи документа   об   образовании.   Если  работник  окончил  несколько  учебных заведений,  указываются  сведения  об  окончании  всех  учебных  заведений, подтверждающие документы об окончании которых работник представил;

2.7.   графы   «ученая  степень»,  «ученое  звание» заполняются на основании  документов  о  присуждении  ученой  степени,  присвоении ученого звания. При их отсутствии графы остаются пустыми;

2.8.  графа «должность (профессия)» заполняется на основании приказа о приеме на работу и штатного расписания;

2.9.  в  графе  «семейное  положение»  указываются данные на момент заполнения  личной  карточки:  «холост  (не замужем)»,  «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)»;

2.10.  в графе  «состав семьи» перечисляются члены семьи, проживающие совместно  с  работником с указанием степени родства. Записываются фамилия, собственное  имя,  отчество  (при  наличии) и дата рождения каждого члена семьи;

2.11.  графа   «идентификационный  номер»  заполняется  на  основании личного  номера  работника  в  соответствии с документом,  удостоверяющим личность;

2.12.  в   графе  «документ, удостоверяющий личность» указываются вид соответствующего  документа,  его  серия (при наличии), номер, наименование выдавшего   органа,   а   также   дата   выдачи.   При   замене  документа, удостоверяющего личность, вносятся новые данные;

2.13.  в   графах «адрес регистрации по месту жительства» указывается почтовый  индекс,  наименование населенного пункта, улицы, номер дома. Если работник  проживает  в  ином  месте,  с  его  слов заполняется графа «адрес фактического проживания»;

2.14.  работник  знакомится  с  записями, внесенными в раздел «Общие сведения» личной карточки, ставит дату заполнения, расписывается;

Раздел «Назначения и переводы» заполняется на основании приказов о приеме на работу, переводе. С внесенными записями работник знакомится под роспись;

 Раздел   «Отпуска»   заполняется   на   основании   приказов  о предоставлении отпусков;

 В  раздел «Дополнительные сведения» вносятся сведения о работнике, не   отраженные   в   иных  разделах,  в  частности  наличие  водительскогоудостоверения  с  указанием  категории, данные о работающем инвалиде и иные сведения;

При  прекращении  трудового  договора  в соответствующих строках личной   карточки   указываются  основание  и  дата  прекращения  трудового договора, номер и дата приказа об увольнении.

Изменения  в  личную  карточку  вносятся  на основании документов, подтверждающих изменение данных о работнике с указанием наименования такого документа,  даты  и  номера в свободном поле карточки возле соответствующих граф.

При  изменении  фамилии,   собственного  имени,   отчества   работника прежняя    запись   зачеркивается,   измененная   запись   вносится   рядом (при наличии свободного места) или над соответствующей строкой.