Пути совершенствования административных методов управления филиала «Калинковичский хлебозавод»

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………3

Глава 1. Роль и значение организационно-распорядительных

методов управления организацией………………………………………………5

1. Сущность административных методов управления организаций

 и их роль в современных  условиях……………………………..……………5

2. Классификация организационно-распорядительных

 методов управления и их  характеристика…………………….…………….12

3. Зарубежный опыт применения организационно-

распорядительных методов управления..…………………….……………15

Глава 2. Анализ административных методов управления в организации……20

1. Организационно-экономическая характеристика

 филиала «Калинковичский хлебозавод»…… …………….……….……20

2. Оценка организационно-распорядительных методов,

 используемых в управлении предприятием ….……………..……………25

Глава 3. Пути совершенствования административных методов

 управления филиала «Калинковичский хлебозавод»………………..…34

1. Основные направления совершенствования организационно-распорядительных методов управления предприятием………………..…34
2. Расчет эффективности предложений по

 совершенствованию административных  методов управления……………38

Заключение……………………………………………………………..…….……..48

Список используемой литературы……………………………………….…….….50

ВВЕДЕНИЕ

Административные методы характеризуют власть и принуждение, позволяющие регламентировать деятельность организации и поддерживать необходимую дисциплину, они ориентированы на такие мотивы поведения, как осознанная необходимость дисциплины труда, чувство долга, стремление человека трудиться в определённой организации и т.п. Эти методы воздействия отличает прямой характер воздействия: любой регламентирующий или административный акт подлежит обязательному исполнению. Поэтому важным является их соотношение в системе управления: направлены ли они в первую очередь на установление жестко фиксированной структуры в организации и господством правил и регламентов или ориентированы на гибкие структуры в организации с децентрализацией управления. Это – немаловажный фактор особенно для предприятий нашей страны, перешедшей с командно-административной системы управления к рыночной. В условиях рыночной экономики, где число конкурентов практически в любой отрасли, кроме естественных монополий достаточно велико, необходимым условием выживания и успешного развития предприятия является обеспечение его конкурентоспособности.

Актуальность исследования: становясь объектом товарно-денежных отношений, обладающим экономической самостоятельностью и полностью отвечающим за результаты своей хозяйственной деятельности, предприятие должно сформировать у себя систему управления, которая обеспечивает ему высокую эффективность работы, конкурентоспособность и устойчивость положения на рынке в конкурентной борьбе среди множества производителей аналогичных товаров. В связи с этим значительно возросла роль людей (персонала) в организации, который еще в недавнем времени воспринимался лишь как один из факторов производства, сегодня же превратился в основной стратегический ресурс организации. Люди теперь рассматриваются не как «винтики», а как главное достояние компании в конкурентной борьбе и источник прибыли. Это обусловлено их способностью к творчеству, постоянному развитию и обладанием высокими знаниями. В этой связи очень важное значение приобретают избранные руководством организаций методы управления, направленные в первую очередь на людей и только потом на различные процессы; их освоение и применение оказывает существенное влияние на все сферы деятельности и процессы в организации, способствуют успешной адаптации к меняющимся внешним условиям функционирования.

Теоретические основы административных методов и технологии управления персоналом рассмотрены в работах: Н.И. Кабушкина, А.А.Одинцова, А.В. Райченко, А.Г. Поршнева и других.

Целью нашего исследования является изучение норм и практик административных методов управления, совершенствование административных методов управления организацией, разработать предложения по совершенствованию административных методов управления на примере филиала «Калинковичский хлебозавод».

В соответствии с поставленной целью в работе необходимо решить следующие задачи:

1. Обобщить, изучить и систематизировать теоретические материалы применения административных методов управления организацией.

2. Проанализировать текущее состояние административных методов управления «Калинковичский хлебозавод, ф-л РУП "Гомельхлебпром"» на предмет выявления возможных недостатков.

3. Разработать предложения по совершенствованию административных методов управления филиала «Калинковичский хлебозавод».

Разумеется, административные методы управления, применяемые во внутренней среде организации, должны тесным образом сочетаться с экономическими, но при этом им следует отводить первостепенную роль.

Объектом исследования является филиал «Калинковичский хлебозавод», а предметом – система административно-распорядительных методов управления деятельностью данного предприятия.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы. В первой главе будут рассмотрены роль и значение организационно-распорядительных методов управления организацией, во второй главе дана оценка организационно-распорядительных методов, используемых в управлении предприятием, в третьей главе будут предложены пути совершенствования административных методов управления организацией.

1.Роль и значение организационно-распорядительных методов управления организацией

1.1 Сущность административных методов управления организаций и их роль в современных условиях

Административные методы являются способом осуществления управленческих воздействий на персонал и базируются на власти, дисциплине и взысканиях. Они ориентированы на такие мотивы поведения, как осознанная необходимость дисциплины труда, чувство долга, стремление человека трудиться в определённой организации и т.п. Эти методы воздействия отличает прямой характер воздействия: любой регламентирующий или административный акт подлежит обязательному исполнению.

Административные методы в основном опираются на власть руководителя, его права, присущую организации дисциплину и ответственность. Руководитель представляется здесь как администратор, субъект власти, опирающийся на предоставленное ему в этом право. Организационно-административные методы оказывают прямое воздействие на управляемый объект через приказы, распоряжения, оперативные указания, отдаваемые письменно или устно, контроль за их выполнением, систему административных средств поддержания трудовой дисциплины и другие. Они призваны обеспечить организационную четкость и дисциплину труда. Эти методы регламентируются правовыми актами трудового и хозяйственного законодательства, обязательность выполнения распоряжений и указаний, нарушение которых рассматривается как прямое нарушение трудовой дисциплины и влечет за собой определенные взыскания. К характерным особенностям прямого воздействия относится непосредственно связь руководителя и подчиненного. Однако в целом, прямые методы воздействия ведут к усилению пассивности подчиненных, а иногда к скрытому неповиновению. Поэтому наиболее эффективны косвенные методы воздействия, которые осуществляются посредством постановки задачи и создания стимулирующих условий. В практике управленческой деятельности административное воздействие связано, как правило, с тремя типами подчинения:

- вынужденное и внешне навязанное, которое сопровождается неприятным чувством зависимости и понимается подчиненными как нажим «сверху».

- пассивное, для которого характерно удовлетворение, связанное с освобождением от принятия самостоятельных решений;

   - осознанное, внутренне обоснованное [4, c. 48].

Административные методы управления имеют следующие особенности:

• они выражают отношения соподчиненности и действуют не через стимулирование (как экономические методы), а в принудительном порядке;

• эти методы предписывают четкую программу действий исполнителя задачи, порядок и сроки их выполнения, ресурсы, условия, ограничения;

• средства административного воздействия существенно отличаются по степени жесткости – от прямых приказов до рекомендаций;

• невыполнение административных предписаний рассматривается как нарушение трудовой дисциплины и влечет соответствующие меры взыскания.

Для административных методов характерно их соответствие правовым нормам, действующим на определённом уровне управления, а также актам и распоряжениям вышестоящих органов управления. Различают пять основных способов административного воздействия:

1) организационные воздействия;

2) распорядительные воздействия;

3) материальная ответственность  и взыскания;

4) дисциплинарная ответственность  и взыскания;

5) административная ответственность  и взыскания.

Организационные воздействия основаны на подготовке и утверждении внутренних нормативных документов, регламентирующих деятельность персонала конкретного предприятия. К ним относятся: устав организации, организационная структура и штатное расписание, положения о подразделениях, коллективный договор, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка. Эти документы могут быть оформлены в виде стандартов предприятия и вводятся в действие обязательно приказом руководителя организации. Практическая реализация организационного воздействия во многом определяется уровнем деловой культуры организации, желанием сотрудников работать по правилам, предписанным администрацией:

- регламентирование (то есть работнику  определяют конкретную работу, его  обязанности, права, записанные в "Положение  о должностях", с которым должен ознакомится новый работник;

- нормирование (то есть работнику дается норма работы);

- инструктирование работника (перед  тем, как начать работу рабочего нужно проинструктировать) [9, c. 236].

Распорядительные воздействия направлены на достижение поставленных целей управления, соблюдение внутренних нормативных документов или поддержание системы управления предприятием в заданных параметрах путём прямого административного регулирования. К числу распорядительных воздействий относят: приказы, распоряжения, указания, инструкции, нормирование труда, координацию работ и контроль исполнения.

Приказ является наиболее категоричной формой распорядительного воздействия и обязывает подчиненных точно исполнять принятые решения в установленные сроки. Неисполнение приказа влечет за собой соответствующие санкции со стороны руководства. Приказы издаются от имени руководителя организации.

Распоряжение в отличие от приказа не охватывает все функции организации, обязательно для исполнения в пределах конкретной функции управления и структурного подразделения. Распоряжения издаются обычно от имени заместителей руководителя организации по направлениям.

Указания и инструкции являются локальным видом распорядительного воздействия, ставят целью оперативное регулирование управленческим процессом и направлены на ограниченное число сотрудников. Инструктаж и координация работ рассматриваются как методы руководства, основанные на учении подчиненных правилам выполнения трудовых операций [13, c. 34].

Материальная ответственность и взыскания. Материальная ответственность работников выражается в их обязанности возместить ущерб, причинённый виновным действием или бездействию предприятию, на котором они работают. Материальная ответственность возлагается на работников за ущерб, причинённый предприятию, с которым они состоят в трудовых отношениях, а также за ущерб, возникший в связи с возмещением им ущерба, причинённого его работниками третьим лицам, если этот ущерб возмещён предприятием [17, c. 223].

В случае причинения по вине работодателя ущерба имуществу работника, работодатель обязан возместить причиненный ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на момент возмещения ущерба. При согласии работника ущерб может быть возмещен в натуре.

Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возместить причиненный ущерб в полном объеме и возникает в следующих случаях:

- когда на работника законодательно возложена материальная ответственность в полном объеме за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

- недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных по разовому документу;

- умышленного причинения ущерба;

- причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

- причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

- причинения ущерба в результате административного проступка, если ущерб установлен соответствующим государственным органом;

- причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей [1, c.120].

Дисциплинарная ответственность и взыскания применяются в случае нарушения трудового законодательства, когда имеет место дисциплинарный проступок, под которым понимается противоправное неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей работником. Невыполнение работником трудовых обязанностей существует тогда, когда доказана его личная вина, и он действовал умышленно и неосторожно.

Дисциплина – это обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенными в соответствии с Трудовым кодексом, иными законами, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором и локальными нормативными актами организации. Работодатель обязан создавать условия, необходимые для соблюдения работниками дисциплины труда. Трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка.

За совершение дисциплинарного проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям [11, c.198]. Правомерность, обоснованность и целесообразность применения мер дисциплинарного воздействия обеспечиваются соблюдением следующих законодательных требований:

- дисциплинарная ответственность применяется только по факту совершения дисциплинарного проступка согласно перечню дисциплинарных взысканий, который не подлежит расширенному толкованию;

- налагать дисциплинарные взыскания могут только должностные лица,;

- дисциплинарное взыскание применяется непосредственно после обнаружения поступка, но не позднее одного месяца со дня обнаружения;

- за каждое нарушение трудовой дисциплины может быть наложено только одно дисциплинарное взыскание;

- дисциплинарное взыскание объявляется в приказе, доводится до сведения сотрудника под расписку в трехдневный срок и в необходимых случаях доводится до сведения всего персонала организации;

- действие дисциплинарного взыскания прекращается по истечении года со дня его наложения.

Дисциплинарные взыскания налагаются руководителем организации, а также должностными лицами организации, которым в установленном законом порядке делегированы соответствующие права.

Административная ответственность и взыскания применяются в случаях совершения административных правонарушений, регулируемых Кодексом об административных правонарушениях. Должностные лица подлежат административной ответственности в случае совершения ими административных правонарушений в связи с неисполнением или ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей. Различают такие виды административного взыскания, как предупреждения, штрафы, административный арест, исправительные работы, конфискация:

• предупреждение – мера административного наказания, выраженная в официальном письменном порицании физического или юридического лица;
• административный штраф – денежное взыскание, которое может выражаться величиной, кратной базовой величины;
• конфискация орудия совершения или предмета административного правонарушения;
• лишение специального права (например, управления транспортным средством);

- административный арест [5, c. 178].

Организационно-административные методы в современных условиях являются средством прямого воздействия на процесс производства и труд работников. Их использование сегодня позволяет координировать выполнение отдельных функций, которые в совокупности приводят к решению общей задачи. В этом смысле они рассматриваются как способ создания благоприятных условий для существования и развития системы менеджмента, осуществляющей целенаправленное воздействие на объект управления. Характерная черта такого воздействия - наличие непосредственной связи между руководителем и подчиненным, что с точки зрения теории коммуникаций весьма продуктивно. Однако прямые воздействия могут привести к пассивности подчиненных, а иногда и к неподчинению, так как воздействие имеет односторонний характер и не приводит к взаимодействиям. Поэтому наиболее эффективными в современных условиях считаются косвенные методы воздействия, которые осуществляются посредством постановки задачи и создания стимулирующих условий. Инновационная активность формируется лишь тогда, когда действуют косвенные стимулы и исключены "барьеры" для сопротивления прямому воздействию и тем более принуждению. Одной из главных задач современной системы управления является создание наиболее благоприятных условий для реализации возможностей управляемой системы, которые появляются благодаря использованию разных методов управляющего воздействия, расширяющих права и ответственность разных субъектов самоуправления.

Использование административных методов имеют как позитивные так и негативные факторы воздействие, которые указаны в таблице 1.1

Таблица 1.1 Позитивные и негативные факторы воздействия методов административного управления

Под эффективностью управления следует понимать создание благоприятных условий для достижения коллективом предприятия высоких результатов в обусловленные сроки с наименьшими затратами.

Оценка эффективности является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов плановых мероприятий, проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры и способа ее совершенствования. Комплексный набор критериев эффективности системы управления формируется с учетом двух направлений оценки ее функционирования:

- по степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной операции;

- по степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию организации и результатам.

Принципиальное значение для оценки эффективности системы управления имеет выбор для сравнения или определения уровня эффективности, который принимается за нормативный. Один из подходов дифференцирования сводится к сравнению с показателями, характеризующими эффективность организационной структуры эталонного варианта системы управления. Эталонный вариант может быть разработан и спроектирован с использованием всех имеющихся методов и средств проектирования систем управления. Показатели, используемые при оценках эффективности аппарата управления и его организационной структуры, могут быть разбиты на две взаимосвязанные группы.

1. Группа показателей, характеризующих эффективность системы управления, выражающихся через конечные результаты деятельности организации и затраты на управление. При оценке эффективности на основе показателей, характеризующих конечные результаты деятельности организации, в качестве эффекта, обусловленного функционированием или развитием системы управления, могут рассматриваться объем, прибыль и т.п.

2. Группа показателей характеризующих содержание и организацию процесса управления в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда. В качестве затрат на управление учитываются текущие расходы на содержание аппарата управления, эксплуатацию технических средств, подготовку и переподготовку кадров управления [7, c. 68].

Административные методы управления являются мощным рычагом достижения поставленных целей в случаях, когда нужно подчинить коллектив и направить его на решение конкретных задач управления. Идеальным условием их эффективности является высокий уровень регламентации управления и трудовой дисциплины, когда управленческие воздействия без значительных искажений реализуются нижестоящими звеньями управления. Это особенно актуально в больших многоуровневых системах управления, к которым относятся крупные предприятия. Демократизация управления и развитие рыночных отношений в стране, развал централизованной административной системы понизили роль административных методов управления на предприятиях. Ряд противоречивых процессов в обществе также препятствует использованию административных методов. К ним относятся рост безработицы и частичная занятость на предприятиях, значительная инфляция в течение последних лет, превышение темпов роста цен на потребительные товары над темпами роста заработной платы, нарушение привычного уклада жизни в семье [20, c. 205].

Таким образом, административные методы являются способом осуществления управленческих воздействий на персонал и базируются на власти, дисциплине и взысканиях. Они ориентированы на такие мотивы поведения, как осознанная необходимость дисциплины труда, чувство долга, стремление человека трудиться в определённой организации и т.п. Эти методы воздействия отличает прямой характер воздействия: любой регламентирующий или административный акт подлежит обязательному исполнению.

1.2 Классификация организационно-распорядительных методов управления и их характеристика

Необходимость административных методов исходит из того, что любой человек, приходя в организацию, принимает на себя определенные обязанности и ответственность за качественное выполнение соответствующей работы и в известной мере ответственность за результаты деятельности организации в целом, поэтому необходима некоторая группа методов, с помощью которых определяются:

- место отдельных работников  и их групп в организации;

- их права, обязанности и мера  ответственности;

- способы координации их действий  в процессе трудовой деятельности.

Такими методами и являются административные методы, которые:

- требуют от работников минимально  допустимой результативности, не  достигая которой человек будет  просто уволен;

- оказывают прямое воздействие  на волю людей, что выражается  в однозначности отдаваемых распоряжений  и в их обязательном выполнении;

- носят безвозмездный характер, не предусматривающий получения  вознаграждения;

- требуют наличия и использования  действенной системы контроля  их исполнения;

- требуют не наилучшего решения  проблем, а выполнения строго  определенных действий;

- являются наиболее эффективными  в примитивных ситуациях;

- позволяют установить строгую  дисциплину в организации;

- обеспечивают выбранную Технологию  производства и управления;

- не способствуют развитию творческого  начала личности и поэтому  зачастую негативно оцениваются  персоналом;

- приводят к концентрации власти  [15, c.147].

Административные методы делятся на организационные, распорядительные и дисциплинарные.

Рисунок 1 – Административные методы управления

Организационные методы ориентированы на использование в типовых ситуациях и делятся на регламентирование, нормирование и инструктирование.

Сущность регламентирования заключается в установлении статуса и целей функционирования, полномочий, прав и ответственности, правил функционирования и критериев оценки деятельности объекта регламентирования.

В качестве такого объекта может рассматриваться:

- организация в целом, и тогда  основным регламентирующим документом  является устав организации;

- структурное подразделение (положение  о подразделении);

- должность в аппарате управления (должностная инструкция или положение  о должности);

- отношения между организацией и персоналом (правила внутреннего распорядка, правила приема на работу и увольнений).

Широкое и грамотное использование организационных методов, закрепление организационных воздействий в неписаных стандартах поведения персонала снижают необходимость частых распорядительных воздействий и сокращают нагрузку на используемые социально-психологические методы.

Нормирование как метод воздействия на работников и коллективы использует нормы, которые имеют конкретное числовое выражение, и нормативы, которые носят общий, типовой характер и являются основой для разработки норм.

Выделяются следующие основные виды нормирования:

- численности, то есть определение  количества людей, необходимых для  выполнения определенной работы;

- выработки и обслуживания, то  есть определение количества  выполняемых производственных операций  в единицу времени, количества  единиц произведенной продукции, количества обслуженных клиентов  или оказанных услуг;

- управления, то есть определение  количества подчиненных у одного  руководителя;

- расхода ресурсов, то есть определение  количества ресурсов, расходуемых  при выполнении какой-либо работы  [19, c.208].

Целью инструктирования является ознакомление работников с условиями работы, принятыми решениями, стоящими перед ними задачами, последствиями невыполнения какого-либо задания. Соответственно выделяют следующие виды инструктирования ознакомление, совет, объяснение, предостережение, разъяснение.

Распорядительные методы применяются при необходимости вмешаться в процесс производства и управления для устранения существующих отклонений или реализации представившихся возможностей. Они осуществляются в форме:

- приказа – документа, в котором сформулированы цели, содержание, объем и сроки выполнения заданий, указаны исполнители и условия выполнения этих заданий, определено должностное лицо, осуществляющее контроль исполнения заданий; издает приказ руководитель организации или должностное лицо, которому делегированы соответствующие полномочия;

- постановления – принимаются на уровне организации совместно администрацией и коллегиально.

- распоряжения – устное или письменное требование к подчиненным выполнить определенные виды работ с целью решения каких-либо вопросов; издаются, как правило, функциональными руководителями;