Системный анализ организации и разработка рекомендации по совершенствованию управления

Федеральное агенство по образованию

ГОУ ВПО «Иркутский Государственный  Университет»

Филиал в г. Братске

 

 

 

 

 

Курсовая работа

 

По дисциплине: «Основы менеджмента».

 

Тема: «Системный анализ организации и разработка рекомендации 

        по совершенствованию управления».

 

Выполнила:

Студентка группы

МЗ-04 – 1       Набеева И.М.

 

 

Проверил:

Преподаватель      Красная Н.А.

 

 

 

Братск 2009 г.

Содержание

 

 

Введение

  

3

I

Системный анализ организации и определение направлений  совершенствования управления.

  

4

1.1

Краткая характеристика объекта исследования.

  

4-5

1.2.

Анализ внутренней среды.

  

6-9

1.3.

Анализ внешней среды.

  

10-12

1.4.

Основные направления  совершенствования управления организаций.

  

13-14

II

Исследования  и разработка рекомендаций по развитию мотивации сотрудников организации.

 

15

2.1.

Понятие и значение мотивации  в управлении.

  

15-21

2.2.

Краткая характеристика подразделения организации, выбранного для проведения анкетирования.

  

22

2.3.

Проведение и обработка  результатов анкетирования.

  

23

2.4.

Анализ результатов анкетирования.

  

24

2.4.1.

Анализ результатов  анкетирования на оценку степени  удовлетворенности работой.

  

24-32

2.5.

Рекомендации по развитию мотивации сотрудников организации.

  

33

 

Заключение

  

34-35

 

Список используемой литературы

  

36

 

Приложения 

    

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

В данной курсовой работе по первому абзацу мы рассматриваем  актуальность темы.

Тема весьма актуальна.

Цель курсовой работы: «Сделать системный анализ и разработать рекомендации по совершенствованию управления».

Данная тема реализуется по средствам решения следующих задач.

    1. Исследовать внутренней и внешней среды организации.
    2. Выявление сильных и слабых сторон организации.

По результатам системного анализа, даются общие рекомендации по укреплению выявленных сильных и  развитию слабых сторон организации и формируются основные стратегические направления развития организации по персоналу.

По второму абзацу мы рассматриваем описание основных теорий мотивации и разработка рекомендаций по развитию мотиваций или по повышению  цели удовлетворенности.

Работа предполагает проведение социологических исследований с использованием анкетирования. Данные анкеты используются для анализа мотивации сотрудников организации и степени удовлетворенности работой. По результатам проведенного анализа необходимо сформулировать предложения по развитию и мотивации сотрудников и повышению их удовлетворенности трудом.

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 1. Системный анализ организации

 и  определение совершенствования  управления.

 

1.1. Краткая характеристика

объекта исследования.

Юридический адрес:   КОЛЛЕДЖА: 665710, г. Братск, ул. Верхняя, 30а.

Организационная и правовая форма предприятия:

  • БГПК – образовательное учреждение среднего профессионального образования (далее КОЛЛЕДЖ) создано совместным приказом Министерства образования РФ и администрации Иркутской области от 23 ноября 1999 года № 954/965 вследствие реорганизации Учебно – педагогический колледж г. Братска в Братский государственный профессиональный колледж.
  • КОЛЛЕДЖ в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, Гражданским и Трудовым кодексами РФ, Законом РФ «Об образовании», Типовым Положением об образовательном учреждении среднего профессионально образования, утвержденным постановлением Правительства РФ от 03.03.2001 года № 160, нормативными правовыми актами Федерального агентства по образованию и настоящим Уставом. При осуществлении предпринимательской деятельности КОЛЛЕДЖ руководствуется законодательством РФ, регулирующим данную деятельность.
  • КОЛЛЕДЖ является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный, валютный и другие счета в банковских и иных кредитных учреждениях.

Цель и виды деятельности:

  • Создание благоприятных условий для разностороннего развития личности, в том числе путем удовлетворения потребностей обучающихся в самообразовании и получении дополнительного образования;
  • Формирование общей культуры личности обучающихся на основе усвоения обязательного минимума содержания общеобразовательных и профессиональных программ, их адаптации к жизни обществе;
  • Воспитание гражданственности и любви к Родине.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Анализ внутренней среды организации.

Цель деятельности предприятия: оказание услуг в сфере образования.

Задачи деятельности:

В колледже могут реализовываться  основные и дополнительные профессиональные образовательные программы начального и среднего профессионального образования. Деятельность колледжа по реализации указанных образовательных программ (включая прием на обучение, выдачу документов об образовании, предоставление прав, социальных гарантий и льгот обучающимся и работникам) осуществляется в соответствии с типовым положением о соответствующих образовательных учреждениях.

Реализация образовательных  программ среднего (полного) общего образования  в пределах основных профессиональных образовательных программ среднего профессионального образования удостоверяется документом государственного образца в соответствии с Положением об итоговой государственной аттестации выпускников общеобразовательных учреждений.

Организационная структура – это форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления направленной на достижения цели.

Персонал: БГПК составляет 69 человек. Весь персонал предприятия мы рассмотрим на схеме.

 

 

 

 

 

 

 

 

Схема персонала  предприятия


 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Структура персонала по полу, возрасту и образованию.

Таблица № 1

         Возраст, пол

Образование

До 30

31-40

41-50

51-60

старше

М

Ж

М

Ж

М

Ж

М

Ж

М

Ж

Высшее 

  

5С

1С

12С

1Р

1С

4С

1С

8С

1С

  

Среднетехническое

  

1С

    

1С

3С

2С

1С

1С

1С

Среднеспециальное

  

4С

2С

    

1С

1Р

      

Среднее

     

3Р

2Р

  

2Р

2Р

2Р

6Р


 

 

С – служащие

Р – рабочие

Анализируя  пол, возраст и образование мы получили данные:

1. Среднестатистическая  численность (69 чел):

из них мужчин служащих 14,5%

из них мужчин рабочих 10,1%

из них женщин служащих 58%

из них женщин рабочих 17,4%

2. Высшее образование:

из них муж 5,8%

из них женщин 43,5%

    Среднетехническое  образование:

из них муж 5,8%

из них женщин 8,7%

    Среднеспециальное  образование:

из них муж 4,3%

из них женщин 7,2%

     Среднее  образование:

из них муж 8,7%

из них женщин 16%

3. По возрасту до 30:

из них служащих 14,5%

из них рабочих 0%

    от 31 – 40:

из них служащих 21,7%

из них рабочих 5,9%

    от 41 – 50:

из них служащих 14,5%

из них рабочих 2,9%

    от 51 – 60:

из них служащих 17,4%

из них рабочих 7,2%

     старше:

из них служащих 4,3%

из них рабочих 11,6%

Исходя из данных предложенных организацией, становится очевидным, что преобладающее  большинство рабочих мест занимают женщины, занятые в сфере образования. Лидирующие позиции по количеству имеющих высшее среднетехническое образование так же принадлежат женскому коллективу. В данной организации слишком небольшой процент молодых специалистов в возрасте до 30 лет, а рабочий персонал этого возраста вообще отсутствует. Зато высокий процент рабочих можно увидеть среди лиц достигших возраста от 50 лет и выше. Нельзя не отметить положительную тенденцию в том, что в большое количество служащих приходится на возраст от 30 до 40 лет. Этот возраст является благоприятным для карьерного роста, повышения и усовершенствования профессиональных качеств.

1.3. Анализ внешней среды организации.

В данной организации  мы рассматриваем внешнее окружение, обычно выделяют среду прямого и косвенного воздействия. Среда прямого воздействия включает в себя следующие компоненты:

1. Поставщиков в данном предприятии нет.

2. Конкуренцию нашего предприятия составляют два лицея и два колледжа города Братска:

    • Лицей № 24;
    • Лицей № 45;
    • Братский Целлюлозно-Бумажный колледж;
    • Тогово – Экономический Колледж.

3. КОЛЛЕДЖ по сути деятельности руководствуется Конституцией РФ, Гражданским и Трудовым кодексами РФ, Законом РФ «Об образовании», Типовым Положением об образовательном учреждении среднего профессионально образования, утвержденным постановлением Правительства РФ от 03.03.2001 года № 160, нормативными правовыми актами Федерального агентства по образованию и настоящим Уставом. При осуществлении предпринимательской деятельности КОЛЛЕДЖ руководствуется законодательством РФ, регулирующим данную деятельность.

КОЛЛЕДЖ является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный, валютный и другие счета в банковских и иных кредитных учреждениях. КОЛЛЕДЖ имеет право от своего имени заключать договора, приобретать имущества и личные неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, арбитражном и третейском судах.

Отношение между КОЛЛЕДЖОМ  и УЧРЕДИТЕЛЕМ определяют договором, заключенным в соответствии с  законодательством РФ. Отношение  КОЛЛЕДЖА с обучающимися и (или) их родителями (лицами их заменяющими) регулируется в порядке, установленном настоящим уставом.

1. Педагогические работники колледжа имеют право:

  • защищать свою профессиональную честь и достоинства;
  • свободно выбирать и использовать методики обучения и воспитания, учебные пособия и материалы, учебники, методы оценки знаний обучающихся;
  • повышать свою квалификацию;
  • аттестоваться на добровольной основе на соответствующую квалификацию, категорию и получить ее в случае успешного прохождения аттестации;
  • участвовать в управлении колледжем через органы самоуправления и общественной организации;
  • на сокращенную рабочую неделю;
  • на досрочное получение пенсии в порядке, установленном законодательством РФ;
  • порядок и условия предоставления отпуска определяется графиком;
  • на социальные льготы и гарантии, установленные законодательством РФ и дополнительные льготы предоставленные учредителем педагогическим работником колледжа.
    1. Педагогические работники колледжа обязаны:
    • Удовлетворять требованиями соответствующих педагогических характеристик;
    • Выполнять устав колледжа и правила внутреннего распорядка;
    • Выполнять условия трудового договора (контракта);
    • Учебная нагрузка на учебный год для преподавателей, оговариваемая в трудовом договоре не должна превышать 1440 часов;

В данной организации косвенное воздействие показывает:

  • Колледж самостоятельно разрабатывает, принимает и реализовывает образовательные программы с учетом государственных образовательных стандартов;
  • Колледж осуществляет рекламно – агитационную работу по набору  студентов, и дополнительные курсы для поступления;
  • Выбирает формы, средства и  методы обучения и воспитания в пределах, определенных Законом РФ «Об образовании»;
  • Может осуществлять научно – исследовательскую и опытно – конструкторскую работу, а также инновационную деятельность;
  • Колледж может устанавливать прямые связи с зарубежными предприятиями, учреждениями и организациями, осуществлять внешнеэкономическую деятельность в установленном РФ порядке;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4. Основные направления совершенствования  управления организацией.

В данной организации есть сильные и слабые стороны. В данный момент, в исследуемой организации сильная сторона превышает слабые стороны.

Педсостав колледжа имеет  наибольшее количество преподавателей с высшим образованием и педагогическим стажем.

Каждый раз, на учебный год колледж набирает наибольшее количество учащихся и выпускает квалифицированных специалистов.

В колледже открылись  усовершенствованные компьютерные классы,  на высоком уровне физическая подготовка студентов (тренажерные  залы и спортивные секции), оснащение новым оборудованием мастерских, открыто множество кружков (литературный, танцевальный, вокал и т.д.).

Слабая сторона организации, то, что колледж находится на окраине  города, далеко от остановки автотранспорта и плохо обустроенной дороги.

Методы принятия решений данной организации, направленных на достижение намеченных целей, могут быть различными:

1) метод, основанный  на интуиции управляющего, которая  обусловлена наличием у него  ранее накопленного опыта и  суммы знаний в конкретной  области деятельности, что помогает выбрать и принять правильное решение;

2) метод, основанный на понятии  "здравого смысла", когда управляющий,  принимая решения, обосновывает  их последовательными доказательствами, содержание которых опирается  на накопленный им практический  опыт;

3)  метод,  основанный  на  научно-практическом  подходе, предполагающий выбор  оптимальных решений на основе  переработки больших количеств  информации, помогающий обосновать  принимаемые решения. Этот метод  требует применения современных  технических средств и, прежде всего, электронно-вычислительной техники.  Проблема выбора руководителем решения одна из важнейших в современной науке управления. Она предполагает необходимость всесторонней оценки самим руководителем конкретной обстановки и самостоятельность принятия им одного из нескольких вариантов возможных решений. Поскольку руководитель имеет возможность выбирать решения, он несет ответственность за их исполнение. Принятые решения поступают в исполнительные органы и подлежат контролю за их реализацией. Поэтому управление должно быть целенаправленным, должна быть известна цель управления. В системе управления обязательно должен соблюдаться принцип выбора принимаемого решения из определенного набора решений. Чем больше выбор, тем эффективнее управление. При выборе управленческого решения к нему предъявляются следующие требования: обоснованность решения; оптимальность выбора; правомочность решения; краткость и ясность; конкретность во времени; адресность к исполнителям; оперативность выполнения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 2. Исследования и разработка рекомендаций по развитию мотивации

сотрудников организации.

2.1. Понятие и значение мотивации  в управлении.

Почему некоторые люди в одних и тех же условиях работают с интересом и удовольствием, а другие ворчат и недовольны? Почему для получения высокого результата одного человека нужно похвалить, а другому больше заплатить? Что движет человеком, что побуждает его к активной деятельности?

Мотивация – это процесс  побуждения человека к деятельности для достижения целей. Также мотивацию можно определить как структуру, систему мотивов деятельности и поведения субъекта. Цель – это желаемый продукт деятельности. Влияние мотивации на поведение человека зависит от множества факторов, оно очень индивидуально и может меняться под воздействием мотивов и обратной связи с деятельностью человека.

 


 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Взаимосвязь понятий мотивации

 

Мотив – это совокупность внутренних побуждений к активности, основанных, в основном, на осознаваемых или неосознаваемых потребностях, на интересе, на представлениях о ценностях. Мотив – это то, что вызывает определенные действия человека, его внутренние и внешние движущие силы. Как правило, человек совершает действия под воздействием ряда мотивов, представляющих собой их диспозицию. Диспозиция мотивов и ведущий мотив непостоянны, на их сущность влияет внешняя среда и особенности личности. Мотив определяет, что и как надо делать для удовлетворения потребностей человека. Мотивы поддаются осознанию, и человек может воздействовать на них, усиливая или приглушая их действие, а в некоторых случаях устраняя их из своих движущих сил.

В процессе мотивации  выделяют четыре основных этапа.

  1. Возникновение потребности.
  2. Разработка стратегии и поиск путей удовлетворения потребностей.
  3. Определение тактики деятельности и поэтапное осуществление действий.
  4. Удовлетворение потребности и получение материального или духовного вознаграждения.

Потребности – это  нужда в чем-то, объективно необходимом  для поддержания жизнедеятельности  и развития организма, личности и  социальной группы. Различают биологические и социальные потребности.

Биологические потребности  – это потребности в пище, воде, воздухе, продолжении рода, жилище и  другие, необходимые для поддержания  организма в нормальном жизнедеятельном  состоянии.

Социальные потребности – это потребность принадлежать к роду, национальности, социальной группе, самовыражаться, строить свою карьеру, быть признанным и прочее. Потребности находятся в динамическом развитии и имеют тенденцию к росту как для отдельного человека, так и для общества в целом.

Важное значение в  удовлетворении потребностей имеют  стимулы. Стимул – это побуждение к действию или причина поведения  человека. Различают четыре основные формы стимулов.

  1. Принуждение. В демократическом обществе на предприятиях используют административные методы принуждения: замечание, выговор, перевод на другую должность, строгий выговор, перенос отпуска, увольнение с работы.
  2. Материальное поощрение. Сюда относят стимулы в материально-вещественной форме: заработная плата и тарифные ставки, вознаграждение за результаты, премии из дохода или прибыли, компенсации, путевки, кредиты на покупку автомобиля или мебели, ссуды на строительство жилья и др.
  3. Моральное поощрение. Стимулы, направленные на удовлетворение духовных и нравственных потребностей человека: благодарности, публикации в прессе, правительственные награды и др.
  4. Самоутверждение. Внутренние движущие силы человека, побуждающие его к достижению поставленных целей без прямого внешнего поощрения (написание диссертации, публикация книги, авторское изобретение, съемка фильма и др.). Это самый сильный стимул из известных в природе, однако, он проявляется только у наиболее развитых членов общества.

Типология мотивации  субъекта деятельности, по Лапыгину –  Эйдельману, выглядит следующим образом:

  1. Инструментальный тип мотивации – отношение к труду как к средству получения заработка для удовлетворения потребностей, находящихся за рамками сферы труда;
  2. Достижительный – ориентация на труд как способ продвижения, повышения профессионального или должностного статуса;
  3. Коллективистский – побудительная сила к трудовой деятельности – стремление заслужить уважение коллег, стремление к сотрудничеству, общению;
  4. Интеллектуальная мотивация – ориентация на сложную, интересную работу, позволяющую раскрыть свои способности, самореализоваться;
  5. Комфортно-ориентированный – ориентация на относительно комфортные условия труда.

Теория мотивации стала  активно разрабатываться в XX в.. В настоящее время существует несколько различных теорий мотивации, которые условно можно разбить на три группы:

    • первоначальные;
    • содержательные;
    • процессуальные.

Теория потребностей Маслоу

 

А. Маслоу – один из крупных  ученых в области мотивации и  психологии. Его теория психологии управления включает в себя следующие  идеи и предпосылки:

    • люди постоянно ощущают какие- то потребности;
    • люди испытывают определенный набор сильно выраженных потребностей, которые могут быть объединены в отдельные группы;
    • группы потребностей находятся в иерархическом расположении по отношению друг к другу;
    • потребности, если они не удовлетворены, побуждают человека к действиям. Удовлетворенные потребности не мотивируют людей;
    • если одна потребность удовлетворяется, то ее место занимает другая;
    • обычно человек ощущает одновременно несколько различных потребностей, находящихся между собой в комплексном взаимодействии;
    • потребности, находящиеся ближе к основанию «пирамиды», требуют первостепенного удовлетворения;
    • потребности более высокого уровня могут быть удовлетворены большим числом способов, нежели потребности нижнего уровня.

В соответствии с теорией Маслоу существует пять групп потребностей (рис. 2).


 

 

Потребность

самовыражения

 

 

Потребность признания 

и уважения

 

 

Потребность принадлежности

 к социальной группе

 

 

Потребность безопасности

 

 

Физиологические потребности

 

Рис. 2. Пирамида потребностей Маслоу

 

 

 

Физиологические потребности. К этой группе потребностей относятся потребность в пище, воде, воздухе, убежище, сексе и т. п. – те, которые человек должен удовлетворять, чтобы выжить, чтобы поддерживать организм в жизнедеятельном состоянии. Люди, которые работают в основном из-за необходимости удовлетворения потребностей этой группы, мало интересуются содержанием работы, они концентрируют свое внимание на оплате, а также на условиях труда, удобстве рабочего места, возможности избегать усталости и т.д. для управления такими людьми необходимо, чтобы минимум заработной платы обеспечивал выживание и рабочие условия не слишком отягощали существования.

Потребность безопасности. Потребности этой группы связаны со стремлением и желанием людей находиться в стабильном и безопасном состоянии: иметь хорошее жилье, быть защищенным от страха, боли, болезней и других страданий. Люди, для которых первостепенными являются потребности этого рода, стремятся избегать стрессов, любят порядок, четкие правила, формальные структуры. Они оценивают свою работу в первую очередь с точки зрения обеспеченности и стабильного существования в будущем. Для человека, находящегося под влиянием этих потребностей, важны гарантии работы, пенсионное обеспечение, медицинское страхование. Для управления такого рода людьми следует создавать надежную систему социального страхования, применять справедливые правила регулирования их деятельности, оплачивать труд выше прожиточного уровня, не привлекать их к принятию рискованных решений и осуществлению действий, связанных с риском и изменениями.

Потребность принадлежать к социальной группе. Человек стремится к участию в совместных действиях, он хочет дружбы, любви, желает быть членом определенной группы людей, участвовать в общественных мероприятиях и т.п. Если для человека данная потребность является ведущей, он смотрит на свою работу, во-первых, как на возможность установить хорошие и дружеские отношения со своими коллегами. Отношение к таким работникам со стороны руководства должно носить форму дружеского партнерства, таким людям надо создавать условия для общения на работе. Хороший результат дают бригадная форма организации труда, групповые мероприятия, выходящие за рамки работы, а также напоминание работникам о том, что их ценят коллеги по работе.

Потребности признания и уважения. Данная группа потребностей отражает желание людей быть компетентными, сильными, способными, уверенными в себе, а также видеть, что окружающие признают их таковыми и уважают за это. Люди, испытывающие сильное влияние данной потребности, стремятся к лидерскому положению либо же к положению признанного авторитета при решении задач. При управлении такими людьми надо использовать различные формы морального поощрения, выражения признания их заслуг. Для этого полезными могут быть присвоение титулов и званий, освещение в прессе и упоминание руководством в публичных выступлениях их заслуг, вручение различного рода почетных наград.

Потребности самовыражения. Данная группа объединяет потребности, выражающиеся в стремлении человека к наиболее полному использованию своих знаний, способностей и умений для самоутверждении в бизнесе, менеджменте, политике и т.д. Данные потребности в гораздо большей степени, чем потребности других групп, носят индивидуальный характер. Это потребности человека в творчестве в широком смысле этого слова. Люди с данной потребностью открыты к восприятию себя и окружения, созидательны и независимы. При управлении такими людьми надо стремиться давать им оригинальные задания, позволяющие максимально реализовывать способности, предоставлять большую свободу в выборе средств решения задач и привлекать к работе, требующей изобретательности и созидательности.