Системный анализ организации и разработки рекомендаций по совершенствованию управления

CoolReferat.com

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ 

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ 

« БРАТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ» 

ФАКУЛЬТЕТ ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ 

КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ И ТЕХНОЛОГИИ БИЗНЕССА 
 

Системный анализ организации и разработки рекомендаций по совершенствованию  управления 
 
 
 
 
 

Выполнил

Студент гр.ССиТ-08:                                                       Н.А. Матвеева                                                            

Проверил:                                                                          Е.В.Трусевич 
 
 
 

Братск 2010

Содержание

Введение 

1. Системный  анализ организации и определение  направлений совершенствования  управления 

1.1 Краткая характеристика  объекта исследования

1.2 Анализ внутренней  среды организации 

1.3 Анализ внешней  среды организации 

1.4 Основные направления  совершенствования управления организацией 

2. Исследование  и разработка рекомендаций по  развитию мотивации сотрудников  организации

2.1 Понятие и значение мотивации в управлении

2.2 Проведение и обработка результатов анкетирования

2.3 Анализ результатов анкетирования

2.4 Рекомендации по развитию мотивации сотрудников организации

Заключение

Список рекомендуемой  литературы

Введение

     Нормальное функционирование предприятий различных сфер производства и услуг в условиях рынка предполагает поиск и разработку каждым из них собственной стратегии развития. Чтобы успешно развиваться, предприятие должно иметь оптимальное соотношение между затратами и результатами производства, изыскивать новые формы приложения капитала, обновлять и улучшать свою продукцию в соответствии с требованиями рынка, находить более эффективные способы её доведения до конкретных потребителей, проводить обоснованную товарную политику, применять принципиально новые методы управления и т.д. Иначе говоря, предприятие должно быть конкурентоспособным и экономически устойчивым. В этом помогает системный анализ.

     Системный анализ представляет собой методологию  исследования сложно понимаемых и сложно наблюдаемых объектов путем представления этих объектов в виде целенаправленных систем. Он применяется для исследования различных организаций, помогает решить проблемы, стоящие перед этими организациями. Позволяет свести решение сложной задачи к четкой последовательности простых задач, прийти к решению проблем, возникших или тех которые могут возникнуть на пути существования и жизнедеятельности на пути организации.

     Системный анализ нужен для определения  стратегии поведения предприятия  и проведения этой стратегии в жизнь. Данная тема является актуальной впрочем, как и вся теория менеджмента. В новом тысячелетие наша страна должна научиться жить в условиях рыночной экономики, важнейшим условием этого является высококвалифицированные управленцы. Умение выделить и проанализировать элементы организации является залогом успеха фирмы, поэтому данная тема является актуальной.

Таким образом, целью данной работы является осуществление  системного анализа организации  и разработка рекомендаций по совершенствованию управления.

Данная цель реализуется посредством решения  следующих задач:

-анализ внутренней среды организации;

-анализ внешней среды организации;

-выявление сильных и слабых сторон управления;

-осуществление анкетирования сотрудников организации для оценки степени мотивов трудовой деятельности;

-разработка рекомендаций по развитию мотивации сотрудников.

     Объектом  исследования является фирма "Браткое  Агенство по туризму". При написании  курсовой работы были использованы следующие  инструменты - анкетирование; методы - сравнительный анализ, статистический метод исследования.

В ходе работы были изучены следующие мотивационные  теории: теория "иерархии потребностей" А. Маслоу; характеристика мотивационных  теорий К. Альдерфера и Д. МакКлеланда; теория "мотивационной гигиены" Ф. Герцберга; теория "ожиданий" В. Врума; теория "справедливости" С. Адамса и комплексная теория мотивации Л. Портера-Э. Лоулера.

Предметом исследования является персонал фирмы "Братское Агентство по туризму".

1. Системный анализ организации и определение направлений совершенствования управления

1.1 Краткая характеристика  объекта исследования 

Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью "Братское Бюро Путешествий". Это  коммерческая организация, основным видом деятельности которой является оптовая и розничная торговля туристическими путёвками . Вышеназванный вид деятельности осуществляется в соответствии с действующим законодательством РФ. Организация является субъектом малого предпринимательства. Собственного производства у данной организации нет. Оплата по договорам производится как по наличному, так и по безналичному расчету.  

1.2 Анализ внутренней  среды организации  

Общество с  ограниченной ответственностью «Братское  Бюро Путешествий» создано более 30 лет назад ещё в советском союзе. Основной деятельностью компании является международный и местный туризм. Успех в технологии продаж туристского продукта был достигнут фирмой благодаря хорошо отлаженной системе реализации и гибкой агентской политике. По каждому туру разработана обширная информационная база (листовки, брошюры), дающая возможность клиенту получить достаточный объём информации для принятия решения о выборе направления и конкретного тура. Приобретая туристскую путёвку, клиенты подписывают с фирмой договор, в котором указан тщательно отработанный набор условий, что позволяет предупредить возможные недочёты и конфликты в обслуживании.     

В связи с  большим объёмом туристского  оборота фирма имеет возможность  устанавливать умеренные цены на все виды туристского продукта, использовать все возможные виды скидок для минимизации стоимости туристского обслуживания.    

В силу основополагающей концепции многопрофильности своей  деятельности ООО «Братское Бюро Путешествий» осуществляет приём большого потока туристов. Она предлагает широкий набор туристских маршрутов, отличное размещение и питание по умеренным ценам. Эффективно используя методы кооперации с экскурсионным бюро, ведущими музеями, ООО «Братское Бюро Путешествий» осуществляет обслуживание туристов на высоком уровне.     

ООО «Братское  Бюро Путешествий» является коммерческой организацией, преследующей в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли. Основными видами (предметом) деятельности Общества являются:    

·Оказание туристических услуг;    

·Организация  экскурсионного развития;    

·Прокат туристического инвентаря, снаряжения, бытовой техники, оборудования и автомобилей;    

·Организация  деловых встреч, бизнес-туров как  в России, так и за рубежом (с  участием российских и иностранных граждан);     

·Организация  и ведение гостиничного бизнеса;     

·Оказание сервисных  услуг по визовому оформлению российским и зарубежным гражданам и фирмам;     

·Автотранспортные услуги (пассажирские перевозки, в том  числе междугородние и международные);     

·Маркетинговая, полиграфическая, издательская, культурно-просветительская деятельность;    

За годы усердной работы в условиях рынка и жесткой  конкуренции «Братское Бюро Путешествий»  доказало свою жизнестойкость. Предприятие сохранило и упрочило свои старые связи, а также приобрело много надежных друзей и клиентов.

ВНУТРЕННЯЯ  СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ

Цели  

- организация  международного и местного туризма;   

- популяризация  туризма среди местного населения  России;  

- расширение  региональной сети и открытие филиалов по    

 России;  

- популяризация  туризма среди местного населения;   

- привлечение  новых потребителей;  

- максимизация  прибыли  

Структура организации

      В туристической фирме ООО «Братское  Бюро Путешествий» линейная структура управления:     

Рассмотрим должностные  обязанности некоторых сотрудников:       

Генеральный директор   - действует от имени Общества, в том числе выступает от имени Общества в отношениях с любыми организациями и государственными органами по всем вопросам, связанным с деятельностью;      

- определяет  размер необходимых расходов;      

- открывает счета  и делает вклады в банках;      

- дает указания  и распоряжения работникам;      

- определяет  структуру и штаты;      

- принимает на  работу и увольняет сотрудников,  применяет к ним меры поощрения  и взыскания.    

- координирует работу находящего в его подчинении персонала, следит за своевременностью и качеством выполнения работы, занимается маркетинговой деятельностью.      

Бухгалтер - в  обязанности  бухгалтера входит осуществление организации бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроля за экономным использованием материальных,  трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия, обеспечение законности, своевременности и правильности оформления документов, расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в  
государственные  внебюджетные  социальные  фонды,  платежей  в  банковские учреждения, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия. Главный бухгалтер непосредственно подчиняется директору филиала.  В подчинении у главного бухгалтера находятся работники бухгалтерии.     

Главный менеджер - занимается организацией отдыха по своим направлениям, составляют туристские пакеты, занимаются оформлением документов, страхованием. Ведёт непосредственную работу с клиентами (туристами).     

- составление плана по рекламным кампаниям.Осуществляет креативную разработку идей для рекламных кампаний, планирует бюджеты  рекламных  кампаний,  информирует  персонал  о  проведении  этих кампаний, их условиях, сроках, правилах проведения и ожидаемых результатах. Также он проводит размещение рекламных материалов и их оплату со стороны компании,   осуществляет   оценку   эффективности   проведенных   рекламных мероприятий и отчитывается перед директором ООО «Братское Бюро Путешествий». 

-   ведет всю офисную работу фирмы, занимается рекламой.  
      

Задачи   

- разработка  и продажа туристских пакетов;   

- привлечение  наибольшего количества туристов;   

- создание «уникального»  туристского продукта;  

- создание новых направлений, представляющих интерес потребителей            туристического продукта; 

Технологии       

Туризм играет ведущую роль в экономиках многих стран мира. Россия не является исключением, так как имеет очень богатый  туристский потенциал и все необходимые предпосылки.         

К технологиям, используемым в туристической фирме  можно отнести разработку новых, еще не изведанных направлений, которые  в свою очередь могут отличаться своей нестандартностью.         

Фирма для улучшения  процесса работы использует множество способов. Внедряет и использует новые способы бронирования билетов и отелей по всему миру, что позволяет, не выходя из офиса и не отнимая времени, дать полную информацию, интересующую туриста.  Ведётся электронная картотека, которая в свою очередь, помогает быстро и оперативно получить информацию о туристе (день рождения, паспортные данные…). Также для быстрого расчета страховых полисов туристов используется online система, связанная напрямую со страховой компанией, что очень экономит время. Всё вышеперечисленное делает работу более оперативной и точной, это очень привлекает туристов, и обещает, что они вернутся в «Братское Бюро Путешествий». Большой плюс в работе компании - это использование электронных систем бронирования.            

Люди     

Как и в любой  организации, важнейшим стратегическим фактором является кадровый потенциал, который в свою очередь определяет успех фирмы.     

На данный момент на фирме работает три человека, каждый из которых имеют высшее образование. Одним из основных преимуществ данного коллектива является то, что они являются настоящей, крепкой командой, которая, объединив силы, очень качественно выполняет свою работу. В коллективе царит дружба и взаимовыручка. Всегда приятно прийти в офисы туристической фирмы «Братское Бюро Путешествий» и увидеть там вежливых и улыбчивых сотрудников, которые с радостью помогут подобрать и организовать любой тур по желанию клиента.      

 Система работы  с персоналом предприятия направлена  на стимулирование хорошей работы сотрудников. Главным поощрением для менеджера является процент от продаж, добавляемый к его зарплате. Также работнику обеспечивают максимально удобное рабочее место, на котором есть все необходимое для успешной продажи туров.     

Следует также  отметить, что руководство предприятия так же уделяет большое внимание внешнему виду сотрудников. Все менеджеры имеют очень опрятный и ухоженный вид. Ведь положительное впечатление о фирме складывается не только от продажи тех  или иных туров, но и от общего впечатления о персонале фирмы.  
 
 

Персонал фирмы  “Братское Бюро Путешествий”

1.3 Анализ внешней  среды организации 

     При рассмотрении внешнего окружения организации, обычно выделяют среду прямого и  косвенного воздействия.  

     Деятельность  фирмы зависит от факторов прямо  го воздействия, которые непосредственно  влияют на операции фирмы.

Поставщики 

     От  их цен, условий доставки, ассортимента товара во многом зависит организация  работы фирмы. Так как фирма сотрудничает не только с отечественными, но и  с зарубежными поставщиками усиливается  влияние таких факторов как колебания обменных курсов политической нестабильности.

Потребители

     Деятельность  фирмы зависит от способности  находить потребителя и удовлетворять  его запросу. Так как потребители, решают какие товары и услуги для  них желательны, по какой цене, определяют организацию деятельности фирмы. Тем самым необходимость удовлетворять потребность для покупателя влияет на взаимодействие фирмы с поставщиками товара.

Конкуренты 

     Они оттягивают на себя часть клиентов, которые, в ином случае, могли бы прийти и совершить покупку (сделку)в нашей фирме.

Законы и госорганы 

     Многие  законы и государственные учреждения влияют на организации. Государство  в рыночной экономике оказывает  на организации как косвенное  влияние, прежде всего через налоговую  систему, государственную собственность и бюджет, так и прямое - через законодательные акты.

Как бы ни относилось руководство. К этим законам, ему  приходится придерживаться их или пожинать плоды отказа от законопослушания в  форме штрафов или даже полного  прекращении бизнеса.

От фирмы требуется соблюдение таких законов РФ как:

-Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 года N2 197 - ФЗ,

-Налоговый кодекс РФ от 31.07.1998 года N2146 - ФЗ,

-Гражданский кодекс РФ от 30.11.1994 года N2 51 - ФЗ,

-закон РФ от 7 февраля 1992 г. N 23001 «О защите прав потребителей».

     Соблюдение  законов и правил контролируется государственными органами. Налоговая  инспекция контролирует соблюдение работниками фирмы налогового законодательства. Правильность работы с кассовыми  аппаратами; правильность начисления и уплаты налогов; ведение документации и отчетности и т. д. В случае нарушений, выявленных в ходе проверок, фирма подвергается наказанию в виде штрафа. При грубых нарушениях закона в отношении директора и главного бухгалтера может быть заведено уголовное дело.

Торговая инспекция осуществляет контроль соблюдением работниками законов РФ и правил торговли. В случае выявления каких-либо нарушений, фирма или сотрудники, допустившие нарушения, подвергаются административному наказанию.

Деятельность  фирмы зависит также от факторов косвенного воздействия, которые могут не оказывать немедленно го воздействия на операции фирмы.

Состояние экономики 

Руководство фирмы  должно уметь оценивать, как скажутся на операциях организации общие  изменения состояния экономики  страны.

Политические факторы

Основным влиянием на деятельность фирмы является настроения администрации, законодательных органов  в отношении бизнеса.

Социокультурные факторы 

Влияют на продукцию  и услуги фирмы, например, люди готовы больше платить за товары с брендами ведущей компании. Запрос ряда потребителей товаров узкой специализации.

Технологии 

Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой товар можно продавать, а также на то какой новый товар  ожидает потребитель от фирмы. Повышение  эффективности работы фирмы вызывает внедрение компьютерных программных  продуктов ("Консультант-Плюс", "lС:Кадры", "lС:Бухгалтерия") для облегчения и удобства работы персонала.

1.4 Основные направления  совершенствования  управления организации 

     Анализ  внутренней и внешней среды, как  он про водится в стратегическом управлении, направлен на выявления угроз и возможностей, которые могут возникнуть во внешней среде по отношению к организации, а также сильных и слабых сторон, которыми обладает организация. Именно для решения этой задачи и разработаны определенные приемы анализа среды, которые применяются в стратегическом управлении. Довольно известный метод SWOT (аббревиатура из английских слов: сила - strength, слабость -weakness, возможности - opportunity и угрозы - threat) является довольно широко признанным подходом, позволяющим провести совместное изучение внешней и внутренней среды. Применяя метод SWOT, удается установить линии связи между силой и слабостью, которые присущи организации и внешними угрозами и возможностями. Методология SWOT предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей, а далее - установление цепочек связей между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для формулирования стратегии организации.

Сначала, с учетом конкретной ситуации, в которой находится фирма "Братское Бюро Путешествий", составляются список ее слабых и сильных сторон. Сильные и слабые стороны - это внутренние черты организации, напрямую относящиеся к рассматриваемым покупателям. Они под контрольной организации.

Сильные стороны:

-ассортимент товара;

-сервис и качество предоставляемых услуг; профессионализм кадров.

Слабые стороны:

-Отсутствие надежных связей с поставщиками;

Слабое информирование потребителей о новых препаратах химических компаний.

Составим список угроз и возможностей, с которыми может столкнуться фирма "Братское Бюро Путешествий". Возможности и угрозы - это внешние элементы, относящиеся к различным сферам среды, таким как законодательство, политика, общество, экономика, технология. Они не подвластны влиянию организации.

Возможности:

-расширение рынка потребления, вызванные экономическим подъемом в сфере сельского хозяйства;

потребности потребителей.

Угрозы: 

-интенсивное появление конкурентов.

После того как  составлен конкретный список слабых и сильных сторон организации, а  также угроз и возможностей наступает этап установления связи между ними. Для установления этих связей составим матрицу SWOT, которая следующий вид

Слева выделяются два раздела (сильные стороны, слабые стороны), в которые соответственно вносятся все выявленные на первом этапе сильные и слабые стороны организации. В верхней части матрицы также выделяются два раздела (возможности и угрозы), в которые вносятся все выявленные возможности и угрозы.

     На  пересечении разделов образуется четыре поля. На каждом из данных полей исследователь должен рассмотреть все возможные парные комбинации и выделить те, которые должны быть учтены при разработке стратегии поведения организации. В отношении тех пар, которые были выбраны с поля "СИВ", следует разрабатывать стратегию по использованию сильных сторон организации для того, чтобы получить отдачу от возможностей, которые появились во внешней среде. Для тех пар, которые оказались на поле "СЛВ", стратегия должна быть построена таким образом, чтобы за счет появившихся возможностей попытаться преодолеть имеющиеся в организации слабости. Если пара находится на поле "СИУ", то стратегия должна предполагать использование силы организации для устранения угроз. Наконец, для пар, находящихся на поле "СЛУ", организация должна вырабатывать такую стратегию, которая позволила бы ей как избавиться от слабости, так и попытаться предотвратить нависшую над ней угрозу.