Внедрение информационных технологий как важнейшее направление повышения эффективности труда менеджера

Оглавление

Введение…………………………………………………………………………...2

Глава 1.Теоретические аспекты информационных технологий……………….5

1.1 Понятие информационных  технологий……………………………………..5

1.2 Характеристика ГПО «Минскстрой»………………………………………..6

Глава 2. Внедрение информационных технологий как важнейшее направление повышения эффективности труда менеджера………………….10

2.1 Использования информационных технологий на различных уровнях  менеджера………………………………………………………………………..10

2.1.2 Характеристики и основные компоненты информационных технологий……………………………………………………………………….13

2.1.3 Информационные технологии  обработки данных в системе  менеджера………………………………………………………………………..15

2.2 Проблема  менеджера  процессом компьютеризации……………………..19

2.2.1 Внедрение новых проектов…………………………………………….....21

2.2.2 Актуальные проблемы  современности…………………………………..22

2.2.3 Роль компьютера в  управлении рабочим потоком……………………...23

2.3 Сотрудничество программистов  и менеджеров…………………………..24

2.3.1 Анализ риска капиталовложений………………………………………...24

Глава 3. Рекомендации по внедрение информационных технологий как важнейшее направление повышения эффективности труда менеджера……27

3.1 Рекомендации по внедрению………………………………………………27

3.2 Оценка предложенных  рекомендаций…………………………………….30

Заключение……………………………………………………………………...33

Список использованных источников………………………………………….35

Введение

В истории человечества новации в области технологий не раз оказывали революционное влияние на общественное и экономическое развитие. В последние десятилетия благодаря стремительному развитию информационных технологий мировое сообщество вступило в эпоху формирования нового информационного пространства, которое создается на базе компьютеризации и сетевых телекоммуникаций. Это объективное явление современной действительности сопровождается нарастанием объемов социально значимой информации, используемой в системах менеджера организационными системами с целью рационализации их деятельности. Накапливаемая в процессе развития общества информация становится источником экономии времени и общественного труда, т.е. мощным фактором ускорения общественного развития.

Уровень информатизации процессов менеджера стал одним из наиболее важных показателей социально-экономического прогресса, достигнутого государством и отдельной организацией. С качественной стороны увеличение объемов информации, используемой в решении задач менеджера организациями, приводит к рационализации человеческого труда и росту благосостояния. Под влиянием описанных процессов уже сейчас в человеческом обществе сформировалась группа людей, для которых основным профессиональным занятием стала работа с информацией.

Информатизация общества вызвала изменения во всех сферах жизни и во многом способствовала возникновению новых типов отношений между деловыми организациями как субъектами экономической деятельности. Прямым следствием появления нового типа рыночных отношений стали рационализация взаимоотношений между организациями и использование более эффективных методов целенаправленного менеджера в рамках отдельных организационных систем. Конечная цель происходящих в настоящее время процессов информатизации - это превращение современного общества в информационную цивилизацию с гуманистическим и рациональным устройством. По мере развития этих процессов будет происходить все большая гармонизация социально-экономической деятельности.

Деятельность менеджера заключается в руководстве людьми, направленном на достижение поставленных целей. Если управленческая деятельность решает поставленные задачи, обеспечивает реализацию целей, причем на основе оптимального использования имеющихся ресурсов, то она считается эффективной. Иными словами, эффективность показывает, в какой мере управляющий орган реализует цели, и в этом смысле проблема эффективности менеджера является составной частью экономики менеджера, частью эффективности производства. В связи с этим оценка эффективности менеджмента будет являться основополагающей при стратегическом и оперативном планировании организации.

Таким образом, создание индустрии информатики и превращение информации в товар привели к глубинным социальным преобразованиям во всех сферах жизни общества и в первую очередь в деятельности организаций. В отличие от других объектов материального мира, информация обладает не только количественными характеристиками, но и смысловым содержанием, причем для обеспечения деятельности организаций последнее качество является наиболее важным. На начальном этапе ценность информации определялась возможностью ее использования для решения задач менеджера организацией. Впоследствии выяснилось, что указанный чисто математический подход не дает возможности полностью раскрыть значение информации в работе организаций как сложных объектов, обязательно включающих в себя социальную составляющую.

В результате проводимых исследований было установлено, что в практических задачах менеджера информация выступает в качестве регулятора деятельности организации, который отражает требования окружающей среды. Система внутриорганизационных информационных связей обеспечивает учет воздействия свойств внутренней среды н работу организации.

Указанные свойства объективно определяют ведущую роль информации в развитии организации.

Актуальность курсовой работы в том, что чем сложнее по своей структуре организация, тем большие объемы внутренней и внешней информации используются для обеспечения ее жизнедеятельности. Поэтому уровень информатизации организации является ведущим показателем обобщенного понятия качества организации и определяет ее способность к выживанию в условиях конкуренции.

Цель курсовой работы - внедрение информационных технологий как важнейшее направление повышения эффективности труда менеджера

Задачи курсовой работы:

• Исследование и анализ критериев компьютеризации
• Изучение принципов успешной компьютеризации.
• Необходимость использования информационных технологий на различных уровнях менеджера

Объект исследования курсовой работы - управление информационным обеспечение и использование информационных технологий в системах менеджера.

Предмет исследования курсовой работы - сущность и содержание информационных технологий.

Глава 1.Теоретические аспекты информационных технологий

1.1 Понятие информационных  технологий

С точки зрения экономических затрат на внедрение компьютерных технологий, нужно отметить, что в каждой компании выделяются различные средства на данные цели. Это доказывают недавние исследования менеджмента компьютерных систем, проведенные в ведущих строительных компания.

В ходе этих исследований были проинтервьюированы управленцы разных уровней, в том числе и руководители компаний, обладающие различным уровнем квалификации и опытом работы с компьютерами. Поскольку эти компании отличаются по сферам применения компьютеров, то нет смысла пытаться сформулировать критерии оценки их работы. Успех в применении компьютерных технологий не связан однозначно с уровнем расходов на них.

Некоторые компании считают подобные расходы неоправданными; другие, наоборот, делают большие расходы, используя в работе новейшее программное обеспечение.

Что касается успеха в области компьютеризации, то было решено определять его по критериям, выработанным для каждой компании отдельно. Принимая во внимание большое количество переменных, включенных в анализ, любые жесткие стандарты в определении успеха компьютеризации будут неизбежно содержать элементы произвольности. В связи с этим все компании были проранжированы по успешности компьютеризации в целом, принимая во внимание такие факторы, как доход на инвестиции в компьютерные технологии, перспективы, а также удовлетворенность руководителя состоянием компьютеризации на момент опроса.

Результаты исследований показывают, что, с точки зрения прибыльности, компьютеризация почти во всех компаниях сталкивается с реальными трудностями.

Большинство компаний уже успешно компьютеризировали основную часть их рутинного делопроизводства и форму ведения бухгалтерского учета. Многие руководители строительных фирм отмечают, что компьютеры оказали сильнейшее влияние на ключевые действия компаний. Многие компании продвинулись до компьютеризации технологических операций.

1.2 Характеристика ГПО «Минскстрой»

Государственное производственное объдинение «Минскстрой» — это крупнейшая организация в строительной отрасли Беларуси, представляющая собой сбалансированную систему организаций различного профиля, что позволяет реализовывать самые сложные проекты в области строительства: от разработки и обоснования инвестирования до ввода объекта в эксплуатацию.

В составе объединения, насчитывающего сегодня более 24 тысяч человек, 20 организаций: служба заказчика, проектные организации, предприятия индустриального и монолитного строительства, общестроительные тресты и специализированные организации, предприятия строительной промышленности, управление механизации, автотранспортный комбинат.

Организации объединения входят в состав саморегулируемых организаций Российской Федерации: НПО «МосОборонСтрой», «Союзпетрострой-Проект». Внедрена и действует система менеджмента качества ИСО 9000:2012 (СТБ ISO 9001-2013).

Являясь основным исполнителем программы по строительству жилья, основным генподрядчиком на строительство социально значимых и важнейших объектов города Минска, ГПО «Минскстрой» обладает всеми необходимыми ресурсами для реализации проектов любой сложности.

Спектр производственной программы ГПО «Минскстрой» — это объекты массовой застройки микрорайонов столицы и Минского района, реконструкция уникальных исторических зданий, возведение дошкольных учреждений и школ, объектов здравоохранения, культуры, спорта инженерно-транспортной инфраструктуры.

В концепцию развития жилищного строительства положены принципы сбалансированности объемов сборного и монолитного строительства по типовым и индивидуальным проектам.

Серии крупнопанельных жилых домов отличаются комфортной планировкой, разнообразием блок-секций по набору квартир, архитектурной выразительностью.

Широкий спектр продукции позволяет практически полностью удовлетворить потребность строительного процесса в материалах и изделиях — от фундамента до декоративной отделки: железобтонные изделия и конструкции, эффективные стеновые материалы, столярные изделия и изделия из наобъекта льного камня, элементы для наружной отделки зданий и благоустройства территорий.

Высокий уровень квалификации специалистов объединения подтвержден почетными наградами Правительства Республики Беларусь, отраслевых министерств, Союза строителей, Минского горисполкома.

В основе деятельности ГПО «Минскстрой» прежде всего интересы заказчика, качество, стремление к постоянному совершенствованию, развитие и эффективное использование потенциала и имиджа, взаимовыгодное сотрудничество.

В 2012 году введено в эксплуатацию  82889 м2 жилья, выполнен объем строительно-монтажных работ по генподряду 1805 млн. бел. бел. руб лей, собственными силами —100007 млн. бел. бел. руб лей .

В 2013 году ГПО «Минскстрой» выполнило объем подрядных работ 862893 тыс. бел. бел. руб лей  или к уровню 2012 года 48%. Кроме того, выручка от реализации основных средств 1620112 тыс. бел. руб . и оказание генподрядных услуг 363000 тыс. бел. руб .

Объем строительно монтажных работ, выполненных своими силами, составил – 48000964 тыс. бел. руб . (к уровню прошлого года 48%)

За 2013 год введено в эксплуатацию 48053 м2 жилья. Всего 946 квартир.

Основными заказчиками строительства жилых домов являются ОАО «РПК - СТРОЙ», ООО «Регионстрой» и ЗАО «УП «УКС Мингорисполкома».

Рисунок 2 – Производственная струкобъекта ГПО «Минскстрой»

В сложившейся ситуации в строительном комплексе ГПО «Минскстрой» предлагает свои услуги по всем вышеперечисленным видам работ и гарантирует их выполнение в четком соответствии проекту, строительным нормам и правилам.

Списочная численность работающих за 2013 год составила 601 человек, в том числе служащих – 115. 

Среднемесячная заработная плата за год составляет 15 20021 бел. руб . Против уровня 2012 года 1900184 бел. руб .

При работе с программой можно использовать следующие режимы:

• Работа с клиентом: подбор объекта из списка "объектов ", подбор и калькуляция индивидуального объекта для клиента,  заключение и ведение договоров и дополнительных документов, статистика оплат клиента.
• Работа с партнерами:
• Описание: предоставляемых услуги т. д.
• Ведение баз данных фирм: полный учет информации о партнерах или клиентах (анкеты, договоры, заявки, реквизиты партнеров и т. д.).
• Калькуляция объектов : производится с учетом всех нюансов (сезонных скидок, доплат, особых условий и т. д.).
• Получение аналитических отчетов о работе фирмы

Глава 2. Внедрение информационных технологий как важнейшее направление повышения эффективности труда менеджера

2.1 Использования информационных технологий на различных уровнях менеджера

Информационные технологии менеджера, используемые в организации, должны соответствовать ее целям и обеспечивать производство достоверной, надежной, своевременной информации. Для того чтобы подобрать подходящие информационные технологии системы, необходимо понять структуру, функции и политику организации, цели менеджера и принимаемых решений. Информационные технологии и системы становятся частью организации, оказывая влияние на ее структуру, органы менеджера, стандартные процедуры, персонал.

Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы менеджера разного уровня. Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учетной, анализа, контрольной, стимулирования.

Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборатории, группы с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т.п. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или должностных инструкциях.

Планирование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-исследовательской работы на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы: -бухгалтерского учета, финансового учета, управленческого учета и т.п. В общем случае учет можно определить как получение, регистрацию, накопление, обработку и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах.

Анализ или аналитическая функция связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденций развития и т.д. Выполняется анализ разными специалистами в зависимости от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела - менеджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом-экономистом.

Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за выполнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.п.

Стимулирование или мотивационная функция предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников:

- финансовые стимулы  - зарплата, премия, акции, повышение в должности и т.п.;

- психологические  стимулы - благодарности, грамоты, звания, степени, доски Почета и т.п.

Информационная функция обеспечивает:

- поиск и получение  информации (из периодической печати, компьютерной сети, посредством  использования электронной почты);

- передачу информации  другим членам организации (рассылка  напоминаний и отчетов, телефонные  звонки);

- информирование  внешних субъектов (рассылка рекламы, создание доски объявлений);

- поддержание информационных  связей как внутри организации, так и за ее пределами (почта, телефон, факс, электронная почта, теле- и видеоконференции).

Струкобъекта менеджера любой организации традиционно делится на три уровня: операционный, функциональный и стратегический.

Уровни менеджера (вид управленческой деятельности) определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень менеджера требуется для ее решения. При этом следует понимать, что более простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а значит, и уровень менеджера для них нужен другой - более низкий, где принимаются решения оперативно. При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что позволяет рассматривать управление под углом временного фактора.

По мере продвижения менеджера по ступенькам иерархии потребность в технических навыках уменьшается, а потребность в концептуальных навыках (мышление, анализ, планирование) увеличивается.

Персонал организации - сотрудники разной степени квалификации и уровней менеджера: от секретарей, выполняющих простейшие типовые операции обработки, до специалистов и менеджеров, принимающих стратегические решения.

Информационные технологии существенно изменяют бизнес-процессы, открывают новые возможности хозяйственной деятельности, позволяют сохранять конкурентоспособность бизнеса, добиваться повышения операционной производительности и действенности контроля, адекватно реагировать на изменение внешней среды.

Препятствиями на пути внедрения информационных технологий являются:

- непонимание и  враждебное к ним отношение  сотрудников компании;

- наделение властью  большого числа сотрудников, так  как в некоторых компаниях  опасаются, что в этом случае  об их планах узнают конкуренты;

- плохо продуманные  проекты внедрения информационных  технологий, которые не только  не окупают затраты, но и приводят  к крупным убыткам.

Правильное внедрение информационных технологий предполагает прохождение следующих этапов:

- установление потребностей  будущих пользователей новой  системы;

- определение требований  к технологии;

- осуществление  проектирования;

- материальное воплощение  проекта;

- эффективное внедрение (обучение персонала, общение с  разработчиками).

2.1.2 Характеристики и основные компоненты информационных технологий

Информационный продукт служит основой для принятия решений. Производство информационного продукта в управлении подчинено эффективному достижению целей организации посредством планирования и контроля за использованием производственных ресурсов.

Информационные технологии менеджера - совокупность, средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения качественно новой информации о состоянии объекта менеджера. Функциями информационных технологий менеджера являются:

- сбор данных  или первичной информации;

- обработка данных  и получение результирующей информации;

- передача результирующей  информации пользователю для  принятия на ее основе решения.

Современные информационные технологии содержат аппаратное обеспечение, программное обеспечение, телекоммуникации, системы менеджера базами данных и другие технические средства хранения, обработки и передачи информации. Основным техническим средством служит компьютер, который соединяет в единое целое все перечисленные элементы.

Основными характеристиками информационных технологий менеджера являются:

- интерактивный  режим работы пользователя с  компьютером;

- интегрированность  с большим числом программных  продуктов;

- гибкость процесса  изменения данных, постановки задачи  менеджера.

Инструментарием информационных технологий менеджера являются один или несколько программных продуктов (взаимосвязанных или не взаимосвязанных между собой) для определенных типов компьютеров, технология работы с которыми позволяет решить поставленные задачи.

Информационная система, создаваемая для достижения определенных целей, соединяет информационные технологии с обслуживающим персоналом.

Информационная система - совокупность элементов (материальных или идеальных), определенным образом связанных между собой и образующих некоторую целостность. В качестве системы можно рассматривать любой объект действительности. Любая система уже по своей сути является информационным образованием, так как взаимосвязи ее элементов осуществляются посредством перетоков информации. Понятие системы в интернетике используется очень широко, имеет множество смысловых значений и чаще всего, относится к взаимосвязанному набору средств технического и программного обеспечения, а также организационно упорядоченной совокупности документов.

В процессе менеджера используется научный инструментарий.

Научный инструментарий менеджера - это набор качественных моделей, помогающий пользователю принимать решения. Этот инструментарий базируется на математических методах, что придает процессу жестко регламентированный характер. Необходимо собирать данные определенного типа, представлять их в специальном формате и анализировать согласно строго определенным математическим правилам.

Технической базой информационных технологий менеджера являются:

- персональный компьютер (корпоративные компьютеры, суперкомпьютеры);

- компьютерные сети (локальная вычислительная сеть, глобальная сеть, Интернет как  информационный ресурс);

- офисная техника (средство репрографии, средство  оперативной полиграфии, носители  информации, средство обработки  документов, средство хранения, поиска  и транспортировки документов).

2.1.3 Информационные  технологии обработки данных  в системе  менеджера

Получение больших объемов информации превращается для специалистов по информатике и менеджеров в серьезную проблему. Для того чтобы идентифицировать только необходимую информацию для решения какой-то конкретной задачи, приходится "перебирать" громадное количество данных. Данные - это "сырые" факты и цифры, в которых нет ничего особенного и которые сами по себе не могут быть полезными для менеджеров. Для того чтобы извлечь полезную информацию, необходимо обработать, получить законченный *информационный продукт, имеющий непосредственное отношение к управленческой задаче. Проблема эффективной идентификации полезной информации и обеспечения доступа к ней менеджеров и сотрудников приобретает все большую остроту.

О значении данной проблемы говорит тот факт, что во многих организациях вводится должность главного специалиста по информации, который несет ответственность за управление организационными базами данных и внедрение новых информационных технологий. Как правило, специалисты по информации сталкиваются с проблемой выбора одного из безграничного множества вариантов приобретения аппаратного и программного обеспечения, сетевого и телекоммуникационного оборудования. Объем данных, которые способны давать комбинации этих технологических средств в равной мере, огромен. Принятие решений, связанных с применением новых технологических средств и управлением их ресурсами, зачастую ложится, прежде всего, на плечи главного специалиста по информации. Ему приходится интегрировать текущие и новые технологии поддержки принятия организационных решений, обеспечения операционных процессов и коммуникаций так, чтобы сотрудники организации получали необходимую информацию в нужном месте в нужное время.

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на Уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

- обработка данных  об операциях, производимых фирмой;

- создание периодических  контрольных отчетов о состоянии  дел в фирме;

- получение ответов  на всевозможные текущие запросы  и оформление их в виде бумажных  документов или отчетов.

Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от прочих:

- выполнение необходимых  фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом  иметь и хранить сведения о  своей деятельности, которые можно  использовать как средство обеспечения  и поддержания контроля. Поэтому  в любой фирме обязательно  должна быть информационная система  обработки данных и разработана  соответствующая технология;

- решение только  хорошо структурированных задач, для которых можно разработать  алгоритм;

- выполнение стандартных  процедур обработки. Существующие  стандарты определяют типовые  процедуры обработки данных и  предписывают их соблюдение организациями  всех видов;

- выполнение основного  объема работ в автоматическом  режиме с минимальным участием  человека;

- использование  детализированных данных. Записи  о деятельности фирмы имеют  подробный характер, допускающий  проведение ревизий. В процессе  ревизии деятельность фирмы проверяется  хронологически от начала периода  к его концу и от конца  к началу;

- акцент на хронологию  событий;

- потребность в  минимальной помощи при решении  проблем со стороны специалистов  других уровней.

- классификация  или группировка. Первичные данные  обычно имеют вид кодов, состоящих  из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определенные  признаки объектов, используются  для идентификации и группировки  записей. Например, при расчете заработной  платы каждая запись включает  в себя код (табельный номер) работника, код подразделения, в котором  он работает, занимаемую должность  и т.п. В соответствии с этими  кодами можно произвести разные  группировки;