Отчет об учебной практике по информационным технологиям в экономике ООО Элитстрой

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«БРАТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра «Экономики и менеджмента»

ОТЧЕТ

об учебной практике

по информационным технологиям в экономике

ООО «Элитстрой»

Выполнил:

студент гр. ЭУПсп-08 Д.Н. Кузеванов

Проверил:

Доцент Г.Б. Городецкий

Братск, 2010г.

Содержание

1. Характеристика ООО «Элитстрой» и выбранной задачи организационного управления 2. Схема документооборота. Характеристика классификаторов 3. Характеристика классификаторов и системы кодирования 4. Характеристика информационных массивов единой информационной базы. 5. Характеристика пользовательского интерфейса АРМ 6. Характеристика методов принятия решения 7. Факторы и расчет экономической эффективности Заключение Список используемой литературы Приложение

3 7 8 12 13 14 14 16 17

1. Характеристика предприятия ООО «Элитстрой» и выбранной задачи организационного управления

Организация «Элитстрой» создана в форме общества с ограниченной ответственностью в соответствии с ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Гражданским кодексом РФ. ООО «Элитстрой» было зарегистрировано в 2005 году.

Место нахождения ООО «Элитстрой» г. Братск, Иркутская область, ул. Пионерская, д.9, оф. 24.

Фирменное (полное официальное) наименование банка: Общество с ограниченной ответственностью «Элитстрой», сокращенное наименование организации: «Элитстрой»,

Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами. Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование, а также указание на его место нахождения. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему и другие средства визуальной идентификации.

Общество осуществляет внешнеэкономическую деятельность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Для достижения целей своей деятельности Общество может приобретать права, исполнять обязанности и осуществлять любые действия, которые не будут противоречить действующему законодательству РФ и настоящему Уставу.

Общество может создавать филиалы и открывать представительства на территории Российской Федерации. Филиалы и представительства учреждаются решением участника и действуют в соответствии с Положениями о них. Положения о филиалах и представительствах утверждаются участником.

Общество является коммерческой организацией. Целью деятельности Общества является извлечение прибыли.

Общество вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом. Все виды деятельности осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется специальными федеральными законами, Общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии).

Общество отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему на правах собственности имуществом. Участник имеет предусмотренные законом и настоящим уставом обязательственные права по отношению к Обществу.

Целью деятельности Общества является извлечение прибыли.

Общество вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом. Предметом деятельности Общества являются:

- Производство общестроительных работ по прокладке местных трубопроводов, линий связи и линий электропередачи, включая взаимосвязанные вспомогательные работы;

- Строительство, ремонт, реконструкция;

- Перепланировка домов, коттеджей, магазинов, офисов, гаражей, складов, ангаров и т.д;

- Монтаж инженерного оборудования зданий и сооружений;

- Производство электромонтажных работ;

- Производство изоляционных работ;

- Производство санитарно-технических работ;

- Монтаж прочего инженерного оборудования;

- Помощь с проектом и разрешением на строительство;

- Оптовая торговля водопроводным и отопительным оборудованием;

- Прочая оптовая торговля;

- Розничная торговля санитарно-техническим оборудованием;

- Розничная торговля металлическими и неметаллическими конструкциями и т.п.;

- Хранение и складирование прочих грузов;

- Предоставление услуг по монтажу, ремонту, техническому обслуживанию и перемотке электродвигателей, генераторов и трансформаторов;

- Предоставление услуг по монтажу, ремонту и техническому обслуживанию электрической распределительной и регулирующей аппаратуры;

- Деятельность по обеспечению работоспособности электрических сетей;

- Деятельность по обеспечению работоспособности тепловых сетей;

- Производство изделий из бетона, гипса и цемента;

- Производство изделий из бетона для использования в строительстве;

- Производство строительных металлических конструкций и изделий;

2. Схема документооборота. Характеристика классификаторов

Рис. 2.2. Схема автоматизированного документооборота ООО ««Элитстрой»,»

1 - приказ на выполнение работ, счет-фактура, товарная накладная; 2 - смета; 3 - контракты с поставщиками; 4 - отчеты в ПФ и Налоговую Инспекцию; ЕИБ- единая информационная база.

На предприятии ООО ««Элитстрой»,» осуществляется специалистами автоматизированная подготовка документации. Непосредственно с использованием автоматизированного рабочего места.

В отдел канцелярии (ОКИ) поступают первичные документы – приказ на выполнение работ, счет-фактура, товарная накладная. Данная документация сохраняется в единой информационной базе (ЕИБ), и это позволяет средствам АРМ ОК (отдел комплектации), АРМ Б (отдел бухгалтерии) и АРМ ОСМ (сметный отдел) сформировать смету, бухгалтерский баланс, отчеты в ПФ и Налоговую Инспекцию и контракты с поставщиками.

Таким образом, вся поступающая информация регистрируется в ЕИБ и доступна для принятия оперативных решений любому из АРМ.

Вся информация в отделе бухгалтерия обрабатывается с использованием автоматизированных средств, специальных программ («Гранд смета», «1С:Предприятие», «СБИС ++ Электронная отчетность»).

Схема автоматизированного документооборота ООО «Элитстрой», представлена на рисунке 2.2.

3. Характеристика классификаторов и системы кодирования

Классификатор – это документ, в котором описана система кодирования и классификация информационных объектов.

В бухгалтерской документации на данном предприятии используются общероссийские классификаторы. Такие как ОКУД, например, в штатном расписании, приказе о приеме работников на работу, ОКПО, например, в приказе о приеме на работу и требование-накладной, а также используется классификатор ОКАТО.

Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО) входит в состав национальной системы стандартизации Российской Федерации.

ОКАТО предназначен для обеспечения достоверности, сопоставимости и автоматизированной обработки информации в разрезах административно-территориального деления в таких сферах, как статистика, экономика и другие.

В классификаторе принята иерархическая система классификации.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

- регистрации форм документов;

- упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

- сокращения количества применяемых форм;

- исключения из обращения неунифицированных форм документов;

- обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

- контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

- рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации — разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД) входит в состав национальной системы стандартизации Российской Федерации.

ОКВЭД предназначен для классификации и кодирования видов экономической деятельности и информации о них.

Объектами классификации в ОКВЭД являются виды экономической деятельности. Экономическая деятельность имеет место тогда, когда ресурсы (оборудование, рабочая сила, технологии, сырье, материалы, энергия, информационные ресурсы) объединяются в производственный процесс, имеющий целью производство продукции (оказание услуг). Экономическая деятельность характеризуется затратами на производство, процессом производства и выпуском продукции (оказанием услуг).

ОКВЭД включает перечень классификационных группировок видов экономической деятельности и их описания.

Классификация видов деятельности по установке и (или) монтажу строительных элементов и оборудования, необходимых для эксплуатации зданий, в соответствии с международной практикой осуществляется в группировке 45 «Строительство».

Классификация видов деятельности по техническому обслуживанию и (или) ремонту приборов, аппаратуры, машин, оборудования, транспортных средств и др. осуществляется в группировках, в которых отражается производство данной продукции, за исключением технического обслуживания и (или) ремонта автотранспортных средств и мотоциклов (группировки 50.2 и 50.4), бытовых изделий и предметов личного пользования (группировка 52.7), офисных машин и вычислительной техники (группировка 72.5).

Ведение ОКВЭД осуществляет Минэкономразвития России.

На рассматриваемом предприятии ООО «Элитстрой» в бухгалтерских операциях применяется позиционно-цифровая система кодирования, а так же матричная система.

Вся информация о документах в ООО «Элитстрой» (наименование, обозначение, количество выданных экземпляров, дата выдачи) заносится в базу учета документа в базе данных автоматизированного рабочего места (АРМ) в персональном компьютере, она отображается порядковой системой кодирования.

Система кодирования на предприятии или, иначе говоря, пользователями АРМ, выбираются в зависимости от области применения, первичные документы отображаются и классифицируются в зависимости от сложности применения и назначения.

4.Характеристика информационных массивов единой информационной базы.

Информационные массивы, в которых храниться описание свойств информационных объектов, составляющих структуру основного производства, называют основными массивами. Основные типы массивов:

Основные массивы идентификаторов предназначены для хранения паспортных сведений о типовом объекте, которые позволяют отличить его от однородных и описать общие групповые характеристики. В таких массивах размещается код, наименование объекта и другие общие характеристики.

Основные массивы входимости содержат нормативные характеристики поведения типового информационного объекта в типовой производственной ситуации.

Основные массивы описатели характеризуют паспортные, регистрационные и нормативные характеристики отдельных экземпляров информационных объектов.

Основные массивы идентификатора, входимости и описателей представляют собой информационную модель основного производства, называемую нормативно-справочной базой (НСБ).

Информация о текущем состоянии объекта и о принятых решениях храниться в оперативных массивах. Учетная информация из первичных документов регистрируется во входные массивы. Где информация тщательно проверяется на соответствие основным массивам принятым решениям. После подтверждения информация размещается и хранится в текущих массивах. Результативная информация храниться в промежуточных массивах, а преобразованная в текстовый формат результативная информация храниться в выходных массивах, откуда может быть выведена на дисплей.

Примером информационных массивов единой информационной базы в ООО «Элитстрой», может служить база данных у бухгалтера на предприятии, что позволяет при необходимости быстро найти необходимый документ в единой базе в зависимости от поставленных задач требуемых решения. В бухгалтерии применяется порядковая, позиционно-цифровая и серийная системы кодирования.

Система кодирования на предприятии выбирается самостоятельно в зависимости от области применения.

5. Характеристика пользовательского интерфейса АРМ

АРМ – система, ориентированная на решение оперативных задач управления в рамках компетенции одного специалиста. В ООО «Элитстрой», есть единая информационная база (ЕИБ). В АРМ используют персональные ЭВМ. Для решения поставленных задач выступают такие программы как «СБИС ++ Электронная отчетность», «1С-Предприятия», «ГРАНД-СМЕТА» и др. АРМ характеризуется следующими средствами пользовательского интерфейса:

1. Стандартная клавиатура – способ использования клавиш при регистрации символьной информации. Независимо от информационных функций и решаемых задач клавиши должны использоваться всегда стандартные Клавиатура – основное средство ввода информации;

2. Стандартный экран – способ размещения информации на экране. Экран дисплея – основное средство оперативного отображения информации и процесса диалога с АСОУ;

3. Меню (основное средство выбора специалистом режима обработки информации);

4. Электронный первичный документ;

5. Электронный результативный документ;

6. Защита от ошибочных и недопустимых действий специалиста – в процессе ввода осуществляется регулярный контроль за действиями специалиста при вводе информации, кодов;

7. Автоматизация ввода значений реквизитов – при вводе информации специалист может использовать готовые значения реквизитов при помощи автовыбора и пользовательской функции.

8. Оргтехника

Источниками информации

• лицензионная информационная система «1С:Предприятие»;

• периодическое издание «Главбух»;

6. Характеристика методов принятия решения.

Для эффективного принятия решения существует ЕИБ. Применение информационных технологий повышает качество информации, а, следовательно, способствует эффективному решению новых задач. Информационные технологии помогают решать специалисту новые задачи, такие, как задачи экономико-математического моделирования.

Средством повышения качества информации является ее организация во внутреннем информационном пространстве системы на основе регулярных структур ЕИБ, реализуемой технологиями баз и банков данных.

Полная, достоверная, надежная и своевременная информация, обработанная специалистом с помощью информационных технологий, представляет собой документ, который позволяет компетентному управленцу выявить проблемную ситуацию, произвести анализ, разработать план, принять своевременное решение.

7. Факторы и расчет экономической эффективности

Для эффективного принятия решения существует ЕИБ. Применение информационных технологий повышает качество информации, а, следовательно, способствует эффективному решению новых задач.

Регистрация в ЕИБ сведений, позволяет принимать незапоздалые обоснованные решения, на базе представленной информации. Автоматизированное планирование подготовки документации (рис. 2.2) позволяет оптимизировать её по заданиям и ресурсам, в том числе и по поставкам оборудования. Своевременная подготовка документов влечет за собой более равномерный и точный план производства работ, что приводит к снижению затрат материальных ресурсов и времени на проведение работ, а также способствует получению дохода. Регистрация сведений о работах и затратах в ЕИБ позволяет принимать своевременные решения по корректировке планов производства работ в соответствии с их сроками, а также точнее расставлять механизмы и бригады и снижает потери от простоев.

Можно рассчитать экономическую эффективность в виде годового эффекта, связанного с АСОУ, который складывается из дополнительной годовой прибыли Эп за счет экономии финансовых вложений от основных видов деятельности, и снижения годовой себестоимости Эс на выполнение работ, оказание услуг, за вычетом затрат Кд, связанных с созданием АСОУ:

Эг= Эп + Эс – Екв * Кд, (6.1)

где Екв – коэффициент эффективности капитальных вложений.

Дополнительная годовая прибыль за счет увеличения производственных работ от основных видов деятельности: строительство; производство общестроительных работ; устройство покрытий зданий и сооружений и т.д. Снижение годовой себестоимости выполнения работ связано со снижением затрат времени на проведение работ, затрат на эксплуатацию машин, механизмов, оборудования, экономией материалов, снижение затрат по основной заработной плате рабочих вследствие принятия в условиях АСОУ незапоздалых обоснованных решений. Но также нужно учесть дополнительные текущие затраты на эксплуатацию АСОУ в сфере организационного управления и основного производства. Капитальные затраты складываются из затрат на: проектирование АСОУ и приобретение общего программного обеспечения, проектную документацию, оборудования помещений для размещения АРМ, прочие расходы.

Заключение

После прохождения учебной практики на предприятии ООО ««Элитстрой»,» был составлен отчет, в котором отражен анализ существующей системы управления.

При характеристике пользовательского интерфейса автоматизированного рабочего места были перечислены источники информации, используемые для идентификации и актуализации информации о внешних нормативно-методических документах. Были рассмотрены методы принятия управленческого решения.

Далее рассмотрена и изучена организация документооборота. Была проанализирована поступающая на предприятие документация. Также рассмотрен порядок прохождения внутренних документов.

В связи с одной из задач практики была рассмотрена система кодирования на предприятии. И, несмотря на дефицит информации, проведен небольшой анализ относительно того, какие документы и как кодируются.

По итогам этой работы следует отметить, что ни одно предприятие в настоящее время не обходится без постоянно совершенствующихся информационных технологий. Знание и умение грамотно работать с ними позволяют специалисту своевременно принимать эффективные управленческие решения.

Список используемой литературы

1. Городецкий Г.Б.- Методические указания «Информационные технологии в экономике» для выполнения учебной практики; Братск 2006г.

2. Городецкий Г.Б.- Учебное пособие «Информационные системы»; Братск: ГОУ ВПО «БрГУ», 2007г

3. Гринберг А.С. – Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2004г.

4. Устав Общества с ограниченной ответственностью «СтройКонсалтинг».

5. Положение «О деятельности Общества с ограниченной ответственностью «Элитстрой».