Государственные стандарты в области делопроизводства, применяемые при оформлении кадровой документации

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО  ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ  СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ.

Кафедра государственного и муниципального управления.

Реферат

Государственные стандарты  в области делопроизводства, применяемые  при оформлении кадровой документации.

Выполнил:

Студент факультета

ИГСУП, группы

СО-432

Марзан Алексей Игоревич.

Москва 2012

Оглавление

Оглавление 2

Вступление. 3

Глава 1. Общегосударственные законодательные  и нормативно-методические акты, необходимые  в работе службы кадров. 4

Глава 2. Учетно-кадровая документация. 13

Заключение. 21

Список литературы. 23

Вступление.

Термин «делопроизводство» характеризует  совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документооборота. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. техника создание хранение документ

Отдел кадров традиционно представлял  собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

В любой организации независимо от ее формы собственности и организационно-правовой формы должен быть определенный перечень документов по кадровому учету. Указанный перечень документов не зависит от количества работников данной организации. Это требование к кадровому учету любой организации определено, прежде всего, в нормах ТК РФ. В реферате мы рассмотрим то, какие требования установлены к оформлению кадровой документации в организации государственными нормативно-правовыми актами.

Глава 1. Общегосударственные законодательные и нормативно-методические акты, необходимые в работе службы кадров.

Как упоминалось ранее, вся деятельность трудовых правоотношений любой организации обязательно документируется. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на её юридическую силу, касается каждого гражданина лично. И от работника службы кадров требуется прежде всего безупречное знание законодательно-правовых актов, в которых нашли отражение вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов (в бумажной или электронной форме, как удобнее) должен быть в каждой кадровой службе, чтобы в любой момент можно было к ним обратится и проверить законность решения вопроса и его закрепление в документе. 
Открывает этот пакет Конституция Российской Федерации, где статья 37 посвящена праву на труд и отдых, где каждому «работающему по трудовому договору гарантируется установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск». 
Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, является Трудовой кодекс РФ. В нём прежде всего, находим определение базового понятия – «социальное партнёрство». В соответствии со ст. 25 Трудового кодекса РФ «Сторонами социального партнёрства являются работники и работодатели в лице уполномоченных в установленном порядке представителей». В новой редакции Трудового кодекса в статью добавлен абзац: «Органы государственной власти и органы местного самоуправления являются сторонами социального партнерства в случаях, когда они выступают в качестве работодателей, а также в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством». 
Служба кадров строит свою работу на основных принципах социального партнёрства, изложенных в ст. 24, таких, как:

• равноправие сторон;
• уважение и учет интересов сторон;
• заинтересованность сторон в участии в договорных отношениях;
• соблюдение сторонами и их представителями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
• полномочность представителей сторон;
• свобода выбора при обсуждении вопросов, входящих в сферу труда;
• добровольность принятия сторонами на себя обязательств;
• реальность обязательств, принимаемых на себя сторонами;
• обязательность выполнения коллективных договоров, соглашений;
• контроль за выполнением принятых коллективных договоров, соглашений;
• ответственность сторон, их представителей за невыполнение по их вине коллективных договоров, соглашений.

В Трудовом кодексе отражены и многие специфические вопросы документирования трудовых правоотношений. 
Прежде всего отметим, что отдельная статья 5 посвящена перечислению законодательных и иных актов, в которых регулируются трудовые отношения. Они указаны в последовательности их значимости:

• Трудовой кодекс Российской Федерации;
• иные федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права;
• указы Президента Российской Федерации;
• постановления Правительства Российской Федерации и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

• нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;
• нормативные правовые акты органов местного самоуправления;
• коллективные договора, соглашения и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права.

Каждый вид документа не должен противоречить указанному выше. 
          Действие этих актов, содержащих нормы трудового права, распространяется в пространстве на территории в зависимости от органа, их принявшего: акты федеральных органов распространяются на всю территорию Российской Федерации; акты субъектов Российской Федерации действуют в пределах территории соответствующего субъекта РФ; акты органов местного самоуправления – в пределах соответствующего муниципального образования и локальные нормативные акты конкретной организации – только в пределах этой организации. 
Таким образом в Трудовом кодексе РФ прописана соподчинённость законодательных и нормативных правовых актов, главенство и их иерархия, что должно учитываться работником кадровой службы. Например, в спорных случаях необходимо руководствоваться не нормативным актом субъекта федерации, а нормативным актом федерального органа власти по данному вопросу. 
           Работникам кадровых служб важно также помнить, что в соответствии с Трудовым кодексом РФ законодательный акт, содержащий нормы трудового права вступают в силу со дня, указанного в этим акте и прекращает своё действие в связи с:

• истечением срока действия;
• вступлением в силу другого акта равной или высшей юридической силы;
• отменой (признанием утратившими силу) данного акта либо отдельных его положений актом равной или высшей юридической силы.

Особую значимость для работников кадровых служб имеет статья 14 - Исчисление сроков. В ней указано, что «прекращение трудовых прав и обязанностей, начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений.

Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соответствующее число последнего года, месяца или недели срока. В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни.  
Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день».

Эта статья очень важна не только при оформлении увольнений, но и  при определении стажа работы и во всех других случаях, где приходится учитывать каждый день работы гражданина. 
Надо подчеркнуть также важность для работника кадров статьи 65, в которой перечислены документы, предъявляемые поступающим на работу.

В статье 283 указаны документы, предъявляемые  при приёме на работу по совместительству. 
Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работы, согласно Трудовому кодексу, остаётся трудовая книжка. Ей посвящена статья 66.

Кроме того в Кодексе определены случаи и порядок составления  документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности трудового договора, коллективных договоров и соглашений, даны сроки ознакомления работника с документами (приказом о приёме на работу (ст. 68), приказом о дисциплинарном взыскании (ст. 193), порядок выдачи копий документов (ст. 62) и т.д.  
Оформление трудовых правоотношений требует сбора персональных данных о работнике. Понятие персональных данных также дано в Трудовом кодексе в ст. 85, где к ним отнесена «информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника».

Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо прежде всего обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.  
Полезно также иметь комментарий к Трудовому кодексу, дающий разъяснения всех его статей. 
Но кадровая служба не может ограничиваться только Трудовым кодексом РФ. В соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

Учитывая, что службе кадров приходится иметь дело с обращениями граждан, надо знать и руководствоваться  Федеральным законом от 2 мая 2006 годя № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений  граждан Российской Федерации», в котором даётся определение, что понимается под обращением, предложением, заявлением, жалобой. В нём изложены требования к составу содержания письменного обращения: наименование адресата (наименование государственного органа или органа местного самоуправления) либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата.

Исходя из требований Закона к структуре  текста обращения фактически строятся требования службы кадров к заявлениям, подаваемым работниками при поступлении на работу, увольнении, перемещении по должности, отпуске и т.д. Такие заявления обязательно содержат те же составляющие части: кому, от кого, о чём, подпись и дата, за исключением указания адреса, если работник уже работает в организации.

В Законе прописана и технология работы с обращениями: регистрация (по ст. 8 «в течение трёх дней с момента  поступления в государственный  орган, орган местного самоуправления или должностному лицу»), обязательность рассмотрения (в срок до 30 дней с момента регистрации и может быть увеличен на срок до 30 дней в случае проверки), контроль за исполнением. Важен для кадровой службы и установленный в Законе порядок приёма граждан.

Любой работник, оформляющий трудовые правоотношения, должен иметь пенсионное законодательство, закон о ветеранах  и т.п. 
Следовательно, чтобы правильно оформлять кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательных правовых актов, особенно затрагивающих трудовые отношения в организации вашего типа, и ими руководствоваться при оформлении трудовых отношений.

Кроме законодательных актов в  каждой кадровой службе должен быть пакет  с нормативно-методическими документами, в которых описывается методика работы, то есть как надо выполнять ту или иную запись или операцию. 
          В 2003 году кадровые службы получили два важнейших документа о порядке ведения трудовых книжек, которые являются, в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника:

«Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков  трудовой книжки и обеспечения ими  работодателей», утверждённые постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (в ред. постановления Правительства РФ от 01.03.2008 № 132);

«Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (см. приложения).

Оформление основных кадровых документов унифицировано. Разработка и утверждение Альбомов унифицированных форм первичной учётной документации и их электронных версий была возложена постановлением Правительства РФ от 08 июля 1997 № 835 на Государственный комитет РФ по статистике с согласованием форм с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ. Среди унифицированных форм, перечисленных в постановлении, к первоочередным были отнесены формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. Первый альбом этих форм был утверждён постановлением Госкомстата России 30 октября 1997 г. № 71а. В Альбом несколько раз вносились изменения и дополнения. Работник кадровой службы постоянно имеет дело с формами, включёнными в Альбом и должен иметь их как в бумажном, так и в электронном варианте, так как в соответствии с постановлением Правительства РФ они вводятся «в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации».

Общие правила составления и  оформления документов закреплены в  ГОСТ Р6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000). Все эти виды документов составляются или с ними работают в службе кадров.

Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения – типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Он утверждён в 2000 г. и кадровая документация представлена в нём достаточно полно. Кроме того служба кадров акционерного общества должна также иметь «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. № 03-33/пс (в соответствии со ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 29 декабря 1995 № 208-ФЗ).

Порядок формирования и хранения дел  наиболее полно изложен в «Основных  правилах работы архивов организации». 
В тексте Правил условно можно выделить две части. В первой освещены вопросы делопроизводственные: 
–       требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения (раздел 3.4); 
–       порядок формирования дел в делопроизводстве (раздел 3.5); 
–       организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве (раздел 2); 
–       порядок выделения документов к уничтожению (раздел 2.4); 
–       подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив (раздел 3.6 и 3.7).

В другой части правил подробно раскрывается работа с документами в архиве.  
          Для кадровых служб коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.

Работникам отдела кадров достаточно часто приходится вести переписку как с организациями, так и частными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и т.п. Для правильного оформления всех почтовых отправлений надо иметь в отделе для справок «Правила оказания услуг почтовой связи», утверждённые постановлением правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221. В Правилах изложен порядок адресования, кроме того в них даны допустимые размеры и вес писем и бандеролей. Следует обратить внимание, что максимальный вес письма уменьшен до 100 грамм, а пределы его размеров – 229 на 324 мм. Часто к недоразумениям приводит незнание порядка пользования франкировальными аппаратами.

Для работника кадров, в том случае, если ему приходится вручать сообщения от получения которого адресат по какой-либо причине пытается уклониться, важен порядок отправки писем с уведомлением о вручении – «почтовое отправление … при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему… когда и кому вручено почтовое отправление». Например, уведомление об увольнении, о необходимости присутствовать в определённый день и т.д.

  «Собрание законодательства РФ», 2000, № 52 (Часть I), ст. 5021. (в ред.  Федеральных конституционных законов  от 09.07.2002 № 2-ФКЗ, от 30.06.2003 № 1-ФКЗ).

Глава 2. Учетно-кадровая документация.

В процессе возникновения и документального  оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщенным названием «кадровая документация». Создание и ведение кадровой документации не право, а обязанность работодателя, которая регламентирована нормативно – правовыми актами. Комплекс кадровых документов систематизируется по различным  признакам. 
  По целевой принадлежности выделяют две большие группы кадровых документов.  

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». 
       2. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия». 
  Различают следующие виды кадровых документов: 
     1) документация о приеме на работу: 
заявление о приеме на работу; 
трудовой договор (контракт о назначении на должность); 
приказ о приеме на работу; 
• протокол общего собрания трудового коллектива о приеме (назначении)на работу; 
2) документация о переводе на другую работу: 
• заявление о переводе на другую работу; 
• представление о переводе на другую работу; 
• приказ о переводе на другую работу; 
3) документация об увольнении с работы: 
• заявление об увольнении; 
• приказ об увольнении; 
• протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении; 
4) документация об оформлении отпусков: 
• график отпусков; 
• заявление о предоставлении отпуска; 
• приказ о предоставлении отпуска; 
5) документация об оформлении поощрений: 
• представление о поощрении; 
• приказ о поощрении; 
6) документация об оформлении дисциплинарных взысканий; 
• докладная записка о нарушении трудовой дисциплины; 
• объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; 
• приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

В процессе возникновения и документального  оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщенным названием «кадровая документация». Создание и ведение кадровой документации не право, а обязанность работодателя, которая регламентирована нормативно – правовыми актами. Комплекс кадровых документов систематизируется по различным  признакам.

  По целевой принадлежности  выделяют две большие группы  кадровых документов.

  1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

  2. Документы, связанные с  осуществлением функций по управлению  персоналом и организацией труда  (правила внутреннего трудового  распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Различают следующие виды кадровых документов:

1) документация о приеме на  работу:

• заявление о приеме на работу;
• трудовой договор (контракт о назначении на должность);
• приказ о приеме на работу;
• протокол общего собрания трудового коллектива о приеме (назначении)на работу;

2) документация о переводе на  другую работу:

• заявление о переводе на другую работу;
• представление о переводе на другую работу;
• приказ о переводе на другую работу;

3) документация об увольнении  с работы:

• заявление об увольнении;
• приказ об увольнении;
• протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении;

4) документация об оформлении  отпусков:

• график отпусков;
• заявление о предоставлении отпуска;
• приказ о предоставлении отпуска;

5) документация об оформлении  поощрений:

• представление о поощрении;
• приказ о поощрении;

6) документация об оформлении  дисциплинарных взысканий;

• докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
• объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
• приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

В настоящее время действуют  следующие унифицированные формы  по учету кадров, ведение которых  согласно п. 2 постановления Госкомстата  РФ от 5 января 2004 г. № 1 обязательно  для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности:

№ Т-1 — приказ (распоряжение) о  приеме работника на работу;

№ Т-1а — приказ (распоряжение) о  приеме работников на работу;

№ Т-2 — личная карточка работника;

№ Т-2ГС (МС) — личная карточка государственного (муниципального) служащего;

№ Т-3 — штатное расписание;

№ Т-4 — учетная карточка научного, научно-педагогического работника;

№ Т-5 — приказ (распоряжение) о  переводе работника на другую работу;

№ Т-5а — приказ (распоряжение) о  переводе работников на другую работу;

№ Т-6 —приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

№ Т-6а — приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска работникам;

№ Т-7 — график отпусков»;

№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

№ Т-8а — приказ (распоряжение) о  прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

№ Т-9 — приказ (распоряжение) о  направлении работника в командировку;

№ Т-9а — приказ (распоряжение) о  направлении работников в командировку;

№ Т-10 — командировочное удостоверение;

№ Т-10а — служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении;

№ Т-11 — приказ (распоряжение) о  поощрении работника;

№ Т-11а — приказ (распоряжение) о поощрении работников;

№ Т-12 — табель учета рабочего времени  и расчета оплаты труда;

№ Т-13 — табель учета рабочего времени;

№ Т-49 —расчетно-платежная ведомость;

№ Т-51 — расчетная ведомость;

№ Т-53 — платежная ведомость;

№ Т-53а — журнал регистрации  платежных ведомостей;

№ Т-54 — лицевой счет;

№ Т-54а — лицевой счет (свт);

№ Т-60 — записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;

№ Т-61 — записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с  работником (увольнении);

№ Т-73 — акт о приеме работ, выполненных  по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Указания по применению и заполнению унифицированных форм (19 форм по учету  личного состава и 11 форм по учету  использования рабочего времени  и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплате содержатся в постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и служит правовой основой ведения кадрового делопроизводства. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства невозможны без знания и изучения нормативных документов в этой сфере.

Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет:

• правильно оформить документы  в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;

• обеспечить хранение и оперативное  использование документов в текущей деятельности;

• предотвратить негативные последствия  для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае — избежать ответственности, установленной действующим законодательством;

• предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003.