Системи автоматизованого діловодства. Комп’ютерні технології в організації документного обігу

МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І ТУРИЗМУ УКРАЇНИ

ВІДОКРЕМЛЕНИЙ ПІДРОЗДІЛ «МИКОЛАЇВСЬКА ФІЛІЯ» КИЇВСЬКОГО НАЦІОНАЛЬНОГО УНІВЕРСИТЕТУ КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ

Факультет менеджменту і бізнесу

Кафедра документознавства та інформаційних систем

РЕФЕРАТ

З навчальної дисципліни «Документаційне забезпечення управління»

На тему: Системи автоматизованого діловодства. Комп’ютерні технології в організації документного обігу

Підготувала: студентка групи ДМ-2

денної бюджетної форми навчання

Борисова Тетяна

Миколаїв 2009

План

1.      Вступ

2.      Особливості впровадження електронного діловодства в Україні

3.      Правові засади впровадження електронного документообігу

4.      Електронний документ

5.      Організація та користування системами управління електронними документами

6.      Організація електронного документообігу

7.      Класифікація програмного забезпечення систем управління електронними документами (СУЕД)

8.      Правила електронного листування згідно з «нетикетом»

9.      Висновок

Вступ

Комп’ютеризація діловодних процесів є обов’язковою умовою раціональної організації діловодства в кожній установі, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.

Комп’ютеризацію діловодних процесів необхідно здійснювати на основі впорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.

Комп’ютеризацію впроваджують на всіх етапах діловодного процесу: під час підготовки документів, їх копіювання, оперативного зберігання і транспортування, контролю за виконанням документів.

Засоби комп’ютеризації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об’єднання в єдину систему.

З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобігання їх простою – засоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному робочому місці, слід використовувати централізовано.

Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати збирання і передавання інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її обробки у формі машинограм або відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об’єднання їх в єдину систему.

Керівник установи відповідає за ефективність використання комп’ютеризованої технології роботи з документами, здійснює перевірку знання посадовими особами технічних інструкцій для роботи з відповідної технікою.

Особливості впровадження електронного діловодства в Україні

Згідно із законом України «Про затвердження завдань Національної програми інформатизації» (1998 р.) одним із найважливіших напрямів створення національної системи інформаційних ресурсів є повсюдне впровадження у діловодство країни електронного документообігу. Комп’ютеризація руху документів в установах, організаціях та на підприємствах з часу їх створення або одержання до закінчення виконання чи надсилання сприятиме підвищенню ефективності управлінської діяльності, оптимізації процесів прийняття управлінських рішень.

В умовах інформатизації суспільства ефективне забезпечення управління неможливе без впровадження електронного документообігу.

Отже, без удосконалення документаційного забезпечення управління, розвиток підприємства здійснюється суто екстенсивним шляхом за рахунок раніше накопичених прибутків або збільшення дефіциту бюджету. Тому першочерговим завданням впровадження комп’ютеризації у діловодстві України є формування попиту на програми та послуги у цій галузі.

Зростання потреб і запитів користувачів зумовлює необхідність вдосконалення програм комп’ютеризації діловодства та їхньої інтеграції з численними робочими місцями, інформаційними та прикладними програмами.

Майже ніхто із сучасних роз робітників комп’ютеризованих систем діловодства не застосовує всі технології разом: системи управління базами даних, системи пошуку документів та аналізу текстів, системи сканування та розпізнавання документів (рукописних і друкованих), середовище «клієнт - сервер», Інтернет/Інтранет. У результаті користувачі одержують електронні рішення від різних виробників, а це істотно підвищує вартість купівлі, впровадження й експлуатації систем. Обираючи систему комп’ютеризації діловодства і ділових процедур, необхідно зважати на їх відповідність окремим завданням, які необхідно буде вирішувати, а також враховувати диференціацію запропонованих версій продуктів.

Цілий ряд національних особливостей ведення діловодства, мови, культури не дозволяють використовувати готові зарубіжні прикладні рішення. Сьогодні з’являється все більша кількість вітчизняних виробників, які пропонують недорогі якісні рішення щодо комп’ютеризації документообігу.

Правові засади впровадження електронного документообігу

У 2003 році прийнято закони, які впроваджують електронний документообіг в Україні «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронний цифровий підпис».

Ці закони набрали чинності з січня 2004 року.

Закон України «Про документи та електронний документообіг» встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів.

Закон України «Про електронний цифровий підпис» визначає правовій статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису.

Дія цих законів поширено на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.

В Україні створено законодавчу базу про електронні документи та електронний документообіг. Відносини, пов’язані з електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюють Конституція України, Цивільний кодекс України, закони України «Про інформацію», «Про захист інформації в автоматизованих системах», «Про державну таємницю», «Про зв’язок», «Про обов’язковий примірник документів», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», а також інші нормативно-правові акти.

Електронний документ

Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Електронний документ створюють у формі, вигляд якої подібний до звичайного паперового документа. Його опрацювання відбувається за допомогою послідовного застосування взаємозалежних технологій у межах систем управління електронними документами.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення відомостей, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Електронний підпис є обов’язковим реквізитом електронного документа, який використовують для ідентифікації автора та/або підписувала електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу. Накладання електронного підпису завершує створення електронного документа. Відносини, пов’язані з використанням електронних цифрових підписів врегульовано Законом України «Про електронний цифровий підпис».

Оригіналом електронного документа є електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, зокрема з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважають оригіналом електронного документа. Електронний документ в управлінській діяльності у багатьох випадках має однакову юридичну силу з документами на паперовій основі. Юридична сила електронного документа чи допустимість електронного документа як доказу не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Електронні документи необхідно зберігати на електронних носіях інформації у формі, що дають змогу перевірити їх цілісність на цих носіях. Термін зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від терміну, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

Організація та користування системами управління електронними документами

Системи управління електронними документами (СУЕД) призначені для комп’ютеризації усього комплексу робіт з документами як створеними в конкретній установі, так і тими, що надійшли ззовні: введення документів у систему, реєстрація, розподіл і розсилання, редагування і модифікація, оперативне зберігання і архівування, пошук і перегляд, витяг і відтворення, контроль за виконанням, розмежування доступу, довідкова служба, забезпечення групової роботи з документами.

Основні цілі впровадження систем управління електронними документами в роботу установи:

      підвищення продуктивності праці;

      підвищення оперативності роботи з документами;

      покращення якості підготовки, опрацювання, відтворення документів;

      скорочення кількості непотрібних документів і непотрібних розсилань;

      розширення можливостей довідково-інформаційного обслуговування.

Конкретний зміст і важливість завдань таких систем визначають на основі аналізу моделі діяльності установи. Узагальнено модель діяльності установи може бути подана як організована сукупність взаємозалежних процесів (ділових процесів його персоналу). До них належать:

      процеси обслуговування клієнтів установ;

      процеси адміністративно-управлінської і господарської діяльності;

      організація фінансових розрахунків;

      організація й супровід документообігу;

      інформаційно-аналітичне забезпечення.

Важливим завданням є комп’ютеризація окремих робочих місць секретаря-референта, секретаря-помічника, менеджера, бухгалтера, керівника. Основними недоліками цього підходу є відсутність засобів організації електронного інформаційного обміну між працівниками і підрозділами підприємств, відсутність зв’язків прикладних процедур з автоматизацією процедур діловодства.

Прогрес у застосуванні електронної технології опрацювання документів і поступової заміни паперових форм визначають розвиток комунікацій і, насамперед, Інтернет.

Організація електронного документообігу

Електронний документообіг – це сукупність процесів створення, оброблення, зберігання, використання, відправлення, передавання, одержання та знищення електронних документів, які виконують із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Електронний документообіг здійснюють відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу. Порядок електронного документообігу визначають держані ограни, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації всіх форм власності.

Вимоги підтвердження факту одержання документа, встановлені законодавством у випадках відправлення документів рекомендованим листом або передавання їх під розпис, не поширюють на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюють згідно з вимогами Закону «Про електронні документи та електронний документообіг».

Суб’єкти електронного документообігу попередньо можуть визначати в письмовій формі порядок підтвердження факту одержання електронного документа. Електронний документ вважають одержаним адресатом з часу надходження авторові від адресата повідомлення в електронній формі про одержання цього електронного документа. У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважають, що електронний документ не одержано адресатом.

Обіг електронних документів, що містять інформацію з обмеженим доступом має певні особливості. Суб’єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему захисту. В інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять інформацією, яка є власністю держави, або інформацію з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися захист цієї інформації відповідно до законодавства.

Суб’єкти електронного документообігу користуються правами та мають обов’язки, які встановлено для них законодавством.

До системи комп’ютеризації документообігу  мають входити засоби і правила створення документів, ведення електронного архіву, підтримання документообігу і при цьому базуватися на програмно технічних платформах підприємства. Для забезпечення ефективного використання інформації всі інші компоненти управління мають опиратися на систему ведення діловодства.

Технологію опрацювання документів визначають такі чинники: вид документа, вимоги до його життєвого циклу, особливості роботи окремих установ. Основи такої системи має складати відповідна організація програмного забезпечення, що дозволяє вирішувати широке коло завдань з опрацювання документів незалежно від специфіки діяльності окремого закладу. Система має бути зручною в адмініструванні й експлуатації. З іншого боку, у будь-якій такій системі має бути передбачена можливість самостійного здійснення виконавцями програмування маршруту проходження і режими опрацювання того чи іншого документа.

Життєвий цикл документа складається з двох основних стадій:

1)     розроблення документа, що може охоплювати власне розроблення змісту документа, оформлення документа, затвердження документа; документ вважають неопублікованим і права на нього визначають права доступу конкретного користувача.

2)     стадія «опублікованого» документа охоплює активний доступ, архівний документ тимчасового, тривалого і постійного зберігання, знищення документа; стосовно нього залишається тільки одне право – доступ до читання.

Під час організації систем електронного документообігу однією із складових є система маршрутизації і контролю виконання, що оперує документами, які зберігаються в архівній системі.

У більшості систем опрацювання форм втручання людини потрібно на таких етапах, як заповнення форми; підготування документа до автоматизованого опрацювання; сканування; опрацювання у виняткових ситуаціях, коли оператор виконує ідентифікацію відсканованого образу документа, якщо система не змогла ідентифікувати; редагування відомостей і підтвердження достовірності їх опрацювання. Ефективність перших трьох етапів може бути значно підвищена грамотним дизайном форм.

Класифікація програмного забезпечення систем управління електронними документами (СУЕД)

Розроблено різні варіанти класифікації програмних продуктів, поданих на ринку систем комп’ютеризації діловодства. Один з них передбачає поділ програмних продуктів:

o        засоби комп’ютеризації карткового діловодства («Дело-96», «Золушка»);

o        системи обміну електронними документами, системи електронної пошти («Документооборот», Exchange);

o        системи керування електронними документами (DOCS Open, Excalibur EFS);

o        системи керування ділових процесів (Action, Work Route, Form Flow);

o        засоби комп’ютеризації карткового обліку без паперового діловодства (Office Media);

o        продукти суміжних галузей, які нарощують базові можливості систем діловодства (Fine Reader, Stylus);

o        продукти, які адаптують базові можливості західних систем до особливостей кирилиці (Bit Full Text Retrieval);

o        повнофункціональні системи комп’ютеризації всіх завдань паперового і без паперового діловодства російською мовою (Rower DOCS).

Останні версії найпопулярніших додатків намагаються об’єднати всі ці та багато інших технологій. Все більшого поширення на заході набуває нова концепція організації електронного діловодства – «співробітництво та обмін повідомленнями».

Правила електронного листування згідно з «нетикетом»

Стиль електронних листів, як правило, менш формальний, ніж звичайних, часто вирізняється традиційними для всесвітньої мережі невимушеним дружнім тоном. Але під час листування з діловими партнерами все-таки слід ігнорувати певні канони, особливо якщо ваш адресат є представником іншої культури, мовного середовища і може вас просто неправильно зрозуміти. Саме для уникнення неприємних ситуацій та забезпечення спілкування на належному рівні в мережі Інтернет і було створено нетикет – правила поведінки в мережі, розраховані на те, щоб не ускладнювати життя іншим.

Готуючи до надсилання електронний лист, обов’язково слід заповнити поля: тема, кому та, у разі необхідності, скористатися функцією важливість листа.

При будь-якій формі листування не слід забувати про дотримання принципів грамотності й логічності. Так, основні вимоги нетикету до тексту електронного листа стосуються розміру та логічності викладу думок. Розмір повідомлення передусім має відповідати змісту й меті вашого листування.

Можна виділити кілька правил формування тексту електронного листа:

      Намагайтеся завжди дотримуватися теми листа. Якщо необхідно розширити коло обговорюваних питань або перейти до інших тем, краще надіслати повідомлення з новою темою іншим листом.

      Найважливішими є три перші рядки повідомлення. Вони повинні бути зрозумілими та вичерпними, оскільки саме на їх основі читач складає загальне враження про лист і вирішує, чи потрібно далі читати.

      Обов’язково починайте звернення із великої літери й ставте крапки там, де це необхідно. Також не слід ігнорувати велику літеру на початку власних назв.

      Намагайтеся будувати фрази якомога грамотніше, з дотриманням правил орфографії й граматики.

Оформлюючи лист не забудьте про підпис, тим більше, що у будь-якій поштовій програмі можна створити його шаблон, який вставлятиметься автоматично.

Основні правила складання підпису:

      Підпис не повинен перевищувати 5 – 6 рядків;

      Символів в одному рядку має бути не більше 70-ти;

      Обов’язково вводьте в підпис кілька можливих способів зв’язку з вами: телефонні номери, адресу електронної пошти, факс.

Висновок

Масштабність системи електронного документообігу визначають як здатність підтримувати будь-яку кількість користувачів і мати можливість нарощувати потужність за рахунок потужності апаратного забезпечення, на якому вона встановлена. Реалізація цієї вимоги може бути забезпечена за допомогою використання індустріальних систем управління базами даних.

Відкритість системи електронного документообігу забезпечує наявність відкритих інтерфейсів для можливого доопрацювання та інтеграції. Така система не має існувати у відриві від інших прикладних завдань.

Таким чином, ефективна система електронного діловодства повинна:

      Базуватися на концепції співробітництва та обміну повідомленнями;

      Застосовувати технології «клієнт - сервер», електронної пошти, сканування і розпізнавання документів, масового та оперативного ведення документів, пошуку і витягу документів;

      Вміти працювати з різноманітними СУБД;

      Бути легкою в експлуатації й адмініструванні.

Список використаної літератури:

1.      Комова, М. В. Діловодство [Текст] / Національний університет «Львівська політехніка», Інститут гуманітарних і соціальних наук. – друге видання. – Львів, Київ, «Аерта», «Тріада плюс». – 2007. – с. 152-178.

2.      Варламова, Л. Н. Форматы электронных документов, используемые в управлении документацией [Текст] / Л. Н. Варламова, А. А. Яганова // Делопроизводство.- № 3. – 2009. – с. 27-33.

3.      Безпечна, Юлія Електронне листування згідно з НЕТикетом [Текст] / Юлія Безпечна // Секретар-референт. - № 3. – 2009. – с. 84-92.

15