Современный состав архивного фонда Российской Федерации и его классификации

Современный состав архивного  фонда Российской Федерации и его  классификации

Организация документов и дел в пределах Архивного  фонда РФ. Понятия "архивный документ" и "архив". Комплектование и экспертиза ценности документов. Составление учетных  документов в архиве. Учет и обеспечение сохранности документов Архивного фонда.

Курсовая  работа

по  дисциплине

«Архивоведение»

на  тему

«Современный  состав архивного  фонда Российской Федерации и его  классификации»

Содержание

Введение

Глава первая. Организация  документов и дел Архивного фонда Российской Федерации

1.1 Понятия «архивный  документ» и «архив

1.2 Понятие об Архивном  фонде Российской Федерации

1.3 Организация документов  и дел в пределах Архивного  фонда Российской Федерации

Глава вторая. Комплектование и экспертиза ценности документов

2.1 Комплектование  Архивного фонда Российской Федерации

2.2 Экспертиза ценности  документов

Глава третья. Учет и  обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

3.1 Организация учета  документов Архивного фонда Российской Федерации

3.2 Составление учетных  документов в архиве. Обеспечение  сохранности документов архива

Заключение

Библиографический список литературы

Введение

Представленная работа посвящена теме «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации».

Проблема данного  исследования носит актуальный характер в современных условиях, о чем свидетельствует частое изучение вопросов, представленных в этой работе.

Настоящей работы целесообразна, с одной стороны, в связи  с большим интересом к теме «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации» в современной науке, с другой стороны, в связи с ее недостаточной разработкой.

Возникает необходимость более глубокого рассмотрения вопросов данной темы, как с теоретической точки зрения, так и практической.

Теоретическое значение изучения проблемы «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации  и его классификации» заключается  в том, что тематика находится на стыке сразу нескольких научных дисциплин.

В работе поставлены следующие задачи:

1. Изучить теоретические  аспекты «Современный состав  Архивного фонда Российской Федерации  и его классификации».

2. Подчеркнуть актуальность проблемы «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации» в современных условиях.

3. Изложить пути решения тематики «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации».

Теоретической и методологической основой данной работы явились законодательные акты, нормативные документы.

Источниками информации для написания работы по теме «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации» послужили базовая учебная литература, результаты практических исследований, посвященные теме «Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации», справочная литература и другие актуальные источники информации.

Глава первая. Организация  документов и дел  Архивного фонда  Российской Федерации

1.1 Понятия «архивный  документ» и «архив»

Архивный  документ.

В учебной литературе под словом документ подразумевается следующая трактовка.

 Документ – это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.

В ГОСТе 16487-83 мы читаем следующую трактовку этого термина «Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве». Главной характеристикой данной трактовки понятия в том, что под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи информации.

Белая стена не является документом. Но как только на ней появится надпись «Здесь был Вася» - это уже документ, призванный пронести имя Вася сквозь века. Из истории мы знаем, что настенные или даже наскальные надписи являются ценным источником по истории культуры народов.

Последняя трактовка  понятия документ в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Госстандарт России: Издательство стандартов, 1998.. звучит следующим образом: «Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Архивный  документ - это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества в целом как памятника истории  и культуры, хранится в историческом архиве, если же только для человека, то - в личном, семейном архиве.

Архив. Слово архив (от греч. archeion и лат. arhivum) означает присутственное место. Архивом является совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, которое осуществляет прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

В XVIII веке слово  архив (ж.р. - архива) означало как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделение учреждение, занимающееся хранением документов.

 В XIX веке термин  архив стал употребляться и для обозначения изданий исторических документов: «Архив князя Воронцова»; «Архив графов Мордвиновых»; «Русский архив».

ГОСТ 16487-83 запрещал употреблять  термин личный архив, тесно связывая понятие архив с государственным хранением, т.е. архивом предлагалось считать только учреждение или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов в целях их оптимального использования.

Однако ныне исторически  сложившаяся двузначность термина  архив снова закреплена в законе.

Таким образом, в современной  трактовке архив - это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километрами стеллажей. Архивом можно назвать и ваш личный дневник с кучей писем.

В зависимости от их функций и подчиненности архивы подразделяются на две группы: государственные и ведомственные.

Государственные архивы - это учреждения, осуществляющие собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Наиболее ценные архивные документы государственные архивы хранят постоянно (т.е.вечно). Государственные архивы иногда называют историческими, т.к. главная задача государственных архивов - служение исторической науке.

 Ведомственные архивы - структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передаются на постоянное хранение в государственный архив.

Все архивные документы  страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.

1.2 Понятие об Архивном фонде Российской Федерации

Архивный  фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. (Федеральный закон РФ № ФЗ-125 от 01 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации»).

В состав Архивного  фонда РФ включены все документы, находящиеся на территории Российской Федерации, независимо от источника их происхождения, времени и способа их создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, представляющие ценность для общества.

Работа по распределению  документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого  архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. От рациональной это организации зависит успех поиска документов.

При организации архивных фондов и архивных документов учитывается  принадлежность документов к различным  формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, место происхождения, авторство, а также другие факторы.

В архивоведческой  литературе синонимами термина организация являются термины классификация и систематизация документов и дел.

Классификация - это выработка научных признаков организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними.

Систематизация  - это физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов.

Организация документов и дел в современном понимании  предполагает единство двух процессов - классификации и систематизации документов.

Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням:

1) в пределах Архивного  фонда РФ;

2) в пределах архива;

3) в пределах архивного  фонда. 

Х+

1.3 Организация документов  и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации

Организация документов на первом уровне, т.е. Архивного фонда  РФ в целом, лежит в основе построения сети государственных хранилищ, которую  образуют все федеральные архивы, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы, отраслевые фонды, научно-отраслевые институты и хранилища в системе Российской академии наук, музеи, библиотеки. В этих архивах хранятся все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки. Одни из них складывались в течение столетия, другие были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации, третьи возникают вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых обязательно происходит создание документов.

Признаки организации документов на уровне Архивного фонда страны окончательно были сформулированы в конце 50-х годов XX века и оказали влияние на формирование сети современных государственных архивов.

Классификации архивных документов и дел в Архивном фонде Российской Федерации.

В начале 90-х годов XX века, после распада СССР, возникло новое государство - Российская Федерация  с новой экономической основой, Эта основа признает и защищает равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности.

Изменения, происшедшие  в стране, коснулись и архивной сферы. Государственный архивный фонд СССР был переименован в Архивный фонд Российской Федерации. Изменению подверглась организация документов и дел Архивного фонда РФ, которая осуществляется теперь по следующим признакам:

1) по формам собственности:

  - архивные фонды и архивные документы государственной части Архивного фонда РФ;

  - архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ;

  - архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов;

  - архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ;

2) по видам носителей,  способам и технике закрепления  информации:

  - архивные письменные и графические документы на бумажных носителях;

  - кинофотофонодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные документы);

3) по срокам хранения:

  - архивные фонды и архивные документы, находящиеся на постоянном хранении в архивах;

  - архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном хранении в течение установленных сроков в ведомственных архивах;

  - архивные фонды и архивные документы, находящиеся на временном и депозитарном хранении в ведомственных архивах и отраслевых фондах;

  - архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах.

Все эти признаки можно применять только в совокупности, формальное следование одному из них может привести к дроблению исторически сложившихся комплексов фондов.

Приведенная выше классификация показывает, что в основе современной организации документов и дел лежит деление Архивного фонда РФ на государственную и негосударственную части, что было закреплено в Федеральном законе РФ № ФЗ-125 от 01 октября 2004 года «Об архивном деле в Российской Федерации».

Государственную часть Архивного  фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы:

- государственных учреждений, организаций, предприятий и государственных институтов, действовавших на территории России на всем протяжении ее истории, а также учреждений религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства;

- органов государственной власти, местного самоуправления, прокуратуры, государственных учреждений, организаций, предприятий, действующий на территории РФ;

- государственных учреждений, воинских частей, находящихся и (или) находившихся за границей;

- предприятий, организаций или объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности;

- органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ;

- других общественных организаций и объединений, образовавшихся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законом РФ об общественных организациях, принятые в учреждения Федеральной архивной службы России (Росархива);

- юридических и физических лиц, поступившие на законных основаниях в собственность государства, в том числе из-за рубежа, а также копии архивных документов на правах подлинников и на законных основаниях, поступившие в собственность государства.

Негосударственную часть Архивного  фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

- государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций;

- негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;

- физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).

Для документов государственной  и негосударственной частей Архивного  фонда РФ могут применяться разные категории сроков хранения: постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.

Постоянное  хранение - это хранение документов Архивного фонда РФ без определения срока (бессрочно).

Временное хранение - это хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Росархива, которое осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций и предприятий, а также государственные отраслевые фонды.

Муниципальные (районные и городские) архивы могут осуществлять временное хранение документов в учреждениях Росархива (это архивы с переменным составом документов)э

Учреждения Росархива, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное хранение документов негосударственной части Архивного фонда РФ по договору с их собственником.

Временное хранение осуществляется , как правило, осуществляется в интересах учреждений и ведомств, до тех пор, документы нужны для информационного обеспечения работы хранящего документы учреждения.

Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

Хранение  в собственности  государства - это хранение документов, находящихся в частной собственности, собственности общественных организаций, корпораций, акционерных обществ и т.д., которые на законном основании переданы в собственность учреждений Росархива, государственного музея и библиотеки. Этим основанием может быть, как договор дарения или купли-продажи, заключенный между собственником и государственным архивом, музеем или библиотекой, так и приобретение документов Росархива на аукционе или у торгово-посреднической фирмы, организации, в том числе за рубежом. Передача так называемых бесхозных материалов происходит только, если при ликвидации учреждения или организации у архива не оказалось законных «наследников».

Депозитарное  хранение документов - это хранение документов Архивного фонда РФ органами исполнительной власти и организациями (в т.ч. государственными академиями наук, за исключением Российской академии наук) в течение срока и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченными Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. По истечении срока депозита, установленного в договоре, не обязательно следует передача документов на постоянное хранение: это зависит от воли их собственника.

Отраслевые фонды, по сути, представляющие собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах, также имеют право временного (в том числе депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ. При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством.

ХХ+ 

Глава вторая. Комплектование и экспертиза ценности документов

2.1 Комплектование Архивного  фонда Российской  Федерации

Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Под профилем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда РФ.

Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.

Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:

1) установление профиля  архива;

2) определение источников  комплектования;

3) определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;

4) организация комплектования.

Определение источников комплектования

Источники комплектования - это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения.

Научно обоснованные критерии определения источников комплектования государственных архивов сложились  к 1960-м годам. К концу 1980-х годов  они были развиты и дифференцированы. Однако в середине 1990-х годов, в связи с изменениями в общественно-политической и экономической жизни страны, архивисты вновь вынуждены были их переоценить.

В 1960-1980-е годы сложились  следующие критерии определения источников комплектования государственных архивов:

1) для учреждений:

· значение учреждений в системе органов власти и  управления, в отраслевой ведомственной  системе (учреждения союзного, республиканского, областного, районного, городского подчинения и т.д.);

· полнота отражения деятельности учреждения в документах вышестоящих организаций;

· соответствие документов учреждения профилю государственного архива;

2) для документов  личного происхождения:

· значение творческой и общественной деятельности фондообразователя  в развитии науки, культуры, общественной жизни и других областей;

· история фонда, т.е. степень сохранности личного  фонда, наличие собранных фондообразователем ценных документов, особенности фиксации его творческого процесса;

· взаимосвязь фонда  с другими комплексами документов (наличие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных деятелей).

На основе этих критериев  утверждались списки источников комплектования Примерные списки учреждений, организаций, предприятий, материалы которых подлежат или не подлежат приему в государственные архивы СССР. ГАУ при СМ СССР. - М., 1960.

Примерные списки учреждений, организаций, предприятий, являющихся или не являющихся источниками комплектования государственных архивов. ГАУ при  СМ СССР. - М., 1987., в основе которых  лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп:

· учреждения, организации  и предприятия, документы которых  подлежат полному (обязательному) приему в государственные архивы;

· учреждения, организации  и предприятия, документы которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вышестоящих инстанций, а также выборочному приему;

· учреждения, не являющиеся источниками комплектования государственных  архивов.

Под выборочным приемом  подразумевается, что из многих фондов однотипных учреждений, действовавших на одной территории, в государственные архивы поступали на хранение один или несколько фондов (как правило, «лучший», «худший» и «средний»). Это так называемый групповой выборочный прием.

Повидовой выборочный прием предполагает, что в государственный архив поступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками комплектования ценных документов.

Таким образом, повидовой  и групповой выборочные приемы отличаются друг от друга по следующему принципу: все от избранных (групповой), немногое ото всех (повидовой).

Особого внимания требует  отбор на государственное хранение документов о подготовке и проведении массовых политических кампаний (референдумов, выборов). Кроме того, весьма усилилась  роль учреждений и организаций социально-культурной сферы, общественных организаций и творческих союзов. После пересмотра списков многие из этих учреждений стали самостоятельными источниками комплектования.

Такова система  критериев и методика комплектования государственных архивов, которая сложилась к началу 1990-х годов и вполне может быть использована при комплектовании архивов документами, созданными до 1991 года. Однако изменения в государственном аппарате, общественно-политической жизни страны, экономическом развитии привели к тому, что в комплектовании появился целый ряд новых проблем.

Во-первых, после распада  СССР бывшие союзные республики, ставшие  независимыми государствами, приняли  собственное архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема, связанная с претензиями бывших союзных республик на материалы, которые уже поступили на государственное хранение. Однако в соответствии с основным научным принципом архивоведения - недробимости архивных фондов и комплексов фондов - было принято решение - не перемещать материалы.

Во-вторых, с изменениями статуса архивных фондов (объекты федеральной собственности и собственности субъектов РФ, муниципалитетов) уточняется профиль комплектования архивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федерации; муниципальные архивы. Архивисты предлагают способ решения этой проблемы на основе принципа территориальности комплектования, т.е. где родился (архивный фонд), там и пригодился (принят на государственное хранение независимо от формы собственности и подчинения).

В-третьих, в связи  с распадом централизованной ведомственной системы во всех отраслях управления пересматриваются критерии определения источников комплектования. Так, например, особое внимание архивистов обращено на критерий места учреждения в отраслевой системе, поскольку уровень подчиненности учреждения уже не отражает реального значения его деятельности. Рост самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в фонды вышестоящих органов. В связи с этим растет число государственных учреждений - самостоятельных источников комплектования.

В условиях реформирования экономики архивисты столкнулись  также с неотложной проблемой  приема на государственное хранение документов ликвидированных учреждений, которые не имеют правопреемников. Это создает для архивов «девятый вал» внепланового приема документов, вследствие чего они «тонут», не успевая обрабатывать поступающие документы временного и постоянного хранения. Особое внимание в данной ситуации следует обратить на документы по личному составу, срок хранения которых 75 лет; иногда они могут быть отданы на постоянное хранение. Сведения из этих документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих документов в государственный архив в составе фондов ликвидированных учреждений - это один путь решения проблемы, другой - создание специальных межведомственных архивов по личному составу, особенно на районном и городском уровнях. Эти «промежуточные» архивы могли бы освободить Росархив от большого количества социально-правовых запросов.

В-четвертых, в 1990-е  годы наблюдается устойчивая тенденция  к «разгосударствлению» всех сфер управления. Роль государственных структур постоянно  сокращается в таких отраслях как экономика, культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если Росархивом не будут приняты меры по сохранению документов негосударственных структур, значительная часть ценных источников по истории современности будет утрачена. В связи с этим перед государственными архивами стоит двуединая задача: