Автоматизация бизнес процессов с помощью платформы 1С предприятие 8.2

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

"Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет "ЛЭТИ" им. В.И. Ульянова (Ленина)" (СПбГЭТУ)

 

Факультет КТИ

Кафедра  АСОИУ

 

К защите допустить:

Заведующий кафедрой

 

 

 

Пояснительная записка

К ДИПЛОМНОМУ ПРОЕКТУ

 

На тему:  «АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Сети магазинов бытовой  техники при помощи 1С»

 

 

 

                                                         Выполнил           Нестерович В.Я

                                                     Руководитель   Шеховцов О.И.

 

 

 

Санкт-Петербург

2012 г.

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПОЯСТИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

 

УЧЕТ РАСЧЕТОВ, УПРАВЛЕНИЕ ВЗАИМООТНОШЕНИЯМИ  С КЛИЕНТАМИ, ПЛАТФОРМА «1С: ПРЕДПРИЯТИЕ» 8.2, УПРАВЛЯЕМОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ

 

 

Объект исследования: Учет оказываемых услуг в сети магазинов бытовой техники.

Цель работы: создание конфигурации для учета оказываемых услуг и организации работы фирмы.

Методы исследования и технологии разработки: платформа «1С: Предприятие» 8.2, изучение существующих подходов к учету услуг.

Результаты работы: создана конфигурация «Фирма», позволяющая вести учет оказанных услуг в сети магазинов бытовой техники.

Область применения: данная конфигурация рассчитана на применение в магазинах крупной и мелкой бытовой техники для автоматизации учета услуг.

Наша информационная система показывает следующие задачи: процесс продаж, заказы, сотрудничество с другими организациями, приход и прием товара и отгрузка товара.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Автоматизация уже давно прочно вошла в нашу жизнь. Она сопровождает различные  сферы профессиональной деятельности человека, позволяя ускорить, упростить и структурировать выполняемую работу. Автоматизация бизнеса посредством CRM(управление взаимоотношениями с клиентами, продажами, маркетингом) может использоваться в строительстве различных объектов недвижимости, когда осуществляется организация продажи товаров на автостоянках, в пропускных пунктах и даже в учебных заведениях.

В нашей стране в последние годы быстрыми темпами  начал развиваться малый и  средний бизнес. Расширение бизнеса  требует своевременного четкого  контроля, который может предоставить только автоматизация бизнес-процессов. Автоматизация бизнеса, автоматизация предприятия или автоматизация бизнес-процессов позволяет сделать любую работу эффективной. Современная фирма, работающая в рассматриваемой области, работает 7 дней в неделю, оказывая все виды услуг продажи и сервиса крупной и мелкой бытовой техники. Помимо растущей конкуренции, работу на этом рынке характеризует множество специфических особенностей. Так, страховые компании, банки, выдающие кредиты на покупку, требуют специализированную отчетность. Вместе с тем, и клиенты хотят получать отчет о товарах с указанием точных сумм, а также документы для налоговой инспекции для удержания потраченных денег. Руководству фирмы необходимо «видеть» свой бизнес в целом, оперативно выявлять различные проблемы, отслеживать и пресекать случаи злоупотребления, недостачи товара и т. п. В этой ситуации магазины уже не могут позволить себе вести учет «по старинке» – в амбарной книге или в файлах «Microsoft Excel», как это делалось раньше.

В первой главе  диплома дается краткая характеристика компании ООО«СТИЛЬ», описан анализ бизнес-процессов. Приведен обзор существующих программных решений для подобных фирм, рассмотрены их основные функции, преимущества и недостатки. Рассмотрены особенности платформы «1С: Предприятие» 8.2.

Во  второй главе описана разработанная  конфигурация «ФИРМА». Конфигурация позволяет  вести персонифицированный учет клиентов, организовать быструю запись ремонт быт. техники, доставку, контролировать задолженность клиентов, а также оперативно получать необходимую отчетность, подробно показан пример работы системы. Описан процесс ввода данных и формирования документов, представлена формируемая отчетность.

1 Учет оказываемых услуг в сети магазинов бытовой техники

1.1 Общие сведения о компании.

 

Компания ООО «СТИЛЬ» была создана в 1995 году. В процесс деятельности магазина бытовой техники и электроники входит: обслуживание покупателей, прием заказов, оформление заказов, сборка и тестирование техники, предложение и выполнение сервисных услуг, оформление кредитов, сотрудничество с другими организациями, оптовая и розничная торговля, работа с поставщиками, прием товара на основном складе и выдача по складам отделов, гарантийное сервисное обслуживание и коммерческий ремонт.

Фирма располагается в нескольких помещениях (склад, торговый зал). У предприятия есть поставщики, осуществляющие поставку бытовой техники и комплектующих на склад магазина. Так же в магазине есть свой штат сотрудников: менеджеры-консультанты, осуществляющие продажу товара, руководитель отдела закупок и продаж, бухгалтер, кладовщик.

Клиент, приходя в магазин, взаимодействует с менеджером, который, в свою очередь, осуществляет продажу  техники. Операции с денежными средствами и отбивку чека осуществляет так же менеджер. При покупке товара, клиент получает чек с указанием товара и его стоимости, на основании которого со склада ему отгружают необходимый товар.

При отсутствии товара на складе работник магазина выбирает отсутствующие  товары и на основании этих данных составляет заявку в отделе закупок и продаж.

Отдел закупок и продаж выполняет заказы у поставщиков, поиск организаций для сотрудничества, выписка счетов, контроль оплаты, документооборот  и отгрузка товара.

Главная цель предприятия  – увеличение доли обслуживаемого населения в городе Инта, Республики Коми.

Общие или главные цели деятельности магазина бытовой техники  и электроники устанавливаются  высшим руководством и согласуются  со всеми подразделениями. В начале каждого месяца высшее руководство  подводит итоги и объявляет показатели продаж предыдущего месяца и предлагает новый план продаж на месяц и ожидаемый финансовый результат на долгосрочный период. В отделе продаж, работа менеджера по продажам входит консультация и демонстрация товара, предложение действующих акций и сервиса, помощь в выборе, сборка товара, далее выбор оплаты наличными, по карте и оформление кредита. Работа отдела закупок и продаж включает: прием заказа товара в магазин, прием и оформление заказа по предоплате, поиск клиентов для сотрудничества и предложение своих услуг, работа с организациями по безналичному расчету, консультирование и помощь в выборе товара, далее выписка счетов, отслеживание оплаченных счетов, закупка товара на магазин, на организации по оплаченным счетам, закупка комплектующих в отдел сервиса, контроль отгрузки товара организациям и ведения документооборота. Работник основного склада принимает от отдела закупок и продаж список заказа и загружает в программу 1С Предприятие, далее поступает товар на склад и по товарным накладным проверяется количество, комплектация и целостность товара. Товар отгружается по складам отделов, выдаются накладные и ценники. Отдел сервиса производит гарантийное и коммерческое обслуживание.

В ходе анализа деятельности предприятия  было выявлено полное отсутствие автоматизации в области учета оказываемых услуг. Были проанализированы следующие бизнес-процессы:

• запись на ремонт, доставку. Данный процесс осуществлялся вручную. Менеджер ищет свободное время в графике работы мастеров и вписывал туда клиента.
• контроль оказанных услуг и их оплаты. После ремонта мастер заполнял квитанцию с оказанными услугами и потраченными материалами, и клиент оплачивал ее в центральной кассе магазина;
• контроль ценообразования услуг;
• получение необходимой отчетности.

 

Автоматизация описанных  выше бизнес-процессов позволит решить такие проблемы:

• уменьшения количества бумажных носителей информации;
• уменьшение времени поиска нужной информации;
• сокращение времени записи клиента на доставку или ремонт;
• меньшие затраты времени на ведение текущей документации;
• значительно снижаются затраты времени на составление отчетов;
• снижение количества ошибок при записи на ремонт и при составлении квитанций об оплате;
• повышение лояльности клиентов.

1.2 Основные проблемы автоматизации бизнес-процессов и пути их решения

 

Автоматизация малого бизнеса может производиться  как с помощью готовых решений, так и с помощью программного обеспечения, разработанного на заказ. Можно привести множество примеров, когда автоматизация малого бизнеса может принести огромную экономию денежных средств, позволит правильно распределить трудовые ресурсы, а также подготовить всю необходимую отчетную документацию.

Любой бизнес-процесс, начиная от приема заказов и заканчивая контролем выполнения заказа, можно автоматизировать, используя современные программные продукты. Программное обеспечение для автоматизации малого бизнеса может быть использовано на небольшом автосервисе, в компании, которая занимается ремонтом бытовой техники и даже в салоне красоты.

В настоящее время существует множество  готовых программных продуктов, которые позволяют провести автоматизацию  малого бизнеса, одним из лидеров  в области автоматизации в настоящее время является компания «1С», которая предоставляет различные варианты решений как для крупных, так и для малых предприятий.

Автоматизация малого [1]бизнеса также может стать сферой деятельности для частного предприятия. Настройка компонентов систем, которые поставляются крупными производителями программного обеспечения, не требует наличия большого помещения изобилия техники, достаточно стать партнером компании, которая разрабатывает подобное программное обеспечение, и можно начинать трудовую деятельность.

При автоматизации малого бизнеса  владелец частного предприятия должен четко понимать, какие бизнес-процессы он собирается оптимизировать. В некоторых случаях автоматизация малого бизнеса приводит к тому, что некоторые сотрудники не могут выполнять свои функции, а рабочие вопросы, которые могут быть решены в течение нескольких минут, ставятся в очередь и ожидают решения несколько дней.

Автоматизация малого бизнеса позволяет значительно  улучшить бизнес-процессы на предприятии.

Одним из приоритетных направлений в экономике западных стран является развитие малого и среднего бизнеса. В нашей стране проводится подобная политика, но она реализуется скорее формально.

В России предпринимательский сектор (имеются в виду предприятия среднего и малого бизнеса), несмотря на все трудности, сформировался и стал довольно объемным и значимым. Но основная поддержка на деле заключается только в агитационных мерах, которые призывают развивать и открывать новые фирмы, показывают радужную картину рынка, хотя это далеко не так.

В мировой экономике малые предприятия являются базисом. Специалисты утверждают, что без них не будут существовать крупные предприятия. С каждым годом роль малого бизнеса усиливается. Он создает новые рабочие места, способствует внедрению инноваций, развитию отраслей, уменьшению кризисных ударов и положительной динамике роста экономических показателей. Такие предприятия более гибкие и приспосабливаемые в своем рыночном поведении и способны очень быстро среагировать на изменение  ситуации  в стране. Но в нашей стране проблемы малого бизнеса очень актуальны и остаются открытыми уже довольно давно.

Крупные предприятия работают в национальном и межнациональном объеме, а малые предприятия сосредоточены на конкретных рынках, работают с местными ресурсами и удовлетворяют потребности локально. Интересно то, что государство своими действиями формирует общие рыночные принципы деятельности на территории страны, банковскую и кредитную политику, контроль и регулирование отношений между субъектами. Некоторые компании обращают на себя внимание центральных органов власти, но это скорее крупные фирмы национального масштаба и значения. Но органы власти на местах способны оценить важность того или иного предприятия малого и среднего бизнеса в регионе, именно на них возлагаются все надежды на государственную поддержку и развитие.

Проведенный недавно опрос [2] предпринимателей данного сегмента показал, что каждый третий из них не верит в поддержку государства и не рассчитывает на нее, но каждый пятый считает, что местные органы власти способны помочь предприятиям больше, чем центральный аппарат.

Для того чтобы развивать малые предприятия, должны быть созданы специальные условия, в которых они могли бы пользоваться, например, заемными средствами и гарантировать их возврат или иметь дополнительные отсрочки по выплатам, или наименьшую налоговую ставку и так далее. Правительство РФ начало развивать программы поддержки малого бизнеса еще в 1997 году, с тех пор многое изменилось, есть и положительные моменты. Таким предприятиям оказываются специальные услуги и защита со стороны государства. В основном, это обучение руководителей и персонала малого бизнеса; услуги по юридическим, налоговым, бухгалтерским консультациям и рекламе; особые условия кредитования и лизинга. Но работы по усовершенствованию аппарата поддержки еще много.

Статистика показывает прямую зависимость успешности развития малого предпринимательства в регионе или области от количества фондов и организаций, оказывающих ему поддержку. Но, в целом, по стране картина крайне неоднородная, регионы развиты неодинаково, что свидетельствует о неравномерности поддержки бизнеса, но с другой стороны подчеркивает и различия самих регионов по определенным факторам.

Сами представители малого бизнеса подчеркивают важность информационной поддержки, разъяснительной и пропагандистской работы государственных органов. Наиболее нужной они считают маркетинговую, коммерческую, рыночную информацию.

Внешняя среда  предприятий  стремительно  изменяется  с  каждым  годом,  растут конкурентная борьба и, чтобы выжить небольшой фирме, им приходится больше узнавать о своих потребителях, иметь информацию о тенденциях и направлениях движений рынка, о возможностях развития и финансирования. Например, за последние три года резко вырос спрос на маркетинговые исследования, а они стоят отнюдь не дешево, и получается, что компания с большими средствами может завладеть этой информацией и использовать ее во благо, а маленькая – не имеет такой возможности. В таких условиях его поражение на рынке неизбежно.

Также очень важной в деятельности любого предприятия является знание законов и нормативных актов, касающихся малого бизнеса. Очень многие фирмы данного сегмента не имеют в штате юриста, и разобраться во всем многообразии документов подчас не под силу руководителю компании. Поэтому назрела необходимость создания общего средства массовой информации, касающегося данного вида бизнеса. При всем многообразии каналов коммуникации,  специалисты склоняются к организации Всероссийского интернет-портала по малому предпринимательству. Интернет давно является мощным инструментом работы и продвижения предприятий малого бизнеса. Это система, дающая массу возможностей и ходов, от работы с электронной почтой до организации систем поставок и продаж продукции и другой работы с заказчиками. Интернет открыл для компаний возможности поиска информации о потенциальных клиентах и донесения данных до них о продукте и услугах фирм.

Без финансовых средств невозможно дальнейшее развитие компании. Источником таких ресурсов в сегменте малых предприятий являются личные деньги владельца бизнеса или же полученная прибыль. Уверенный же рост фирмы возможен только при наличии долгосрочных и краткосрочных финансовых потоков. Привлечение нужного объема средств невозможно без государственных программ и развития кредитных и финансовых институтов в стране.

Среди банков распространено мнение о больших рисках при кредитовании предприятий малого бизнеса, но, как показывает практический опыт, это далеко не так. При качественной организации работы кредитного отдела займы данному сегменту несут сравнительно меньше рисков, чем крупным компаниям. Хотя в настоящий момент многие компании малого бизнеса не имеют доступа к кредитам. Все из-за отсутствия проработанных механизмов выдачи средств с учетом реалий российского рынка. Исходя из этого, получаются дополнительные проблемы малого бизнеса. Для большинства предпринимателей тормозящим фактором при взятии кредита являются солидные процентные ставки и проблема залогового имущества. Недостаток гарантий отпугивает банки развивать программы финансирования малого бизнеса.

Сами предприниматели в качестве основных проблем малого бизнеса выделяют следующие факторы. Конечно, на первом месте находится недостаток финансовых ресурсов для развития и удержания позиций на рынке. Далее по значимости находится зависимость от арендаторов и большой процент арендной платы в затратах фирмы. Также не дают спокойно работать недостатки законодательной базы и систем налогообложения и отсутствие открытого доступа к заемным средствам.

Недостаток  и непостоянство законов и нормативов для предприятий малого бизнеса отрицательно влияют на деятельность таких компаний. Но, как часто бывает в нашей стране, даже если и принимается качественный законопроект, отсутствие механизмов его реализации сводит на нет все старания законнотворцев. Нужно развивать совместную работу сообществ предпринимателей и органов законодательной власти, и только в этом случае можно добиться успеха. Очень часто источником дополнительных проблем являются региональные власти, которые своими актами вводят еще большие барьеры и ограничения для ведения малого бизнеса. Подчас способствуют не развитию, а появлению дополнительных затрат или закрытию предприятия.

Одной из проблем, тормозящих развитие экономики в России и, в том числе малого бизнеса, является недостаточное количество квалифицированных кадров и их подготовка в соответствии с условиями рынка. Каждый третий руководитель в стране говорит о нехватке профессионалов.

Недостатков очень  много – от отсутствия образования в области экономики у самих руководителей и владельцев до необходимости обучения и определенных групп людей (военнослужащие, студенты и так далее) для работы в предпринимательстве. Уже более 10 лет формируется система такой масштабной полготовки кадровых ресурсов для предприятий малого бизнеса. Но по стране этот процесс имеет стихийные черты. Причина в том, что государственной поддержки как таковой нет, но и сообщества предпринимателей не имеют четкой стратегии и плана действий по этому вопросу. Все это очень тормозит развитие кадрового потенциала рынка. Аналитики сходятся во мнении, что уровень подготовки хуже желаемого в 3-4 раза. Но для роста экономики нужна система действий для увеличения эффективности применения имеющихся человеческих и материальных средств.

Как уже было сказано ранее, основной проблемой для предприятий малого бизнеса является недостаток собственных средств для роста производительности и внедрения новых товаров и услуг. Высокие барьеры для привлечения сторонних инвестиций, высокие процентные ставки по кредитам и тяжелые залоговые обязательства – все это заставляет бизнесменов обращаться к государству за поддержкой.

Недостаточная информационная оснащенность, неточности в законодательстве, отсутствие рыночной информации требуют создания информационных  центров поддержки малого бизнеса. Одна треть предпринимателей надеется на поддержку муниципалитетов в области обучения персонала и подготовки молодых и квалифицированных кадров. Но для этого нужен серьезный работающий проект от органов власти.

Также предприниматели подчеркивают необходимость помощи государства в организации сбытовых систем и проведении маркетинговых исследований. Эти два аспекта связаны между собой. Так как информация, полученная в ходе маркетинговых исследований,   открывает фирме  новые  ниши  и  дает  лучшее  понимание  своего потребителя, а отсюда вытекают возможности построения эффективной системы сбыта.

Многие предприниматели отмечают важность снижения налоговых нагрузок и необходимость упрощения системы налогообложения. Существенной поддержкой для бизнесменов было бы уменьшение кредитных ставок и внедрение системы долгосрочных займов.  Помимо  просьб  предприниматели  вносят  еще  корректные  предложения, например, развитие формирования кредитных историй участников, увеличение доли государственных гарантий в процессе получения займов и так далее. Вообще наравне с поддержкой государства в области кредитования, предпринимателям необходима информационная поддержка.

Отсутствие   регулирования   роста  стоимости  аренды  ставит  бизнесменов   в непростое положение, до кризиса арендная плата в некоторых регионах росла быстрее инфляции во много раз. Все это увеличивает финансовые нагрузки на фирму и не позволяет ей вкладывать средства в развитие. Также отсутствие информации о стоимости аренды за иные помещения дезориентирует предпринимателя и не дает ему возможности выбрать оптимальный вариант.

Можно подвести итог, что сложившаяся в стране ситуация в малом сегменте бизнеса подчеркивает важность активизации государственной и муниципальной поддержки  для развития данного сегмента и, чем скорее будут предприняты существенные меры, тем быстрее он стабилизируется и начнет приносить пользу государству.

1.3 Обзор существующих решений

 

Рассмотрим существующие решения на рынке.

1.3.1 Парус

 

Программные продукты «ПАРУС» позволяют решить конкретные проблемы и оптимизировать деятельность коммерческих предприятий  и бюджетных организаций различного уровня, предоставляя оперативную информацию для принятия управленческих решений. Данные продукты базируются на различных платформах:

• ПАРУС 7 – с архитектурой «Файл-сервер»;
• ПАРУС 8 – с двухзвенной архитектурой «Клиент-сервер» («тонкий" клиент»);
• ПАРУС 10 – с трехзвенной архитектурой.

 

Программные модули, реализованные на платформе ПАРУС 7, объединены в комплексы «ПАРУС – Предприятие 7» (для малого и среднего бизнеса) и «ПАРУС – Бюджет 7» (для бюджетных организаций). Программные модули, реализованные на платформе ПАРУС 8, объединены в комплексы "Система управления ПАРУС" (для корпоративного сектора) и «ПАРУС – Бюджет 8» (для бюджетных организаций).

В первую очередь, необходимо выбрать платформу, обеспечивающую оптимальную функциональность для решения стоящих перед  организацией задач. При расширении потребностей, организация может перейти на более мощную платформу, что позволит:

• увеличить количество рабочих мест и одновременную функциональную нагрузку (масштабируемость);
• увеличить производительность обработки данных;

 

• повысить степень защищенности и целостности данных;

 

• расширить спектр решаемых задач (функциональных возможностей);

 

• обеспечить поддержку пользовательских (отраслевых) расширений функциональных возможностей, которые реализуются пользователем самостоятельно (без участия корпорации).

 

 

Например, платформа ПАРУС 8 поддерживает следующие  дополнительные возможности (по сравнению  с платформой ПАРУС 7):

 

• формирование дополнительных характеристик (атрибутов) документов;

 

• добавление новых действий, задаваемых оператором или выполняемых автоматически (по расписанию);

 

• подключение к системе программных продуктов и библиотек сторонних производителей;

 

• формирование пользовательских отчетов (печатных форм).

 

 

Конструктор отраслевых расширений (КОР) позволяет [3] создавать новые разделы в штатных приложениях и совершенно новые приложения системы.

«Тонкая»  клиентская часть платформ ПАРУС 8 и  ПАРУС 10 обуславливает относительно невысокие аппаратные требования на рабочие места, а при организации  терминального или веб-доступа  – минимальные аппаратно-программные требования.

Переход на новые версии (релизы) программных  продуктов производится автоматизированным образом и, как правило, не вызывает никаких затруднений. Переход на новую платформу потребует некоторых  организационных и ресурсных  затрат, но,

благодаря отработанным методикам и технологиям, может быть произведен в короткие сроки и без потерь данных.

Тенденции развития ИТ-рынка в секторе государственного и муниципального управления.

 

1. Быстрые темпы развития телекоммуникационных технологий. Развитие и доступность телекоммуникаций дает возможность заниматься централизацией данных, создавать единое информационное пространство, обеспечивать доступ к информации заинтересованных лиц и одновременно оптимизировать затраты на эти процессы.

 

2. Частые изменения нормативной правовой базы. Осуществляемые в государстве реформы сопровождаются частым внесением изменений в законодательство. В связи с этим на всех уровнях государственного и муниципального управления востребованы те продукты и технологии, которые учитывают возникающие новации и соответствуют изменяющимся нормативным правовым требованиям.

 

3. Необходимость расчета экономической эффективности ИТ-проектов. Реформа бюджетного процесса и экономический кризис заставляют уделять все большее внимание результативности каждого решения, принимаемого в сфере государственного и муниципального управления. Поэтому сегодня востребованы экономически обоснованные ИТ-проекты, в основе которых лежат финансово-экономические расчеты, показывающие целесообразность инвестиций в информационно-коммуникационных технологии.

 

4. Обострение ценовой конкуренции. Реформа системы госзакупок, закон № 94-ФЗ ориентируют бюджетные учреждения на отбор поставщиков по критерию минимальной цены продуктов и услуг. Это дает преимущество конкурентам, которые могут предложить более низкую цену, несмотря на то, что на рынках технологически сложной и инновационной продукции решающую роль во всех странах играет иная конкуренция - по параметрам качества, квалификации, деловой репутации".