Автоматизация делопроизводства и документооборота
ВВЕДЕНИЕ
3
РАЗДЕЛ I. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ОРГАНАХ МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ
10
РАЗДЕЛ II. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА АДМИНИСТРАТИВНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА БЕЛГОРОДА
28
РАЗДЕЛ III. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА АДМИНИСТРАТИВНОЙ КОМИССИИ
47
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
59
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
63
ПРИЛОЖЕНИЯ 70
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы. В
настоящее время политика по развитию
единого информационного
При этом имеются некоторые нерешенные проблемы: отсутствуют единые стандарты, в том числе документационных и информационных ресурсов; отсутствует единая система электронных архивов в муници-пальных учреждениях и органах местного самоуправления города Белго-рода; отсутствует единая система обеспечения юридически значимого электронного документооборота; отсутствует типовая информационная система муниципальных органов управления; высокий процент использо-вания несертифицированного, нелицензионного программного обеспече-ния; отсутствуют решения, которые обеспечивали бы пользователям еди-нообразие интерфейсов и единую систему навигации на сайтах органов местного самоуправления, что не позволяет перейти к оказанию некоторых информационных услуг населению; недостаточный уровень инфра-структуры телекоммуникаций органов местного самоуправления не обес-печивает оперативного информационного обмена и оперативного доступа к совместно используемым ресурсам Белгородской области; необходимы расширение круга пользователей и замена устаревшего программного обеспечения электронного документооборота в деятельности органов власти; недостаточный уровень компьютерной грамотности среди насе-ления, в органах местного самоуправления, в муниципальных учреждениях.
Актуальность выбранной темы объясняется недостаточным уровнем проработки проблемы документационного обеспечения управления в му-ниципальных службах. Делопроизводство в органах муниципальной власти, к сожалению, не имеет четкой регламентации, многие руководители и работники служб документационного обеспечения управления не знакомы с основами ведения делопроизводства, а тем более – с современными тонко-стями оформления документации.
В ходе написания дипломного проекта были изучены и проанализи-рованы организация и технология документооборота одного из структур-ных подразделений администрации города Белгорода, а именно - Адми-нистративной комиссии, был проведен анализ системы делопроизводства, а также разработаны и внесены предложения по ее совершенствованию.
Оценка степени изученности темы. При написании дипломного проекта были использованы тематические пособия по делопроизводству авторов Ю. М. Аксенова, В. И. Андреевой, А. Б Барихина, Н. И. Глазуновой, М. В. Кирсановой и С. П. Кобук, Т. В. Кузнецовой . В исследованиях вышеперечисленных авторов рассматривается состав всей управленческой документации, формулируются общие требования к системам дело-производства, освещаются проблемы ведения делопроизводства в россий-ских организациях, обобщается практика работы с документами в органах государственной власти и местного самоуправления, рассмотрен порядок составления и оформления управленческих документов.
Также использовалась информация из диссертационной работы В. Н Чернова , где автор предлагает новую процедуру выбора систем управления документами для органов управления, предложен способ адаптации автоматизированной информационной системы делопроизводства к ре-формированию организационных структур органов управления путем введения блока адаптации на основе классификатора управленческих функций и ведения истории преобразований, разработана информационная модель блока адаптации.
Различные законодательные акты субъектов Российской Федерации в отношении административных комиссий, порядок их образования и ос-новные функции рассматриваются в ряде научных статей В. И. Ивакина, А. П. Клюшниченко, М. Я. Масленникова, В. Н. Савина и В. Н. Хорькова .
Актуальная в последние
годы тема автоматизации
Практическая часть дипломного проекта была написана на основании использования методов, описанных Т. В Кузнецовой .
Таким образом, в процессе
написания дипломного проекта был
сде-лан вывод о том, что тема
совершенствования
В качестве проблемы исследования
выступает противоречие между необходимостью
совершенствования
В качестве основной гипотезы
дипломного исследования выступает
предположение о том, что основные
проблемы документационного обеспе-
Объектом дипломного
исследования стала сложившаяся
в подраз-делениях администрации
города Белгорода система
В качестве предмета исследования выступает система документо-оборота Административной комиссии администрации города Белгорода.
Цель дипломного исследования – разработка рекомендаций по со-вершенствованию документационного обеспечения деятельности Адми-нистративной комиссии администрации города Белгорода.
Задачи дипломного проекта:
- изучить тенденции документационного обеспечения деятельности муниципальных служб в Российской Федерации и провести анализ нормативно-правового регулирования делопроизводства в органах мест-ного самоуправления;
- рассмотреть правовой статус, структуру и систему документо-оборота городской администрации и Административной комиссии;
- предложить направления совершенствования делопроизводства и документооборота в Административной комиссии администрации города Белгорода.
В качестве теоретико-методологической основы исследования выступают основные положения системного подхода, изложенного в ис-следованиях Ю. М. Аксенова, М. В. Кирсановой и С. П. Кобук , и позво-лившего рассмотреть делопроизводство в органах местного самоуправле-ния как систему, складывающуюся на основе нормативно-методических рекомендаций и государственных стандартов.
Важную роль в процессе исследования играли методы эмпириче-ского исследования: опрос сотрудников комиссии, анализ документов и наблюдение за деятельностью Административной комиссии. Обработка эмпирических данных осуществлялась посредством методов математиче-ской статистики.
Эмпирическую базу дипломного исследования составили источники, которые содержат общегосударственную нормативную базу по вопросам делопроизводства:
1) Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) ;
2) Типовая инструкция
по делопроизводству в
3) ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ;
4) ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Тре-бования к построению формуляра-образца ;
5) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 6 октября 2000 г. .
Для написания данного дипломного проекта привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами:
1) Закон Белгородской
области от 23 мая 2005 г. № 198 «О
наделении органов местного
2) Инструкция по
Актуальная в последние годы тема автоматизации делопроизводства и документооборота затрагивается в статьях Н. А. Храмцовской «Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота» , Л. А. Стрельцовой «Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ» . Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских учреждений, современное состояние и перспективы развития систем электронного делопроизводства.
Научно-практическая значимость
исследования состоит в воз-можности
использования конкретных рекомендаций
данного дипломного проекта муниципальными
органами исполнительной власти для
рациона-лизации своей деятельн
Результаты исследования используются в процессе практической деятельности Административной комиссии администрации города Белго-рода и могут быть рекомендованы для использования муниципальными ор-ганами, в том числе административными комиссиями других субъектов Фе-дерации.
Структура дипломного проекта. В соответствии с поставленными задачами дипломный проект включает введение, три раздела, заключение, список источников и литературы и приложения.
Список литературы ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В настоящее время реализация программы по развитию единого ин-формационного пространства и автоматизации делопроизводства в органах муниципальной власти сегодня активно проводится во многих субъектах Российской Федерации, в том числе – и в Белгородской области. Но, к сожалению, большинство изменений коснулось пока только органов го-сударственной власти. В муниципальных органах отсутствуют единые стандарты управления документационными и информационными ресур-сами, нет единой системы электронных архивов в государственных и му-ниципальных учреждениях и органах местного самоуправления области. Остается и проблема использования нелицензионного программного обеспечения, отсутствие программного обеспечения с открытыми кодами. Уровень компьютерной грамотности среди служащих органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений также оставляет желать лучшего.
На основании проведенного исследования были выявлены следующие проблемы:
1. В Инструкции по
2. В Административной комиссии администрации города Белгорода должностная инструкция главного специалиста – ответственного секретаря комиссии находится в стадии разработки, не утверждена и существует только в электронном виде на стационарном компьютере. Не существует установленных форм для журналов регистрации входящих и исходящих документов, отсутствуют электронные журналы регистрации. Заголовки столбцов могут различаться даже в пределах одного регистрационного журнала. Система электронного документооборота не установлена и не используется. С одной стороны, по мнению руководителя секретариата комиссии, в этом нет необходимости в силу небольшого объема докумен-тооборота, с другой – использование отдельных функций такой системы (в первую очередь, электронной регистрации документов) могло бы позволить значительно сократить временные и трудовые затраты секретаря комиссии.
В целях совершенствования системы документооборота Админи-стративной комиссии и оптимизации процесса ведения делопроизводства были разработаны новая должностная инструкция главного специалиста, бланки документов комиссии, формы регистрационных журналов входящих и исходящих документов, журнала протоколов, формы постановления комиссии и протокола заседания комиссии, формы Определения о возвращении протокола и определения о направлении материалов в дело.
Кроме того, для оптимизации
процесса документационного обеспе-
- внедрить системы электронного документооборота во все струк-турные подразделения органов муниципального управления и создать, тем самым, сеть, связывающую территориально удаленные органы. Это позволило бы обеспечить централизованный контроль, невозможный в традиционной системе документооборота.
- создать четкую систему правовых актов по вопросам формирова-ния и использования документационных ресурсов для повышения эффективности деятельности муниципальных учреждений, в том числе и административных комиссий;
- внести изменения в действующие нормативные акты области в сфере делопроизводства для устранения неопределенности в применении законодательных актов разного уровня;
- в каждом муниципальном учреждении должны быть разработаны и утверждены положение о службе документационного обеспечения управления, устанавливающее статус, функции, права, обязанность и ответственность данного структурного подразделения, должные инструк-ции и другие документы, регламентирующие работу в сфере документационного обеспечения управления. Отдельной инструкцией должны устанавливаться правила работы с документами ограниченного доступа;
- основным нормативным документом по делопроизводству долж-на быть инструкция по делопроизводству, которая установит единые прави-ла составления, оформления документов и работы с ними. Такая инструкция должна быть разработана на действующем законодательстве, не противоречить действующим нормативно-правовым актам и отражать особенности работы с документами, характерные для конкретного муниципального учреждения учитывать все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки.
Результаты дипломного исследования могут использоваться в про-цессе практической деятельности Административной комиссии админи-страции города Белгорода, а также могут быть рекомендованы для ис-пользования другими муниципальными органами, в том числе админи-стративными комиссиями иных субъектов Федерации.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Конституция Российской
Федерации от 25.12.1993 года // Рос-сийская
газета [Электронный ресурс]. - Режим
доступа: http://www.rg.ru/2009/01/21/
2. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные
системы документации. Тре-бования
к построению формуляра-образца [Электронный ресурс]. - Режим
доступа: http://www.termika.ru/dou/
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство
и архивное дело. Термины и
определения [Электронный
4. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-
5. Государственная система документационного
обеспечения управления [Электронный
ресурс]. - Режим доступа: http://www.directum.ru/gsdou.
6. Кодекс об административных
правонарушениях РСФСР. - введ. 20.06.1984
[Электронный ресурс]. - Режим доступа:
http://zakon.kuban.ru/ak/ak_
7. Кодекс Российской
Федерации об административных
правона-рушениях от 30.12.2001 г. [Электронный
ресурс]. - Режим доступа: http://www.rg.ru/oficial/doc/
8. Перечень типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организаций,
с указанием сроков хранения. Утв. Росархивом
6.10.2000 г. [Электронный ресурс]. - Режим доступа:
http://www.storehouse.ru/po1.
9. Типовая инструкция
по делопроизводству в
10. Федеральный закон
«Об информации, информационных
технологиях и защите информаци
11. Федеральный закон
от 6.10.2003 г. №131-ФЗ «Об общих
принци-пах организации
12. Федеральный закон
Российской Федерации от 2.03.2007 г.
№ 25-ФЗ «О муниципальной
13. Проект Федерального
закона «О документационном
14. Постановление Правительства
Российской Федерации от 27.12.1995 г. № 1268 «Об упорядочении
изготовления, использования, хранения
и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации»
[Электронный ресурс]. - Режим доступа:
http://lawrussia.ru/texts/
15. Устав городского
округа «Город Белгород» от 29
ноября 2005 г. [Электронный ресурс]. -
Режим доступа: http://www.beladm.ru/town/
16. Закон Белгородской
области от 23 мая 2005 г. № 198 «О
наделе-нии органов местного самоуправления полномочиями по рассмотрению
дел об административных правонарушениях»
[Электронный ресурс]. - Режим доступа:
http://www.asmobel.ru/docs/%
17. Закон Белгородской области от 27 нояб. 2001 г. № 4 «Об организации и деятельности административных комиссий в Белгородской области» // Белгородские известия. - 2001. - 5 декабря;
18. Закон Белгородской области от 31 дек.2003 г. №108 «Устав Бел-городской области» // Белгородские известия. - 2004. - № 4-5.
19. Инструкция по делопроизводству в Администрации г. Белгорода от 02 августа 2007 г. №2375.- ОАО «Белгородская областная типография». - 2007. - 84 с.
20. Концепция информатизации
Белгородской области до 2010 года
[Электронный ресурс]. - Режим доступа:
http://www.belregion.ru/depart
21. Распоряжение губернатора
Белгородской области от 27 дек. 2006
г. № 1135-р «Инструкция по
делопроизводству в органах
22. Решение Белгородского городского Совета
депутатов от 23. 07. 2002 № 287 «О создании Административной
комиссии при администрации города Белгорода»
[Электронный ресурс]. - Режим доступа:
http://www.belzakon.ru/
23. Решение Совета депутатов Белгородского района Белгородской
области от 31 июля 2007 г. № 319 «О наделении
полномочиями по рассмот-рению дел об
административных правонарушениях» [Электронный
ресурс]. - Режим доступа: http://www.garant.ru/hotlaw/
24. Агапов, А. Б. Постатейный комментарий к Кодексу РСФСР об ад-министративных правонарушениях [Текст] / А. Б. Агапов. - М., 2001. - 710 с.
25. Андреева, В. И. Делопроизводство: организация и ведение [Текст] / В. И. Андреева. – М. : Кнорус, 2008. - 256с.
26. Анодина, Н. Н. Организация работы с документами в органах государственной власти [Текст] : практ. пособие / Н.Н. Анодина. - Новоси-бирск: Сиб. соглашение, 2007. - 151 c.
27. Барихин, А. Б.
Делопроизводство на
28. Бобылев, А. И.
Современное толкование
29. Глазунова, Н. И.
Система государственного и
30. Документационное обеспечение государственной службы [Текст]: учеб. практ. пособие / под общ. ред. А. И. Горбачева, Н. Н. Шувало-вой. - М. : Статут, 2004.- 318 c.
31. Ивакин, В. И. Административная
ответственность и администра-
32. Ивакин, В. И. Административные
комиссии как органы, применя-ющие
административные наказания за
правонарушения, установленные субъектами
Российской Федерации [Текст] / В.И.
Ивакин // Актуальные про-блемы
33. Кирсанова, М. В.
Делопроизводство в органах
34. Клюшниченко, А. П.,
Административные комиссии [текст]
/ А. П. Клюшниченко, А. П.
35. Колесник, Е. Н. Некоторые
проблемы документирования
36. Кузнецова Т. В.
Как составить должностную
37. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспече-ние управления) [Текст] / Т. В. Кузнецова. - М. : ООО «Журнал «Управление персоналом», 2008. - 408 с.
38. Кузнецова, Т. В.
Методы предпроектного
39. Ларин, М. В. Оформление служебных документов: рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003 [Текст] / М. В. Ларин, А. Н. Сокова - М. : МЦФЭР, 2006. - 111с.
40. Масленников, М. Я.
Административные комиссии
41. Ожегов С. И. Словарь русского языка [Текст] / под ред. Н. Ю. Шведовой. - М. : Рус. яз., 2008. - 1200 c.
42. Романов, Д. А.
Правда об электронном
43. Савин, В. Н. О
некоторых проблемах
44. Санкина Л. В. Как
составить должностную
45. Санкина Л. В. Как
составить должностную
46. Санкина, Л. В. Должностная инструкция: рекомендации по со-ставлению [Текст] / Л. В. Санкина // Трудовое право. - 2008. - №2. - С. 9-14.
47. Сокова, А. Развитие
государственной
48. Стрельцова, Л. А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ [Текст] / Л. А. Стрель-цова // Секретарь-референт. - 2008.- №6. - С. 57-59.
49. Татарников, М. А.
Делопроизводство в
50. Учебник уголовного процесса [Текст] / отв. ред. А. С. Кобликов. М. : «СПАРК», 1995. - 257 с.
51. Философский словарь [Текст] / под ред. И. Т. Фролова. - М. : Республика, 2010. - 719 с.
52. Хорьков, В. Н.
Актуальные проблемы
53. Хорьков, В. Н.
54. Храмцовская, Н. А.
Актуальные проблемы
55. Чернов, В. Н. Информационная
технология делопроизводства в
аппарате правительства РФ с
учетом реформирования
56. Чуковенков, А. Ю.
Правила оформления документов:
Коммента-рии к ГОСТ Р 6.30-
57. Юридическая энциклопедия [Текст] / под ред. М. Ю. Тихомирова. - М. : Издание Тихомирова М. Ю, 2008. - 1088 с.
- Автоматизация деятельности Ломбарда
- Автоматизация документооборота на предприятии лесопиления
- Автоматизация и апробация психодиагностических методик в профориентационной работе со старшими школьниками
- Автоматизация информационной поддержки процесса оценки кредитоспособности потребительского кредитования
- Автоматизация информационной системы учета труда и его оплаты для предприятия ООО «ВертикальК»
- Автоматизация комплекса задач по управлению движимым имуществом
- Автоматизация лабораторной установки "Фотоэлектрическая станция"
- Автоматизация бухгалтерского учета
- Автоматизация бухгалтерского учета
- Автоматизация бухгалтерского учета
- Автоматизация бухгалтерского учёта
- Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии
- Автоматизация бухгалтерского учета строительной организации на базе технологической платформы системы программ 1СПредприятие 8.0
- Автоматизация ведения реестра налогоплательщиков для ИФНС (г. Тихвин)