Автоматизированные системы

       АННОТАЦИЯ 
 

       Дипломная работа объемом -- страниц посвящена изучению информационной системы управления филиала «Агенство» государственного предприятия Минсктранс и разработке предложений по ее совершенствованию.

       Цель  дипломной работы – разработка предложения  по совершенствованию информационной системы управления филиала «Агенство» государственного предприятия Минсктранс, с использованием MS Access.

       Работа  содержит введение, три главы, заключение, - рисунков, список из - использованных источников.

       Первая  глава отражает теоретическую базу и основные аспекты использования  автоматизированных систем на предприятии. Даются общие понятия об кадровом отделе. Описана ее область применения.

       Во  второй главе рассматриваются направления  деятельности филиала «Агенство» государственного предприятия Минсктранс, проведен анализ информационной системы управления «Робот» и «1 С:Бухгалтерия» , дается описание используемых контуров информационной системы управления.

       В третьей главе описывается разработанная база данных. Проведен кластерный анализ, в результате которого выявлены страны, приносящие наибольшую прибыль для предприятия. Рассчитывается экономический эффект от внедрения данного модуля.

       Практическая  значимость настоящей работы состоит  в том, что использование метода интеллектуальной обработки данных даст возможность существенно улучшить деятельность предприятия: эффективно проводить учет персонала ,находить слабые стороны в штате работников и принимать успешные управленческие решения 

       ВВЕДЕНИЕ

       Проблема  автоматизации производственных процессов  и процессов управления как средства повышения производительности труда  всегда являлась и остается актуальной в народном хозяйстве. Необходимость  автоматизации управления народным хозяйством и его звеньями объясняется  задачами облегчения труда управленческого  персонала, сдерживанием роста его  численности, вызываемым развитием  производства; усложнением производственных связей; увеличением объемов управленческой функции. Важную роль играет задача соответствия технической базы управления аналогичной  базе производства, в отношении которого производится автоматизация.

       На  современном этапе автоматизации  управления производством наиболее перспективным является автоматизация  планово-управленческих функций на базе персональных ЭВМ, установленных  непосредственно на рабочих местах специалистов. Эти системы получили широкое распространение в организационном  управлении под названием автоматизированных рабочих мест

       (АРМ). Это позволит использовать систему  людям, не имеющим специальных  знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять  систему по мере надобности.

Кадровое планирование как инструмент целенаправленной и  эффективной работы с персоналом является составной частью стратегии  и тактики выживания и развития предприятия при рыночных взаимоотношениях. По мере развития личности работника  приходится все чаще согласовывать  рыночные условия и интересы сотрудников  предприятия. Развитие производства все  в большей степени нуждается  в планировании его кадрового  обеспечения. 

       ГЛАВА 1 
СУЩНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

1. Отдел управления персоналом: задачи и цели

       Одна  из важнейших составных управленческой деятельности – управление персоналом, как правило, основывается на концепции  управления – обобщенном представлении  о месте человека в организации. В теории и практике управления человеческой стороной организации можно выделить концепции, которые развивались  в рамках трех основных подходов к  управлению – экономического, органического  и гуманистического.

       Cлужбы управления персоналом (службы УП) современных компаний выполняют весь комплекс работ, связанных с людьми на производстве, т. е. единство объекта определяет централизацию функций по управлению персоналом.

       Перечислим  функции современных служб УП на крупных процветающих фирмах:

       • определение потребности в персонале, как текущей, так и на перспективу;

       • разработка разделов бизнес-плана «Персонал» и «Управление», их балансировка с  другими разделами и обеспечение  выполнения;

       • разработка комплексных целевых  программ развития персонала, увязка их по срокам, ресурсам и исполнителям и обеспечение реализации;

       • организация и осуществление  анализа содержания труда, аттестации рабочих мест и разработки профессио- и психограмм, определяющих требования рабочего места к работнику;

       • разработка систем проверки профессиональных и личностных качеств претендентов на занятие вакантных рабочих  мест;

       • анализ разделения, организации и  нормирования труда, разработка предложений  по их совершенствованию;

       • разработка документов, определяющих трудовые отношения на предприятии: коллективных договоров, положений  о персонале, трудовых распорядков, положений о подразделениях, должностных  инструкций, памяток и инструкций, отражающих культуру предприятия, трудовых соглашений (контрактов), обеспечение  их согласования и утверждения;

       • организация подбора персонала  на основе профессио- и психограмм, должностных инструкций, положений  о подразделениях, разработанных  систем профессиональных и личностных тестов и испытаний;

       • планирование карьеры работников, обеспечение  перемещений, организация системы  кадрового резерва и работы по улучшению адекватности качеств  претендентов требованиям рабочего места;

       • организация и обеспечение работы по развитию персонала, повышению квалификации и переквалификации работников с  использованием как потенциала предприятия, так и сторонних образовательных  учреждений; разработка учебных программ;

       • проведение исследований по выявлению  мотивации работников к труду  и разработка мероприятий по повышению  удовлетворенности трудом;

       • разработка систем группового и индивидуального  материального и морального стимулирования работников с учетом мотивации, исследование и внедрение современных систем оплаты труда;

       • проведение исследований социально-психологического климата в коллективах, качества трудовой жизни, стиля руководства  и отношения работников к руководителям;

       • проведение мероприятий по повышению  творческого уровня работников, развитию инновационного поведения;

       • проведение работ по повышению уровня охраны и безопасности труда;

       • разработка системы сквозных показателей  и оценки результатов труда подразделений, руководителей и специалистов, организация  проведения аттестации; 

       • проведение исследований в целях  создания эффективных рабочих команд;

       • организация принятия совместных решений, проведения важных деловых встреч и  переговоров, в том числе по обеспечению  социальной защиты работников;

       • анализ причин и урегулирование трудовых конфликтов;

       • организация учета персонала  и предоставления необходимой отчетности, проведение аналитической работы по результатам управления персоналом.

       На  отечественных малых предприятиях состав функций по управлению персоналом зачастую ограничивается учетом персонала  и ведением трудовых книжек, а остальная  работа либо не проводится, либо осуществляется самим руководителем в меру его  компетентности.

       В штате службы УП должны быть специалисты, способные выполнять все перечисленные  функции, в том числе социологи, психологи, экономисты по труду, системные  аналитики. В службах управления персоналом крупных фирм стран с  развитым рынком появились новые  специалисты: «рекрутеры» по вербовке персонала, «интервьюеры» — психологи, проводящие собеседования с претендентами на получение работы, методисты и инструкторы, консультанты по вопросам карьеры, профориентации, организационному планированию; администраторы программ равных условий занятости и т. п.

       1.2 Назначение автоматизированных систем управления персоналом

       Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации  работы, в первую очередь, руководства  и персонала кадровых служб предприятий (помимо бухгалтерии и некоторых  других подразделений) и играют большую  роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры  по персоналу при помощи таких  систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами, подготовке и учете приказов (существуют оценки, что только на работу с документацией  по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени). Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение  сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность  работникам бухгалтерии точно и  оперативно начислять зарплату, формировать  бухгалтерские отчеты, относить затраты  на себестоимость. И это лишь некоторые  из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.

       После автоматизации предприятия каждое его подразделение становится центром  финансового учета с соответствующим  уровнем финансовой ответственности  его руководителя. Это повышает ответственность  каждого руководителя подразделения  и дает в их руки мощное средство для контроля исполнения отдельных  планов и бюджетов.

       Теперь  руководитель может лично своевременно и быстро получать актуальную и достоверную  информацию обо всех срезах деятельности предприятия. Кроме того, эта информация представлена в удобном виде и  является объективной, так как отсутствует  «человеческий фактор» при трактовке  этой информации.

       Существенное  сокращение бумажной рутины ускоряет процесс и повышает качество обработки  заказов, поднимает конкурентоспособность  и рентабельность продукции предприятия  в целом. При внедрении системы  автоматизации каждый документ, сопровождающий бизнес-процесс (если это нужно), создается автоматически, на основании первичного документа, открывшего процесс.

       1.3 Теоретические аспекты автоматизированных систем

       Автоматизированное  рабочее место кадровика- это  рабочее место,  которое оснащено вычислительной техникой и другими  инструментальными средствами, обеспечивающими  автоматизацию операций учетного процесса при выполнении специалиста по кадрам профессиональных функций. К инструментальным средствам относятся: техническое, информационное, математическое, программное, технологическое, лингвистическое, правовое и эргономическое обеспечение.

       Техническое обеспечение – комплекс технических  средств, необходимых для оборудования АРМ кадровика. Кроме средств  вычислительной техники АРМ кадровика  оснащается оргтехникой. Одним из важнейших  факторов, определяющим эффективность  работы на АРМ, является наличие «дружественных»  средств интерфейса по отношению  к кадровику средств интерфейса, создающих комфортность работы на машине. 

       Техническая база АРМ пользователя непрерывно развивается  и совершенствуется. Однако эффективность  АРМ прежде всего определяется качеством  программного обеспечения.

       Программное обеспечение АРМ кадровика включает следующие компоненты :

       -   операционные системы;

       -   языки и системы программирования;    

       Операционная  система представляет собой группу программ, которые обеспечивают управление ресурсами компьютера, поддержку  работы всех программ, их взаимодействия с аппаратными средствами и предоставляют  пользователю возможность общего управления компьютера. Операционная система управляет  компьютером, периферийным оборудованием, запускает программы, обеспечивает защиту данных, выполняет различные  сервисные функции по запросам пользователя и программ. Каждая программа пользуется услугами ОС, а потому может работать только под управлением той ОС, которая обеспечивает для нее  эти услуги. Таким образом, выбор  ОС для ЭВМ в составе АРМ  чрезвычайно важен, так как он определяет, какие программы будут  работать на АРМ, какие аппаратные средства будут включены в АРМ, какова будет  степень защиты данных, и насколько  комфортными и безопасными будут  условия работы для специалиста  АРМ. Наиболее широко в настоящее  время на компьютерах типа IBM PC применяются ОС, разработанные фирмой Microsoft, это существующие версии Windows.

       Современная концепция АРМ предъявляет к  ОС жесткие требования, направленные на соблюдение безопасности и комфорта (эргономичность) в работе на АРМ, на повышение производительности АРМ  в целом, на расширение парка обслуживаемого периферийного оборудования, на возможность  синхронизации выполняемых операций и процедур.

       Вывод: Отдел кадров - то же самое, что и "кадровая служба" - подразделение  предприятия, отвечающее за проведение кадровой политики предприятия .Работа отдела кадров связано с оформлением  различного рода документов( договоров  найма, личные дела сотрудников, учет персонала), а значит требует автоматизации. Современные автоматизированные системы  предназначены для упрощения  деятельности сотрудника и не вызываю  особых трудностей в использовании. 

       ГЛАВА 2 
ПРИМЕНЕНИЕ ИСУП НА КУП «МИНСКТРАНС»

       2.1 Основные направления  деятельности КУП «Минсктранс»: цели и задачи

       Коммунальное  транспортное унитарное предприятие  «Минсктранс». Предприятие является государственной собственностью.

         Предприятие действует на принципах  хозяйственного расчета и самофинансирования.

       Основными целями деятельности предприятия являются:

• обслуживание населения пассажирским транспортом ( в том числе и перевозка пассажиров по специальным маршрутам ,заказные перевозки)
• осуществление производственно-хозяйственной и иной деятельности, направленной на получение доходов и прибыли.

       В состав предприятия входят филиалы  без права юридического лица, которые  действуют на основании Положений, утверждаемых генеральным директором предприятия, выделены на отдельный  баланс и имеют собственные текущие  и иные счета, предусмотренные законодательством:

1. Филиал "Автобусный парк №2"
2. Филиал "Автобусный парк №5"
3. Филиал "Автобусный парк №6"
4. Филиал "Автобусный парк №7"
5. Филиал "Трамвайный парк"
6. Филиал "Троллейбусный парк №2"
7. Филиал "Троллейбусный парк №3"
8. Филиал "Троллейбусный парк №4"
9. Филиал "Троллейбусный парк №5"

       10)   Филиал «Минский автовокзал»

       11)   Филиал "Ремонтно-строительное управление"

       12)   Филиал "Служба энергохозяйства"

       13)   Филиал "Служба организации движения"

       14)   Филиал "Служба трамвайного пути"

       15)   Филиал «Санаторий «Волма»

       16)   Филиал «Сельскохозяйственный комплекс «Великополье»

       17)   Филиал "Агентство Минсктранс"

       Преддипломная практика проходила непосредственно  на филиале "Агентство Минсктранс".Ниже приведена характеристика деятельности агентства.

       Филиал  образован 15 января 2004 года. Адрес филиала: 220033, г. Минск, пр.Партизанский, 6.

         Филиал «Агентство Минсктранс»  представляет собой обособленное  подразделение государственного  предприятия «Минсктранс», основанное  на коммунальной форме собственности  и осуществляющее свою хозяйственную  деятельность на принципах внутреннего  хозяйственного расчета. Филиал  вправе от имени государственного  предприятия «Минсктранс» заключать  договоры, приобретать имущественные  и личные неимущественные права  и нести обязанности, быть истцом  и ответчиком в суде.

               Филиал является монополистом  в части реализации транспортных  услуг городского  пассажирского  транспорта потребителю посредством  реализации билетной продукции. 

               Данная услуга осуществляется  в настоящее время с помощью  следующих технологических функций:

• размещение и оплата заказов на изготовление билетной продукции;
• совершенствование билетной продукции с помощью  многообразия вариантов компоновки предлагаемых транспортных услуг в одном билете (проездном билете);  улучшения внешнего вида билетной продукции;  совершенствования степеней защиты проездных билетов на проезд в городском  пассажирском транспорте;
• реализация жетонов, магнитных карт на бесконтактной основе, подтверждающих оплату проезда в метрополитене;
• рекламирования транспортных услуг;
• контроля полноты оплаты пассажирами проезда и провоза багажа;
• контроля качества и своевременности предоставляемых транспортных услуг.

       Развитие  торговой деятельности производится за счет:

• установки новых собственных киосков по распространению билетной продукции;
• увеличения количества торговых точек посредством заключения новых договоров на распространение билетной продукции;
• организации сотрудничества на взаимовыгодных условиях с иными распространителями товаров, работ, услуг;
• реализации  услуг для иных субъектов хозяйствования через собственные киоски, расположенные в разных районах города;
• совершенствования системы реализации билетной продукции и  услуг с применением вычислительной техники и средств связи;
• размещения и проката рекламного продукта субъектов хозяйствования всех форм собственности.

       Прочие  услуги, оказываемые филиалом:

                 1 Реализация услуг для иных  субъектов хозяйствования через   собственные киоски (продажа итернет-  и таксофонных карт, лотерейных  билетов).

                2 Заключение договоров обязательного   страхования гражданской ответственности  владельцев транспортных средств  в кассах филиала, расположенных  по адресу:

                -   а/в «Восточный» , ул.Ванеева, 34;

                -  а/в «Московский», ул. Филимонова, 63;

                -  Машерова, 5.

                -  пр-т Партизанский,6

       Дополнительная  информация:

             Адреса касс, реализующих  билетную продукцию по безналичному расчету:

               -  Машерова, 5;

               -  а/в «Восточный» , ул.Ванеева, 34;

               -  а/в «Московский», ул. Филимонова, 63;

               -  пр. Партизанский , 6;

               - ул. Долгобродская  (ст.метро «Партизанская», вход с ул.Долгобродская).

       В 2011 году реализация билетной продукции  осуществлялась через специализированные киоски и кассы (113 шт.), принадлежащие  Агентству, киоски РУП «Белсоюзпечать» (312 шт.), отделения почтовой связи  РУП «Белпочта» (126 шт.), кассы УП «Минский метрополитен» (91 шт.), пункты коллективного  и сервисного пользования РУП  «Белтелеком» (31 шт.), торговые точки  РУП «Белорусские лотереи» (4 шт.), реализаторов (3 чел.), магазины различных форм собственности (порядка 1400 точек), водителей общественного  транспорта, кондукторов и диспетчеров  филиалов.

               С целью увеличения доходной  части в течение 2011 года проводилась  работа по оптимизации сети  розничной торговли билетной  продукцией за счет установки  новых киосков в местах с  наибольшим пассажиропотоком. В  2011 году было приобретено 48 киосков, 33 преобразователя. В соответствии  с планом мероприятий в 2011 году  было открыто 28 новых точек  по продаже билетной продукции.  Для увеличения реализации прочей  продукции в 88 киосках филиала  установлены кассовые аппараты.

              Филиалом Агентство также заключаются  договоры на реализацию билетной  продукции с другими организациями,  индивидуальными предпринимателями. 

       Общее количество договоров, заключенных  в 2011 году Агентством на распространение  билетной продукции, составляет 95 шт.  Количество организаций, приобретающих  билетную продукцию по безналичному расчету, по состоянию на 01.01.2012  составило 3 333 ед.

          Для увеличения эффективности  работы киосков Агентством постоянно  изучаются пассажиропотоки, возрастной  контингент, проживающий в данном  районе, а также анализируется  спрос жителей на билетную  продукцию в разрезе видов  транспорта.

       Месторасположение и количество киосков и касс Агентства  по районам города определялось с  учетом складывающихся пассажиропотоков.  Распределение торговых точек приведено  в таблице.

                                                                                           Таблица 2.1.1-Распределение торговых точек           

       За  двенадцать месяцев  2011 года Агентством реализовано билетной  продукции  на  общую  сумму  94 185 144,4 тыс.  руб.,     в том числе месячных,  декадных  и   ½ месяца  проездных билетов на  сумму 64 949 164,2  тыс. руб. (2 598 681 шт.),  билетов на  одну  поездку на  сумму 29 175 451,8 тыс.руб.(42 630 252 шт.), доплата в результате обмена талонов составила 582,5 тыс.руб., проездных билетов льготника на сумму 59 945,9 тыс. руб. (1 302 шт.).

                За  12 месяцев  2011 проверено 495 647  единиц подвижного состава.

             За безбилетный  проезд привлечено к ответственности  на месте совершения правонарушения 137 771 пассажир, что на 37,4 % больше аналогичного периода 2010 гола (2010 – 100 278 чел.). Общая сумма штрафных санкций с учетом оплаченных на месте, через кассу филиала и на расчетный счет, составила 987 913,1 тыс.руб. что на 37,6 % больше, чем за 12 месяцев прошлого года (2010 -  717 882,8 тыс. руб.).

             Контролерами КРС  реализованы билеты на одну поездку 614 604 пассажирам на сумму 418 873,8 тыс. руб., что на 25 % больше аналогичного периода прошлого года (2010 - 334 764,0 тыс.руб.).

             За 12 месяцев 2011 выявлено и оформлено рапортами и протоколами 1 006 (+ 10,5 % к 2010) случаев несоблюдения правил перевозки пассажиров, правил технической эксплуатации подвижного состава.

             Штатная численность  филиала – 653,5 ед. (АУП – 20 ед.),  в том числе РСС – 265 ед., рабочие – 388,5 ед.

          Списочная численность на 01.01.2011 составляет 534 чел. (женщин – 487 чел., мужчин – 47 чел.), имеют высшее образование – 65 чел., среднее специальное – 73 чел., профессионально-техническое – 52 чел. Текучесть кадров за 2010 год составила 7,72 %.

         За 2011 год повысило квалификацию, прошли подготовку и переподготовку  по различным программам и  формам обучения, включая конференции,  курсы, семинары и т.д. 20 чел., в  т.ч. руководители – 8 чел., специалисты  – 12 чел.  Кроме того, 13 работников  филиала обучаются в высших учебных заведениях на заочной форме обучения.   

             Постоянно рассматриваются  предложения различных учреждений (организаций) на предмет направления  на курсы повышения квалификации руководителей и специалистов Агентства  по вопросам охраны труда, а также  по конкретным направлениям деятельности филиала 

       2.2 Информационные технологии в управлении предприятием

       Новая экономическая ситуация ставит перед  предприятиями ряд задач, которые  ранее ими не рассматривались. Среди  наиболее важных задач, стоящих перед  промышленными предприятиями в  современных условиях, можно выделить: повышение конкурентной борьбы, требование выпускать продукцию в соответствии с текущими заказами покупателей, а  не с долгосрочными перспективными планами, необходимость оперативного принятия решений в сложной экономической  ситуации, укрепление связей между  поставщиками, производителями и  покупателями.