Автоматтандыру жүйесін енгізу арқылы персоналды басқаруды жетілдіру

66

КІРІСПЕ

Нарықтық экономикаға өтуіне байланысты елде кадрлармен жұмыс деңгейін жоғарлатуға маңызды мағына берілген.

Экономикасы дамып келе жатқан көптеген мемлекеттерде негізгілердің бірі персоналмен жұмыс істеу мәселесі болып табылады. Әр елдің бұл мәселені шешу жолдары да әр түрлі болғанымен негізгі ортақ тенденцияларына жататындар: кадрларды іріктеу әдістері мен процедурасын құру, оларды бағалаудың ғылыми белгілерін жасау; жас мамандарды жұмысқа қабылдау, кадрлық шешімдердің негізделуін және олардың анықтығын жоғарлату. Бұл ортақ тенденциялар еліміздің персоналды басқару тәжірибесінде де ескерілуі қажет.

Персоналды басқару жоспарлау, еңбек күшін қабылдау, іріктеу, орналастыру, қызметкерлерді оқыту және дайындау, қызметтегі қозғалыс, маңсабы, жұмысқа қабылдау шарты, еңбекақы төлеу әдістері мен стандарттары, жұмыс пен қызмет көрсету жағдайы, еңбекақы мен жұмыс жағдайы туралы келіссөз өткізуден тұратын саясатты құрау және іске асырумен байланысты.

Кадрлар саясаты – бұл халық шаруашылығын, ондағы салаларды іскерлік қабілеті бар қызметшілермен қамтамасыз етуге бағытталған маңызды қағидалар, принциптер және осылардан туындайтын факторлар, әдістер жиынтығы.

Кадрлық жоспарлау – ұйымның кадрларды дайындауға, персоналдың пропорционалды және динамикалық дамуын қамтамасыз етуге, оның кәсіби – мамандық құрылым есебіне, оларды қолдануын бақылауға бағытталған қызмет болып табылады.

Бұл жұмыста кәсіпорындағы кадрлық жоспарлау соңғы үш жыл бойынша талданған, яғни статистикалық және еңбек бойынша есеп көрсеткіштер негізінде.

Жүргізілген зерттеулер тақырыбы ұйым персоналына талдау нәтижесінде кадрлардың жоспарлану деңгейіне бағалау мәселелерімен байланысты.

Жұмыстың негізгі мақсаты: Күршім аудандық әкімшілігін қолдана отырып, ондағы кадрлық жоспарлауына талдау жасау, кәсіпорындағы басқару менеджерін және автоматтандыру жүйесін еңгізу арқылы персоналды басқаруды жетілдіру шараларын ұсыну.

Бұл мақсатқа сәйкес төмендегі міндеттер анықталған:

-  ұйым персоналының жұмысын жоспарлаудың мәніне сипаттама беру;

- ұйым персоналының тізімін есептеу және еңбегін мөлшерлеуін қарастыру;

- ұйымның персоналын, оның қамтамасыз етілуін және еңбек ақысын анықтау;

- персонал қозғалысын және жұмыс уақытының қорын пайдалануға талдау жасау;

- кадрлық жоспарлауды жетілдіру шараларын ұсыну;

- кәсіпорындағы персоналды басқару менеджерін және автоматтандыру жүйесін енгізу.

Әдістемелік жағынан бұл зерттеудің міндеті кәсіпорындағы кадрлық жоспарлаудың мәнін ашып көрсету.

Тәжірибелік жағынан – Күршім аудандық әкімшілігінің кадрлық жоспарлауына талдау жасау және персоналды жоспарлауды жетілдіру жолдарын іздестіру.

Жұмыстың тәжірибелік құндылығы: бұл еңбекте берілген кадрларды жоспарлауды жетілдіру шараларын кәсіпорында қолдана отырып жақсы нәтижеге жету, яғни кадрлар ағымын, оларға кететін шығынды азайту және қызметкерлердің уақытын үнемдеу.

Жұмыс үш бөлімнен тұрады. Бірінші бөлімде ұйым персоналының жұмысын жоспарлау түсінігіне сипаттама беріліп, оның көрсеткіштер жүйесі қарастырылған.

Екінші бөлімде Күршім аудандық әкімшілігінің кадрлық жоспарлауына талдау жасалып, персоналдың жалпы жағдайы зерттелген.

Үшінші бөлімде талдау нәтижелері қорытындыланып, кәсіпорындағы персоналды басқару менеджерін және автоматтандыру жүйесін енгізу арқылы кадрлық жоспарлауды жетілдіру шаралары ұсынылған.

Зерттеу жүргізу үшін Қазақстан Республикасының мемлекеттік статистикасы мен еңбек бойынша есеп қорытындылары қолданылған.

1 ҰЙЫМ ПЕРСОНАЛЫНЫҢ ЖҰМЫСЫН ЖОСПАРЛАУДЫҢ МӘНІ

1.1 Ұйымдағы кадрлық жоспарлаудың негіздері

Кадрлық жоспарлаудың мақсаты және міндеті. Кадрлық жоспарлаудың мәні қызметкерлерге жұмыс орнын, олардың қабілеттіліктеріне және ұйым талаптарына сәйкес керек уақытында және қажет мөлшерде алуында бекітілген. Еңбек өнімділігі мен мотивация көзқарасынан қарайтын болсақ жұмыс орындары қызметкерлердің қабілеттіліктерін дамытуға, еңбектің тиімділігін арттыруға мүмкіндік беру, адамға жақсы еңбек жағдайын жасау және жұмыспен қамтамасыз ету талаптарын орындау керек.

Сурет 1-де ұйымның персоналды басқару жүйесіндегі кадрлық жоспарлаудың орны көрсетілген.

Кадрлық жоспарлау ұйым үшін де және оның персоналдары үшін де маңызды. Ұйым үшін өндірістік есептерді шешіп, оның мақсаттарына жете алатын мамандардың қажет уақытта, қажет жерде және қажет мөлшерде болуы. Кадрлық жоспарлау жұмыспен қанағаттануға және еңбектің жоғары өнімділігі үшін мотивацияға жағдай жасау керек. Жұмыскерлерді бірінші орын олардың икемділіктерінің дамуына жағдай жасалған және жоғары, уақытында еңбек ақысы төленетін жұмыс орындары қызықтырады. Кадрлық жоспарлау міндеттерінің бірі ұйымның барлық қызметкерлерінің қызығушылықтарын тіркеу. Кадрлық жоспарлау келесідей сұрақтарға жауап беру керек:

- неше қызметкер, қандай мамандықта қашан және қайда олар қажет болады?

- қалай әлеуметтік шығынсыз қажет персоналды қабылдап, артығын жұмыстан босатуға болады?

-персоналды оның қабілеттілігіне сәйкес қалай тиімді пайдалануға болады?

- жаңа, неғұрлым жоғары квалификацияны талап ететін жұмыстарды орындау үшін кадрлардың дамуын қалай қамтамасыз ету керек?

- жоспарланған кадрлық шараларға қандай шығындар қажет?

Сурет 1 Ұйымның персоналды басқару жүйесіндегі кадрлық

       жоспарлаудың орны

Кадрлық жоспарлаудың мақсаты мен міндетін үлкейтіп кесте түрінде көрсетуге болады (сурет 2).

Әдебиеттерде және тәжірибеде «кадрлық жоспарлау» мен «кадрлық саясат» түсінігі жиі жеткіліксіз түрде нақты қабылдаудың негізі ретінде мақсаттарды жоспарлаушы болады. Бұл мағынада кадрлық жоспарлау немесе мақсаттарды жоспарлау жиі ұзақ мерзімді кадрлық жоспарлауға теңестіріледі. Сол себепті кадрлық шешімдер, болашақта ауытқымауы үшін үнемі ұзақ мерзімді жоспарға негізделуі керек. Яғни кадрлық жоспарлау кадрлық саясат бекітілгенен кейін емес, онымен бір мезгілде басталады [29, 23 б.].

Персоналды басқару әр түрлі қызмет кешенін қармауына байланысты, кадрлық жоспарлау процесі бір неше жеке мәселелерге жіктелінеді.

Сурет 2 Ұйымдағы кадрлық жоспарлаудың мақсаттары мен міндеттері

Кадрлық жоспарлаудың мазмұны. Мақсаттар жүйелі түрде жоспарлануы  керек. Мұнда ұйым және оның персоналдарының мақсаттары  жатады. Мақсаттарды жоспарлағанда құқықтық нормаларды, сондай-ақ ұйымдардың кадрлық  саясатынын бастапқы принциптерін ескеру қажет. Мақсаттарды жоспарлау процесінің  кезеңдері болып келесілер табылады: мақсаттарды іздеу, мақсаттарды талдау, іске асу мүмкіндігін  бағалау, мақсаттарды таңдау, мақсаттарды іске асыру, мақсаттарды бақылау.

Стратегиялық жоспарлау сатысында, кейін тактикалық және оперативті жоспарлауға нақтыланатын, басты мақсаттар туралы айтылады.

Шараларды жоспарлау, кадрлық функцияларды  іске асыруға қолданылатын, бағдарламаларды  жетілдіру құралдарын қармайды. Құралдардың көмегімен, ішкі жүйе функциялары бойынша, кешендік кадрлық шараларды  жоспарлау үшін персоналды басқару саласындағы  өндірістік мақсаттарға алдын-ала талдау жүйесі жүргізіледі.

Потенциалды жоспарлау, бәсекелесу кезінде артықшылықта  болуын айқындайтын, потенциал персоналдың кадрлық жоспарлаудағы бағытын білдіреді. Кадрлық потенциалды жоспарлау кадрлардың стратегиялық дамуын және ынталандыру жүйесін, қызметкерлердің басқаруға қатысуын күшейту, топтық және жеке жауапкершілікті жоғарлату мақсатында басқарудағы қызметкерлердің еңбегін құрастыруды қамтиды. Сондай-ақ, кадрлық потенциалды жоспарлау болашақ міндеттерді орындауға қажет қабілеттілік пен тәртіптік нұсқауларды, білімді қамтиды және одан да үлкен мағынаға иемденеді.

Кадрлық жоспарлаудың деңгейі. Стратегиялық жоспарлауда бағдарланған мәселе, ұзақ мерзімді жоспарлау (3 жылдан 10 жылға дейінгі аралық) туралы сөз етіледі. Стратегиялық жоспарлау біріншіден белгіленген мәселелерге бағытталады. Ол көбінде сыртқы факторларға байланысты болады (мысалы, экономикалық, технологиялық, әлеуметтік дамуға). Дамудың басты тенденцияларын уақытында тану, олардың сапалы бағалауы стратегиялық жоспарлаудың  маңызды міндеттері болып табылады. Бірақ, сонымен бірге стратегиялық жоспарлауға ұйымның техникалық саясаты және ұзақ мерзімді өндірістік бағдарлама туралы ақпарат еңуі керек.

Стратегиялық кадрлық жоспарлау ұйымның стратегиялық жоспарлауының құрамдас бөлігі болып табылады, әрі ол, кадрлық жоспарлауға әсер ететін ұйымның қалған жеке жоспарларынан неғұрлым нақтыланған болуы мүмкін. Стратегиялық жоспарлық шешімдер, ереже бойынша, тактикалық жоспарлауға негіз бола тұрып, негізін қалаушы және оның нәтижесінде шешімдерді басқарушы болып табылады.

Тактикалық жоспарлауды кадрлық стратегияны персоналды басқарудың нақты мәселелеріне (1 жылдан 3 жылға дейін) орташа-бағытталған ауысуы деп түсінуге  болады. Ол стратегиялық кадрлық жоспарлау қойған мақсаттарға қатаң түрде бағытталуы керек, Кадрлық бағдарламалар жиі ұйымның кадрлық саясатына сәйкес құрылады және ұйымның ортанғы басқару бөлімімен іске асырылады, мысалы, кадр бөлімінің бастығы. Тактикалық жоспарды стратегиялық кадрлық жоспарлаумен салыстырғанда кадрлық іс шаралар неғұрлым толық талданып және дифференциалданып бекітіледі. Тактикалық кадрлық жоспарлау глобальды, ұзақ мерзімді, стратегиялық кадрлық жоспарлау және оперативтік жоспарлау арасындағы өзіндік бір көпір ретінде болуы мүмкін.

Оперативтік кадрлық жоспарлау, жеке оперативтік мақсаттарға және нақты бір іс шараларға бағдарланған және бұл мақсаттарға жетуге бағытталған қысқа мерзімді сипатында болуы  мүмкін (1 жылға дейін). Оперативтік жоспарлар толық бөлшектеліп талқылануымен ерекшеленеді және олар нақты ақпарат негізінде құрылады.

Кадрлық жоспарлауға талаптар. Стратегиялық жоспарлаудың мәселе-бағыты, жалпы сипатта қарастыратын, қысқа мерзімді әрекеттегі бөлшектелген оперативтік жоспарларды нақтылауды қажет етеді. Әрі қысқа мерзімді, орта мерзімді және ұзақ мерзімді жеке жоспарлар үшін бекітілген параметрлер болашақтағы жаңа ақпараттарды ескере отырып түзетілуі керек. Бұл жоспарлаудың иілгіштігін, созылымдылығын білдіретін альтернативтік жағдайларға  бейімделу қабілеттілігі, сондай-ақ жоспарлау сапасынын маңызды критерийлері болып табылады.

Кез-келген жоспарлаудың бірінші мәселесі, әсіресе ұзақ мерзімді жоспарлауда, бастапқы ситуацияның белгісіздігі және ақпаратта кемшіліктердің бар болуы. Жоспарлау болжамдаумен байланысты, яғни жоспарлау болашақта нақты қажет нәтиже алу мақсатында қалай әрекет ету керектігі анықталған кезде, болашақта белгілі бір жағдайларда белгілі оқиғалар болатыны сенімді түрде болжамдалады. Болжамдар жиі жоспарлаудың негізі болып табылады.

Екінші мәселеге кадрлық жоспарлаудағы  ерекше қиындықтарды жатқызуға болады. Бұл көптеген жоспарлық көрсеткіштердің қиындықпен (немесе мүлдем) сандық бағалануынан туындайды және сол себепті жеке жоспарларда маңызды факторлардың өзгеру салдарынан нақты ескеру мүмкін емес.

Жоспарлаудың көптеген түрлерінің жинақтылығымен үшінші мәселе тығыз байланысты, яғни жеке жоспарлардың үйлесімділігі қажет, тіпті егер әсер ететін маңызды факторлардың бәрі ескеріліп және болашақта олардың міндетті түрде байқалатыны белгілі болса да.

Тәжірибеде жеке жоспарлаудың келісулері жалпы өндірістік жоспарлар шегінде тізбектеліп жүргізіледі, сонымен қатар бұл процедура жиі тең шамалы заң атауымен анықталады. Бұл барлық қысқа мерзімді жеке жоспарлар өндірісінің неғұрлым әлсіз звеносымен (тар жер) келісуі керектігін білдірсе, ұзақ мерзімді жоспарлауда бұл тар жерді жеңуге тырысады. Тәжірибеде жеке жоспарларды баланстауды, жоспарлық тарауда, жаппай интеграциялау мүмкіндігі қиын. Одан гөрі, жеке өткізу мен өндірістік жоспарлауға келістіріледі. Тәжірибеде кадрлық жоспарлау көбінде барлық емес, тек жеке бір кадрлық функциялармен жүзеге асырылады.

Кадрлық жоспарлауды жүргізгенде көп мәліметтерді жинау, оларды компьютерге еңгізу, өңдеу және бағалауын жүргізу қажет. Бұл мәселені көбінде тек кадрлық  ақпарат жүйесінің көмегімен шешуге болады. Кадрмен байланысты мәліметтерді қолданғанда олардың қорғалуы қажет, яғни қызметкерлер құрамы туралы мәліметтерді теріс қолдануынан сақтау. «Мәліметтерді қорғау» түсінігі персоналдың қандай мәліметтері қорғалуы керек және кімнен, сондай-ақ бұл мәліметтер қалай қорғалуы керектігін білдіреді. Кадрлық жоспарлау тек жұмыс орындары мән персоналдар туралы ақпаратқа ғана сүйенбейді, сонымен қатар жалпы экономикалық ақпаратқа да байланысты.

Кадрлық контроллинг және кадрлық жоспарлау. Кадрлық жоспарлау бақылаусыз табысты болуы мүмкін емес. Сонымен қатар бақылауды ұйымдағы адамдарды қадағалаумен шатастырмау керек және оны қызметкерлерге сенбеушілік деп түсінбеуде қажет. Бақылау басқару функциясы секілді үнемі нақты бір мәселелерге бағытталады және кадрлық шешімдерді қабылдаудағы мақсаттық процесстің құрамдас бөлігі болып табылады.

Бақылаудың алғашқы міндеті кадрлық жоспарлаудың нәтижелерін бекіту. Жоспарланған және шыққан нәтижелерді салыстырудан ауытқу талдауы мен түзетулер бойынша шараларды жасау туындайды. Бұл талдауға сәйкес кадрлық бақылау кадрлық шешімді қабылдау процесіндегі ұдайы тұжырымдау сатысы болып табылады. Кадрлық жоспарлауды ақпараттық қолдау міндеттерімен қатар кадрлық бақылау жалпы, ұйымдық бақылау шегінде, ұйымдағы персоналды тиімді қолдануға бағытталған. Бақылау есептілік үшін ақпарат береді, сондай-ақ еңбектік және әлеуметтік-құқықтық нормалардың орындалуын құжаттауға мүмкіндік береді.

Кадрлық жұмыста бақылаудың әр түрлі аспектілерін жіктеу қажет. Бақылау бір жағынан кадрлық процестің өзіне, екінші жағынан олардың нәтижесіне қатысты болуы мүмкін. Мұнда тек жеке функциялар шеңберінен шығатын кадрлық шешімдерді қабылдау процесі ғана емес, сонымен бірге оның шеңберіндегі шешім қабылдайтын процестерді де және олардың нәтижелерін  де ескеру қажет.

Түзету түріндегі кадрлық бақылаудың кеңейтілген дәстүрлі түсінігін кадрлық контроллинг береді. Контроллинг функциясы мақсат қою, жоспарлау, бақылау және ақпарат үйлесімділіктерінен тұрады. Үйлесімділік міндеті, кадрлық жұмыс оның функцияларымен бірге неғұрлым кешенді және көп қырлы  болған сайын маңызды болады. Кадрлық контроллинг бақылаудың дәстүрлі белгілеу сипатынан бөлініп, өзі кадрлық жоспарлауға белсенді қатысады.

Кадрлық контроллинг мақсаттарына келесілерді жатқызуға болады: кадрлық жоспарлауды қолдау; персонал туралы ақпарат сапасын жоғарлату және оның сенімділігін кепілдендіру; кадрлық жұмыстың тәуелділігін және кемшіліктерін өз уақытында айқындау арқылы  персоналды басқаруға бейімділігін жоғарлату. Кадрлық контроллинг мәселелеріне кадрлық ақпарат жүйесін құрау және іс жүзінде бар ақпаратқа талдау жасау жатады. Міндеттер, мысалы, жеке кадрлық функциялардың  тиімділігін тексеруге тұруы мүмкін. Тәжірибеде кадрлық контроллингтің көрнекілігі үшін нақтыланған  міндеттер тізімі қолданылады. Мысал ретінде кесте 1-ді көрсетуге болады.

Кадрлық жоспарлау, персонал жұмысында оперативтік жоспарға біріктірілген, бір-бірімен байланысты шаралардың  жалпы жинақтылығының орындалуы арқылы жүзеге асады.

Кесте 1  Кадрлық контроллингтің нақтыланған міндеттер тізімі

Кесте 1    жалғасы

1.2 Персонал жұмысының оперативтік жоспары

Персонал жұмысының оперативтік жоспарының құрылымы. Персонал жұмысының оперативтік жоспары – ұйымдағы персоналдың барлық жұмыс түрлерін жоспарлауды қамтитын және әрбір қызметкердің нақты мақсатын жүзеге асыруға бағытталған, өзара байланысты кадрлық шаралардың кешені. Ереже бойынша, бір жылға құрылады.

Ұйымдағы персонал жұмысының оперативтік жоспарының құрылымдық түрі сурет 3-те корсетілген.

иә

  жоқ
 

Сурет 3  Ұйымдағы персонал жұмысының оперативтік жоспарының 

        құрылымдық түрі

Оның құрылуына, арнайы жасалған анкетаның көмегімен, келесі ақпараттарды жинау қажет: персоналдың тұрақты құрылымы туралы мәлімет (аты, әкесінің аты, тегі, мекен-жайы, жасы, жұмысқа тұру уақыты және т.б.); персонал құрылымы туралы (квалификациялық, ұлттық құрылымы; мүгедектердің мөлшері, жұмыскерлердің, қызметкерлердің, мамандандырылған қызметкерлердің мөлшері және т.б.); кадрлардың ағымдағы туралы: ауырып қалу немесе жұмыссыз тұрудың нәтижесінде уақытты жоғалтулар; жұмыс күнінің ұзақтығы туралы мәліметтер (толық немесе бөлшектеліп жұмыспен қамтылған, бір, бірнеше немесе түнгі ауысымда жұмыс істейтіндер, маусымдық демалыстардың ұзақтығы); жұмыскерлер мен қызметкерлердің еңбек ақысы (оның құрылымы, қосымша еңбек ақы, үстеме төлемдер, тарифтер бойынша төлемдер); мемлекетпен ұсынылатын, әлеуметтік сипаттағы қызметтер (заңға, тарифтік шартқа және өз еркіне сәйкес бөлінетін әлеуметтік қажеттіліктерге шығындар).

Анкетаны өндірістік мақсаттармен қатар олар кадрлық жоспарлауға да қызмет ететіндейғып құру қажет. Персонал туралы мәліметті жүйелеп, оны сызба түрінде көрсетуге болады. (сурет 4)