ВВЕДЕНИЕ

     Чтобы проводить денежные расчеты с  поставщиками, подрядчиками, принимать  выручку от покупателей, а также  проводить расчеты с персоналом по оплате труда, расчеты с физическими и юридическими лицами по другим различным операциям, связанным с приемом и расходом наличных денег во всех организациях образуют кассу.

     Актуальность исследования темы «Бухгалтерский учет и аудит кассовых операций» в выпускной дипломной работе обусловлена тем, что для правильного ведения учета кассовых операций требуется знание их многочисленных законодательных и постоянно изменяющихся норм, правил и порядка. Участок же учета денежной наличности требует от учетного работника не только знаний, внимательности, аккуратности, но и еще врожденных свойств характера - скрупулезности и педантичности.

     Предмет и объект исследования - кассовые операции общества с ограниченной ответственностью «Калужские магазины» (далее по тексту ООО «Калужские магазины»).

     Цель  исследования - разработка рекомендаций по совершенствованию учета кассовых операций на основе проведенного исследования нормативной базы, бухгалтерских положений, правил организации кассы, анализа порядка ведения учета и методологии их аудиторской проверки в исследуемой организации.

     Для достижения цели исследования предполагается решить следующие задачи:

     1.Изучить  в теории основы организации  кассы, рассмотреть и структурировать нормативную базу регулирования учета кассовых операций.

     2. Проанализировать на примере  исследуемой организации порядок  образования кассы, документального  оформления, аналитического и синтетического учета кассовых операций.

     3. Дать определение независимого  контроля над сохранением и  использованием денежной наличности, проанализировать последовательность и способы проверки достоверности учета кассовых операций.

     4. Разработать рекомендации по  совершенствованию бухгалтерского  учета.

     Метод исследования - сбор, обобщение, систематизация и анализ полученной информации.

     Выпускная дипломная работа содержит введение (постановку целей и задач исследования, обоснование актуальности избранной  темы), основную часть (организацию  учета расчетов), заключения (содержащего  выводы), а также список использованных источников и приложения.

Глава 1 Теоретические и  правовые основы бухгалтерского учёта кассовых операций. 

1.1  Порядок и требования  к ведению кассовых  операций.

     Для всестороннего изучения особенностей оформления кассовых операций было изучено Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление N 88), для документирования кассовых операций которым были введены следующие формы: № КО-1 "Приходный кассовый ордер"; № КО-2 "Расходный кассовый ордер"; № КО-3 "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов"; № КО-4 "Кассовая книга"; № КО-5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств".

     Согласно  положению ЦБ РФ от 5 января 1998 г. N 14-П  «О правилах организации наличного  денежного обращения на территории российской федерации» (в ред. Указаний ЦБ РФ от 22.01.1999 N 488-У, от 31.10.2002 N 1201-У) устанавливаются следующие основные и обязательные для выполнения правила кассового учета на предприятиях:

     Организации, предприятия, учреждения независимо от организационно - правовой формы хранят свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях.

     Наличные  денежные средства, поступающие в  кассы предприятий, подлежат сдаче  в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих предприятий.

     Денежная  наличность сдается предприятиями  непосредственно в кассы учреждений банков или через объединенные кассы при предприятиях, а также предприятиям Государственного комитета Российской Федерации по связи и информатизации (Госкомсвязи России) для перевода на соответствующие счета в учреждения банков. Наличные деньги могут сдаваться предприятиями на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.

     Порядок и сроки сдачи наличных денег  устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков.

     В кассах предприятий могут храниться  наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий.

     Лимит остатка наличных денег в кассе  устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно - правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

     Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу». (Приложение1)

     По  предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя предприятия.

     Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота  предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

     При этом лимит остатка кассы устанавливается:

     - для предприятий, имеющих денежную  выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России ежедневно в конце рабочего дня, - в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы предприятий с утра следующего дня;

     - для предприятий, имеющих денежную  выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России на следующий день, - в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;

     - для предприятий, имеющих денежную  выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России не ежедневно, - в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

     - для предприятий, не имеющих  денежной выручки, - в пределах  среднедневного расхода наличных  денег (кроме расходов на заработную  плату, выплаты социального характера  и стипендии).

     Установленные учреждением банка лимиты остатка  наличных денег в кассе письменно  сообщаются каждому предприятию, для  чего могут использоваться вторые экземпляры представленных расчетов по форме 0408020.

     Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и другие), а также в соответствии с договором банковского счета.

     Предприятия обязаны сдавать в учреждения банков все наличные деньги сверх  установленных лимитов остатка  наличных денег в кассе. [4]

    Взнос наличных денег в кассу банка  производится  организацией на основании объявления на взнос наличными.  В объявлении на взнос наличными в поле "Получатель" указывается полное или сокращенное наименование ОФК и номер его счета (N 40116), в скобках проставляются полное или сокращенное наименование организации, внесшей наличные деньги, а также номер ее лицевого счета.

    В поле "Источник взноса" получатель средств указывает символы отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций и показатели бюджетной классификации Российской Федерации, по которым вносимые средства подлежат отражению на лицевом счете получателя средств (лицевом счете по дополнительному бюджетному финансированию, лицевом счете по учету внебюджетных средств). При взносе учреждением поступивших в его кассу средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, получатель средств в поле "Источник взноса" указывает соответствующие показатели классификации доходов бюджетов Российской Федерации и наименование источника образования дохода в соответствии с разрешением на открытие лицевого счета по учету внебюджетных средств. При взносе получателем средств, поступивших во временное распоряжение, в поле "Источник взноса" показатели бюджетной классификации Российской Федерации не указываются.

    Ответственность за достоверность проставленных  показателей несет учреждение, сдающее  денежные средства.

    Принятые  банком наличные деньги зачисляются  на счет органа Федерального казначейства. Ордер к объявлению на взнос наличными с отметкой банка о приеме наличных денег прилагается к выписке из счета органа Федерального казначейства N 40116. Квитанция к объявлению на взнос наличными выдается получателю средств.

     Предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в учреждении банка. По истечении этого срока не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в учреждения банков и в последующем указанные средства выдаются в очередности, установленной федеральными законами, иными правовыми актами Российской Федерации и разрабатываемыми в соответствии с ними банковскими правилами.

     Предприятия по согласованию с обслуживающими их учреждениями банков могут расходовать  поступающую в их кассу денежную выручку на цели, предусмотренные  федеральными законами и иными правовыми  актами, действующими на территории Российской Федерации, и принятыми в их исполнение нормативными актами Банка России.

     Предприятия не имеют права накапливать в  своих кассах наличные деньги для  осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) до установленного срока их выплаты.

     Решение о расходовании предприятиями денежной выручки из кассы принимается  учреждениями банков ежегодно на основании  письменных заявлений предприятий и представленного расчета по форме 0408020 с учетом соблюдения ими порядка работы с денежной наличностью, состояния расчетов с бюджетами всех уровней, государственными внебюджетными фондами, поставщиками сырья, материалов и услуг, а также с учреждениями банков по ссудам.

     Решение о расходовании предприятием поступающей  в его кассу денежной выручки при наличии у него нескольких счетов в различных учреждениях банков принимается в порядке, аналогичном установлению лимита остатка наличных денег в кассе такого предприятия.

     При открытии счета недоимщика действие ранее выданных разрешений на расходование предприятиями поступающей в их кассы денежной выручки приостанавливается до полного расчета с бюджетами всех уровней и государственными внебюджетными фондами. В этом случае учреждения банков направляют предприятиям не позднее следующего дня после получения извещения об открытии счета недоимщика уведомления о прекращении использования поступающей в их кассы денежной выручки на время действия этого счета. Данное условие может быть оговорено при заключении дополнительного договора банковского счета или внесении изменений в имеющиеся договоры банковского счета с учреждениями банков, в которых открыты другие счета, кроме счета недоимщика.

     Предприятия могут получать наличные денежные средства в учреждениях банков, в которых открыты соответствующие счета на цели, установленные федеральными законами, иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, и нормативными актами Банка России.

     Выдачи  денежной наличности предприятиям на заработную плату и выплаты социального  характера, стипендии производятся в сроки, согласованные с обслуживающими учреждениями банков. При согласовании конкретных сроков выдачи наличных денег на эти цели учреждения банков учитывают необходимость равномерного распределения их по дням месяца и беспрепятственного удовлетворения обоснованных требований предприятия в наличных деньгах.

     Выдачи  наличных денег предприятиям на указанные  цели по срокам, приходящимся на пятницу, субботу и воскресенье, могут  производиться учреждениями банков в целях рассредоточения нагрузки на кассовых работников начиная с четверга. Выдачи наличных денег по срокам, приходящимся на праздничные дни, производятся не ранее, чем за три дня до их наступления, а по предприятиям, выходные дни которых не совпадают с общеустановленными, - накануне выходных дней этих предприятий.

     В случаях, когда выдачи наличных денег  на заработную плату производятся не через кассу учреждения банка, поручения предприятий на перечисления или перевод указанных сумм принимаются с таким расчетом, чтобы денежные средства поступили в соответствующие учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России в установленные для этих предприятий сроки выплаты заработной платы.

     Выдачи  наличных денег для расчетов с  увольняемыми работниками и уходящими  в отпуск, а также в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, производятся независимо от установленных предприятию сроков выплаты заработной платы.

     В целях равномерного использования  кассовых ресурсов и упорядочения выдач наличных денежных средств учреждения банков ежегодно составляют (по усмотрению руководителя учреждения банка) календарь выдач наличных денег на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии (по дням) по соответствующей форме на основании сведений предприятий о размерах и сроках выплаты заработной платы.

     Территориальные учреждения Банка России на основании  получаемых от учреждений банков материалов ежегодно составляют календарь выдач наличных денег на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии по республике, краю, области (по месяцам) по форме 0408023 и в срок до 29 марта и 29 сентября высылают Банку России для свода в целом по Российской Федерации.

     Для осуществления учета своевременного получения предприятиями наличных денег на заработную плату и выплаты  социального характера учреждения банков ведут "Ведомость учета выдач наличных денег на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии" по форме 0408024. Данные учета используются при расчетах потребности учреждения банка в наличных деньгах в предстоящие дни.

     Выдачи  наличных денег предприятиям производятся, как правило, за счет текущих поступлений  денежной наличности в кассы кредитных  организаций.

     Для обеспечения своевременной выдачи кредитными организациями наличных денег со счетов предприятий, а также  со счетов по вкладам граждан территориальные учреждения Банка России или по их поручению расчетно-кассовые центры устанавливают для каждой кредитной организации и их филиалов сумму минимально допустимого остатка наличных денег в операционной кассе на конец дня в соответствии с Положением «О ведении кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации» от 25 марта 1997 г. N 56 и осуществляют контроль за его соблюдением.

     При недостаточности текущих поступлений  наличных денег для удовлетворения потребностей обслуживаемых предприятий  кредитные организации осуществляют подкрепление операционных касс в установленном порядке.

     К предприятиям, не соблюдающим порядок  ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации.

     Ответственность за обеспечение сохранности и  правильного использования денежных средств возлагается на руководителя и главного бухгалтера организации. Они должны строго соблюдать правила кассовых и банковских операций, правильно документально оформлять движение денежных средств.

     Для учета наличия и движения денежных средств в кассах организаций  предназначен счет 50 «Касса», к которому могут быть открыты субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная  касса», 50-3 «Денежные документы».

     На  субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются  денежные средства в кассе организации. Если организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие счета для обособления учета движения каждой наличной иностранной валюты.

     На  субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается  наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделения связи, остановочных пунктов, речных переправ, судов и т.п. Он открывается организациями при необходимости.

     На  субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются  находящиеся в кассе организации  пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

     По  дебету счета 50 «Касса» отражается начальное или конечное сальдо, поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражаются выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

     Полную  ответственность за сохранность  денежных средств и денежных документов, находящихся в кассе, несет кассир.

     При приеме на работу кассира с ним  должен быть заключен договор о полной материальной ответственности работника  за переданные ему под отчет материальные ценности (ф. № 191).

     Руководителем организации должны быть созданы  необходимые условия для обеспечения сохранности денежных средств в соответствии с Приложениями к «Порядку ведения кассовых операций в РФ».

     Прием наличных денег в кассу оформляют  приходным кассовым ордером (ф. № КО-1), в котором указывают: от кого поступают деньги, на какие цели или за что их вносят, сумму, дату. Приходный кассовый ордер заполняется в бухгалтерии и поступает в кассу при оформлении приема денег. После приема денег в кассу плательщику выдают квитанцию за подписью главного (старшего) бухгалтера и кассира. Квитанция удостоверяет, что деньги действительно внесены в кассу. При получении денег из банка квитанцию к ордеру не выписывают.

     Выдачу  наличных денег из кассы оформляют  расходным кассовым, ордером (ф. №  КО-2). В нем указывают: кому, на какие  цели или за что выданы деньги, сумму, дату. Расходный кассовый ордер выписывает бухгалтерия, как правило, на основании заявления получателя, которое заполняется на оборотной стороне ордера. Заявление визирует, т.е. делает разрешительную надпись, руководитель предприятия. Выдачу денег по ордеру кассир удостоверяет своей подписью. Лицо, получившее деньги, также расписывается в ордере. Деньги по расходному кассовому ордеру выдают только в день его выписки. Не разрешается выдача расходного кассового ордера для получения денег из кассы на руки непосредственно получателю.

     При выдаче денег по расходному кассовому  ордеру кассир должен тщательно проверить  правильность его оформления, наличие  и подлинность подписей руководителя хозяйства и главного бухгалтера, наличие перечисленных в документе приложений. При несоблюдении хотя бы одного из этих требований ордер к оплате не принимается. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует от получателя предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Номер документа, место и дату его выдачи отмечают в расходном кассовом ордере. Если деньги выплачивают по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера бухгалтерия указывает фамилию, имя и отчество лица, через которое производится выдача. Доверенность остается у кассира и прикладывается к расходному кассовому ордеру.

     Кассовые  документы заполняют чернилами  или пастой четко, ясно, без каких-либо помарок или исправлений. Исправления  в кассовых документах не допускаются. Приходные и расходные кассовые ордера в бухгалтерии нумеруют раздельно в порядковой последовательности от начала до конца года.

     Все приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до подачи в кассу регистрируют в бухгалтерии в специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. № КО-3). Журнал открывают раздельно на приходные и расходные кассовые документы. При небольшом числе кассовых операций можно регистрировать ордера в одном журнале, выделяя самостоятельные разделы для приходных и расходных кассовых ордеров. Журнал можно использовать несколько лет, но порядковые номера для кассовых ордеров устанавливаются с начала года.

     Деньги  из кассы выдают также на основании  платежных ведомостей, например, при  выплате заработной платы (оплаты труда). Расходный кассовый ордер оформляют на фактически выплаченную по ведомости общую сумму заработной платы (оплаты труда). Против фамилий лиц, не получивших деньги, кассир ставит штамп или делает отметку от руки «Депонировано». На титульном листе платежной ведомости делают надпись о фактически выплаченной сумме, а также об оставшейся невыданной сумме, подлежащей депонированию.

     Записи  в кассовой книге делают в двух экземплярах (через копировальную бумагу). Второй (отрывной) экземпляр кассир после выведения результатов за день передает в бухгалтерию в качестве отчета о кассовых операциях за день. К отчету прилагаются все поступившие в кассу за день документы. При небольшом объеме кассовых операций допускается сдача отчетов за несколько дней, но не реже одного раза в три-пять дней.

     Движение  денег в кассе кассир должен учитывать  в кассовой книге типовой формы. В ней ежедневно регистрируются все операции по поступлению и расходованию денег. По каждой операции записывают номер документа, от кого получены или кому выданы деньги и в какой сумме. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги оборотов по приходу и расходу и выводит остаток денег по кассе на следующий день. 

     1.2 Нормативно-правовое  регулирование учёта и аудита кассовых операций

     При ведении кассовых операций организация должна руководствоваться «Порядком ведения кассовых операций в РФ», утвержденным решением ЦБ РФ от 22 сентября 1993г № 40 и сообщенным письмом Банка России от 4 октября 1993 года № 18.

     Касса – это структурное подразделение  предприятия, предназначенное для приема, хранения и выдачи наличных денежных средств. В кассе предприятия могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы, и бланки строгой отчетности.

     Для ведения кассовых операций в штате  предприятия предусмотрена должность  кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении кассира руководитель предприятия обязан ознакомить его с правилами ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной материальной ответственности.

     Кассир  не может передоверить, кому бы то ни было выполнение своих обязанностей. При необходимости временной  замены обязанности кассира возлагаются  на другого работника, с которым, заключают договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь) находящиеся у него под отчетом  ценности передают другому кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии с обязательным составлением акта.

     Кассир  согласно законодательства о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

     Денежные  расчеты при осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории РФ, производятся, согласно Закону РФ от 22 мая 2003г. № 54-ФЗ.