Анализ и описание работы

 Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

 

ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра управления персоналом

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Основы управления персоналом»

на тему «Анализ и описание работы»

 

 

 

    Выполнил (а): студ.

    Тычинина К.А.

    Группа УП-101

    Проверил: доцент 

Клопова О.К.

 

                                                                                         «___»______________201_

 

 

 

Воронеж 2013

Содержание:

1. Содержание понятия, цели и субъекты анализа работы в целях подготовки описания работы (должности)                                                                                3                                                        

2. Виды информации для  анализа и описания работы (должности)                  7

3. Этапы анализа работы  в целях подготовки описания  работы 

(должности)                                                                                                            10

4. Методы сбора информации  для анализа и описания работы 

(должности)                                                                                                            13

5. Условия эффективного  анализа и описания работы (должности)                16

6. Описание работы: его  назначение и примерное содержание                        23

7. Список литературы                                                                                            28

 

 

 

1 Содержание понятия, цели и субъекты анализа работы в целях подготовки описания работы (должности)

 

Основой любого предприятия  является некоторое количество рабочих  мест (производственных процессов) и  операций, выполняемых её сотрудниками. Все эти процессы и операции должны быть согласованы, скоординированы  и непосредственно увязаны с  задачами предприятия. Поэтому анализ рабочих мест, процессов и операций является обязательной частью работы по управлению персоналом .

Существует несколько  определений термина "анализ работы". Согласно исследованиям Британского  института стандартизации анализ работы - это определение наиболее существенных характеристик работы. Американский департамент труда расширил это  определение. Согласно его трактовке  анализ работы определяется как "любой  процесс упорядочения и оценки информации", связанной с работой или работником. Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих функций и процедур, или  она может состоять из характеристик  работника (практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для компетентного  выполнения работы [9].

Анализ работы - это процесс  систематического исследования работы по определению наиболее существенных её характеристик, а так же требований к исполнителям данной работы.

Таким образом, анализ позволяет  получить данные о требованиях к  работе, которые затем используются для описания работы (т.е. описания обязанностей, прав, ответственности) и составления  личностной спецификации (т.е. требований к работнику).

Анализ работы может иметь  два аспекта:

1. анализ с ориентацией на задачу - для определения обязанностей, ответственности, методов выполнения работы и т.д.;
2. анализ с ориентацией на работника - для определения характеристик поведения работника, требующихся для успешного выполнения работы.

Различие между аспектами, ориентированными на работу, и аспектами, ориентированными на работника, довольно очевидно. Первые являются описаниями содержания работы, которые связаны  с технологическими аспектами выполнения работы и в общем виде отражают то, что делается работником. Аспекты  с ориентацией на работника характеризуют  связанное с этим обобщенное человеческое поведение.

В связи с этим, при  анализе изучаются следующие  аспекты работы:

Рабочая деятельность. Собирается информация о реальных видах рабочей деятельности, таких, как чистка, шитье или рисование. Иногда такой список содержит описание того, как, почему и когда работник выполняет каждый из видов работ.

Человеческое поведение. Может быть включена информация о человеческом поведении, таком, как чувственность, общение, принятие решений и творческие навыки. Сюда должна быть включена информация относительно требований, предъявляемых непосредственно к человеку, в терминах затрат человеческой энергии, необходимости ходить на длинные дистанции и т.д.

Механизмы, оборудование, инструменты  и другие приспособления, используемые в работе. В этот раздел следует включить данные, касающиеся производимых продуктов, обрабатываемых материалов, знаний, которые должны применяться (такие, как знание законов физики), а также оказываемых услуг (таких, как консультирование или ремонт).

Нормы производительности. Собирается информация о нормах производительности (в терминах количества, качества или затрачиваемого времени на каждый вид работы), нормах и критериях, по которым будет оцениваться работа.

Рабочее окружение. В этот раздел следует включить информацию, касающуюся таких аспектов, как физические условия работы, расписание работы, а также организационное и социальное окружение - например, люди, с которыми работнику придется общаться в процессе работы. Также в этот раздел может быть включена информация о финансовых и нефинансовых стимулах.

Требования к человеку. Обычно приводится информация, касающаяся таких требований к потенциальному работнику, как знания и умения и требуемые личные характеристики (интересы, склонности, способности и т.п.).

Информация, полученная при  анализе работы, используется как  основа в различных взаимосвязанных  видах деятельности по управлению персоналом:

Набор и отбор. Анализ рабочего места позволяет получить информацию о том, какой вид деятельности соответствует данному рабочему месту и каковы требования, предъявляемые к потенциальному работнику, который должен будет работать на этом рабочем месте. Эта информация является основой решения о приеме людей.

Компенсации. Требуется четкое понимание того, что является сутью работы, для того чтобы оценить затраты и назначить оплату. Оплата (зарплата и бонусы) обычно зависит от требуемых навыков, уровня образования, вредности - от всех факторов, которые определяются при анализе работы. Наличие этих факторов позволяет классифицировать работы по категориям для получения данных относительно стоимости каждого вида работы.

Оценка исполнения. Оценка исполнения работы подразумевает сравнение реального качества выполнения работы каждым работником с желаемым. Часто именно при анализе работы производственные инженеры и другие эксперты определяют нормы производительности труда и перечень выполняемых работ.

Обучение. Необходимо использовать информацию, полученную при анализе работы, для разработки программ обучения и повышения квалификации, так как анализ работы и основанное на нем описание работы показывают, какого типа навыки, а следовательно, и обучение требуются в данном случае.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Виды информации для  анализа и описания работы (должности)

 

Как теоретиками, так и практиками по управлению персоналом отмечается, что анализ работы – это трудоемкая и нудная работа. Но ее надо пройти как  следует один раз и затем пополнять  и обновлять базу полученных данных. Без анализа невозможно ни грамотно отобрать людей, ни объективно оценить  результаты их работы, ни дифференцировать размер заработной платы, ни повышать квалификацию работников.

Высокая трудоемкость анализа работы объясняется большим объемом  информации, которую нужно получить, обработать и исследовать. В свою очередь объем информации объясняется  конечными целями анализа. Ведь по результатам  анализа работы готовятся:

• описание работы;
• требования к исполнителю.

Всю анализируемую информацию можно  объединить в несколько групп.

Первая группа содержит информацию так называемого общего характера. Сюда включаются: структура организации, положение о подразделении, регламенты различных видов деятельности, технологические карты, описание работы и т.п.

Организационная структура показывает, как рассматриваемый вид работ  соотносится с другими и его  место в общей организационной  структуре. В организационной структуре  должны быть определены названия каждой должности, посредством связующих  линий должно быть показано, кто  кому подчиняется и кто с кем  общается в процессе работы.

Положение о подразделении показывает цели и задачи деятельности, связи  подразделения с другими организационными единицами.

Технологическая карта позволяет  подробнее представить ход выполнения работы, чем это можно сделать  по структуре организации. Самая  простая технологическая карта отображает “входы” и “выходы” рассматриваемой работы.

Наконец, описание работы, если такое  существует, может послужить хорошей  отправной точкой для создания нового скорректированного описания работы.

Вторая группа собираемой и анализируемой информации – это данные о задачах или видах деятельности, характерных для данной работы. Такой список содержит описание того, как, почему и когда работник выполняет каждый из видов работ.

Третья группа данных, которые исследуются в ходе анализа работы, это сведения об оснащении – то есть о механизмах, оборудовании, инструментах и других приспособлениях, используемых в работе. В этот раздел следует включить данные, касающиеся производимых продуктов, обрабатываемых материалов, знаний, которые должны применяться (например, знание законов физики), а также оказываемых услуг (например, консультирование или ремонт).

Четвертая группа объединяет стандарты исполнения. В ходе анализа работы собирается информация о нормах производительности (в терминах количества, качества или затрачиваемого времени на каждый вид работы), нормах и критериях, по которым будет оцениваться работа.

Пятая группа данных характеризует условия труда. Имеется в виду информация, касающаяся таких аспектов, как шум, запыленность, уровень освещения, режим труда и отдыха, а также организационное и социальное окружение — например, люди, с которыми работнику придется общаться в процессе работы.

Шестая группа объединяет информацию, характеризующую требования к работнику. Обычно анализируется информация, касающаяся таких требований к потенциальному работнику, как знания, умения (образование, обучение, опыт работы и т.д.) и требуемые личные характеристики (интересы, склонности, способности, физические данные и т.п.). Сюда же включается информация о человеческом поведении, таком, как чувственность, общение, принятие решений и творческие навыки.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Этапы анализа работы  в целях подготовки описания  работы (должности)

Анализ работы включает в себя шесть  этапов.

Этап  1-определение цели, для  которой будет использоваться информация, полученная при анализе работы. Начинайте  с установления целей, для которых  будет использоваться информация, так  как это определяет вид информации и ее источники. Некоторые способы  сбора информации, такие как опрос  работников о сути работы и ответственности  их, хороши для описания работы и  подбора работников. Другие методы, используемые при анализе работы (такие как опросный лист для анализа  должности, приведенный ниже), не позволяют  получить пространную информацию для  создания описания работы, но позволяют  получить цифровой рейтинг для каждого  вида работ, что может использоваться для сравнения одного вида работ  с другим при определении размеров компенсации.

Этап 2-сбор вспомогательной информации. Проанализируйте доступную вспомогательную информацию, такую как структура компании, технологические карты и описание работ.

Организационная структура показывает, как рассматриваемый вид работ  соотносится с другими видами работ и его место в общей  организационной структуре. В организационной  структуре должны быть определены названия каждой должности, посредством связующих  линий должно быть показано, кто  кому подчиняется и кто с кем  общается в процессе работы.

Технологическая карта позволяет  подробнее представить ход выполнения работы, чем это можно сделать  по структуре организации. Например, предполагается, что служащий, отвечающий за управление запасами, получает материальные ценности в виде товаров от поставщиков, принимает заявки на материал от управляющих производством, предоставляет требуемое количество материалов этим управляющим и дает информацию о наличии запасов на складе.

Наконец, описание работы, если такое  существует, может послужить хорошей  отправной точкой для создания нового скорректированного описания работы.

Этап 3-выбор репрезентативной должности для анализа.Это необходимо, когда нужно проанализировать большое количество сходных видов работ и когда для этого требуется слишком много времени. Скажем, нужно проанализировать работу вех рабочих сборочного цеха.

Этап 4- сбор информации для анализа работы. Ваш следующий шаг - это непосредственный анализ работы путем сбора информации о рабочей деятельности, требованиях к поведению наемного работника, условиях работы и личных качествах (таких, как черты характера и способности, необходимые для выполнения работы). Для этой цели Вы можете использовать один из нескольких методов анализа работы, о которых будет рассказываться далее в этой главе.

Этап 5-анализ работы, проводимый менеджером совместно с ее исполнителем. Анализ работы позволяет получить информацию о сущности и функциях, выполняемых на данном рабочем месте. Эту информацию следует проверить совместно с работником, выполняющим эту работу, а также с его непосредственным руководителем. Проверка информации позволит определить, является ли информация фактически корректной, полной и легкой для понимания всеми заинтересованными лицами. Этот этап анализа может также помочь получить одобрение работником данных, собранных Вами при анализе работы, дав ему возможность подкорректировать Ваше описание его деятельности.

Этап 6- разработка описания и спецификации работы. В большинстве случаев описание и спецификация работы представляют собой два реальных результата анализа работы. Описание работы - это документ, содержащий информацию о работе, выполняемой на данном рабочем месте и ответственности, а также об особенностях рабочего места, таких как условия труда и безопасность. Спецификация работы содержит информацию о личных качествах, чертах характера, навыках и образовании, необходимых для выполнения работы. Это может быть представлено в виде как отдельного документа, так и составной части описания работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 Методы сбора информации  для анализа и описания работы (должности)

 

Существует множество методов, которые можно использовать для  сбора информации о работе. На практике можно использовать любой из приведенных  методов или комбинацию методов  с учетом целей анализа. Например, опрос может подходить для  разработки описания работы и подготовки требований к кандидатам. Опросный лист, используемый для анализа работы, более подходит для укрупненного определения размера компенсаций.

Наиболее распространенными методами сбора информации для анализа  работы являются: 
1) собеседование (интервью); 
2) использование опросных листов (анкетирование); 
3) наблюдение.

Собеседование (интервью). Большинство собеседований представляют собой интервью «индивидуального» типа - прямой диалог между аналитиком и работником и его руководителем. Когда имеет место значительное число идентичных работ, то можно применить «групповые» интервью - собеседование с группой работников, выполняющих одну и ту же работу. Следует, однако, всегда помнить об относительной точности информации, получаемой в процессе собеседования. Это объясняется тем, что одни и те же операции могут по-разному восприниматься исполнителями работы, кроме того, интервьюеры также по-разному могут воспринимать (и записывать) полученную информацию. Для уменьшения вероятности получения и обработки неточной информации целесообразно разработать процедуру ее перепроверки, например либо путем консультаций с непосредственным начальником анализируемого работника, либо путем регулярной стыковки записей различных интервьюеров (аналитиков) по схожим операциям (работам). Целесообразна также комбинация собеседования с другими методами анализа работы. Одним из условий эффективного применения метода собеседования при анализе работы является четкое планирование собеседования заранее, его общей схемы, последовательности задаваемых вопросов. Полезно также при подготовке к собеседованию составить контрольные списки вопросов, предварительно разбив анализируемую работу на блоки, основные направления деятельности.

Использование опросных листов (анкетирование). Суть метода заключается в том, что работников просят заполнить опросный лист (анкету), в котором они опишут свои обязанности и ответственности.

В одних случаях опросники представляют собой чрезвычайно структурированный  опросный лист. Каждому работнику  предлагают списки из сотен различных  обязанностей и заданий (таких, как  “гибка и резка проволоки”). Его  просят ответить, выполняет ли он каждое задание из списка, и если да, то как  много времени обычно тратит на каждое из них.

В других опросниках этот лист состоит  из исключительно “открытых” вопросов и просит работника “описать основные обязанности, выполняемые на рабочем месте”. На практике наилучший опросный лист представляет собой нечто среднее из этих двух крайних случаев.

Ниже приводятся основные информационные блоки, на основе которых разрабатываются  вопросы, включаемые в соответствующие  вопросники для проведения анализа  работы: название должности, главная цель работы, перечень основных задач и обязанностей работника, требуемое образование и профессиональная квалификация-минимальный и желательный уровень, особые навыки или способности, например, умение работать с цифрами, способность четко говорить и т.д.

Вопросники должны быть составлены таким образом, чтобы получать точные и правильные ответы. Иными словами, вопросник составлен качественно, если в нем преобладают вопросы типа что? кто? как? почему? когда? где?

Как структурированные, так и неструктурированные  опросные листы имеют свои достоинства  и не лишены недостатков.

Достоинство опросного листа — это, эффективный способ получения информации от большого числа работников.

Недостаток опросного листа заключается в том, что его разработка и тестирование (например, проверка того, понимают ли опрашиваемые вопросы) могут оказаться дорогостоящими и требующими больших затрат времени процессами.

Наблюдение. Когда работа является открытой, то прямое наблюдение того, что работник делает, может дать большую часть информации, требующуюся для ответа на вопросы о самой работе и для суждения о личностных требованиях, предъявляемых к работнику. Некоторые виды работы сами предполагают прямое наблюдение, к примеру рутинные работы с высоким содержанием ручного труда, где большинство операций можно наблюдать, так как они не требуют существенных умственных усилий или проявления индивидуальной свободы действий, и где стандартизированные операции с коротким циклом являются нормой. Более сложные работы в области управления менее пригодны для анализа путем наблюдения. Наблюдение может быть сплошным и выборочным, причем второе является более сложным, чем первое. При выборочном наблюдении за операциями, выполняемыми нерабочем месте, информация собирается в произвольные интервалы времени во время полного рабочего цикла. Целью каждого наблюдения является получение моментной картины того, что работник делает в исследуемом интервале, и фиксация частоты выполнения исследуемых операций. Метод наблюдения достаточно прост и эффективен.

 

5 Условия эффективного анализа и описания работы (должности)

 

Как видно из приведенного выше материала, анализ работы является довольно трудоемкой процедурой. Ниже приводится 9 проблем, которые необходимо учитывать службам  управления персоналом и руководителям  подразделений при проведении анализа  работы.

Первое условие эффективного анализа  работы – это выбор для анализа  достаточно обученных и мотивированных исполнителей. Жизненно важно для анализа работы - запрашивать данные от исполнителей. Никто не знает точных деталей о своей работе так, как непосредственно их исполнитель.

Однако здесь проблема заключается  в том, что исполнители редко  дают данные высокого качества. Одной  из причин этого является то, что  они редко достаточно обучены  или подготовлены для выдачи качественных данных. Обычно аналитик (эксперт) просит исполнителя работы заполнить операционные вопросники, журналы проведенных  операций или устно описать их работу, но исполнителям работ не показывается правильная техника выполнения задания. Поэтому на выходе получаются неясные, недостаточные и неточные данные. Очевидно, что выбранный исполнитель  должен иметь достаточные аналитические  навыки.

Второй причиной того, что исполнители  не могут дать качественных данных, является недостаток соответствующего стимулирования. Работники редко  вознаграждаются за качество собранных  данных и редко получают достаточно времени для их сбора. Так же редко  им сообщают о качестве их данных и  важности этой работы.

Второе условие эффективного анализа  работы – это выделение экспертам (аналитикам) достаточного количества времени для проведения анализа. Довольно часто анализ рабочих мест проводится в пожарном порядке. В результате дефицита времени аналитикам (экспертам) не дается достаточно времени для того, чтобы продумать или записать то, что они исследуют.

Многие работы меняются по содержанию во времени на протяжении периода  в несколько недель или месяцев. Вследствие этого требуется время, чтобы у работника установилось мнение относительно профиля его  работы или чтобы правильно ответить на вопросы анкеты о его работе. Если они ведут записи о работе неделю-другую, это редко бывает достаточным временем для получения  данных о действительной годичной загрузке работой.

Третье условие эффективного анализа  работы – поддержка высшего руководства. Успех любого проекта может быть достигнут с трудом без поддержки высшего руководства. Оно должно быть вовлечено в анализ работы, по крайней мере при разъяснении всем работникам важности их полного и честного участия в работе. К сожалению, эта ключевая ступень часто пропускается.

Четвертое условие эффективного анализа  работы – это участие в анализе  работы руководителя и подчиненного ему исполнителя. Слишком много анализов работы планируется и проводится одним лицом (или малой группой), которое несет исключительную ответственность за этот анализ.

Аналитик (эксперт) должен получать от работников предложения по лучшему  времени проведения исследований и  дать работникам право голоса при  обсуждении порядка сбора данных. Часто анализ проводят в периоды  пиковой загрузки работой, когда  внимание работников поглощено работой, а не анализом работы.

Специалист, проводящий анализ работы, должен также проконсультироваться у работника по методу сбора данных. Это дает работникам возможность  выразить свое предпочтение тому или  иному методу, что часто вносит ясность в схему обследования и сбора данных, адаптируемых к различным рабочим ситуациям.

Пятое условие эффективного анализа  работы – концентрация не только на том, что есть, а и на том, что  должно быть (связь со стратегическим планированием). Это проблема, на которой многие анализы работы терпели поражение: работников спрашивали, что они делают, а не то, что они должны делать. Например, такие инструменты, как рабочий журнал и метод наблюдений, больше уделяют внимание тому, как работники используют рабочее время. Этот вид данных ценен, но анализ работы не может останавливаться на этом. Анализ работы должен быть расширен до определения того, что должен делать работник и как он должен распределять свое время. Организация не должна терпеть или соглашаться с деятельностью своих работников и методами работы, которые не отвечают ее интересам. Естественно, что работники за какой-то период времени отклоняются от задач организации. Личные интересы в соединении с недостаточным контролем руководителя вступают в конфликт с целями организации. Поэтому любое описание деятельности не всегда отражает действительное совпадение проделанной работы с тем, как она должна быть сделана.

Важная часть анализа работы должна включать сравнение того, что  в действительности происходит с  тем, что планировалось. Если обнаружена значительная разница, должны предприниматься  корректирующие действия.

Шестое условие эффективного анализа  работы – исключение возможности  искажения аналитической информации в личных интересах. Без соответствующего планирования и подготовки работники, предоставляющие данные для анализа работы, могут их искажать - часто несознательно. Но некоторые работники искажают факты в своих интересах. Если работник, например, чувствует, что руководство оценивает не все его усилия, этот работник может стараться произвести на руководство впечатление, заполнив вопросник многими дополнительными данными или добавляя дополнительные статьи в рабочий журнал. Или работники могут хотеть более высокую оценку их работы, концентрируя внимание на некоторых разделах работы, в которых они себя чувствуют наиболее опытными и компетентными. Эта группа источников информации может преувеличивать затрачиваемое время или важность, придаваемую этим разделам работы.

Когда работа наблюдается напрямую или снимается на пленку, работник может спешить, замедлять работу или работать иначе, чем в обычных  условиях. Или он захочет показать, что перегружен, устает и угнетается своей работой так, что он замедляет  работу или приходит в нерабочее  состояние.

Практически невозможно полностью  устранить ошибочные данные в  анализе работы. Однако достаточное  обучение работников вместе с действиями руководства по обеспечению контроля за анализом работы могут привести в конце концов к минимизации  проблемы.

Седьмое условие эффективного анализа  работы – обязательная проверка данных на надежность и действенность. 
Одним из серьезных недостатков типичного анализа работы является то, что слабо проверяются надежность и ценность полученных данных. С точки зрения действенности, руководство должно бы задавать себе такие вопросы, как: «Задавались ли при исследовании правильные вопросы?», «Дало ли оно правильные данные?» и «Собрали ли мы данные о работе, которые действительно правильны?». Чтобы убедиться в надежности и ценности информации, необходимо проверить состоятельность данных.

Самым эффективным способом избежать ошибок является проведение анализа  работы по данным, полученным из двух или  более источников.

Восьмое условие эффективного анализа  работы – расширение формата для  сбора данных. Такие ценные инструменты для сбора данных, как вопросники, собеседования и хронометраж, обычно мало стимулируют опрашиваемого вдаваться в детали относительно различных аспектов работы. Поэтому работники часто забывают упомянуть некоторые параметры и характеристики.

Сбор данных о работе частями  помогает работникам понять и рассмотреть  всю проделываемую работу. Например, попросив служащего представить  данные о своих традиционных и  нетрадиционных работах, деятельности как руководителя и как исполнителя, постоянной и эпизодической работе, индивидуальных и групповых работах, мы тем самым помогаем ему продумать  весь объем работ по частям. Такой  форматный подход предпочтительнее сплошному собеседованию или  одноразовому перечислению работником его задач.

Просьба работнику подумать о распределении  его работы по категориям деятельности, обеспечивают проникновение в характер потребностей работника. Работник может  понимать, например, что огромная часть  его времени расходуется на общественные дела, хождение в помещении, задержки и прочее.

Сосредоточение на использовании  рабочего времени увеличивает весомость  данных, которые нельзя получить при  упрощенных процессах, концентрирующихся  исключительно на идентификации  рабочих операций. Определение частей работы и определение того, как  работники распределяют свое время  между этими частями, является очень  важным.