Черты и свойства организации

Содержание 

Введение

Теория организации призвана ответить на вопросы, зачем организации нужны, как они создаются, функционируют и изменяются, почему члены организаций действуют именно так, а не иначе

Организация – это сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общих целей.

Организация – это  группа людей, деятельность которых  сознательно координируется для  достижения общих целей.

Обязательные требования:

• наличие хотя бы двух человек;
• наличие хотя бы одной цели, которую принимают все члены данной группы;
• наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

1. Понятие организации

Организация в менеджменте - это объединение людей, совместно  реализующих некоторую программу  или достигающих определенной цели и действующих на основе определенных процедур и правил. В общем смысле под организацией имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп. В узком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение некоторой заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.

Организация как система  управления - одно из ключевых понятий  теории организации, которое связанно с: целями; функциями; процессом управления; квалификацией менеджеров; распределением полномочий для достижения определенных целей. В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональных специализаций. Организация построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, стремящиеся к непрерывному совершенствованию, развитию как системы в целом, так и ее отдельных составляющих [1, с. 106].

Согласно концепции жизненного цикла организации ее деятельность проходит пять основных стадий:

1. Рождение организации: главная цель заключается в выживании; руководство осуществляется одним лицом, основная задача - выход на рынок.
2. Детство и юность: главная цель - получение прибыли в ближайшей перспективе и ускоренный рост; стиль руководства жесткий; основная задача - укрепление позиций и захват рынка; задача в области организации труда - планирование прибыли, увеличение заработной платы, предоставление различных льгот персоналу.
3. Зрелость: главная цель - систематический сбалансированный рост, формирование индивидуального имиджа; эффект руководства достигается за счет делегирования полномочий; основная задача - рост по разным направлениям деятельности, завоевание рынка; задача в области организации труда - разделение и кооперация труда, премирование в соответствии с индивидуальными результатами.
4. Старение организации: главная цель - сохранение достигнутых результатов; эффект руководства достигается за счет координации действий, основная задача - обеспечить стабильность, свободный режим организации труда, участие и прибылях.
5. Возрождение либо исчезновение: главная цель состоит в обеспечении оживления всех функций; рост организации достигается за счет сплоченности персонала, коллективизма; главная задача - омоложение, внедрение инновационного механизма, внедрение научной организации труда и коллективное премирование [3, с. 76].

Любая организация находится  и функционирует в среде. В  менеджменте под средой организации  понимается наличие условий и  факторов, которые воздействуют на функционирование фирмы и требуют принятия управленческих решений, направленных на их управление либо на приспособление к ним.

В структуре среды  организации различают факторы  внутренней и внешней среды.

Под внутренней средой понимается хозяйственный организм фирмы, включающий управленческий механизм, направленный на оптимизацию научно-технической и производственно сбытовой деятельности фирмы. Она заключает в себе тот потенциал, который даёт возможность организации функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определённом промежутке времени. Когда речь идёт о внутренней среде фирмы, имеется ввиду глобальная структура фирмы, охватывающая все производственные предприятия фирмы, финансовые, страховые, транспортные и другие подразделения, входящие в фирму, независимо от их местоположения и сферы деятельности. Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

Под внешней средой организации понимаются все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, независимо от деятельности конкретной фирмы, но оказывающие или могущие оказать воздействие на её функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений. При анализе внешних факторов обычно выделяют два их типа: факторы прямого воздействия, иногда называемые – ближайшее окружение, и факторы косвенного воздействия, иногда называемые – общее окружение.

К факторам прямого воздействия  относят те, которые непосредственно  влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влияние операций организации[6, c 184]:

1. собственники;

2. законы и государственные органы;

3. поставщики, партнеры и посредники;

4. заказчики, клиенты, потребители;

5.  конкуренты.

Факторы косвенного воздействия относятся к общему окружению организации и не оказывает такого влияния на ее операции, как факторы прямого воздействия. Сюда относятся:

1. экономическое окружение - оно характеризуется, прежде всего, уровнем развития и состоянием экономики. Состояние экономики оказывает влияние на стоимость ресурсов и спрос товаров и услуг.
2. политическое окружение - способы и цели управления экономикой страны есть результат политических целей и задач находящегося у власти правительства. Законы, принимаемые парламентом, часто являются следствием политической обстановки.
3. технологическое окружение является одновременно и внешним фактором организации, и ее внутренним элементом. В качестве внешнего фактора она отражает уровень научно-технического развития, который воздействует на организацию.
4. социально-культурное окружение влияет на формирование спроса населения, на трудовые отношения, уровень заработной платы и т.д. В связи с этим выделяют также в качестве фактора социально-культурного окружения независимые средства массовой информации, которые могут формировать имидж фирмы и ее товаров и услуг.
5. международное окружение - этот фактор оказывает влияние в первую очередь на организации, действующие на международном рынке, но многие из них могут оказывать не только косвенное, но и прямое воздействие на организации, действующие только на международном рынке.

Чтобы определить стратегию  поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство  должно иметь углублённое представление  как о внутренней среде организации, её потенциале и тенденции развития, так и о внешней среде, тенденциях её развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом и внутренняя среда и внешнее окружение изучаются стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрывать те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при их достижении.

2. Черты и свойства организации

Черты организации:

• комплексность – рассматривает степень дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации или разделение труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения частей организации. Горизонтальное и вертикальное разделение труда.
• формализация – понимается заранее разработанные установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников. Степень формализации может быть различной.
• соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень централизован, т.е. действия по разрешению проблем принимаются высшими руководителями, в других случаях децентрализован.

Централизованные структуры  чаще применяются, когда изменения  во внешней среде происходят относительно медленно, организация относительно невелика (эффективность исполнительного персонала, высокая степень координации и контроль) [1, с. 140].

Децентрализованные структуры  целесообразно применять тогда, когда окружение организации  характеризуется динамичными рынками, конкуренцией при наличии диверсификационной продукции, а также с быстро меняющейся технологией. Целесообразность таких структур растет по мере увеличения размеров организаций и их сложности.

Соотношение централизованного и  децентрализованного устанавливают  тип организационной структуры управления.

Так как организация – это  процесс создания определенной структуры, которая дает возможность людям  эффективно работать вместе для достижения целей, то организации заранее проектируются, моделируются для формирования структуры, подчиненной интересам достижения установленной цели.

При проектировании организации используют представление о ней, как о  едином организме, действующим рационально  и целенаправленно, имеющем априори  установленную цель и совершенствующем методы достижения целей. Проектирование вызвано тем, что в современных условиях усложняется управление организациями, применения научно-обоснованных методов для выполнения функций управления и специализацией управленческого труда.

3. Характеристика ООО «К-Юнион»

Объектом исследования является ООО «К-Юнион». Компания была создана в августе 2003 г. Основная сфера деятельности компании «К-Юнион» - оптовая и розничная продажа комплектующих, оргтехники, сетевого оборудования, расходных материалов и периферии.

ООО «К-Юнион» предоставляет своим клиентам широкий спектр товаров и услуг во всех сферах информационных технологий. Сегодня услугами компании пользуются предприятия и организации из г. Новосибирска, институты, учебные заведения, а также частные лица. Основное преимущество компании заключается в том, что она поставляет технику только качественную и современную. Компания поддерживает стабильно низкие цены на продукты известных мировых производителей, обеспечивает разнообразие ассортимента на складе и строгое выдерживание заявленных сроков поставки товара. Люди, основавшие компанию, имеют большой стаж в области продаж компьютерной техники и используют опыт и знания, приобретенные во время работы в других компьютерных фирмах города. Поэтому, несмотря, на свою молодость, компания обладает достаточным опытом и квалификацией, что позволяет осуществлять комплексное обслуживание предприятий и организаций, ремонт и модернизацию любой техники, установку и настройку оборудования.

Невысокие цены и профессионализм  сотрудников помогают компании развиваться в условиях жесткой конкуренции. Залогом успеха компании является качественный и широкий ассортимент, собственная сервисная служба и хорошо обученный персонал.

Основные направления  деятельности ООО «К-Юнион»:

• Продажа компьютеров собственной сборки;
• Продажа комплектующих со склада и под заказ;
• Продажа сопутствующих товаров и расходных материалов;
• Модернизация компьютеров;
• Гарантийное обслуживание компьютерной техники;
• Сборка и ремонт компьютерной техники.

Перечень продукции  предлагаемой компанией достаточно широк, и, кроме того, включает последние новинки рынка компьютеров, офисной техники и оргтехники. Немаловажную роль играет гибкая маркетинговая политика компании и наличие склада и сервисного центра в Новосибирске, которые обслуживаются высококвалифицированными специалистами, регулярно проходящими профессиональное обучение и тестирование.

Как известно, миссия –  это деловое понятие, отражающее предназначение бизнеса, его философию (ответственное задание, цель). Миссия помогает определить, чем в действительности занимается предприятие, каковы его сущность, масштабы, перспективы и направления роста, отличия от конкурентов. При этом миссия фокусирует свое внимание на потребителе а не на товаре, так как миссия бизнеса чаще всего определяется с учетом покупательских интересов, нужд и запросов, которые удовлетворяются бизнесом.

В данном случае миссию можно  сформулировать следующим образом: «Мы не просто продаем технику. Наша главная задача – предложить решение  проблем вашего бизнеса».

Таким образом, миссия организации указывает персоналу, потребителям, конкурентам и другим заинтересованным группам на то, что предприятие стремится не просто продавать уже существующую технику, а исходя из индивидуальных потребностей потребителей, для каждого из них подбирать оптимальный комплекс оборудования, вариант работы и сотрудничества.

Основными целями «К-Юнион» в настоящий момент являются следующие:

• увеличение объема продаж на 50% по сравнению с предыдущим годом,
• открытие новой точки продаж,
• сбыт устаревшей продукции со склада,
• решение проблем трудового коллектива и проведение изменений в управленческой структуре организации.

В настоящее время  положение «К-Юнион» на рынке компьютеров  и комплектующих описывается, как  «трудный ребенок» (при высоких темпах роста рынка, доля «К-Юнион» в нем низкая). В таких условиях рост фирмы должен достигаться путем:

• Специализации на основе сильных сторон деятельности, таких как  индивидуальный подход к клиенту, разнообразие моделей, четкая и целенаправленная работа отдела маркетинга.
• Поиска путей преодоления слабых сторон деятельности.
• Ухода с рынка, если  условия для роста продаж отсутствуют.

Потенциальными  покупателями продукции ООО «К-Юнион» являются: студенты, школьники, семьи с детьми, промышленные, торговые и кредитно-финансовые организации, научно-исследовательские центры, предприятия транспорта.

Основными процессами на предприятии являются:

• Производственный процесс является самым очевидным видом операционной деятельности: физические материалы превращаются в продукты, которые затем продаются покупателям, которые в свою очередь могут использовать их для дальнейших производственных операций. Применительно к ООО «К-Юнион» это означает, что из отдельных комплектующих собирается готовая модель компьютера, которая впоследствии предлагается покупателю.
• Продажа продукции, как готовых моделей компьютеров, так и отдельных комплектующих или офисной техники.

Вспомогательные процессы должны обеспечивать бесперебойное  протекание основных процессов. В данном случае, нельзя выделить какие бы то ни было вспомогательные процессы.

Обслуживающие процессы направлены на обслуживание основных и вспомогательных процессов. В результате выполнения этих процессов не создается какой-либо экономический продукт. К обслуживающим процессам ООО «К-Юнион» относятся процессы материально-технического обеспечения производства, процессы контроля, транспортировки, складирования, обеспечения безопасности и т.п.

В таблице 1 представлены цели для каждой функциональной подсистемы предприятия.

Таблица 1

Цели функциональных подсистем ООО «К-Юнион»

ООО «К-Юнион» как система  включает в себя следующие подсистемы: маркетинг, продажи, финансы, персонал, безопасность. Подсистемы внутри организации создаются посредством подразделения организации на отделы, такие как, отдел маркетинга, финансовый отдел, бухгалтерия, служба безопасности и т.д. каждая подсистема в свою очередь включает более мелкие подсистемы.

Заключение

Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей. Под словами «сознательно координируемое» понимается управление, под «социальным образованием» - то, что организация состоит из отдельных людей или их групп, взаимодействующих между собой. Модели взаимодействия, которым следуют индивидуумы, являются преднамеренными. Организационные процессы содержат в себе социальную сущность, а взаимодействие членов групп должно быть сбалансировано и предполагает необходимость в координации. Организация имеет относительно определенные границы, которые могут меняться со временем. Члены организации, на которых возлагаются определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных целей. Преимущество организованных групп заключается в том, что человек, входя в состав коллектива, может более успешно достичь своих целей, чем индивидуально. Поэтому он и создает интегрированные, кооперативные системы поведения.

Определение организации  предусматривает необходимость  формального координирования взаимодействия работников. Структура организации  определяет, каким образом должны быть распределены задачи, какой должна быть субординация, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия. Для организации характерны комплексность, формализация и определенное соотношение централизации и децентрализации. Комплексность рассматривает степень дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации или разделения труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения подразделений организации. Под формализацией понимаются заранее разработанные и установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников. Некоторые организации минимально оперируют с такими стандартными директивами. Другие имеют все типы правил, инструктирующих работников по поводу того, что они могут и чего не могут делать. Соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень централизован, разрешением проблем занимаются высшие руководители. В других случаях принятие решений децентрализовано, ответственность делегируется вниз по иерархии управления. Принятое соотношение централизации и децентрализации определяет характер и тип устанавливаемой организационной структуры управления.

Отметим, что организации заранее проектируются, моделируются с тем, чтобы сформировать структуру, подчиненную интересам достижения установленных целей. При проектировании организации используется представление о ней как об организме, который действует рационально и целенаправленно, имеет априори установленную цель и совершенствует методы достижения цели. Проектирование в современных условиях вызвано к жизни увеличивающейся сложностью управления организациями, необходимостью применения научно обоснованных методов для выполнения функций управления и специализацией управленческого труда. Этот подход качественно отличается от широко распространенных методов повышения эффективности организаций, таких, как традиционное расчленение и объединение на опытной основе подразделений или сфер ответственности руководителей, замена руководителей, улучшение тех или иных организационных процедур.

Список литературы

1. Акулов В.Б., Рудаков М.Н. Теория организации: Учебное пособие. Петрозаводск: ПетрГУ, 2009.
2. Лапыгин Ю.Н. Теория организации. – М.: Инфра-М, 2007. – 320 с.
3. Латфуллин Г.Р., Райченко А.В. Теория организации. – СПб.: Питер, 2008.
4. Мильнер Б.З. Теория организаций. Курс лекций - М.: ИНФРА-М,  2008.
5. Парахина В.Н., Федоренко Т.М. Теория организации. – М.: Кнорус, 2007.
6. Смирнов Э.А. Теория организации. – М.: Инфра-М, 2003.