Что включает в себя понятие «Документооборот»

Задание № 1

Документооборот в соответствии с ГОСТ 16487-83 определялся как движение документов в организации с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Само понятие  «документооборот» включает в себя процесс некоего кольцеобразного  движения, при котором документ начинает свое движение и завершает его  в одном и том же пункте, каковым  и является служба ДОУ, независимо от своей организационной структуры  или статуса. В свою очередь, само движение документов — это прежде всего перемещение управленческой информации — необходимого руководителям и специалистам ресурса для реализации функций управления, принятия обоснованных решений и фактического их исполнения. В сущности, целенаправленное, рациональное движение документов характеризует уровень организации управления. Перемещение документов в организации не может быть хаотичным. Выполнение творческих операций с документально-информационным потоком должно обеспечиваться комплексом технических и формально-логических операций по учету, регулированию распределения документов между должностными лицами, контролю за своевременным рассмотрением и исполнением документов, их рациональному хранению. Таким образом, документооборот — это регламентируемая технологическая схема движения документов по установленным маршрутам для реализации необходимых творческих, формально-логических и технических операций с документами. Число пунктов обработки, скорость перемещения и оперативность выполнения операций определяют уровень совершенства технологии и результативность обеспечения управленческого персонала документной информацией. Практика управления выработала основные требования к реализации документооборота: 1. Перемещение документов кратчайшим путем, через минимальное количество пунктов обработки, исключающее дублирование технологических операций. 2. Избирательность доставки документной информации руководителям и специалистам в соответствии с их потребностями и функциональными обязанностями. 3. Технологическая и практическая обусловленность перемещения документов. 4. Простота и однообразие маршрутов и состава технологических операций для массовых видов документов, интегральный принцип обработки документов (однократность обработки и многократность использования). Указанные требования сохраняют свою правомочность и при автоматизированной (компьютерной) обработке документной информации. В этом случае важнейшим требованием к документообороту является совместимость и адаптивность к применению новых информационных технологий. Документооборот на практике представляет собой технологический процесс с его структурными составляющими — документопотоками, которые могут быть классифицированы следующим образом: - нисходящий (входящий, входной) документопоток; - восходящий (исходящий, выходной) документопоток; - горизонтальный (внутренний, циркулирующий) документопоток. Функционирование указанных документопотоков характерно не только для предприятия (организации) в целом, но и для конкретного структурного подразделения или автоматизированной системы. Каждый из потоков характеризуется количественной и качественной определенностью (вектором, составом и объемом) перемещающихся документов. Так, нисходящий документопоток несет с собой исходную, первичную информацию для управления и включает в себя: документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма и т. д.), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан, запросы депутатов. Восходящий документопоток (письма, планово-отчетная документация) несет информацию, выработанную в процессе управления с целью ее передачи вышестоящим и общественным организациям и отдельным физическим лицам. Горизонтальный документопоток, обеспечивая решение управленческих задач в пределах данной организации, включает в себя распорядительную и справочно-информационную документацию. При этом внутренняя переписка между структурными подразделениями, как правило, исключается. Суммарное количество документов каждого потока за определенный период времени (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота.

Задание № 2

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся  на две большие группы. Первая –  это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства  предприятием (организацией) и его  производственной деятельностью. Эти  документы могут составлять работники  всех подразделений предприятия. Вторая группа – документы по функциями управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений. 

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные  записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными: 

По месту составления  – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие  из других предприятий, организаций  и от частных лиц); 

По содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов); 

По форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа  имеет свои особенности (например, докладные  записки), трафаретные, когда часть  документа отпечатана, а часть  заполняется при составлении, и  типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые  и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах; 

По срокам исполнения –  срочные, требующие исполнения в  определенный срок, и несрочные, для  которых срок исполнения не установлен; 

По происхождению –  служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными; 

По виду оформления –  подлинные, копии, выписки, дубликаты; 

По средствам фиксации – письменные, графические, фото-кинодокументы  и т.д. 

Подлинник – это подписанный  и надлежащим образом оформленный  экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение  подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное  в установленном порядке соответствующим  должностным лицом. На копиях служебных  документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. 

Иногда для работы требуется  не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного  его раздела. При оформлении выписки  обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и  печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа  выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. 

Задание № 3

Деловые письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной  связи с другими учреждениями и предприятиями по различным  вопросам, являясь одним из основных средств обмена информацией. Поэтому  очень важным является умение правильно  писать деловые письма в нужном стиле  и тоне.

Деловая переписка может быть внутренней и внешней:

• Внутренняя переписка: докладные, служебные, объяснительные записки, меморандумы и т.п.
• Внешняя переписка: письма заказчикам, клиентам и деловым партнерам; приглашения, поздравления и пожелания; претензии и жалобы; информационные письма и пресс-релизы для СМИ и т.п.

По содержанию писем можно выделить такие категории:

• Коммерческие письма: письмо-запрос, оферта, рекламация, различные виды ответов.
• Деловые письма: сопроводительное, договорное письмо, напоминание, подтверждение, просьба и т.п.
• Нерегламентированные письма: рекламные, информационные, письмо-представление фирмы и т.п.
• Личная служебная переписка: поздравления, приглашения, ответы на приглашения, выражение соболезнований, рекомендации и т.п.
• Пресс-релизы: письма для прессы.

По форме деловые письма могут  быть:

• письмо-напоминание - факт напоминания;
• гарантийное письмо - выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным;
• письмо-подтверждение - указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт;
• письмо-ответ - по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы;
• информационное письмо - информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях;
• письмо-приглашение - письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
• инициативное письмо - это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов;
• сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму;
• письмо-предупреждение - предупреждение о возможных ответных шагах и т.д

Задание № 4

Одна  из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых  решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий (объединений), учреждений, организаций – приказы, инструкции, указания; кооперативные организации – решения; общественные организации – постановления, распоряжения. 

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять  нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции  организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для  организации исполнения постановлений, решений и приказов. 

Постановление принято определять как правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих  перед данными органами. Однако в  законах «О краевом областном  Совете и краевой областной администрации» и «О местном самоуправлении»  постановление определено как правовой акт, издаваемый главой администрации (на правах единоначалия). Это сама жизнь  внесла коррективы в определение  сути и видов данного документа.  

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией  министерства или ведомства, научным  советом и т.д. 

Распоряжение  – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан  и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного  вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ. 

Указание  – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями  преимущественно по вопросам информационно-методического  характера, а также вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право  подписи указаний делегируются руководителем  своим заместителям или руководителям  подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным  порядком подготовки и оформления приказов.  

Распорядительная  часть указания начинается словами  «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года. 

Приказ  – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность). 

Приказ  является самым распространенным видом  распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации  учреждения или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. посредством приказа  руководитель ставит перед работниками  основные задачи, указывает пути решения  принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации  или отрасли. В отдельных случаях  приказ может касаться широкого круга  организаций и должностных лиц  независимо от их подчинения. 

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать  положений, противоречащих закону. 

Задание № 5

Установлено, что повторным  заявлениям при их поступлении присваивается  очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе  регистрационной контрольной карточки (РКК) указывается регистрационный  индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных  заявлений на РКК делается отметка  «Повторно». Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие  от одного и того же лица по одному же вопросу, если со времени подачи первого  заявления истек срок, установленный  для рассмотрения, или заявитель  не удовлетворен данным ему ответом.

Задание № 6

Ответы на предложения, заявления  и жалобы граждан дают руководители и специально уполномоченные на то лица из государственных органов. Ответ  может быть дан как в письменной, так и в устной форме при  личном приеме. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При  этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел.

Задание № 7

Предложения, заявления и  жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие  ответы в соответствии с действующим  законодательством.

Руководители государственных  органов должны систематически анализировать  и обобщать предложения, заявления  и жалобы граждан, содержащиеся в  них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения  готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитических справок.

Задание № 8

Одной из основных функций  секретных органов организаций (учреждений) является обеспечение надежной сохранности секретных документов. В связи с этим к выбору помещений для размещения секретных органов предъявляются особые требования. Руководители учреждений (организаций), а также начальники секретных органов при выделении помещений для секретных органов должны учитывать необходимость создания таких условий, которые бы обеспечивали конспирацию их работы и исключали всякую возможность проникновения в эти помещения посторонних лиц. В повседневных условиях секретные органы должны размещаться в служебных зданиях в отдельных изолированных комнатах, как правило, на средних этажах и в таких местах, где меньше всего бывает посетителей, чтобы через окна нельзя было просматривать работу с секретными документами и порядок их хранения. Если по условиям расположения служебных зданий выбрать такие помещения для секретного органа не представляется возможным, то в этом случае их окна закрашиваются с внутренней стороны, тонируются или занавешиваются шторами, занавесями. В зависимости от особенностей работы, а также от количества работников, для размещения секретных органов выделяются помещения, в которых было бы возможно иметь необходимое количество сейфов (металлических шкафов) для хранения секретных документов и создать нормальные условия для работы сотрудников этих органов с соблюдением строгой персональной ответственности за сохранность секретных документов. Служебная площадь для секретных органов управлений и учреждений выделяется по отдельному расчету, исходя из условий их размещения, специфики работы, объема документооборота и штатной численности.  Двери помещений секретных органов должны быть прочными, оборудованы надежными внутренними и автоматическими замками с индивидуальными ключами, которые не должны подходить к другим помещениям служебного здания учреждения. Входная дверь может быть и металлической, и деревянной. В зависимости от условий размещения и организации охраны деревянные двери в необходимых случаях с внешней стороны обиваются металлом. На окнах помещений секретных органов на первом и последнем этажах зданий, а также на других этажах, расположенных около пожарных лестниц, балконов и иных мест, откуда возможно проникновение в помещения секретных органов посторонних лиц, должны быть металлические решетки или прочные внутренние ставни. Ставни могут быть как металлическими, так и деревянными; по окончании работы они должны закрываться на запор и опечатываться. Вход в помещение секретного органа разрешается только работникам этих органов и должностным лицам, которым они непосредственно подчинены по работе. Для приема и выдачи документов в тамбуре или двери кабинета секретного органа оборудуется специальное окно, выходящее в закрытое помещение. Двери комнат секретного отдела должны быть постоянно на запоре. Секретные органы должны надежно охраняться. Порядок охраны секретного органа устанавливается руководителем организации (учреждения). Все помещения секретных органов, спецхранилищ и других мест хранения секретных документов должны быть оборудованы в противопожарном отношении. Для быстрой эвакуации секретных документов в каждом секретном органе должны быть мешки или хранилища облегченного типа, приспособленные для опечатывания. На случай пожара и других стихийных бедствий разрабатывается специальная инструкция, в которой устанавливается порядок вызова должностных лиц и вскрытия помещений секретного органа, очередность спасения секретных документов и организация их охраны. Инструкция подписывается начальником секретного органа и утверждается руководителем организации (учреждения). 

Задание № 9