Документы и электронные документы, их формы и носители

Алматинский университет энергетики и связи

Факультет теплоэнергетики

Кафедра русского и

казахского языков

Семестровая работа №1

Тема: «Документы и электронные  документы, их формы и носители»

Выполнили: студенты группы БАУк-09-01

Омиртаева Р.Ж. и Смайлов Ж.К.

Проверила: ст.пр. Нурмаханова М.К.

Алматы 2010

Документированная информация как ресурс управления

1.1 Понятие  и характеристика документированной  информации

Современная организация трактуется как сложное, комплексное образование. Большая часть организаций представляет собой открытые системы, целостные, состоящие из многочисленных взаимосвязанных  частей, тесно переплетающихся с  внешним миром. Каждая организация  имеет внутреннюю и внешнюю среду.

Внешние и внутренние источники  информации, которые оказывают влияние  на организацию, образуют ее информационную среду. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная  система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую  информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная  информация. Другими ее элементами являются информационная технология и  информационный персонал.

Информационная инфраструктура организации  представляет собой сложную систему, сочетающую структурированную и  неструктурированную информацию, информационные процессы, протекающие во взаимодействии с внешней средой организации  и охватывающие информационные потоки, призванные объединить все уровни управления, включая рабочие места, в эффективно действующий на базе созданных информационных ресурсов механизм достижения целей  организации.

Отношение к информации как ресурсу  означает, что по аналогии с другими  ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными  ресурсами, сформированы соответствующие  структуры, выработаны новые технологии. Одной из важных характеристик информационного  ресурса являются его качество, степень  полноты для удовлетворения совокупных информационных потребностей организации.

Согласно закону «Об информации, информатизации и защите информации» под информационными ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах). Обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации.

Таким образом, документ является первичной  основой информационных ресурсов.

Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано  с предметом их исследований.

Для историка документ ценен, прежде всего, той информацией о прошлом, которую он заключает в себе, причем не только в содержании, но и во внешнем виде - почерке, химическом составе бумаги, водяных знаках и т. п. Такое внимание к форме имеет для историка как эмоциональный ("дух времени"), так и практический смысл. Ему приходится иметь дело с документами разных эпох, а внешние особенности достаточно точно отражают время, а порой и обстоятельства их создания. Отсюда и толкование документа, прежде всего как материального носителя с зафиксированной на нем информацией о прошлом.

В делопроизводстве нужно, прежде всего, обеспечивать быстрое нахождение документа, а также проследить в случае необходимости  его маршрут по инстанциям, включая  его создание, согласование, исправление, снабжение визами, учетными номерами и пр. Кроме того, важно быть уверенным, являлось ли действительным создателем документа то учреждение или должностное  лицо, которое значится его автором. Отсюда особое внимание к официальным  реквизитам: бланку установленного образца, подписи, печати, регистрационным номерам. Документ понимается в первую очередь  как официальная информация с  реквизитами, позволяющими ее аутентифицировать  и учитывать.

У архивиста основные задачи - сохранить  документы в целости и обеспечить учет, чтобы при необходимости  выдать их пользователю (тому же историку). Содержание документа и его внешняя  форма интересуют архивиста лишь постольку, поскольку они представляют ценность для его клиентов. Функция  учета объединяет архивиста с  делопроизводителем, но в другом их миссии различаются: архивист обязан сохранить  и сам документ, и реквизиты  неизменными в том виде, в каком они поступили в архив. Поэтому он склонен трактовать документ как помещенный на хранение материальный носитель с идентифицируемой информацией, имеющей потребительскую ценность.

Юрист, как и историк, является потребителем документов, хранимых в архиве. Но его  они интересуют в случае конфликта, участники которого преследуют противоположные  интересы. В этом случае критическое  значение приобретает вопрос о подлинности. Поэтому юридическая ценность документа  тем выше, чем труднее его подделать  или исказить. Сам документ для  юриста - это, прежде всего информация, подлинность которой удостоверена и не может быть оспорена.

Наконец, для специалиста в области  информационных технологий информация - это товар, который он должен доставить  по назначению, а также предоставить пользователю возможность свободно обращаться с этим товаром, быстро и  эффективно изменять его или, наоборот, обеспечивать неизменность и надежную сохранность. Само понятие "документ" употребляется здесь, скорее, по традиции и выполняет чисто учетную  функцию. В любом случае документ предстает как целостная и  транспортабельная совокупность (порция) информации. Такое понимание ближе  всего к делопроизводственному, но довольно далеко от исторического и юридического.

Возможность создания документов с помощью компьютера сильнее всего ударила по традиционным представлениям, свойственные историкам  и архивистам, поскольку они предполагали связь документа с конкретным носителем. Эта связь потеряла смысл: документ создается в оперативной  памяти компьютера, сохраняется на его же жестком диске, а затем  в процессе обращения и хранения неоднократно перезаписывается на новые  носители разных типов. А поскольку  время и обстоятельства создания документа теперь не могут быть отражены в его форме, необходимо обеспечить их присутствие в содержании. Другими  словами, электронный документ должен иметь более широкий круг реквизитов (метаданных) по сравнению с бумажным.

Юридическая трактовка документа также подверглась  испытанию, поскольку информационные технологии позволяют вносить в  текст изменения, не оставляющие  никаких следов на машинном носителе. Чтобы обеспечить достоверность  информации, нужны дополнительные меры: подсчет контрольной характеристики файла по определенным алгоритмам (вычисление хэш-функции) и снабжение документа  электронной цифровой подписью. При  этом все равно сохраняется потенциальная  возможность того, что защитные средства будут преодолены злоумышленником. Поэтому остро стоит вопрос о  степени их надежности

Документоведение  выделяет три основных составляющих при раскрытии термина «документ»:

1) документ - материальный объект;

2) документ - носитель информации;

3) документ - документированная информация.

Наиболее  общим считается обозначение  документа как материального  объекта, с зафиксированной на нем  информацией в виде текста, звукозаписи  или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного  использования.

Длительная  трансформация толкования термина  «документ», первоначально полностью  не соответствующего современным технологиям  хранения и передачи информации, привела  к легализации информационной трактовки данного понятия в Законе «Об информации, информатизации и защите информации»

Из  легального термина «документированная информация (документ)», содержащегося  упомянутых законах, вытекают три основных признака документа.

Первый  из них - наличие материального носителя информации. В качестве такового, в  принципе, могут рассматриваться  любые объекты материального  мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отображение  определенные сведения. Одни и те же сведения могут быть зафиксированы  на различных материальных носителях. Наибольшее распространение получили бумажные носители, документы, в которых  информация представлена в электронно-цифровой форме (электронные документы), видео- и звукозаписи.

Вторым  признаком документированной информации является идентифицируемость зафиксированных  на носителе сведений. Это достигается  путем присовокупления к содержательной стороне сведений данных, именуемых  реквизитами, которые позволяют  установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в  ряде случаев и обеспечить защиту того либо иного документа (электронная  цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения.

Третьим признаком документированной информации, который не нашел своего отражения  в анализируемом термине, выступает  возможность изменения форм ее закрепления. Данный признак проявляется в  том, что информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может  быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов. По существу, это возможность копирования информации.

Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием  управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным  правилам.

В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление  сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем  самым обособляется от создателя  информации. В итоге мы получаем в качестве документированной информации книгу, статью в журнале, сборник статей, фонд документов, банк данных или иной массив документов (данных) на бумажном, машиночитаемом и иных носителях.

Не  менее важна для управленческой документации и проблема носителя информации, который претерпевает изменения  по мере исторического развития. Научно-технический  прогресс привел к появлению так  называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.

Кроме того, электронные документы находятся  в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую  тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса  в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким  документам через определенный промежуток времени.

В понятии электронного документа  можно выделить три известные  составляющие: зафиксированная информация, носитель, идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего  определения документа.

Таким образом, понятие "документированная  информация" отличается существенно  от понятия ''информация". Феномен  документированной информации заключается  в двуединстве информации и материального  носителя, что в существенной мере определяет ее правовой режим.

Документированная информация в приведенном выше определении  по сути дела есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить ее к категории  вещей и распространять на нее  институт права вещной собственности. Следует, однако, отметить, что документированная  информация относится к вещам  особого рода. Главное ее отличие  от других вещей заключается в  двуединстве информации и материального носителя, на котором она зафиксирована, из-за чего предъявляются особые требования к правовому режиму такой информации.

1.2 Свойства документированной  информации

Документированная информация обладает большинством тех  же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить  на внешние и внутренние, а среди  внешних свойств выделить три  группы в зависимости от объекта  взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или  явления, которое она отражает.

Однако, наряду с общими свойствами, документированная  информация обладает и рядом специфических  свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщённой  характеристикой, которая свидетельствует  о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность.

Релевантностью (от англ. "relevant"- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.

С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной  информации - её ценность, т.е. потребительская  значимость, которая выражается, как  правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована  только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.

Ценность  документированной информации может  быть измерена степенью приближения  к цели или же величиной сэкономленных  ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия  на результат, на уровень достижения поставленной цели.

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или  долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью  может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя  же дезинформация обладает отрицательной  ценностью, так как увеличивает  исходную неопределённость, уменьшает  вероятность достижения цели.

Существенной  характеристикой документированной  информации является её полнота, которую  обычно определяют как оптимальное  соотношение между необходимой  и полученной информацией. От полноты  информации зависит качество принимаемых  на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как  невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями  и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому  всегда можно говорить лишь о степени  полноты информации.

Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация - это  повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего объёма информации, предназначенной для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё подряд.

Однако  с избыточностью информации дело обстоит далеко не так просто, как  это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость  избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 %, во французском - 55 %. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию.

Информация  может быть полезной и бесполезной. Полезность информации - ещё одно из её свойств. Полезность есть не что  иное, как ценность информации в  определённых конкретных условиях. Граница  между понятиями полезности и  бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о  степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.

С полнотой связана достоверность  информации. Она отражает степень  объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением  полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех  пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности.

Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку  документ создаётся человеком, постольку  содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Каждому конкретному  документу присуща своя, большая  или меньшая, степень субъективности.

Проблема  достоверности информации нередко  бывает связана с преднамеренным её искажением - дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации  каких-либо фактов. Таким образом, достоверность  относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Со  временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому важнейшим её свойством  является новизна. Понятие новизны  относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной  среде, может оказаться новой  при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции  документа как исторического  источника.

С новизной связана своевременность  информации, т.е. её способность соответствовать  запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно  из свойств документированной информации - её доступность, т.е. возможность получения  потребителем.

Защищённость - свойство документированной информации, которое характеризует невозможность  несанкционированного доступа и  изменения, искажения её со стороны  других лиц.

Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность  формы или объёма информации для  конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством документированной  информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей  самому объекту или явлению, а  также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени  адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Помимо  внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

Таким образом, свойства документированной  информации - это качества, признаки которые присущи документу вне  зависимости от того, осознаются они  человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием  понятия документа и его основными  функциями.

2. Характеристика  материальных носителей информации

2.1 Носитель информации как материальная  составляющая документа

Сама  информация не выступает достаточным  признаком документа. Материальная составляющая -- одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может.

Материальная  составляющая документа -- это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

Материальную  составляющую документа определяет материальный носитель информации -- материальные объекты, в которых сведения (данные) находят свое отражение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.

Согласно  “ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, носитель документированной информации - это “материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде”.

Предназначенность документа для хранения и передачи информации в пространстве и времени  обусловливает его специфическую  материальную конструкцию, представленную в виде книг, газет, буклетов, микрофиш, фильмов, дисков, дискет и т. п.

Эта специальная конструкция обеспечивает выполнение документами их главной  функции, давая возможность быть удобными для перемещения в пространстве, устойчивыми для хранения информации во времени, приспособленными для физиологических  возможностей чтения сообщения.

Информация, содержащаяся в документе, обязательно  закреплена на каком-то специальном  материале (бумага, кино-, видео-, аудио-, фотопленка и т. п.), имеющем определенную форму носителя (лента, лист, карточка, барабан, диск и т. п.). Кроме того, информация всегда фиксируется каким-либо способом записи, предусматривающим наличие средств (краска, тушь, чернила, красители, клей и т п.) и инструментов (ручка, печатный станок, видеокамера, принтер и т. п.).

Материальная  основа документа -- совокупность материалов, использованных для записи сообщения (текста, звука, изображения) и составляющих носитель информации. В зависимости от материальной основы документы делятся на две большие группы: естественные и искусственные. Искусственные в свою очередь подразделяются на бумажные документы и документы на небумажной основе -- полимерные документы (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные).

Наиболее  массовым типом являются носители на бумажной основе. Большинство современных  документов, функционирующих в обществе, выполнены на бумажной основе или  заменителях бумаги. Их называют бумажными, т. е. имеющими бумажный носитель.

В этих носителях информация отображается в виде символов и образов. Такая  информация отнесена к разряду документированной  информации и представляет собой  различные виды документов.

К бумажным относятся деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты, ноты, изоиздания, перфоленты, перфокарты и др.

Бумага  соответствует многим требованиям: относительно проста в изготовлении, доступна, в меру прочна, достаточно долго хранится и позволяет легко  фиксировать информацию. Самое ценное качество бумаги -- она позволяет тиражировать информацию. Массовое распространение информации с помощью книгопечатания стало возможным лишь в результате промышленного изготовления бумаги.

Появление искусственных носителей на полимерной основе (шеллак, полихромвинил, полупроводник, биомасса) пополнило видовое разнообразие документов, способных нести звуковую речь, музыку, движущееся и объемное изображение. Были созданы грампластинки, магнитные пленки, фото- и кинопленки, магнитные и оптические диски -- материальные носители такой информации, которая не может быть зафиксирована на бумаге.

К полимерно-пленочным документам относятся: кинодокументы (кино-, диа-, видеофильм), фотодокументы (диапозитив, микрофильм, микрокарта, микрофиша), фонодокументы (магнитные фонограммы для записи изображения и звука), документы для использования в ЭВМ (перфоленты).

Группу  полимерно-пластиночных документов составляют: гибкий магнитный диск, магнитная  карта, гибкая и жесткая грампластинка, оптический диск -- как жесткий, так и мягкий.

Передача  документированной информации во времени  и пространстве непосредственно  связана с физическими характеристиками её материального носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаются сравнительно низкой долговечностью. Во время своего функционирования в  оперативной среде и особенно при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов и т.д.

Поэтому не случайно проблема долговечности  материальных носителей информации во все времена привлекала внимание участников процесса документирования. Уже в древности наблюдается  стремление зафиксировать наиболее важную информацию на таких сравнительно долговечных материалах, как камень, металл.

В процессе документирования наблюдалось  стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила.

Однако, решая проблему долговечности, человек  сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся  в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более  дорогостоящими. Поэтому постоянно  приходилось искать оптимальное  соотношение между долговечностью материального носителя информации и его стоимостью. Эта проблема до сих пор остаётся весьма важной и актуальной.

Наиболее  распространённый в настоящее время  материальный носитель документированной  информации - бумага - обладает относительной  дешевизной, доступностью, удовлетворяет  необходимым требованиям по своему качеству и т.д. Однако в то же время  бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных  лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях. Использование недостаточно качественных чернил, краски приводят к постепенному угасанию текста на бумаге.

В конце 20-го века с развитием компьютерных технологий и использованием принтеров  для вывода информации на бумажный носитель вновь возникла проблема долговечности  бумажных документов. Дело в том, что  многие современные распечатки текстов  на принтерах водорастворимы и выцветают. Более долговечные краски, в частности, для струйных принтеров, естественно, являются и более дорогими, а значит - менее доступными для массового потребителя. Материальные носители документированной информации требуют, таким образом, соответствующих условий для их хранения.

Таким образом, под материальной составляющей документа имеют в виду: 1) материальную основу документа; 2) форму носителя информации и 3) способ документирования или записи информации.

Носители  информации самым тесным образом  связаны не только со способами и  средствами документирования, но и  с развитием технической мысли. Отсюда - непрерывная эволюция типов  и видов материальных носителей.

2.2 Классификация документов на  современных носителях информации

Информатизация  общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники и проникновение  ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на небумажных носителях информации.

Эти документы в отличие от традиционных, т. е. бумажных, как правило, требуют  для воспроизведения информации использования технических средств. К этой группе принадлежат документы  в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в  виде дискретных носителей для компьютерного  чтения (дисков, дискет) и т. п.

Носители  информации на перфолентах, перфокартах, магнитных и оптических носителях, а также прочие документы, предназначенные  для перевода на другую языковую систему, принято относить к группе матричных  документов. Документы на эти носителях информации, как правило, не поддаются непосредственному восприятию, считыванию.