Достоинства и особенности электронной почты

План:

Введение 

1. Электронная  почта

1.1. История электронной  почты

1.2. Её возможности

2. Как работать  с электронной почтой

2.1. Структура  письма. Почтовый ящик

3. Достоинства  и особенности электронной почты

Заключение

Список литературы 
 
 
 

Введение

     Компьютерные сети врываются в жизнь людей - как в профессиональную деятельность, так и в быт - самым неожиданным и массовым образом. Знания о сетях и навыки работы в них становятся необходимыми множеству людей.

Компьютерные  сети породили существенно новые  технологии обработки информации - сетевые технологии. В простейшем случае сетевые технологии позволяют  совместно использовать ресурсы - накопители большой емкости, печатающие устройства, доступ в Internet, базы и банки данных. Наиболее современные и перспективные  подходы к сетям связаны с  использованием коллективного разделения труда при совместной работе с  информацией - разработке различных  документов и проектов, управлении учреждением или предприятием и  т.д.

     Компьютерные сети и сетевые технологии обработки информации стали основой для построения современных информационных систем. Компьютер ныне следует рассматривать не как отдельное устройство обработки, а как «окно» в компьютерные сети, средство коммуникаций с сетевыми ресурсами и другими пользователями сетей.

     Глобальные информационные сети - одно из основных достижений человечества в области информационных технологий, главная примета вхождения в эпоху информационного общества. Делая возможным оперативное общение на огромных расстояниях (в разных странах и даже на континентах), глобальные сети уже изменили для многих людей характер и возможности образования и профессиональной деятельности.         Потенциальные возможности глобальных сетей пока используются лишь в малой мере, но эта область прикладной информатики является самой динамичной. 

1. Электронная почта.

     Электронная почта (англ.email, e-mail, от англ. Electronic mail) - технология и предоставляемые ею услуги по переписке и получению электронных сообщений (называемых «письма» или «электронные письма») по распределенной (в том числе глобальной) компьютерной сети. Основным отличием от прочих систем передачи сообщений (например, служб мгновенных сообщений) является возможность отложенной доставки и развитая (и запутанная из-за длительного времени развития) система взаимодействия между независимыми почтовыми серверами.

     Электронная почта во многом напоминает обычную почтовую связь. Написав письмо на листе бумаги, отправитель вкладывает лист в конверт, запечатывает его, наклеивает марку и надписывает адрес получателя. Затем он опускает конверт в ближайший почтовый ящик.

     Через некоторое время письмо будет доставлено получателю. Если же окажется, что по какой-либо причине письмо доставить невозможно, оно вернется отправителю.

    Электронная почта делает тоже самое гораздо быстрее при помощи Интернета и компьютеров, поэтому она в основном применяется в наши дни для ежедневной деловой и личной переписки.

Вместо бумаги и ручки вы используете клавиатуру, набирая текст письма в окне почтовой программы или браузера. Письма отправляете  нажатием кнопки «Отправить» или  аналогичной.

     В роли почтовых отделений выступают почтовые серверы, а почтальонами служат каналы Интернета. Почтовые серверы хранят электронные почтовые ящики пользователей. Как только пользователь заглянет в свой почтовый ящик, он сразу увидит поступившие письма. А дальше - дело нескольких минут (или секунд), чтобы их прочитать.

     Что представляет собой письмо, передаваемое посредством электронной почты?

     Вы можете думать о сообщениях электронной почты как об электронных документах, аналогичных документам, создаваемым такими программами, как Microsoft Word, Excel, WordPad или Notebook.

     Обычно для создания, отправки и получения сообщений электронной почты применяются специальные почтовые программы, такие, как Microsoft Outlook Express, Netscape Composer, The Bat! И т.д. Другой популярный способ работы с почтой не предполагает использования специальной почтовой программы - достаточно обычного браузера. Посетителю достаточно зайти на почтовую страницу, чтобы отправлять и получать письма.

     Кроме обычного текста, по электронной почте передают звуковые сообщения, изображения, офисные документы, словом все, что можно записать в файл. 
 
 
 

1.1. История электронной почты.

     Появление электронной почты можно отнести к 1965 году, когда сотрудники Массачусетского технологического института (MIT) Ноэль Моррис и Том Ван. Влек, написали программу MAIL для операционной системы CTSS (Compatible Time - Sharing System), установленную на компьютере IBM 7090/7094.

     Общее развитие электронной почты шло через развитие локального взаимодействия пользователей на многопользовательских системах. Пользователи могли, используя программу mail (или ее эквивалент), пересылать друг другу сообщения в пределах одного мейнфрейма (компьютера). Следующий шаг был в возможности переслать сообщение пользователю на другой машине - для этого использовалось указание имени машины и имени пользователя на машине. Адрес мог записываться в виде foo!Joe (пользователь Joe на компьютере foo). Третий шаг для становления электронной почты произошел в момент появления передачи писем через третий компьютер. В случае использования UUCP адрес пользователя включал в себя маршрут до пользователя через несколько промежуточных машин (например, gate 1!gate2!foo!Joe - письмо для Joe через машину gate1, gate2 на машину foo). Недостатком такой адресации было то, что отправителю (или администратору машины, на которой работал отправитель) необходимо было знать точный путь до машины адресата. После появления распределенной глобальной системы имен DNS, для указания адреса стали использоваться доменные имена - [email protected] - пользователь user на машине example.com. Одновременно с этим происходило переосмысление понятия «на машине»: для почты стали использоваться выделенные сервера, на которые не имели доступ обычные пользователи (только администраторы), а пользователи работали на своих машинах, при этом почта приходила не на рабочие машины пользователей, а на почтовый сервер, откуда пользователи забирали свою почту по различным сетевым протоколам (среди распространенных на настоящий момент - POP3, IMAP, MAPI, веб-интерфейсы). Одновременно с появлением DNS была продумана система резервирования маршрутов доставки почты, а доменное имя в почтовом адресе перестало быть именем конкретного компьютера, и стало просто почтовым доменом, за обслуживание которого могли отвечать многие сервера (возможно, физически размещенные на разных континентах и в разных организациях). Кроме того, существовали (и существуют по настоящий момент) и другие системы электронной почты (некоторые из них существуют и сейчас).

1.2.  Возможности электронной  почты.

    Развитие технических средств передачи сообщений не могло не затронуть и такую область, как почта. В результате появился принципиально новый вид коммуникации, названный электронной почтой.

     Каждый абонент, подключенный к почтовому серверу, имеет свой электронный адрес или, образно говоря, почтовый ящик. Доступ к этому ящику защищен паролем абонента. Благодаря электронному адресу можно идентифицировать любого абонента в сети (все адреса должны быть оригинальными). Абонент и сервер для обмена сообщениями используют кабель (если абонент подключен к ЛВС с почтовым сервером) или обычную телефонную линию (в случае удаленного соединения).

     Сообщение, прежде чем попасть с одного сервера на другой, может проходить ряд промежуточных серверов. Почтовые серверы обмениваются сообщениями в автоматическом режиме, причем маршрут движения сообщения в сети рассчитывается специальной программой - маршрутизатором.¹

     Когда сообщение прибывает на сервер назначения, адресат при очередном соединении с сервером получает уведомление о поступлении почты. Таким образом, чтобы получить сообщение, пользователю не нужно постоянно держать включенным свой компьютер. Включить компьютер и подключиться к сети он сможет в любой момент, когда пожелает получить или отправить сообщения. Такой режим работы, как известно, называется off-line.

     Электронная почта зародилась для обмена текстовыми сообщениями через сети большой протяженности. Сейчас средства электронной почты позволяют передавать и принимать любые файлы - исполняемые, графические, звуковые, видео. Услуги E-mail стали реальной альтернативой обычной бумажной почте. Произошло это благодаря высокой скорости и надежности передачи сообщений. За считанные минуты сообщение электронной почты попадает к адресату, который может находиться в том же городе или за океаном.

     Скорость передачи сообщений ограничивается в основном пропускной способностью линий связи между компьютерами. Если компьютер подключается к сети через модем и телефонную линию, то самым существенным фактором ограничения скорости обмена будет качество отечественной телефонной линии. 

2. Как работать с  электронной почтой.

     Для того чтобы иметь возможность обмениваться письмами по электронной почте, пользователь должен стать клиентом одной из компьютерных сетей. Также как и в телефонных сетях, клиенты компьютерных сетей называются абонентами.

     Для каждого абонента на одном из сетевых компьютеров выделяется область памяти - электронный почтовый ящик.

     Доступ к этой области памяти осуществляется по адресу, который сообщается абоненту, и паролю, который абонент придумывает сам. Пароль известен только абоненту и сетевому компьютеру. Став абонентом компьютерной сети и получив адрес своего почтового ящика, пользователь может сообщить его друзьям, знакомым.

Каждый абонент  электронной почты может через  свой компьютер и модем послать  письмо любому другому абоненту указав в послании его почтовый адрес.

     Но сделать это можно, только сообщив компьютерной сети свой почтовый адрес и пароль (как доказательство того, что это действительно абонент).

Все письма, поступающие  на некоторый почтовый адрес, записываются в выделенную для него область  памяти сетевого компьютера.

     Сетевой компьютер, содержащий почтовые ящики абонентов носит название хост компьютера (от host - хозяин). Существуют два основных типа электронной почты. Первый способ, называется off-line (вне линии, вне связи, произносится: офлайн), заключается в том, что при каждом сеансе связи компьютера абонента с сетевым компьютером происходит обмен письмами в автоматическом режиме: все заранее подготовленные письма абонента передаются на сетевой компьютер, а все письма, пришедшие на адрес абонента, передаются на его компьютер. Название off-line подчеркивает тот факт, что сам процесс ознакомления с письмами и их чтение происходит, когда связь с сетевым компьютером уже прекращена.

Второй способ, названный, естественно, on-line (на линии, на связи, произносится: онлайн), заключается  в том, что абонент во время  сеанса связи со своего компьютера получает возможность обратиться к  содержимому своего почтового ящика, просмотреть его и прочитать  письма.

Некоторые письма можно удалить не читая, на другие письма можно сразу дать ответ, воспользовавшись клавиатурой своего компьютера.

     Можно также послать все заготовленные заранее письма, являющиеся ничем иным как текстовыми файлами.

     В режиме on-line абонент не пользуется автоматическим режимом, а отсылает все письма сам, указывая их адреса и задавая соответствующую команду сетевому компьютеру.²

Один компьютер  может обслуживать нескольких абонентов. В случае использования on-line сети, каждый абонент осуществляет связь с  компьютерной сетью и выполняет  необходимые манипуляции для  получения или отправки информации в соответствии со своими задачами во время сеанса связи.

     Для абонентов сети off-line существует возможность иметь отдельный почтовый ящик на одном компьютере.

Каждый абонент  пользуется только своим почтовым ящиком, а рассылка и получение писем, связь с телеконференциями и  обращения к базам данных для  всех абонентов, пользующихся данным компьютером, осуществляются автоматически в  момент сеанса связи с компьютерной сетью. Такая сложная организация  обмена информацией с использованием одного компьютера приводит к необходимости  выделения специального администратора для координации всего обмена информацией, осуществления сеансов, связи и обнаружения заблудившихся  писем. 

2.1. Структура письма

    Электронное письмо состоит из следующих частей:

- Заголовков SMTP-протокола,  полученных сервером. Эти заголовки  могут включаться, а могут и  не включаться в тело письма  в дальнейшем, так что возможна  ситуация, когда сервер обладает  большей информацией о письме, чем содержится в самом письме. Так, например, поле RCPT TO указывает  получателя письма, при этом в  самом письме получатель может  быть не указан.

     Эта информация передаётся за пределы сервера только в рамках протокола SMTP, и смена протокола при доставке почты (например, на узле-получателе в ходе внутренней маршрутизации) может приводить к потере этой информации. В большинстве случаев эта информация не доступна конечному получателю, который использует не-SMTP протоколы (POP3, IMAP) для доступа к почтовому ящику. Для возможности контролировать работоспособность системы эта информация обычно сохраняется в журналах почтовых серверов некоторое время. ³

- Самого письма (в терминологии протокола SMTP - 'DATA'), которое, в свою очередь,  состоит из следующих частей, разделённых пустой строкой: 

- Заголовков  письма, иногда называемых по  аналогии с бумажной почтой  конвертом (англ. envelope). В заголовке  указывается служебная информация  и пометки почтовых серверов, через которые прошло письмо, пометки о приоритете, указание  на адрес и имя отправителя  и получателя письма, тема письма  и другая информация.

- Тела письма. В теле письма находится, собственно, текст письма. Согласно стандарту,  в теле письма могут находиться  только символы ASCII. Поэтому при  использовании национальных кодировок  или различных форм представления  информации (HTML, RTF, бинарные файлы)  текст письма должен кодироваться  по стандарту MIME и не может  быть прочитан человеком без  использования декодера или почтового  клиента с таким 

3. Достоинства и особенности электронной почты

     Электронная почта оказалась во многом удобнее обычной, «бумажной». Не говоря уже о том, что не приходится вставать из-за компьютера и идти к почтовому ящику, чтобы получить или отправить письмо. Кроме того:

- электронной  почтой сообщение в большинстве  случаев доставляется гораздо  быстрее, чем обычной;

- дешевле стоит;

- для отправки  письма нескольким адресатам  не нужно печатать его во  многих экземплярах, достаточно  однажды ввести текст в компьютер;

- если нужно  перечитать, исправить полученное  или составленное вами письмо, или использовать выдержки из  него, это сделать легче, поскольку  текст уже находится в машине;

- удобнее хранить  большое количество писем в  файле на диске, чем в ящике  стола;

- в файле легче  и искать;

- и, наконец,  экономится бумага.

     По самым скромным оценкам, в мире более 50 миллионов человек пользуются услугами электронной почты. В целом же, трафик электронной почты (протокол SMTP) занимает только 3.7% всего сетевого. Популярность ее объясняется, как насущными требованиями, так и тем, что большинство подключений - подключения класса «Dial-Up» (посредством модема).

     Электронная почта дает возможность посылать сообщения, получать их в свой электронный почтовый ящик, отвечать на письма корреспондентов автоматически, используя их адреса, исходя из их писем, рассылать копии письма сразу нескольким получателям, переправлять полученное письмо по другому адресу, использовать вместо адресов (числовых или доменных имен) логические имена, создавать несколько подразделов почтового ящика для разного рода корреспонденции, включать в письма текстовые файлы, пользоваться системой «отражателей почты» для ведения дискуссий с группой ваших корреспондентов и т.д. Из Internet можно посылать почту в сопредельные сети, если знаете адрес соответствующего шлюза, формат его обращений и адрес в сети.

      При пользовании e-mail, из-за ее оперативности, может сложиться ощущение телефонной связи, но всегда следует осознавать, что это все же почта. Все сообщения письменные, поэтому почти документированы, поэтому следует придерживаться этикета, принятого в обычной корреспонденции. В дополнение к этому следует помнить, что e-mail не обладает той степенью приватности, как обычная почта, так что, если вы не пользуетесь дополнительными средствами шифрования сообщений, не следует писать в посланиях e-mail ничего, чего вам бы не хотелось увидеть выставленным на всеобщее обозрение. Анонимность также исключена: источник прослеживается без труда. Хотя электронная почта может рассматриваться как частный случай передачи файлов, она имеет ряд особенностей, не привычных для стандартных процедур пересылки файлов. Во-первых, отправитель и получатель почти всегда люди, а не машины. Это означает, что система электронной почты состоит из двух различных, но тесно взаимосвязанных частей: одна обеспечивает взаимодействие с человеком (например, составление, редактирование, прочтение сообщений), другая - передачу сообщений (например, рассылка по спискам, обеспечение передачи).⁴

     Другое различие между электронной почтой и средствами передачи файлов общего назначения состоит в том, что почтовые послания представляют собой четко структурированный документ. Во многих системах каждое послание сопровождается большим количеством дополнительных полей. Они включают в себя имя и адрес отправителя, имя и адрес получателя, дату и время отправки письма, перечень людей, которым направлена копия письма, уровень значимости, степень секретности и многое другое.

      USENET - это сеть информационных серверов. В Usenet порядка 200.000 конференций (это каталог, куда стекаются сообщения на определенную тему), практически на любую тему отведена своя собственная группа. Сервера постоянно обмениваются между собой информацией, в результате происходит естественно обновление новостей.

     Пользователь ищет информацию в INTERNET либо с какой-либо целью, либо просто осматривается вокруг, чтобы знать, что есть в наличии. Море информации представлено в INTERNET, так что можно потратить огромное количество времени, просто переходя c одного сайта на другой и определяя, какая информация имеется в наличии. Эффект взрыва произвело появление таких средств управления поиском информации как GOPHER и WWW. GOPHER использует систему меню, чтобы позволить пользователям осуществлять выбор информации. WWW использует метафору web - паутина, т.к. эта система позволяет свободно перемещаться внутри системы, построенной на основе гипертекста (НТТР).

     Для того чтобы иметь возможность обмениваться письмами по электронной почте, пользователь должен стать клиентом одной из компьютерных сетей. Также как и в телефонных сетях, клиенты компьютерных сетей называются абонентами.

     Для каждого абонента на одном из сетевых компьютеров выделяется область памяти - электронный почтовый ящик.

     Доступ к этой области памяти осуществляется по адресу, который сообщается абоненту, и паролю, который абонент придумывает сам. Пароль известен только абоненту и сетевому компьютеру. Став абонентом компьютерной сети и получив адрес своего почтового ящика, пользователь может сообщить его друзьям, знакомым. Каждый абонент электронной почты может через свой компьютер и модем послать письмо любому другому абоненту указав в послании его почтовый адрес. Но сделать это можно, только сообщив компьютерной сети свой почтовый адрес и пароль (как доказательство того, что это действительно абонент).

     Все письма, поступающие на некоторый почтовый адрес, записываются в выделенную для него область памяти сетевого компьютера.

     Сетевой компьютер, содержащий почтовые ящики абонентов носит название хост компьютера.  
 
 
 
 

Заключение

     Основная привлекательность электронной почты - ее быстрота. Однако есть другие преимущества, которые не так широко известны. Телефон также предоставляет почти мгновенный доступ, но исследования показали, что около 75% телефонных вызовов заканчиваются безуспешно. Электронная почта имеет ту же скорость доступа, что и телефон, но не требует одновременного присутствия обоих абонентов на разных концах телефонной линии. Кроме того, она оставляет письменную копию послания, которое может быть сохранено или передано дальше. Более того, письмо одновременно может быть послано нескольким абонентам.

     Необходимость использования электронной почты в работе документоведа очевидна. Удобство, быстрота, дешевизна, необременительность, возможность передавать информацию любого объема в любую точку мира.

     Невозможно в рамках одной курсовой работы в полной мере осветить эту проблему, но будем надеяться, что в какой-то степени удалось дать ответы на основные вопросы - вопросы адресации, а также рассмотреть принципы организации протоколов приема и передачи и самой службы электронной     почты сети Интернет.

     Современные почтовые программы превратились из простого средства коммуникации в приложения для повышения производительности труда, которые помогают и на работе, и дома.

     Одной из таких программ является Outlook Express фирмы Microsoft. Благодаря тому, что программа встроена в самое распространенное программное обеспечение для персональных компьютеров Internet Explorer, она получила широкое распространение во всем мире. Большинство пользователей начинают свое знакомство с электронной почтой именно с этого продукта. А то, что она обладает к тому же достаточной функциональностью как для домашних пользователей, так и для офисного применения, сделало этот продукт лидером на рынке программ работы с электронной почтой.

     Главные достоинства Outlook Express - поддержка всех традиционных функций электронной почты, простой интерфейс, интеграция с браузером, встроенная программа чтения новостей и наличие русской версии. Основные недостатки - ограниченные возможности фильтрации и неполная поддержка протокола IMAP. То, что программа очень доступна, позволяет начинающим пользователям быстро освоить работу с электронной почтой, а если уж потом возможностей окажется мало, ничто не мешает перейти на другую программу. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы:

1. Драгунова Л.С., Морозова Г.А. Глобальная компьютерная сеть Интернет: Учебное пособие. - Новосибирск, 2003г.

2. Калугин А.А. «Немного об электронной почте». - М.: Академия, 2007 г.

3. Капелюх С.С. «Электронная почта. Самоучитель». - М.: Академия, 2010 г.

4. Михеева Е.В. «Практикум по информатике». - М.: Академия, 2009 г.