Эффективный документооборот в управлении бизнесом
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Уральский государственный экономический университет
Кафедра ценных бумаг,
корпоративных финансов
и инвестиций
контрольная РАБОТА
По дисциплине «делопроизводство»
НА
ТЕМУ: «ЭФФЕКТИВНЫЙ
ДОКУМЕНТООБОРОТ В УПРАВЛЕНИИ
БИЗНЕСОМ»
Группа:
2008.
1.
Введение…………………………………………………………
2. Система управления документооборотом и его функции……………..….4
3.
Заключение(вывод)…………………………………
4.
Список литературы……………………………………………………
В
основе успешного бизнеса любой
фирмы лежит правильность и своевременность
принятия решений руководством фирмы,
гибкое реагирование на изменения ситуации
на рынке или на предприятии. Постоянный
рост объемов информации, необходимой
для принятия управленческих решений,
приводит к тому, что приходится получать,
обрабатывать и хранить документы в большем
количестве, чем раньше. Традиционные
методы работы с документами становятся
при этом малоэффективными. Именно поэтому
наиболее эффективным документооборотом
в управлении бизнесом становится электронный
документооборот. Для правильного документоведения
существует множество различных программ.
Благодаря использованию техники, уменьшается
риск человеческого фактора. Ещё одним,
не менее важным фактором является
простота и удобство в работе с различными
видами отчётности и правильности понимания
сущности делопроизводства. Кроме того,
в современных непростых экономических
условиях может теряться гибкость в реагировании
на изменения рынка, вследствие чего дальнейший
рост компании останавливается. Правильно
организованный документооборот позволяет
избежать таких «болезней роста». Решению
задачи оптимизации документооборота
активно способствует динамичное развитие
современных компьютерных и сетевых технологий.
По экспертным оценкам применение электронного
документооборота способствует росту
производительности труда сотрудников
на 25-50%, а время обработки одного документа
сокращается более чем на 75%. Поэтому неоценимую
роль в деятельности любого предприятия
играет эффективная система управления
электронным документооборотом (СЭД),
обеспечивающая бесперебойную циркуляцию
его бизнес-потоков.
Система управления документооборотом и его функции.
Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов вомпьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают, текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.
Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы уникален. Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется. Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур специальные программные средства. С помощью конструктора бизнес–процедур процесс обработки документов можно представить как последовательность шагов. На каждом шаге обработки документа определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет, куда направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ.
Основными функциями СУД являются:
. прием, регистрация
и учет документов;
. упорядочение и классификация документов;
. обработка документов;
. дописывание комментариев к документам;
. поиск документов по названиям разделов,
ключевым словам;
. создание личных библиотек документов;
. изменение конфигурации документов;
. контроль версий документов при их
модификации;
. предоставление возможности удаленного
доступа к документам;
. управление информацией в базе данных;
. обеспечение безопасности данных,
разрешение доступа к документам
только определенным пользователям;
. пересылка и рассылка документов;
. администрирование учета и архивирования
данных.
Поиск документов должен осуществляться в соответствии с разнообразными их характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема, тип документа. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через глобальные сети.СУД можно разбить на пять подсистем1, решающие самостоятельные задачи (см. таблицу).
| Задача | Подсистемы СУД |
| Документы
нужно надежно хранить и быстро находить |
Централизованное
хранилище электронных |
| Документы
нужно обрабатывать в соответствии с действующими процедурами |
Система управления документооборотом |
| Участники процессов должны иметь эффективные средства взаимодействия | Коммуникационная среда |
| СУД должна быть связана с другими компонентами информационной системы | Интеграционные компоненты |
| Все это должно на чем-то работать | Системные компоненты |
СУД - это всего лишь одна из компонентов информационной системы, причем, как правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с "ручной" обработкой информации. Техническими средствами, позволяющими обеспечить функционирование СУД, являются информационные магистрали, серверы, дисковые массивы, библиотеки оптических дисков, сканеры для массового ввода документов и специализированное серверное программное обеспечение.
Определим тот необходимый
1. Стадия разработки документа, которая может включать: собственно разработку содержания документа; оформление документа; утверждение документа. В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.
2. Стадия опубликованного документа, которая может включать:
· архивный доступ; архивный документ: краткосрочного хранения; долгосрочного хранения.
· уничтожение документа. Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия.
Организация работы современного офиса предполагает оперативное информационное обслуживание. Сроки подбора всех документов по запрошенному руководством вопросу не должны превышать нескольких часов. В то же время многие документы (докладные, аналитические записки, отчёты, стенограммы заседаний и т.п.)содержат информацию о множестве вопросов, не отражённых в заголовках. Поэтому оперативную и максимально полную подборку можно получить, только используя компьютерный поиск по текстам документов в электронной форме. Для этого в СУД предусмотрена организация электронного архива, т.е., простыми словами, не надо идти в хранилище, искать дело, заполнять лист-заместитель, при необходимости – изготавливать копию документов, при возврате дела – осуществлять полистный просмотр, раскладку на место и т.п. – все процедуры автоматизируются.
Электронный архив предприятия - это комплекс программного и аппаратного обеспечения, предназначенный для решения следующих задач:
· Организация хранения электронных документов. Необходимо обеспечивать хранение произвольного количества электронных документов на разнообразных носителях.
· Организация учета бумажных и микрографических документов. Архивная система кроме работы с электронными документами должна учитывать бумажные и микрографические документы - система должна хранить только электронную карточку на документ данного типа и поддерживать контроль стандартных архивных операций: выдача документа, возврат документа и т.п.
· Организация поиска документов. Наряду с организацией хранения документов необходимо их быстро и эффективно искать
· Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы. Архивная система должна иметь защиту на уровне документа – каждый документ должен иметь ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции. Как правило, определяются следующие виды доступа (набор полномочий зависит от конкретной СУД):
а) полный контроль над документом;
б) право редактировать, но не уничтожать документ;
в) право создавать новые версии документа, но не редактировать его;
г) право аннотировать документ, но не редактировать и не создавать новые версии;
д) право читать документ, но не редактировать;
е) право доступа к карточке, но не к содержимому документа;
ж) полное отсутствие прав доступа к документу;
· Поддержка просмотра документов без загрузки приложений, которые порождают документ. Архивная система должна поддерживать специальные программы просмотра, позволяющие получить доступ к документам разнообразных форматов без загрузки ресурсоёмких приложений.
· Поддержка аннотирования документа. Иногда для обеспечения коллективной работы с документом необходимо позволять наносить комментарии на документ, не изменяя его основного содержания.
· Поддержка коллективной работы с документом. Выражается в поддержке целостности документов, для этого должны быть реализованы библиотечные функции выписки и возврата документов на/c редактирования, что предотвращает одновременное редактирование одного документа несколькими пользователями, устраняя тем самым возможные конфликты.
· Поддержка составных документов. Каждый документ может представлять собой совокупность других документов. Такой документ носит название составного или контейнера, а в делопроизводстве такой документ носит название "дело", по своим характеристикам он аналогичен простому документу.
· Поддержка распространения опубликованных документов.
· Персональный ввод бумажных документов. Ввод небольшого количества разнотипных бумажных документов осуществляется с помощью планшетных или персональных сканеров. После операции сканирования документ вручную индексируется путем заполнения карточки документа.
· Массовый (поточный) ввод бумажных документов. Основное отличие от предыдущего состоит в том, что обрабатывается большое количество однотипных документов. В качестве примеров приложений данной технологии в конкретных предметных областях можно привести: систему ввода и хранения платежных поручений в банке, систему обработки анкет опроса населения, систему обработки результатов голосования.
При организации систем документооборота одной из основных составляющих являются системы маршрутизации и контроля исполнения, которые оперируют документами, хранящимися в архиве.
· Свободная маршрутизация. Выделяется два основных типов маршрутов документов. Последовательная маршрутизация - документ последовательно проходит одного исполнителя за другим. Передача документа от одного пользователя к другому может происходить по истечении контрольного времени, либо после завершения работы одним из них. Параллельная маршрутизация - документ одновременно поступает всем исполнителям, а завершение маршрута происходит, когда один либо все пользователи завершат работу с документом.
· Системы электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов (маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата). С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.
· Свободная маршрутизация документов с контролем исполнения. Под контролем исполнения понимается следующая функциональность: Контроль доставки задания - инициатору выдается информация о том, что его задание достигло места назначения (исполнителя). Контроль прочтения задания - инициатору выдается информация о том, что с его заданием ознакомились сотрудники, для которых это задание было предназначено. Контроль выполнения - инициатору выдается информация о том, что задание выполнено. Мониторинг задания - инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием. Извещение о нарушении сроков исполнения - система документооборота может известить инициатора о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником. История выполнения заданий. Контроль качества исполнения - означает, что, если пользователь говорит о том, что задание исполнено, это еще не означает, что оно действительно исполнено, инициатор должен проверить качество исполнения, подтвердить или нет исполнение. Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий или в виде нового задания сформированного системой инициатору либо с помощью сообщения по электронной почте.
· Маршрутизация
документов по заранее определенным маршрутам
с контролем исполнения (жесткая маршрутизация).
Маршруты могут быть более сложными, чем
простые последовательные или параллельные:
комбинированные из последовательных
и параллельных элементов; условные, с
переходами в зависимости от состояния
тех или иных переменных маршрутов. Такие
маршруты становятся сложными для их задания
"на лету", поэтому в этом случае используется
специализированный графический редактор,
позволяющий создать маршрут. Инициатор
вызывает созданный и именованный маршрут
и прикрепляет к нему документы - инициирует
его. Система маршрутизации должна быть
интегрирована с архивной системой, и
реальные приложения для работы с документами
не могут быть основаны только на файловой
системе. И вот почему. Любой процесс маршрутизации
документов - это движение одного документа,
а не множества его копий, как это происходит
в системах электронной почты. Посылать
один документ необходимо не только по
соображениям экономии пространства,
но и в основном для поддержания его целостности
- в процессе маршрутизации многие пользователи
пытаются вносить изменения в документ.
Рассмотренные возможности и функции
обеспечивают построение любой частной
системы документооборота на любом предприятии
в любой предметной области. Естественно,
для построения частного решения можно
ограничивать функционал системы в зависимости
от предъявляемых заказчиком требований.
Проблемы управления потоками документов актуальны для любого предприятия. Но особенную остроту эти проблемы приобретают при переходе на новые компьютерные технологии проектирования, конструирования и подготовки производства, когда привычные бумажные документы заменяются электронными. В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации. Внедрение автоматизированной системы обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.
Внедрение автоматизированной системы управления предприятием, как и любое серьезное преобразование на предприятии, является сложным и зачастую болезненным процессом. Тем не менее, некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы. Все вышеперечисленные задачи, возникающие в процессе построения информационной системы, и методы их решения являются наиболее распространенными и естественно, каждое предприятие имеет свою уникальную организационную специфику, и при внедрении автоматизированной системы управления предприятием могут возникать различные нюансы, которые требуют дополнительного рассмотрения и поиска методов их решения.
Основные выводы:
· Перед тем, как осуществлять проект внедрения максимально необходимо формализовать его цели;
· Обязательно проводить стадию предпроектного анализа. Привлечь профессиональных консультантов для обследования предприятия и постановки задач менеджмента (затраты непременно окупятся);
· Необходимо старательно подходить к выбору программного обеспечения для построения корпоративной информационной системы, так как ошибки дорого обходятся. Посмотреть как можно больше систем, и посмотреть их "живьем", а не по маркетинговым материалам разработчиков. Разрабатывать систему силами своих программистов не даст желаемого результата. Готовые системы разрабатываются специализированными коллективами на протяжении многих лет и имеют реальную себестоимость гораздо выше продажной цены - известный парадокс характерный для программных и интеллектуальных продуктов;
· Можно установить высокий приоритет процессу внедрения системы, среди остальных организационных и коммерческих процессов и наделить высокими полномочиями руководителя проекта;
· Создать среди всех сотрудников предприятия атмосферу неотвратимости внедрения и постараться организационными мерами повысить темп освоения новых технологий;
· Внедрение автоматизированной системы управления предприятием как ремонт - его невозможно закончить, можно лишь прекратить. Так что внедрение, по сути, никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей промышленной эксплуатации вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления деятельностью вашего предприятия..
Управление
документами лишь часть глобальной
системы, частью которой может является
и простое хранилище файлов или
электронная почта. В своем развитии
подобные системы стремятся к
воплощению идеала – системы управления
знаниями, обычно на корпоративном уровне.
Список литературы.
1. Как управлять документами в современной организации. Таранов. В.А. 2003 год.
2. Система управления документами. Жданов. А.В. 2003 год.
3. Что такое электронный документооборот. Захаров. О.В. 2005 год.
4. Организация технологий офисной деятельности. Корнеев. И.К. 2006 год.
5. Для чего нужна автоматизация делопроизводства. Страстенко. В.В. 2006 год.
