Содержание 
 

1. Этапы подготовки  выставки

     Весь  процесс подготовки выставки можно  разделить на следующие этапы:

• Определение целей участия в выставке
• Выбор выставки и планирование бюджета
• Выбор и бронирование места в выставочном комплексе
• Выбор вида застройки и концепции стенда
• Выбор мероприятий, направленных на увеличение посещаемости стенда
• Подготовка рекламных материалов и сувенирной продукции
• Подготовка менеджеров
• Организация мероприятий по приглашению бизнес-партнеров
• Обработка контактов
• Подведение итогов

     Итак, первый этап — цели участия в выставке

     Вы  не сможете оценить эффективность  какого-либо мероприятия, не зная его целей. Прежде чем подводить итоги, придется ответить на два вопроса: каковы были цели выставки и были ли они достигнуты? Поэтому, не забудьте про цели.

     Вот несколько возможных вариантов  целей участия:

• формирование и поддержание имиджа компании;
• завязывание новых контактов и укрепление старых;
• формирование каналов распределения;
• изучение конкурентов
• презентация продукции;
• подтверждение «присутствия» на рынке и другие.

     Лучше всего, если вы сочетаете несколько  целей, в этом случае эффект от участия будет значительно выше.

     Второй  этап — выбор выставки и планирование бюджета

     Для начала необходимо определить наиболее важные выставки для вашей конкретной отрасли. В идеале, выставки планируются  за год при составлении годового бюджета и плана маркетинговых мероприятий. В процессе выбора можно ориентироваться на знакомых, Интернет, справочники. Приведу несколько полезных интернет-ресурсов о выставках:

• www.exposhow.ru
• www.exhibition.ru
• www.allexpo.ru
• www.exponet.ru

     Перед тем как принять решение об участии в новых выставках, необходимо их посетить. При посещении обратить внимание на оформление стендов, качество организации, маркетинговое сопровождение выставки. Возьмите выставочные буклеты, программу, внутренние СМИ.

     При выборе необходимо учитывать:

     Тематику  → Состав участников и посетителей  → Историю → Программу → Рекламный пакет организаторов → Сроки проведения

     Третий  этап — выбор и бронирование выставочной площади

     На  этом этапе вам необходимо окончательно определиться с бюджетом выставки, исходя из него — с размером стенда. Значительная часть выставочных затрат приходится на аренду площади. Конечно, чем больше площадь, тем лучше. Но это не значит, что на меньшей площади нельзя эффективно представить компанию.

     Место желательно выбирать наиболее проходное (ближе к входам, выходам, конференц-залам, кафе), также учитывать потоки посетителей.

     Расположение  стенда может быть островное (открыто 4 стороны), полуостровное (открыто 3 стороны), угловое (открыто 2 стороны) и линейное (открыта 1 сторона). Чем больше у стенда открытых сторон, тем лучше.

     Концепция стенда

     Выбор концепции стенда — это очень  важный этап. Ведь стенд будет представлять Вашу компанию. Он должен олицетворять цели, которые вы преследуете, участвуя в выставке, и соответствовать  вашему корпоративному стилю.

     Всего есть три основных вида стендов: стандартный, эксклюзивный и мобильный.

     Стандартный или типовой — это стенд на основе стандартного выставочного конструктива — панели белого цвета высотой не более 2,5 м, ковровое покрытие, фризовая панель, электрооборудование, некий набор мебели и прочее. Стандартный стенд не станет эксклюзивным, если вы внесете дополнительные элементы — подвесы, витрины, стеллажи, различные элементы мобильного стенда, плакаты, нанесение дополнительных логотипов и аппликаций…

     Естественно, у всех организаторов выставок свои условия, поэтому будет необходимо согласовать ваши пожелания с ними, дабы во время выставки не возникло дополнительных проблем.

     Под эксклюзивным понимается стенд, для изготовления которого используются различные материалы (дерево, стекло, ДСП, пластик, ткань и пр.) и дизайнерские решения, стенды нестандартной высоты.

     К эксклюзивным могут быть отнесены стенды, выполненные из выставочного конструктива, при изготовлении которых воплощены  индивидуальные дизайнерские разработки и требуется изготовление выставочных конструкций нестандартного типа и размера.

     Мобильный — это стенд-конструктор, который может многократно использоваться. У мобильных стендов очень много преимуществ и как всегда все зависит от ваших целей и задач.

     Пятый этап — выбор мероприятий, направленных на увеличение посещаемости стенда

     Существует  несколько традиционных способов обеспечения  посещаемости стенда. Можно крутить  рекламные ролики по внутреннему  выставочному радио, приглашающие посетить ваш стенд. В подкрепление к этому пустить по залу промоутеров, раздающих листовки с вашей рекламой и расположением стенда в выставочном зале.

     Можно крутить видео-ролик на выставочных  плазмах.

     Но  наиболее эффективно организовывать различные  мероприятия на самом стенде, что  привлекает посетителей и дает возможность сделать презентацию своей компании. Вот несколько идей: устроить конкурс или розыгрыш, параллельно пустить по залу промоутеров, раздающих приглашения; организовать фотосессию; организовать дегустацию; устроить яркое шоу (клоуны, акробаты); провести демонстрацию оборудования или делать это на протяжении всей выставке — ничто не привлекает так внимание, как работающее оборудование. Все зависит от вашей фантазии и ресурсов, которыми вы обладаете, а также специфики выставки.

     Шестой этап — подготовка рекламных материалов и сувенирной продукции

     Не  забудьте подготовить раздаточные  материалы. Что это может быть? — Все, что угодно!

     Советую посещать рекламные выставки, там  можно найти множество интересных идей и решений. Тем не менее, есть стандартный набор рекламной продукции, которая понадобится на выставке:

• носитель информации о компании и продукции (каталог, листовка, диск и прочее);
• визитки компании и именные (менеджерам);
• сувенирка (возможно несколько видов — для всех и VIP-персонам);
• блокнотики;
• пакетики;
• ручки и прочее.

     Этот  список может быть абсолютно любым.

     Седьмой этап — подготовка менеджеров

     Необходимо  тщательно готовить менеджеров к  выставке. Вы должны описать цели участия (возможно, составить конкретный план), дать справку по предполагаемой выставке (что за выставка, где находится, история, важность участия вашей компании в ней), рассказать о схеме работы, подготовить вместе презентацию продукции/услуг. Если планируется провести опрос, то нужно специально подготовить менеджеров для работы с анкетами. Важно работать сообща. Менеджер по маркетингу может очень многому научиться у менеджера по продажам и наоборот.

     Лучше всего, если на выставке будет присутствовать единый корпоративный стиль в  одежде. Менеджеры должны отличаться от посетителей! Ситуация, когда ваш потенциальный клиент не знает, к кому обратиться на стенде, часто становиться большим препятствием для установления контакта.

     Организация мероприятий по приглашению  бизнес-партнеров

     Сообщать  бизнес-партнерам о предстоящем мероприятии необходимо за месяц. Пригласительные билеты заказываются у организаторов выставки и совместно с отделом продаж рассылаются партнерам.

     В подкрепление к этому можно написать информационное письмо и разослать  его по e-mail. Для того, чтобы выявить степень заинтересованности событием, предложить в письме обратиться за дополнительной информацией в офис компании (например схема павильона).

     Проанонсируйте  данное событие на корпоративном  сайте и в СМИ.

     Обработка контактов

     Необходимо  сформировать список посетителей стенда, который менеджеры будут обрабатывать. Вы можете обзвонить всех, написать письмо, разослать дополнительную литературу (например каталог) — в любом случае вы должны напомнить о себе после выставки. Можно разработать специальные предложения (скидки, бонусы, подарки) для всех посетителей стенда, выставки — отличный повод позвонить и продолжить переговоры.

     Подведение  итогов

     Для начала, составьте отчет по данной выставке. Полный отчет, где вы разбираете все хорошее и плохое, что понравилось, а что нет. Соберите всю информацию, которую вы получили на выставке и проанализируйте ее. Оцените:

• степень достижения поставленных целей;
• посетителей стенда;
• работу персонала на стенде;
• сам стенд.

     Чем точнее были сформулированы выставочные  цели и целевые показатели, тем легче оценить выгоды. Целевыми показателями могут быть заключенные контракты, розничные продажи, количество контактов, резонанс в СМИ и прочее.

     Важно составлять отчет, так как в будущем  будет сложно вспомнить, а что  же было год назад и сравнить результаты. 

2. Этапы проектирования  экскурсии

     ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЦЕЛИ И ЗАДАЧ ЭКСКУРСИИ

     Работа  над любой новой экскурсией начинается с четкого определения ее цели. Это помогает авторам экскурсии более организованно вести работу в дальнейшем. Цель экскурсии — это то, ради чего показываются экскурсантам памятники истории и культуры и другие объекты. Рассказ экскурсовода подчинен той же конечной цели. Назовем несколько целей: воспитание патриотизма, любви и уважения к Родине, общественно-полезному труду, к другим народам; эстетическое воспитание, а также расширение кругозора, получение дополнительных знаний в различных областях науки и культуры и т. д. Задачи экскурсии — достичь целей путем раскрытия ее темы.

     ВЫБОР ТЕМЫ

     Выбор темы зависит от потенциального спроса, конкретного заказа или целенаправленного создания определенной тематики экскурсий. Каждая экскурсия должна иметь свою четко определенную тему.

     Тема  является стержнем, который объединяет все объекты и подтемы экскурсии в единое целое. Отбор объектов при создании экскурсии участники творческой группы ведут, постоянно сверяя свои материалы с темой. Однако мало отобрать объект по теме, надо найти конкретный материал, на котором эта тема будет раскрыта с наибольшей полнотой

     и убедительностью. Группировка тем лежит в основе существующей классификации экскурсий.

     ОТБОР ЛИТЕРАТУРЫ И СОСТАВЛЕНИЕ БИБЛИОГРАФИИ

     В ходе разработки новой экскурсии  составляется список книг, брошюр, статей, опубликованных в газетах и журналах, которые раскрывают тему. Назначение списка — определить примерные границы предстоящей работы по изучению литературных источников, оказать помощь экскурсоводам в использовании необходимого фактического и теоретического материала при подготовке текста. Перечень литературы размножается в нескольких экземплярах для удобства в работе группы и тех экскурсоводов, которые в будущем будут готовиться к проведению экскурсий по данной теме. В перечне называются автор, название, год издания, а также главы, разделы, страницы. При большом количестве литературных источников список может быть разделен на две части: «Основная литература» и «Дополнительная литература».

     ОПРЕДЕЛЕНИЕ ДРУГИХ ИСТОЧНИКОВ ЭКСКУРСИОННОГО МАТЕРИАЛА

     Помимо  публикаций в печати, могут быть использованы другие источники. Авторы экскурсии составляют их перечень, в который входят государственные архивы, музеи, хроникально-документальные и научно-популярные кинофильмы, где содержатся материалы по теме экскурсии. В качестве источника могут быть использованы воспоминания участников и очевидцев исторических событий. Однако при использовании мемуарных материалов во избежание неточностей и тенденциозности следует проявлять осторожность. Для рассказа должны быть отобраны только достоверные, тщательно проверенные факты и сведения. Значительную помощь в поиске и систематизации материала экскурсий могут оказать компьютерные энциклопедии, в том числе мультимедийные базы данных на лазерных дисках (CD-ROM).

     ОТБОР И ИЗУЧЕНИЕ ЭКСКУРСИОННЫХ ОБЪЕКТОВ

     Показ объектов, как уже отмечалось, является частью, занимающей главенствующее положение в экскурсии. Правильный отбор объектов, их количество, последовательность показа оказывают влияние на качество экскурсии.

     В качестве объектов могут быть:

     • памятные места, связанные с историческими событиями в жизни нашего народа, развитием общества и государства (например, Куликово поле, Бородино, места Курской битвы и др.);

     • здания и сооружения, мемориальные памятники, связанные с жизнью и деятельностью выдающихся личностей, произведения архитектуры и градостроительства, жилые и общественные здания, здания промышленных предприятий, инженерные сооружения (крепости, мосты, башни), мавзолеи, здания культурного назначения и другие постройки;

     • природные объекты — леса, рощи, парки, реки, озера, пруды, заповедники и заказники, а также отдельные деревья, реликтовые растения и др.;

     • экспозиции государственных и народных музеев, картинных галерей, постоянных и временных выставок;

     • памятники археологии — городища, древние стоянки, поселения, курганы с захоронениями, земляные валы, дороги, горные выработки, загоны, святилища, каналы и др.;

     • памятники искусства — произведения изобразительного, декоративно-прикладного искусства, скульптура, садово-парковое и др. искусство.

     Экскурсионные объекты классифицируются:

     • по содержанию — одно-плановые (произведение живописи, река, растение, животное, дом) и многоплановые (архитектурный ансамбль, лес, поле, улица, площадь города);

     • по функциональному назначению — основные, которые служат основой для раскрытия подтем, и дополнительные, показываемые во время переездов (переходов) между основными объектами в ходе логических переходов в рассказе;

     • по степени сохранности — полностью сохранившиеся, дошедшие до наших дней со значительными изменениями, частично сохранившиеся, утраченные.

     Перед экскурсионными работниками при  создании экскурсии стоит задача — отобрать из множества объектов самые интересные и по внешнему виду, и по той информации, которую они с собой несут.

     Правильный  отбор объектов обеспечит зрительную основу восприятия экскурсионного материала и глубокое раскрытие темы. В практике подготовки экскурсий выработана определенная методика оценки экскурсионных объектов. Применение этой методики особенно важно в тех случаях, когда создатели новой экскурсии, встречаясь на маршруте с несколькими объектами, сходными по содержанию, могут выбрать те из них, которые наиболее интересны для данной темы.

     Для оценки объектов, которые включаются в экскурсию, рекомендуется использовать следующие критерии:

• Познавательная ценность — связь объекта с конкретным историческим событием, с определенной эпохой, жизнью и творчеством известного деятеля науки и культуры, художественные достоинства памятника, возможность их использования в эстетическом воспитании участников экскурсии.
• Известность объекта, его популярность среди населения (например, такие объекты, как Красная площадь, Останкинская телевизионная башня и др.).
• Необычность (экзотичность) объекта. Имеется в виду особенность, неповторимость памятника истории и культуры, здания, сооружения. Необычность объекта может быть также связана с каким-то историческим событием, которое произошло в данном здании, на месте установки данного памятника, с легендой или историческим событием (например, церковь царевича Дмитрия в Угличе). Экзотичность может быть природного характера.
• Выразительность объекта, т. е. внешняя выразительность объекта, его взаимодействие с фоном, окружающей средой — зданиями, сооружениями, природой. Сохранность объекта. Производится оценка состояния объекта в данный момент, его подготовленности к показу экскурсантам.
• Местонахождение объекта. При отборе объектов должны учитываться расстояние до памятника, удобство подъезда к нему, пригодность дороги для автотранспорта, возможность подвоза к объекту экскурсантов, природная обстановка, окружающая данный объект, наличие места, пригодного для расположения группы с целью наблюдения.

     Временное ограничение показа объекта (по времени  суток, по дням, месяцам и сезонам) — это когда посещение и  осмотр объекта невозможны из-за плохой видимости или сезонности.

     Экскурсия не должна быть перегружена большим  количеством посещаемых объектов, так как это увеличивает ее длительность и вызывает утомляемость экскурсантов, а внимание и интерес при этом ослабевают. Оптимальная продолжительность городской экскурсии составляет 2—4 академ. часа, при этом экскурсанты с интересом воспринимают не более 15— 20 экскурсионных объектов.

     В экскурсию могут входить объекты  как одной группы (например, памятники  архитектуры), так и нескольких групп (памятные места, исторические памятники, жилые здания, природные объекты). Набор объектов зависит от темы экскурсии, ее содержания, состава экскурсионной группы. Неправильно, например, когда вся обзорная экскурсия построена исключительно на показе скульптурных памятников и монументов. Следует избегать однообразия построения зрительного ряда. Зрительные впечатления экскурсантов будут неполными, если в маршрут наряду с памятниками и монументами не будет введен показ отдельных зданий и улиц, площадей, памятных мест, объектов природы.

     Отбор объектов заканчивается составлением карточки (паспорта) на каждый из них. Данные карточки используются как для конкретно разрабатываемой темы, так и для будущих экскурсий.

     В карточку объектов вносятся следующие  данные:

     1) наименование объекта (первоначальное и современное), а также название, под которым памятник известен у населения;

     2) историческое событие, с которым связан памятник, дата события;

     3) местонахождение объекта, его почтовый адрес, на чьей территории памятник расположен (город, поселок, промышленное предприятие и т. д.);

     4) описание памятника (подъезд к нему, его автор, дата сооружения, из каких материалов изготовлен, текст мемориальной надписи);

     5) источник сведений о памятнике (литература, где описан памятник и события, связанные с ним, архивные данные, устные предания, основные печатные работы и места хранения неопубликованных работ);

     6) сохранность памятника (состояние памятника и территории, на которой он находится, дата последнего ремонта, реставрации);

     7) охрана памятника (на кого возложена);

     8) в каких экскурсиях памятник используется;

     9) дата составления карточки, фамилия и должность составителя.

     К карточке прикрепляется фотография объекта, воспроизводящая его нынешний и прежние виды.

     В карточке на архитектурные, природные, археологические объекты могут быть включены и другие сведения. Например, в карточку на памятник архитектуры (здание) включаются сведения о наличии скульптуры, изразцов, стенописи в декоративном убранстве памятника (снаружи, внутри), о типе и конструкции здания, техническом состоянии его (степени сохранности). Наличие карточек на все экскурсионные объекты, расположенные на территории

     данного края, ускоряет разработку новых экскурсионных  тем, позволяет разнообразить использование  памятников в экскурсиях на разные темы, делает их показ более активным.

     СОСТАВЛЕНИЕ МАРШРУТА ЭКСКУРСИИ

     Маршрут экскурсии представляет собой наиболее удобный путь следования экскурсионной группы, способствующий раскрытию темы. Он строится в зависимости от наиболее правильной для данной экскурсии последовательности осмотра объектов, наличия площадок для расположения группы, необходимости обеспечения безопасности экскурсантов. Одна из задач маршрута — способствовать наиболее полному раскрытию темы.

     Основные  требования, которые должны быть учтены составителями маршрута, — организация показа объектов в логической последовательности и обеспечение зрительной основы для раскрытия темы.

     В практике экскурсионных учреждений существуют три варианта построения маршрутов: хронологический, тематический и тематико-хронологический.

     Примером  хронологического построения маршрута могут служить экскурсии, посвященные  жизни и деятельности выдающихся людей.

     По  тематическому принципу построены  экскурсии, связанные с раскрытием определенной темы в жизни города (например, «Литературное Подмосковье» и др.).

     Все обзорные городские экскурсии построены  по тематико-хронологическому принципу. Последовательность изложения материала по хронологии в таких экскурсиях соблюдается, как правило, только при раскрытии каждой подтемы.

     Разработка  маршрута — сложная многоступенчатая процедура, требующая достаточно высокой квалификации и являющаяся одним из основных элементов технологии создания новой экскурсии. Объекты, в зависимости от своей роли в экскурсии, могут быть использованы как основные и дополнительные.

     Основные  объекты подвергаются более глубокому  анализу, на них раскрываются подтемы экскурсии.

     Показ дополнительных объектов, как правило, осуществляется при переездах (переходах) экскурсионной группы и не занимает главенствующего положения.

     Маршрут строится по принципу наиболее правильной последовательности осмотра объектов и намечается с учетом следующих требований:

     — показ объектов следует проводить в определенной логической последовательности, не допуская ненужных повторных проездов по одному и тому же участку маршрута (улице, площади, мосту, шоссе), т. е. так называемых «петель»;

     — наличие доступности объекта (площадки для его осмотра);

     — переезд или переход между объектами не должен занимать 10—15 минут, чтобы не было слишком длительных пауз в показе и рассказе;

     — наличие благоустроенных остановок, в том числе санитарных, и мест парковки транспортных средств.

     Рекомендуется к моменту проведения экскурсии  иметь несколько вариантов движения группы. Необходимость изменения маршрута в ряде случаев вызывается транспортными «пробками», ремонтными работами на городских магистралях. Все это должно быть учтено при создании различных вариантов маршрута.

     ОБЪЕЗД (ОБХОД) МАРШРУТА

     Объезд (обход) маршрута является одним из важных этапов разработки новой экскурсионной темы. При организации объезда (обхода) маршрута ставятся задачи: 1) ознакомиться с планировкой трассы, улицами, площадями, по которым проложен маршрут; 2) уточнить место, где расположен объект, а также место предполагаемой остановки экскурсионного автобуса или пешеходной группы; 3) освоить подъезд на автобусе к объектам или местам стоянок; 4) провести хронометраж времени, необходимого для показа объектов, их словесной характеристики и передвижения автобуса (пешеходной группы), а также уточнить продолжительность экскурсии в целом; 5) проверить целесообразность использования намеченных объектов показа; 6) выбрать лучшие точки для показа объектов и варианты расположения экскурсионной группы; 7) выбрать методику ознакомления с объектом; 8) в целях безопасности передвижения туристов по маршруту выявить потенциально опасные места и принять меры.