Экспертиза ценности документов. 5

     ВВЕДЕНИЕ

      В деятельности государственных  и  негосударственных организаций  и предприятий, частных лиц создается  огромное число документов, которые  не одинаковы с точки зрения значения и ценности. Одни документы имеют  значение только для самой организации  и ее работников, другие представляют интерес для общества в целом, поскольку имеют научно-техническое, историческое, экономическое, социально-правовое, культурное или значение. Для определения значимости документов проводится  работа по экспертизе ценности документов.

      Экспертиза  ценности документов – отбор документов на государственное хранение или  установление сроков их хранения на основе принятых критериев.¹ В ходе ее проведения определяется ценность документов, обуславливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. Благодаря экспертизе ценности документов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтожение малоценных документов.

      Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документа.

      Целью контрольной работы  является рассмотреть основные принципы проведения экспертизы ценности документов.

      Задачами  является изучение нормативно-методической базы экспертизы ценности документов, ознакомиться с критериями проведения ЭЦД. 
 
 
 
 

      1. НОРМАТИВНО – МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА  ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

      При организации работы с документами  необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые  предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение  номенклатуры дел, создание архива организации  для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

      Основной  состав информационно – правовых норм закреплен в Конституции  Российской Федерации.

      Гражданский кодекс РФ (ч.1-2), регулируя гражданско-правовые отношения, устанавливает порядок документирования отдельных видов документов, виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских правоотношений. В частности ГК РФ определяет состав учредительных документов организаций различных организационно-правовых форм, устанавливает виды гражданско-правых договоров, договоров в сфере внешнеэкономической деятельности.²

      Трудовой  кодекс Российской Федерации³ является основным законодательным актом,  регламентирующим содержание документов сферы трудовых отношений, требования к оформлению персональных данных. Анализ материалов и документов предприятия при написании работы  проводился с учетом требований трудового законодательства.

      Кодекс  Российской Федерации  об административных правонарушениях устанавливает меры административного наказания за нарушения в сфере делопроизводства. Так в Кодексе РФ об административных правонарушениях к числу правонарушений относиться несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов. ⁴

      Федеральный закон РФ от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» устанавливает обязанности акционерных обществ по хранению целого ряда документов, а также определяет обязательность передачи документов на государственное хранение.⁵

      Федеральный закон РФ от 21.11.1996 г. «О бухгалтерском  учете РФ» не только обязывает  организации хранить первичные  учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность, но и устанавливает сроки их хранения – не менее пяти лет.

      Распоряжение  Правительства Российской Федерации  № 358 – р⁶ обязало учредителей – юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, вести учет и сохранность документов по личному составу в установленном порядке.

      Нормативно  – методической основой работы архивов  являются разработки Росархива РФ и  др. учреждений государственной архивной службы РФ. В их числе наиболее важными  считаются:

      ФЗ  от 22.10.2004 №125-ФЗ « Об архивном деле в  Российской Федерации». Данный федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.⁷ Закон устанавливает основные понятия, полномочия РФ, субъектов РФ, муниципальных образований в области архивного дела, состав Архивного фонда РФ, управление архивным делом в РФ, хранение и учет архивных документов, комплектование архивов, использование архивных документов, ответственность за нарушение законодательства об архивном деле.

      Основные  правила работы архивов организаций, 2000.

      "Основные  правила работы архивов организаций"  сохранили преемственность с Правилами 1987 года, которые и до настоящего времени не утратили практического значения. Это касается таких вопросов, как задачи и функции архивов, порядок подготовки и передачи дел и документов из подразделений организации в ее архив, условия и режим обеспечения физической сохранности документов, организация и проведение экспертизы ценности, отбора и передачи документов на постоянное государственное хранение. "Основными правилами работы государственных архивов Российской Федерации", также недавно вышедшими в свет (М.: Росархив, 2002) учтен фактор широкого внедрения в делопроизводство и архивное дело современных информационных технологий, и в этой связи в них включены положения по учету, экспертизе ценности и передаче на государственное хранение электронных документов, а также имеется подраздел, определяющий основные требования к формированию и ведению научно-справочного аппарата к документам архива. ⁸ Правила устанавливают комплекс положений, норм и требований, позволяющих на их основе выполнять архивами организаций все их функции по формированию архивного фонда организации, описанию и учету документов, обеспечению сохранности документов, их использованию в самой организации и по запросам иных пользователей, а также передаче упорядоченных документов постоянного хранения в государственные архивы.

      Основные  положения Государственной системы  документационного обеспечения  управления, но этот документ носит  рекомендательный характер и в определенной части,  устарел. Тем не менее, некоторые положения ГСДОУ сохраняют силу и в настоящее время.⁹

      Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти¹⁰ разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

      Типовая инструкция устанавливает общие  требования к функционированию служб  документационного обеспечения  управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации.

      Важнейшим справочным пособием при работе по экспертизе ценности документов служат различные перечни документов. Перечни, утвержденные Главархивом СССР, Росархивом, являются также и нормативными документами при определении сроков хранения конкретных категорий дел и документов, т.е. указанные в них сроки хранения обязательны. Нормативным документом, определяющим эти сроки являются перечни. С декабря 2000 г. действует  Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения¹¹.

        Главное назначение перечней  состоит в обеспечении сохранности ценных документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, и их поступление на государственное хранение.

      Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, требуется при составлении номенклатуры дел. При проведении экспертизы ценности документов особую роль играют сроки хранения документов, которые являются важнейшим критерием отбора документов на хранение и уничтожение.

      Перечень  содержит сведения по срокам хранения типовых документов, образующихся при  документировании управленческой, научно-технической  и производственной деятельности, в  большинстве организаций.

      Существуют  два вида перечней документов: с  указанием сроков хранения и подлежащих передаче на государственное хранение. Перечни документов по срокам хранения делятся на две группы: перечни  типовых документов, называемые обычно типовые перечни, и ведомственные перечни. Перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, являются типовыми, но охватывают только документы постоянного хранения.

      Примерное положение о постоянно действующей  экспертной комиссии организации. Утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 №2.

      Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации.

      Действующими  являются также ряд ведомственных  перечней, разработанных в 1970-1980 годах  большинством министерств и ведомств на основе типовых общегосударственных перечней.

      Ведомственные перечни дополняют и конкретизируют состав документов для определенных отраслей, устанавливают сроки хранения специфических, свойственных конкретной отрасли, документов.

      В типовые перечни, как правило, не включаются документы специфические, характерные для какой-то определенной отрасли народного хозяйства (например, документы медицинские, военные, судебные и т.п.). На основании типовых перечней министерства и ведомства разрабатывают ведомственные перечни, включающие и типовые документы, и документы, специфические для данной отрасли, т.е. охватывающие всю документацию учреждений данной отрасли от высшего органа до низовой организации. Сроки хранения типовых документов соответствуют срокам, указанным в типовых перечнях (включая отметку ЭПК). Сроки хранения специфических документов, создаваемых в результате выполнения учреждениями и предприятиями отрасли специальных отраслевых функций, определяются путем тщательного изучения состава и содержания этих документов на основе принципов и критериев экспертизы ценности документов. После прохождения всех стадий обсуждения и согласования ведомственные перечни утверждаются руководством соответствующего ведомства и ведущим учреждением государственной архивной службы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

        ПРИНЦИПЫ ОТБОРА ДОКУМЕНТОВ И КРИТЕРИИ ИХ ОЦЕНКИ

     Экспертиза  ценности документов – это изучение документов на основании критериев  их ценности в целях определения  сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение¹². Другой нормативный документ дает нам следующее определение экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев¹³.  В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.

     Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрение общественных явлений в процесс их развития, учет определенных закономерностей такого развития.

     Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так и внешние особенности.

     На  основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документальном фонде, т. к. они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.

     На  основе принципов экспертизы разработана  система критериев, т. е. научно обоснованных признаков, позволяющих определять степень ценности документов¹⁴.

      В Основных правилах работы ведомственных  архивов критерии объединены в три  группы: критерии происхождения (роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ими функций; время и место образования документов); критерии содержания (значимость события, отраженного в документе, значение содержащейся в нем информации, ее повторение в других документах); критерии внешних особенностей (юридическая достоверность документа, т.е. наличие подписей, дат, печати; наличие резолюций и помет; особенности передачи текста; особенности материальной основы документа; особенности физического состояния документов). 

      2.1. КРИТЕРИИ ПРОИСХОЖДЕНИЯ

      Значимость  учреждения или лица, которые создали  документы. В процессе развития государства создаются учреждения, организации, предприятия с разнообразными функциями. Ценность комплекса документов, созданных в них, определяется прежде всего значимостью учреждения в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и других отраслей жизни общества.

      Органы  государственной власти и управления создают документацию, отражающую деятельность государства, научные учреждения — научно-технический прогресс, производственные объединения — развитие экономики и т.п.

      Отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

      Документы создаются и накапливаются не только в учреждениях, но и у людей. Они могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют документы крупных партийных и государственных деятелей, ученых, организаторов производства, военачальников, писателей, художников, Героев Советского Союза и Героев Социалистического Труда и других лиц.

      Фонды личного происхождения хранятся в федеральных и местных госархивах, в архивах учреждений Академии наук и в ряде других ведомственных архивов. Архивные учреждения ведут также собирание документов журналистов, краеведов и других лиц, чьи документы могут помочь изучению истории родного края. Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп. Главные из них: личные документы, документы, созданные фондообразователем (научные, творческие и др.), переписка (деловая и личная), могут быть документы, собранные данным лицом (коллекции). Большой интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и села. Время и место образования документов. Эти два критерия, как правило, взаимосвязаны. Они также являются основными критериям экспертизы. В истории нашей страны были периоды, насыщенные событиями особой важности, сыгравшими огромную роль в жизни общества и государства. Советское архивоведение к таким периодам относит: периоды Отечественной войны 1812 г., первой русской революции 1905 — 1907 гг., февральской буржуазно-демократической революции 1917 г., Великой Октябрьской социалистической революции, гражданской войны и иностранной интервенции, коллективизации сельского хозяйства и социалистической реконструкции народного хозяйства, Великой Отечественной войны 1941 — 1945 гг.

      Необходимо  было сохранить комплексы документов, полно и всесторонне освещающие эти периоды. Задача эта нелегкая, так как в периоды гражданской и Великой Отечественной войн создавалось меньше документов, характерных для мирного времени; во время войн и революций создавалась новая специфическая документация; в эти периоды были утеряны и погибли массы документов. Поэтому при отборе документов на государственное хранение архивисты проявляли максимум внимания и осторожности, принимая в ряде случаев в государственные архивы второстепенную документацию не только для возмещения утраченных основных документов, но и для освещения отдельных событий.

      Критерий  времени применяется не только к  документам прошлого. В деятельности каждого учреждения, организации, предприятия есть периоды, имеющие особое значение. Это периоды организации и реорганизации (с изменением функций), выполнения особых заданий. Документы за этот период также требуют особого внимания при экспертизе ценности, и на государственное хранение отбирается большее количество документов, чем в обычные годы.

      Критерий места происхождения документов тесно связан с критерием времени: при оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания. Например, документы хозяйственного характера, созданные в период Великой Отечественной войны в прифронтовых городах и населенных пунктах, могут представлять значительный интерес. Большую ценность имеют все документы, созданные на временно оккупированной территории страны, в партизанских отрядах.

      Критерий  места применяется и в тех  случаях, когда значительные события происходят на территории какой-то области, края, республики. Так, строительство гидроэлектростанций, крупных промышленных комплексов, подготовка к эксплуатации новых месторождений полезных ископаемых и строительство городов и т.п. меняют экономическую, а иногда и административную структуру данного района, области. Возникают новые организации, рождаются новые комплексы документов, которые представляют особый интерес в связи со значимостью данного события. 

      2.2. КРИТЕРИИ СОДЕРЖАНИЯ

      Значимость  содержания документов (критерии содержания). Этот критерий применяется во всех случаях. В общем массиве документов создаются документы, отражающие основную деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждений.¹⁵

      К первой группе документов, наиболее полно  отражающих основную деятельность учреждений, относятся: уставы, положения, штатные расписания, приказы, перспективные и годовые планы, годовые и сводные отчеты по отраслям, доклады, обзоры, протоколы совещаний, заседаний, собраний, некоторая часть директивных указаний вышестоящего органа и переписка с ним по выполнению стоящих перед учреждением задач, указания, направляемые подчиненным организациям, материалы по проверкам выполнения постановлений правительства, приказов министра и другие материалы по контролю, часть материалов по изобретательству и рационализации, некоторые материалы по технике безопасности и ряд других.

      Документы, относящиеся ко второй группе, как  правило, численно превосходят первую. Некоторые из них имеют долговременное справочное значение (например, значительная часть документов по личному составу), но подавляющее большинство документов теряют свое оперативное и справочное значение через один — пять лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, табуляграммы, переписка по снабжению, текущему ремонту и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность учреждения.¹⁶

      Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам (приказы, протоколы, планы и др.). Однако ряд категорий документов имеется в учреждениях только в копиях, в том числе такие важные, как отчеты, докладные записки, различные справки по вопросам деятельности учреждения, подлинники которых направляются оформленными и подписанными в вышестоящие инстанции, органам ЦСУ и др.

      Согласно  ЕГСД копии писем, отправленных учреждением, должны быть заверены, иметь номер и дату. Это правило существует давно и в большинстве учреждений выполняется. Но остающиеся экземпляры отчетов полностью оформляются далеко не всегда. Во многих случаях это третьи экземпляры, иногда с неисправленными ошибками, опечатками, с неполным набором приложений. Нередко встречаются отчеты, неподписанные и недатированные, а если оказываются две редакции неоформленного отчета, то решить, какая из них окончательная, бывает трудно.

      Работникам  делопроизводства необходимо строго соблюдать  требования своевременного оформления копий отправляемых документов, в первую очередь документов постоянного срока хранения. Это необходимо для будущего использования документов, так как и в публикациях, и в ссылках на основание при выдаче справок отметка "незаверенная копия" снижает ценность источника.¹⁷

      Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с "широким распространением дублетных документов во всех учреждениях, организациях и на предприятиях. Дублетный документ — это один из экземпляров документа, размноженного с оригинала. ¹⁸ Цель такого размножения — рассылка учреждениям или структурным подразделениям документа для повышения оперативности работы либо для информации.

      Размноженные  документы бывают машинописные, в  виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные с помощью другой множительной аппаратуры и даже изготовленные типографским способом (преимущественно для рассылки подведомственным учреждениям). В последние годы в связи с широким распространением в учреждениях множительной техники практикуется размножение многих получаемых документов, исполнение которых поручается нескольким структурным подразделениям или сотрудникам. Это облегчает работу исполнителей.

      Если  при отборе на государственное хранение преимущество отдается подлинникам или заменяющим их копиям, то для повседневной работы в канцелярии и в архиве учреждения целесообразно использовать дублеты. Речь идет главным образом о документах, которыми постоянно пользуются: планы, отчеты, приказы, особенно по личному составу. Для того чтобы сохранить основные экземпляры этих документов в хорошем состоянии, следует иметь дублеты, которые можно будет уничтожить за минованием надобности.

      Перечень  документов, подлежащих приему в государственные  архивы , предусматривает в ряде случаев прием отчетов в составе фонда учреждения-автора и в составе фонда вышестоящего учреждения с дальнейшей экспертизой в стенах государственного архива. Если материалы этих учреждений передают в разные архивы (например, фонд вышестоящего учреждения находится в РГАЭ, а подведомственного — в областном архиве), то такая дублетность в масштабе АФ в настоящее время представляется целесообразной.

      Поглощенность содержания. Этот критерий применяется  особенно широко при экспертизе текущей плановой и отчетной документации: содержание месячных отчетов поглощается квартальными отчетами, содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом; содержание оперативных сводок поглощается за большой отрезок времени; планы квартальные и месячные составляются на основе годового и практически поглощены им.

      Поглощение  содержания происходит и по другой линии: отчеты структурных подразделений  поглощаются отчетом учреждения, отчеты подведомственных организаций частично поглощаются сводным отчетом по отрасли (или по учреждениям одной отрасли в масштабе района, области).

      На  государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных, что легко сделать в рамках одного учреждения. Значительно сложнее это выполнить при решении вопроса о хранении отчетов подведомственных организаций, так как поглощение происходит не полное.¹⁹

      2.3. КРИТЕРИИ ВНЕШНИХ ОСОБЕННОСТЕЙ ДОКУМЕНТА

      Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. ²⁰ Этот критерий примыкает к предыдущему, поскольку юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные подлинники. Имеются, правда, некоторые категории документов, у которых юридической силой обладают и вторые, и третьи экземпляры (например, разного рода договоры, акты), и даже копии (удостоверения об образовании, акты гражданского состояния), и выписки (например, из приказов, решений), но при условии наличия всех реквизитов документа. Поэтому важно в процессе делопроизводства правильно оформлять документы, особенно постоянного хранения.

      Физическое  состояние документа. Этот критерий — вспомогательный и применяется  в отдельных случаях. Один из случаев  применения этого критерия — наличие  сильно поврежденных документов, например были залиты водой и слиплись, повреждены плесенью так, что часть текста почти или совсем нечитабельна. В этих случаях, как правило, устанавливается, относятся ли эти документы к основным в конкретном учреждении или к вспомогательным. Те дела и документы, утрата которых обеднит комплексы документов за определенный период, не даст возможности в будущем историкам всесторонне изучать какую-то серьезную проблему, передаются на реставрацию. Те же документы, которые хоть и содержат полезную информацию, но не являются основными, могут быть выделены для уничтожения согласно критерию физического состояния.

      Следует иметь в виду, что документы  особой ценности должны сохраняться, как  бы сильно испорчены они не были: техника реставрации развивается, документы, казавшиеся безнадежно испорченными в 30-х годах, теперь восстанавливаются. Уже в начале 50-х годов в Центральной научно-исследовательской лаборатории Главархива СССР фотографировали в инфракрасных лучах архивные документы с полностью выцветшим текстом, и на фотографии текст был ясно виден. Можно предположить, что документы, не читаемые сегодня, могут быть прочтены в будущем.