Электронный документ. Система электронного документооборота

ГБОУ СПО  «ЧИТ»

АТТЕСТАЦИОННО-ВЫПУСКНАЯ  РАБОТА

ТЕМА: Электронный  документ.

Система электронного документооборота.

Выполнил: Каменских  Юлия 1гр. 3 курс

Проверил: Строкач Вера Ивановна

г. Чусовой

2012 год

Оглавление

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ 4

Понятие «электронный документ» 4

Понятия «Экземпляр», «Подлинник», «Копия», «Юридическая сила» электронного документа 6

Регистрация и обработка документов 7

«Исходящие документы» — создание, согласование, регистрация исходящих документов 7

«Внутренние документы» — работа с внутренними документами 7

Электронная цифровая подпись 9

Нормативно-правовые документы касающиеся эцп 9

Основные цели применения эцп 9

Функции эцп 10

Виды эцп 10

Присоединенная электронная цифровая подпись 10

Отсоединенная электронная цифровая подпись 11

Электронная цифровая подпись внутри данных 11

Удостоверяющие центры (УЦ) 11

Служба штампов времени 12

Что еще позволяет осуществить использование цифровой подписи? 13

Что необходимо сделать для работы с ЭЦП? 14

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (СЭД) 14

Системы электронного документооборота 15

Характеристики СЭД: 16

Возможности электронного документооборота 17

1С: Архив 17

Хранение документов 18

Создание документов. 18

Учет документов 18

Взаимодействие пользователей 18

Работа с документами 19

Регистрация корреспонденции 19

Коллективный доступ 19

Версионирование. 19

Доступ через Web 19

Поиск 19

Права доступа 20

Основные отличия 1С:Архива от файл-сервера: 20

Электронный архив 21

Электронный архив -  документов это информационная система многопользовательского доступа к электронным документам. 21

Основные функции электронного архива: 21

Зачем нужно создавать электронный архив документов: 22

Профессиональное уничтожение документов 24

Хранение документов 24

Передача дел в архив учреждения, 25

Сдача документов в архив  на хранение при ликвидации. 26

Организация архива внутри компании. 26

Зачем нужно создавать электронный архив на предприятии? 27

Преимущества электронного архива 28

Надежное централизованное хранилище электронной документации Быстрый целевой поиск 28

Особенности систем электронного архива 29

Основные функции 29

Акустические системы 30

Азы акустики 30

Большие или маленькие 31

Закрытые или фазоинвекторные 31

Заключение 33

Список литературы 34

Вступление

История делопроизводства в России насчитывает столетия. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти, по которым мы можем изучить, в том числе и историю делопроизводства. Условиями необходимости и возможности становления делопроизводства являются развитая письменность, овладение ею правящей элитой общества, установление государственности. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X веке в Древнерусском государстве была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечательно, что в обоих договорах упоминается о практике составления документов. В первом случае - письменных завещаний, во втором — подорожных грамот для купеческих кораблей. С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы, посвященные святым, выбранным в покровители конкретного города. В крупных городах существовали хранилища документов. Центрами ведения и хранения документации были также гостиные дворы и монастыри. В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов. В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы. В указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам, т.е. была сделана попытка формализовать текст документа, сделать его максимально удобным для чтения. Несколько ранее — указом от 22 февраля 1714 г. — губернаторам предлагалась форма ведомости для присылки сведений о произведенных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов. XVIII век в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

Управленческая деятельность в  России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые являются источником этой деятельности. Сегодня документ является основным представлением информации на предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей.

Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно  в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.

Понятие «электронный документ»

• Документ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования.
• Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
• Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;
• Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
• Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации ЭВМ;
• Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа";
• Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
• Электронный документ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа.
• Электронное сообщение - информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразована в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа.
• Электронный документ - электронное сообщение, имеющее реквизиты для идентификации его как документа.
• Электронный документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств ВТ и электросвязи в целях хранения и общественного использования. Электронный документ должен быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Понятия «Экземпляр», «Подлинник», «Копия», «Юридическая сила» электронного документа

Разрешенные к применению формы  аналоговых документов регистрируются и систематизируются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и  кодирования технико-экономической  и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных  к применению в народном хозяйстве. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные  формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации.

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) аналоговые документы по виду оформления различаются  как:

• Подлинник - первый или единичный экземпляр документа;
• Дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
• Копия - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;
• Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу;
• Выписка - копия части документа, оформленная в установленном порядке

Регистрация и обработка документов

«Исходящие  документы» — создание, согласование, регистрация исходящих документов

«Исходящие  документы», компонент приложения «Делопроизводство», предназначен для работы с исходящими документами в рамках общей системы ведения автоматизированного делопроизводства.

Работа с исходящими документами  включает в себя выполнение следующих операций:

• Создание проекта нового исходящего документа
• Направление исходящего документа на согласование
• Согласование документа
• Направление документа на подпись
• Подписание документов
• Регистрация документов
• Отправление документа адресату

Исходящие документы могут быть подготовлены сотрудником организации и автоматически направлены определенным в документе должностным лицам на согласование. Согласующие могут согласовать документ или, в обоснованных случаях, отклонить. Отклоненный документ возвращается автору на доработку, а согласованный всеми согласующими направляется руководителю на подпись. Руководитель может вернуть документ автору на доработку, дополнительно направить на согласование или подписать его. После подписания документ направляется в канцелярию, где регистрируется и отправляется адресату.

«Внутренние документы» — работа с внутренними документами

«Внутренние документы», компонент приложения «Делопроизводства», предназначен для работы с внутренними  документами в рамках общей системы автоматизации делопроизводства.

Полный цикл обработки и движения внутренних документов включает в себя следующие операции:

1. Создание проекта документа исполнителем
2. Согласование
3. Подпись
4. Рассмотрение/утверждение
5. Регистрация
6. Непосредственное исполнение или использование документов
7. Ознакомление
8. Распределение документов по тематическим комплексам (делам)
9. Контроль исполнения документов

Создание внутренних документов в  учреждении может быть инициировано любым сотрудником, а его согласование четко регламентируется в инструкции по делопроизводству. В случае, когда этап согласования опускается по инициативе исполнителя, документ передается непосредственно на подпись руководителю.

При передаче проекта документа  на согласование и подпись сотрудникам, участвующим в жизненном цикле документа, сообщения о необходимости его согласования направляются автоматически. Должностные лица могут согласовать документ или отклонить его с обоснованием причины. Несогласованный документ возвращается автору на доработку, а согласованный направляется руководителю на подпись. После того, как документ подписан или утвержден руководителем, он передается в канцелярию, где осуществляется его автоматическая регистрация.

После регистрации руководитель получает возможность рассмотреть документ, наложить резолюцию, определить исполнителя (или исполнителей), установить сроки исполнения и назначить в случае необходимости ответственного за контроль. Далее документ поступает каждому из исполнителей, которые, исходя из своей компетенции, могут назначать дополнительных исполнителей. После исполнения документа исполнитель ставит отметку об исполнении и направляет документ в дело.

Электронная цифровая подпись

Электронная цифровая подпись (эцп) – это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа эцп, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Нормативно-правовые документы касающиеся эцп

Использование эцп при заключении сделок регламентируется Федеральным законом от 10.01.2002 N1-ФЗ «об электронной цифровой  подписи». Законом провозглашаются общие положения «правил игры» на электронных рынках в части вопросов признания эцп в электронном документе равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Основные цели применения эцп

Основной целью применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) является переход от бумажных документов к электронным. Это означает, что  документы изначально оформляются в электронном виде и не переводятся на бумажные носители (не распечатываются).

Переход к электронному документообороту позволяет: существенно сократить сроки передачи документов между сотрудниками или организациями посредством передачи электронных документов по каналам электросвязи. Что позволит, например, исключить ошибки в оформлении налоговых или бухгалтерских отчетов, когда отчетный период необходимо закрывать, а оригиналы документов подтверждающих факт хозяйственной операции должны поступить по почте. Даже если почта не потерялась в процессе пересылки и приходит в срок, время на ее доставку требуется очень существенное; сократить размер накладных расходов: бумага, курьерская доставка, почтовые расходы и т.д.

Функции эцп

ЭЦП обеспечивает следующие функции:

• Подтверждает, что подписывающий не случайно подписал электронный документ;
• Подтверждает, что только подписывающий и только он подписал электронный документ;
• эцп должна зависеть от содержания подписанного документа и времени его подписания;
• Подписывающий не должен иметь возможности в дальнейшем отказаться от своей подписи.

Виды эцп

эцп могут быть присоединены к подписываемым данным, отсоединены от них или находиться внутри данных. Наиболее часто применяют эцп к данным, хранящимся в файлах, а сама подпись относится ко всему содержимому файла.

Присоединенная электронная цифровая подпись

В случае создания присоединенной подписи создается новый файл эцп, в который помещаются данные подписываемого файла.  Этот процесс аналогичен помещению документа в конверт и его опечатыванию. Перед извлечением документа следует убедиться в сохранности печати (для ЭЦП в ее правильности). К достоинствам присоединенной подписи следует отнести простоту дальнейшего манипулирования с подписанными данными, т.к. все они вместе с подписями содержатся в одном файле. Этот файл можно копировать, пересылать и т.п. К недостаткам следует отнести то, что без использования средств СКЗИ уже нельзя прочесть и использовать содержимое файла, точно так же, как нельзя извлечь содержимое конверта, не расклеив его.

Отсоединенная электронная цифровая подпись

При создании отсоединенной  подписи файл подписи создается  отдельно от подписываемого файла, а сам подписываемый файл никак не изменяется. Достоинством отсоединенной подписи является  то, что подписанный файл можно читать, не прибегая к СКЗИ. Только для проверки подписи нужно будет использовать и файл с ЭЦП, и подписанный ей файл. Недостаток отсоединенной подписи - необходимость хранения подписанной информации в виде нескольких файлов (подписанного файла и одного или нескольких файлов с подписями). Последнее обстоятельство существенно осложняет применение подписи, так как при любых манипуляциях с подписанными данными требуется копировать и передавать несколько независимых файлов.

Электронная цифровая подпись внутри данных

Применение ЭЦП этого  вида существенно зависит от приложения, которое их использует, например электронная цифровая подпись внутри документа Microsoft Word или Acrobat Reader. Вне приложения, создавшего ЭЦП, без знания структуры его данных проверить подлинность частей данных, подписанных ЭЦП затруднительно.

Удостоверяющие  центры (УЦ)

Удостоверяющий центр  – организация или подразделение, обеспечивающее взаимное доверие между участниками обмена электронными сообщениями, подписанными электронной цифровой подписью. Именно обеспечение доверия между сторонами является основной задачей удостоверяющего центра, в этом его задача близка к задаче службы нотариата. Только на основании доверия всех участников обмена к удостоверяющему центру строится механизм доверия сторон к электронным цифровым подписям и сведениям, указанным в сертификатах участников обмена.

Для реализации механизма  взаимного доверия участников обмена удостоверяющий центр имеет центр сертификации, который:

• изготавливает сертификаты открытых ключей; создает ключи по обращению участников информационной системы с гарантией сохранения в тайне закрытого ключа;
• приостанавливает и возобновляет действие сертификатов открытых ключей, а также аннулирует их;
• ведет реестр сертификатов открытых ключей, обеспечивает его актуальность и возможность свободного доступа к нему участников информационных систем;
• проверяет уникальность открытых ключей в реестре сертификатов ключей подписей и архиве удостоверяющего центра;
• выдает сертификаты открытых ключей в форме документов на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов с информацией об их действии;
• осуществляет по обращениям пользователей сертификатов открытых ключей подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе в отношении выданных им сертификатов открытых ключей;
• может предоставлять участникам информационных систем иные связанные с использованием электронных цифровых подписей услуги.

Служба  штампов времени

Срок действия любого сертификата  ЭЦП ограничен определённым промежутком  времени. После истечения его  срока действия все документы  созданные при помощи данной ЭЦП  теряют свою юридическую силу, т.к. невозможно определить был ли сертификат актуален

на момент подписания данного документа  или нет? Это автоматически означает недействительность документа согласно с ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Служба штампов времени  позволяет доказать факт существования  документа на определённый момент времени.

Службой штампов времени может  выступать Удостоверяющий центр, имеющий  точный и надёжный источник времени  и предоставляющий услуги по созданию штампов времени.

Штамп времени является аналогом даты на подписываемом документе. Также  он подтверждает, что сертификат был  действителен на момент подписи документа. Это значит, что сохраняется возможность использования отозванного сертификата для проверки ЭЦП, созданных до момента отзыва. Эта проблема актуальна для всех систем электронного документооборота. Штамп времени также может использоваться для подтверждения получения или отправления документа, когда это необходимо.

Что еще позволяет осуществить  использование цифровой подписи?

Электронная цифровая подпись  является одним из важнейших элементов для организации полноценного электронного документооборота, т.к. служит аналогом собственноручной подписи человека. Кроме этого, использование цифровой подписи позволяет осуществить:

• Контроль целостности передаваемого документа: при любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему.
• Защиту от изменений (подделки) документа (гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным). Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом. Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.

Что необходимо сделать для работы с ЭЦП?

Для работы с ЭЦП необходимо:

обеспечить наличие ПЭВМ в соответствии с требованиями;

1. обеспечить наличие специализированного ПО для работы с ЭЦП;
2. определить лицо, на которое выписывается сертификат ЭЦП;
3. выбрать способ получения ЭЦП;
4. заключить договор УЦ и оплатить услуги по выдаче сертификата ключа подписи.

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (СЭД)

С течением времени требования к  автоматизации деловых процессов  растут. И если когда-то ставилась  задача автоматизации отдельных  участков работы подразделений, что  привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно  важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Конечных приложений автоматизации  документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

1. регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)
2. электронный архив документов
3. согласование и утверждение ОРД
4. контроль исполнения документов и поручений
5. автоматизация договорного процесса
6. управление библиотекой книг (book Management)
7. библиотека регламентов управленческих процедур
8. оформление командировок
9. организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений система контроля выполнения должностных инструкций.

Документы в наше время выступают  как универсальный инструмент управления, обеспечивают взаимодействие между  подразделениями и отдельными сотрудниками. Но при росте объемов деятельности возникает парадокс – работа с документами требует все больше ресурсов и замедляет работу всей организации. Один из способов решения проблемы – использование специального программного обеспечения – систем электронного документооборота (СЭД).

Системы электронного делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.

Системы электронного документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.