Электронный офис

Содержание

Введение

Электронный офис представляет собой совокупность программно-аппаратных средств, предназначенных для автоматизации  работы пользователей в информационных системах управления предприятием.

Электронный офис организуется на предприятии или в фирме на базе отдела или службы. На базе электронного офиса проводятся сбор, накопление информации, ее аналитическая обработка и другие операции, связанные с различными по характеру источниками данных, взаимодействие с которыми выполняется с использованием коммуникационных средств офиса или предприятия.

Для аналитической обработки  информации в электронном офисе  учитываются показатели внутрифирменной  деятельности и информация о состоянии  внешней макросреды, по которым создаются  соответствующие базы данных.

Методы организации программно-аппаратных средств в электронном офисе  определяются в общем контексте  рассматриваемых процессов оперативного управления в системах автоматизированной обработки информации, целевая функция  которых — минимизировать затраты  всех видов ресурсов в деятельности предприятия или фирмы.

1 Техническое обеспечение электронного офиса

Для реализации поставленных целей в состав электронного офиса  должны входить следующие аппаратные средства:

- Один или несколько персональных компьютеров, объединенных в локальную вычислительную сеть офиса. Выбор персонального компьютера для автоматизации обработки информации в электронном офисе зависит от величины предприятия, объема и круга решаемых задач. Основными критериями выбора конкретной модели персональных компьютеров являются требуемые объемы оперативной и внешней памяти, быстродействие, количество подключаемых внешних устройств, класс монитора и т.д.

- Источник бесперебойного питания для поддержки работы персонального компьютера при перепадах напряжения в сети и при полном отключении электричества.

- Коммуникационные средства для подключения ПК к локальной вычислительной сети используются предприятия для организации электронной почты и обмена внутрифирменной информацией. При организации локальной вычислительной сети используются соответствующие каналы связи, общая протяженность и характеристики которых определяются предъявляемыми к ней требованиями по скорости передачи, надежности и стоимости. Физической средой передачи информации являются кабельные сегменты и отрезки кабелей с разъемами на концах. В качестве кабелей используются: витые пары проводов, телефонные кабели, коаксиальные и оптоволоконные кабели. Кроме кабелей аппаратура передачи данных по локальной вычислительной сети может содержать еще ряд технических устройств:

сетевые адаптеры — устройства управления каналами ввода — вывода информации с обработкой потока данных с целью форматирования для передачи;

концентратор (англ. HUB) —  устройство, объединяющее нагрузку нескольких каналов передачи данных для последующей  передачи по меньшему числу других каналов и использующее в своей работе метод коммутации. В зависимости от топологии локальной вычислительной сети, числа рабочих станций электронного офиса и длины кабеля между рабочими станциями применяют активные или пассивные концентраторы. Активные концентраторы дополнительно содержат усилитель для подключения от 4 до 16 рабочих станций; пассивный концентратор является разветвительным устройством (максимум на 3 рабочие станции);

интерфейсы — устройства сопряжения между ПК и другими  видами аппаратуры, каналами связи  и т.д.

- Коммуникационные средства для подключения электронного офиса к региональной и глобальной сетям для получения информации по конъюнктуре рынков. В качестве средств коммуникации используются модемы (модуляторы—демодуляторы) — устройства, предназначенные для преобразования частотных характеристик дискретных сигналов ПК в частотные характеристики аналоговых сигналов каналов связи, а после их приема — для обратного преобразования. Сложные модемы кроме передачи и получения сигнала могут выполнять дополнительные функции, например автоматический набор номера, ответ и повторный набор и т.д. Некоторые модемы конструктивно сопряжены с телефаксами (так называемые факс-модемы, обеспечивающие факсимильную связь). По конструктивному исполнению модемы бывают встроенными (интегрированными в системный блок ПК) и внешними (подключаемыми через коммуникационный порт).

- Печатающие устройства (принтеры) — устройства, предназначенные для вывода информации на печать. В качестве печатающего устройства чаще всего используются матричные принтеры, имеющие самую низкую стоимость и характеризующиеся низкими эксплуатационными расходами. В условиях организации локальной вычислительной сети электронного офиса вполне рационально использовать сетевой лазерный принтер.

- Средства копирования документов, позволяющие получить достаточное количество копий в случае, если документ регистрирует информацию, потребность в которой имеет массовый характер.

Дополнительно в состав электронного офиса могут входить:

системы мультимедиа —  программно-аппаратные средства для  обработки аудио- и видеоинформации. В электронном офисе системы  мультимедиа используются для создания демонстрационных дисков и стендовых  материалов;

сканеры для автоматического  ввода информации с документа  в ПЭВМ.

записывающие дисководы  для оптических дисков типа: CD - R (Compact Disk - Recordable), DVD (Digital Video -Disk), система Copy Writer CDD (Compact Disk DigiTal);

проекционное оборудование для проведения презентаций;

средства административно-производственной связи (телефон, телефакс).

беспроводный телефон (сотовая  связь), который использует не проводной, а радиоканал связи. Таким образом, абонент оказывается свободным  в своих передвижениях.

Взаимодействие различных  субъектов деятельности включает в  себя процесс пересылки документов, имеющих юридическую силу, т.е. снабженных подписями и печатями. Услуги почты  не всегда приемлемы из-за естественных задержек. Поэтому широкое распространение  получает передача документов по проводным  и радиоканалам связи с помощью  специальных устройств — телефаксов. Этот аппарат является устройством  для передачи изображений: на приемной стороне оригинал воспроизводится  со всеми графическими особенностями (подписями и печатями). Телефакс можно применять для передачи не только договоров, счетов, деловых  писем и т.п., но и фотоснимков, рекламы и др.

2 Программное обеспечение электронного офиса

Основными программными продуктами, входящими в состав электронного офиса, являются:

общесистемное программное  обеспечение для эффективной  организации вычислительного процесса в ПЭВМ, включающее операционную систему (ОС), операционную оболочку (ОБ), системные  утилиты, средства контроля и диагностики  для обнаружения ошибок в процессе работы компьютера. В настоящее время  наибольшее распространение среди  пользователей — маркетологов получили операционные системы MS DOS различных версий, разработанные фирмой Microsoft. Эти ОС имеют развитые средства доступа ко всем аппаратным компонентам, характеризуются гибкой файловой системой, удобным для пользователей командным языком. Среди операционных оболочек широкое распространение получила ОБ Norton Commander, которая дает возможность пользователям взаимодействовать с MS DOS за счет удобного интерфейса. В последнее время все большее количество пользователей переходит на диалоговый режим общения с ПК с использованием графической операционной оболочки Microsoft Windows различных версий, в которой реализован принцип аудио- и видеоинтерфейса. Современные персональные компьютеры для организации диалогового режима оснащаются интегрированной графической средой MS Windows различных версий, которые совмещают в себе как операционную оболочку, так и операционную систему. Большинство офисных программ и системы мультимедиа работают только в этой среде, что предъявляет требование по их наличию на каждом рабочем месте;

различные текстовые редакторы, предназначенные для работы с  документами или текстами и позволяющие  создавать, форматировать, редактировать  тексты при создании пользователями различных документов. Текстовый  редактор является базовым программным  продуктом для организации делопроизводства в электронном офисе;

табличные процессоры (электронные  таблицы) — программы, предназначенные  для обработки данных, организованных табличным образом. Наиболее широко электронные таблицы применяются  для решения простейших бухгалтерских  и финансовых задач;

СУБД (системы управления базами данных) — программы, предназначенные  для автоматизации процедур создания, хранения, ведения и извлечения данных. Для эффективной работы электронного офиса используется внутрифирменная  информация, организованная в виде баз данных по бухгалтерскому балансу, финансовым отчетам предприятия, производственным планам, технической спецификации и  т.д. В сервере электронного офиса  в СУБД организуются базы данных для  внутреннего и общего пользования  по потребителям, рынкам сбыта, производителям, товарам, услугам и т.д.

Выбор текстового редактора, табличного процессора и системы  управления базами данных зависит от модели персонального компьютера, а  также от операционной среды, в которой  он работает. В последнее время  фирмами, выпускающими программные  продукты, стали разрабатываться  специальные интегрированные пакеты прикладных программ для организации  работы в электронном офисе. Текстовый  редактор, табличный процессор и  СУБД являются базовыми программными продуктами, составляющими основу такого интегрированного пакета. Взаимодействие программ, входящих в пакет, осуществляется на основе общего интерфейса, позволяющего применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета.

В настоящее время ведущими фирмами по разработке программного обеспечения для офиса созданы  следующие интегрированные пакеты прикладных программ, получившие наибольшее распространение: Borland Office for Windows фирмы Novell (в настоящее время Correl Office), Smart Suite фирмы Lotus Development (в настоящее время — подразделение IBM) и Microsoft Office фирмы Microsoft.

Кроме текстового редактора, табличного процессора и СУБД в интегрированный  пакет прикладных офисных программ могут входить и другие программы:

программа контроля и координации  деятельности электронного офиса, где  вся управленческая деятельность описывается  как совокупность процессов, каждый из которых имеет даты начала, конца  и ответственных исполнителей. При  этом деятельность каждого увязывается  с остальными и таким образом  создается план — график работ. Пакет  может автоматически при наступлении  срока формировать задания исполнителям, напоминать о сроке завершения работы и накапливать данные об исполнительской  деятельности сотрудников;

пакет демонстрационной графики  для проведения презентаций маркетинговой  деятельности предприятия. Программа  презентационной графики позволяет  создавать слайды и прозрачные пленки для проведения конференций, рекламы  и т.д. Она дает возможность указать  шаблон презентаций: шрифты, фоновую  заставку, цветовую палитру.

графический редактор для  обработки графической информации и подготовки иллюстраций с последующей  цветной печатью для создания прайс-листов, рекламных проспектов и т.д.;

системное сетевое программное  обеспечение для организации  и управления локальной вычислительной сетью предприятия или фирмы.

Дополнительно в состав программного обеспечения для электронного офиса  могут входить:

- пакеты мультимедиа систем, включающие инструментальные средства для следующих целей:

• управления сценарием видеофильма деятельности предприятия или фирмы;
• создания групп объектов, включаемых в фильм;
• манипуляции растровых изображений;
• генерации анимационных изображений;
• импорта файлов различных форматов;
• добавления текста;
• создания простейших программ на объектно-ориентированном языке и т.д.;

- коммуникационные программы для подключения к корпоративной, региональной и глобальной сетям для получения информации о состоянии рынков, передачи рекламных проспектов и т.д.;

- программы перевода текстов с одного языка на другой, что является весьма актуальным при организации внешнеэкономических связей предприятия;

- пакеты прикладных программ организации документооборота, которые предоставляют возможность построения связей между различными материалами и эффективные механизмы поиска данных. Основными направлениями использования этих средств являются: создание электронных документов, которые можно просматривать, аннотировать и распространять с помощью компакт-дисков, сетей или служб оперативного доступа к информации; объединение офисных систем с Internet на базе Web-технологии для обеспечения удаленного доступа к информации.

3 Организационные формы использования электронного офиса на предприятиях различного типа

Процесс управления фирмой, предприятием сводится либо к линейному, например административному, руководству  предприятием или его структурными подразделениями, либо к функциональному  руководству (например маркетинг, бухгалтерский учет и т.д.).

При функциональном руководстве  на предприятии выделяется подсистема, функции которой реализуются  на базе электронного офиса или автоматизированного  рабочего места.

Форма организации автоматизированной технологии обработки информации, аппаратно-программное  обеспечение электронного офиса  зависят от численности работников и объемов обрабатываемой информации, что, в свою очередь, позволяет условно  подразделять предприятия и организации  на малые, средние и крупные.

Малые предприятия характеризуются  небольшим документооборотом и  численностью сотрудников. В этом случае целесообразно организовать автоматизированное рабочее место в качестве структурной  единицы локальной вычислительной сети предприятия или фирмы. Индивидуальные приложения, базы данных информации, программы  для решения функциональных задач  максимально локализуются, с возможностью выхода во внешнюю среду для выполнения операций по исследованию рынков.

При проектировании локальной вычислительной сети на базе малого предприятия решается вопрос о топологии вычислительной сети. Наиболее предпочтительной является шинная топология с множественным доступом к информации, который обеспечивает высокую скорость передачи данных и надежную работу сети.

На средних предприятиях организуется серверная локальная  вычислительная сеть со структуризацией  основных подразделений и оснащением их соответствующими программно-аппаратными  средствами, связанными с центральным  сервером, который используется для  управления локальной вычислительной сетью и организации автоматизированного банка данных (АБД). На персональных компьютерах электронного офиса располагаются основные приложения, а базы данных, как правило, размещаются централизованно на центральном сервисе предприятия, посредством которого может быть организован выход во внешнюю среду.

Наиболее целесообразной организацией такой локальной вычислительной сети является архитектура "клиент — сервер", программное обеспечение  которой ориентировано не только на коллективное использование информационных ресурсов, но и на их обработку в  месте размещения ресурса по запросам. Программные системы такой архитектуры  состоят из двух частей: программного обеспечения сервера и программного обеспечения пользователя — клиента. Работа этих систем организуется таким  образом, что программы-клиенты выполняются  на ПК в электронном офисе и  посылают запросы к программе-серверу, работающей на сервере общего доступа. Основная информация обрабатывается сервером, а на ПК в электронный офис посылаются только результаты выполнения запроса.

Серверы баз данных рассчитаны на работу с большими объемами информации и на большое число пользователей. Они обеспечивают высокую производительность, надежность и защищенность данных от несанкционированного доступа. В приложениях  к глобальным вычислительным сетям  архитектура "клиент — сервер" является основной и позволяет получать услуги со стороны серверов по обработке  запросов, поиску и выдаче необходимой  информации. Для организации связи  с информационными источниками  и получения маркетинговых данных используются различные коммуникационные серверы, такие, как Web-серверы, FTP-серверы, серверы электронной почты и  т.д.

Компьютерная информационная система управления крупным предприятием имеет разветвленную функциональную структуру, ориентированную на организацию  двухуровневых локальных вычислительных сетей. Такие локально вычислительные сети имеют:

базовую сеть, связывающую  локальные серверы каждого подразделения;

локально вычислительную  сеть второго уровня, организованные в каждом подразделении предприятия с централизацией информационных ресурсов в локальном сервере, обеспечивающем пользователям взаимный обмен данными и доступ к корпоративным ресурсам.

Заключение

Итак, к задачам, решаемым в электронном офисе, относятся:

• делопроизводство, связанное с формированием, ведением, учетом и обработкой документов;
• сбор маркетинговой информации о состоянии внешней среды предприятия, рынка и его инфраструктуры, поведения покупателей и поставщиков, действиях конкурентов, о мерах государственного регулирования рыночных механизмов и т.д.;
• сбор внутрифирменной информации по товарному ассортименту, техническому уровню и характеристике товаров, издержкам производства, внутрипроизводственным ценам на товары и т.д.
• решение задач, связанных с аналитической оценкой возможностей предприятия для установления соответствия его рыночных запросов внутренним производственным и ресурсным возможностям;
• создание отчетов по исследованиям для передачи их руководству предприятия;
• создание, ведение, корректировка и обновление информации в базах данных;
• обмен информацией между отделами офиса;
• обмен информацией между офисами предприятия и между предприятиями и т.д.

Для выполнения этих задач  в условиях организации электронного офиса должна быть скоординирована  работа по документообороту предприятия, предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и организована коммуникационная связь с внешними организациями.

Электронный офис может функционировать  эффективно только при условии правильного  распределения функций и нагрузки между программно-аппаратными средствами обработки информации.

Список использованных источников

1. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: ЮНИТИ, 2008. Стр. 152-153.
2. Быкова Е.В., Стоянова Е.С. Финансовое искусство коммерции. М.: Перспектива, 2009. Стр. 73-74.
3. Тихомиров В.П., Хорошилов А.В. Введение в информационный выбор. М.: Финансы и статистика, 2009. Стр. 283.
4. Ковальков В.П. Эффективные технологии в маркетинге. Спб.: Экономическое образование, 2008. Стр. 133-135.
5. Глазьев В.П. Операционные технологии межбанковского финансового рынка. М.: ЮНИТИ, 2009. Стр. 47-48.