Элементы делопроизводства: документирование, документооборот, архивное хранение

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Рязанский  государственный радиотехнический университет» 

Кафедра финансового менеджмента 
 
 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по  дисциплине

«Делопроизводство» 

Тема  работы: Элементы делопроизводства: документирование, документооборот, архивное хранение 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнил: студентка

 Группы 9075

Гутарова  О.В.

Проверила:

Доцент  Карева А.В. 
 
 
 
 
 
 
 

Рязань 2010 

Оглавление 
 
 
 

Введение 3 

1. Первый элемент делопроизводства - документирование 5 

2. Второй элемент делопроизводства - документооборот 9 

3. Третий элемент делопроизводства - архивное хранение 13 

Заключение 15 

Список  литературы 16 

Введение

    Всякое  управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу. Носителями информации выступают документы. Документы используются в различных  областях деятельности и поэтому  для каждого вида деятельности они  имеют свое значение. Например, для  историка – документ служит историческим источником, для юриста – способом доказательства и т.д. Все формы  управленческой деятельности находят  сове отражение в соответствующих  документах.

    Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы  составления документов и организацию  работы с ними.

    В условиях научной организации труда (НОТ) произошло резкое увеличение объемов  информации, поэтому появилась потребность  в механизации, а затем и в  автоматизации обработки документной  информации. Основу современной технологии составляют три технических достижения (на данный момент):

1. Появление новой среды накопления (лазерные и оптические диски);
2. Развитие средств связи, обеспечивающих доставку информации в любую точку земного шара (телефон, факс, спутниковая связь и т.д.);
3. Возможность автоматизированной обработки информации с помощью компьютера.

    Делопроизводство  опирается на нормативно-методическую  базу делопроизводства.

    Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативно-правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в  текущей деятельности учреждения, а  так же регламентирующих работу служб  делопроизводства.

    Делопроизводство  в современном виде родилось в  России в XIX веке, было и до сих пор  остается настолько самобытно, что  вполне можно говорить о его национальных особенностях.

    Выделяются  три основные задачи, решаемые в  делопроизводстве (ДОУ).

    1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление  документов);

    2. Организация работы с документами  в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля  исполнения, хранения и использования  документов);

    3. Систематизация архива документов.  
 
 

    Существуют  три составляющих делопроизводства (таблица 1). 

    Таблица 1. Составляющие ДОУ.

    Из  определения следует, что в делопроизводстве выделяется два достаточно самостоятельных аспекта: создание документов и организация работы с документами. Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, их составлением и оформлением, вторая – работу с уже созданными документами. Но если в создании документов заняты практически все сотрудники, то организация работы с документами – это задача службы документационного обеспечения (секретаря) организации, включая сотрудников, отвечающих за работу с документами в подразделениях.

    Делопроизводство  присутствует в каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и направлений  деятельности, хотя бы потому, что любая  деятельность должна документироваться. Другое дело, что далеко не в каждой организации делопроизводство организовано – есть множество организаций, где, в лучшем случае один человек, секретарь, ведет работу с документами, а  сама работа с документами чаще всего  ограничивается регистрацией входящей и исходящей корреспонденции  и передачей ее руководству и  исполнителям.  

1. Первый  элемент делопроизводства - документирование

    В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.»:

    Делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

    Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

    Важное  значение при документировании имеют  средства документирования, т.е. орудия, используемые для создания документов. Все орудия поделены на три группы:

1. Простые орудия (ручка, карандаш);
2. Механические и электромеханические орудия (диктофон);
3. Средства автоматизации (компьютерная техника).

    В зависимости от используемых орудий документирования выделяют следующие  способы документирования: графическое; текстовое; изобразительное; кинодокументирование; фотодокументирование; фоно или звуковое документирование; электронное документирование.

    Существует  множество различных классификаций  документов. Я приведу наиболее распространенные:

1. По видам деятельности
1. Организационные (устав)
2. Распорядительные (приказы)
3. Информационно-справочные (справки, заявления)
4. Документы по трудовым правоотношениям (трудовые договоры)
5. Финансово-бухгалтерская документация
2. По месту составления
1. Внешние
2. Внутренние
3. По срокам хранения
1. Вечного или постоянного хранения
2. Долговременного хранения
3. Временного хранения
4. По стадиям создания
1. Черновик (документ в предварительной редакции)
2. Подлинник или оригинал (первый экземпляр документа)
3. Копия (абсолютно точное повторное воспроизведение оригинала, засвидетельствованное в установленном порядке)
1. Выписки (копии, воспроизводящие часть текста документа)
2. Отпуски (полные копии отосланных документов, подшиваемые в дела учреждения - отправителя)
3. Дубликат (особый вид копий, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником)
5. По юридической силе
1. Подлинный документ (такой документ, информация которого соответствует действительности)
2. Подложный

    Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

    В обществе документы являются основными  носителями управленческой, научной, технической  и т.д. информации. Следует выделить, что документы – носители первичной  информации. Именно это свойство и  позволяет отличать  их от других источников информации (книг, журналов).

    В социальном плане документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько  функций. Выделяют следующие функции  документов:

1. Информационная – любой документ создается для сохранения информации;
2. Культурная – документ является средством закрепления и передачи культурных традиций;
3. Политическая – фиксирует информацию о политических процессах;
4. Социальная – документ является социально-значимым объектом;
5. Учетная – документ, характеризующий количественную сторону содержащейся в нем информации;
6. Правовая – документ является средством закрепления правовых норм и отношений в обществе;
7. Управленческая – документ является инструментом управления;
8. Коммуникативная – документ выступает средством связи между отдельными элементами общества;
9. Исторического источника – когда документ выступает источником исторических сведений о развитии общества.

      Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.

    Различные документы состоят из различного набора реквизитов, причем для многих документов число реквизитов, строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным. Для документов, выдаваемых органами государственной  власти и управления, состав реквизитов устанавливается в законодательных  и нормативных актах. Все правила оформления реквизитов регламентированы ГОСТом Р 6.30-2003 

    Формуляр – совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом. Типовой формуляр – это формуляр, характерный для определенного вида документов. Формуляр-образец представляет собой графическую модель или схему построения документа, он устанавливает так же форматы, размеры полей и т.д.

    Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

    Совокупность  документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, называется делом. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, называется номенклатурой дел. 

    Основными направлениями совершенствования  работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта, требования которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия.

    Стандартизация  – это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения безопасности продукции, работ и услуг; технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемости; экономии всех видов ресурсов; безопасности хозяйственных субъектов.

    Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Стандарты бывают нескольких видов: международный; государственный (ГОСТ); отраслевые (ОСТ); стандарты предприятий; научно-технический и инженерных обществ и другие. Наиболее полным межотраслевым документом по организации делопроизводства(ДОУ) является изданная в 1990 году государственная система ДОУ (ГСДОУ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого документа.

    Результатом работы по унификации и стандартизации стали унифицированные системы документации (УСД) – это такие системы документации, созданные по единым правилам и требованиям, содержащим информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. 

    В настоящее время существуют 8 УСД:

    1 – унифицированная система организационно-распорядительной  документации (УС ОРД);

    2 – унифицированная система учетной  и отчетной бухгалтерской документации  бюджетных учреждений и организаций;

    3 – унифицированная система учетной  и отчетной бухгалтерской документации  предприятий;

    4 – унифицированная система банковской  документации;

    5 – унифицированная система отчетно-статистической  отчетности;

    6 – унифицированная система по  труду;

    7 – унифицированная система документации  пенсионного фонда РФ;

    8 –унифицированная система внешнеторговой документации. 

    Так же в документировании выделяют такие  понятия как табель форм документов и альбом форм документов.

    Табель  форм документов – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, а так же этапов подготовки и прохождения.

    Альбом  форм документов – это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.

2. Второй  элемент делопроизводства - документооборот

    Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. 

    В документационном обеспечении организация  документооборота – один из важнейших  участков деятельности.

    Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное  прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами  времени.

    В основе организации документооборота лежит несколько правил, или принципов, которые должны строго соблюдаться:

    1. Централизация операций по приему  и отправке документов. Это означает, что все документы, которые поступают в организацию, независимо от способа доставки, и документы, которые отправляются из организации (за исключением документов, поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении – службе делопроизводства (секретарем).

    2. Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только в том случае, если это обусловлено деловой необходимостью (например, на этапе подписания документа руководителем документ дважды проходит через секретаря руководителя).

    3. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Предварительное рассмотрение позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те документы, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение заместителям руководителя и в подразделения, если руководители подразделений наделены соответствующей компетенцией.

    4. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и  отправляемых из организации. Это означает, что документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, регистрируется только в подразделении. Иначе можно сказать, что документ живет в организации под одним регистрационным номером, присвоенным ему в службе ДОУ или в подразделении.

    5. Вынесение конкретных резолюций,  по возможности точно определяющих  исполнителя, поручение, срок  исполнения. Вынесение резолюций – функция руководителя, но и секретарь может в определенной степени повлиять на этот процесс. Секретарю необходимо знать, что резолюция должна быть конкретной, а ее формулировка должна быть такой, чтобы у исполнителя не возникало вопросов о том, какая цель поставлена перед ним руководителем при рассмотрении документа.

    6. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование  документа. 

    7. Делегирование руководителем права  подписывать документы заместителям  руководителя и руководителям  структурных подразделений. «Снижение» уровня подписания документов сокращает маршрут, а следовательно, и время движения документов в ходе исполнения.

    8. Выполнение технических операций  по обработке и передаче документов  техническим персоналом, творческих  операций – специалистами и  руководителями.

    9. Разделение документов, включенных  в документооборот организации,  на документопотоки. Как правило, выделяется три документопотока: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) и внутренние документы.

    10. Выделение в массиве поступающих  документов так называемых нерегистрируемых  документов. Нерегистрируемые документы – это документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т.п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, они сразу передаются в соответствующие подразделения. 

    Итак, еще раз, вся документация учреждения делится на 3 документопотока:

1. Входящие (поступающие);
2. Исходящие (отправляемые);
3. Внутренние.

    Каждый  из документопотоков имеет свою особенность  в составе, количестве, обработки  и движении.  

    Объем документооборота – это количество всех документопотоков за отчетный период. Обычно отчетным периодом выбирает год. 
 

    Рассмотрим  блок-схему работы с входящими документами (входящий документопоток):

    Рисунок 1. Блок-схема входящего документопотока

    Предварительное рассмотрение входящих документов производится с целью распределения документов на регистрируемые и не регистрируемые. На регистрируемых документах ставится отметка о поступлении документа в организацию.

    Регистрация документов – это присвоение номера (индекса) и проставление его на документе  с последующей записью кратких  данных о нем в журнале, карточке или памяти ЭВМ.

    Регистрация документов преследует определенные цели: учет документов, контроль за их исполнением, справочная работа по документам и  обеспечивает сохранность документа. Существует 3 системы ругистрации  документов:

1. Централизованная система – когда документы регистрируются в одном месте или одним работником;
2. Децентрализованная система – регистрация документов в местах их создания или исполнения;
3. Смешанная система – часть документов регистрируется централизованно, другая часть в структурных подразделениях.

    Резолюция – это письменное указание руководителя по поводу исполнения документа.

    Пунктом 10 указывался контроль исполнения документов. Целью данного контроля является обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. На таких документах делается пометка  о контроле. Одной из форм контроля является ручная сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используется карточный ящик с 32 разделителями: 31 разделитель – это числа месяца, 32 разделитель – используется для карточек, срок исполнения которых падает на следующий месяц, перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения.

    Сроки исполнения документов могут быть определены:

1. Законодательством (обращения граждан);
2. В документах, поступивших от высших организаций  содержащих каких-либо поручение, обычно срок установлен в самих документах;
3. В распорядительных документах и решениях коллективных органов срок указывает по каждому пункту;
4. На документах, рассмотренных руководителем, срок исполнения содержится в резолюции.

Для решения периодически повторяющихся  вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения документов, которые устанавливаются актами высших органов власти и управления.

    Рассмотрим  блок-схему работы с исходящими документами (исходящий документопоток):

Составление проекта исходящего документа   Согласование проекта документа   Проверка  правильности оформления документа (секретарем или отделом)      Подписание руководителем   Регистрация документа      Постановка индекса (номера) на документе   Проверка правильности адресования   Отправка  документа адресату Подшивка  второго экземпляра (копии) в дело

    Рисунок 2. Блок-схема исходящего документопотока.

3. Третий  элемент делопроизводства - архивное хранение

    Третья  составляющая системы делопроизводства – система текущего хранения документов, позволяющая систематизировать  исполненные документы и формировать  их в дела. Для проведения этой работы необходима номенклатура дел.

    Номенклатура  дел – перечень заголовков дел, создаваемых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел выполняет одновременно несколько функций в делопроизводстве: выступает в качестве учетного документа и в качестве поискового инструмента. Если нам необходимо найти документ за предыдущие годы деятельности организации, то сделать это без номенклатуры дел будет весьма сложно.

    Разработка  номенклатуры дел – очень важный шаг в организации системы  делопроизводства. Номенклатура дел  организации – это сводный  документ (сводная номенклатура дел), состоящий из номенклатур дел  подразделений. Подразделения организации  разрабатывают разделы номенклатуры дел под организационно-методическим руководством и контролем со стороны  службы делопроизводства и архива. Для разработки номенклатуры дел  могут привлекаться специализированные организации, выполняя эту работу на договорных началах.