Этапы движения и обработки документов

 

Содержание

 

 

 

 

Введение

 

Глава 1.  Понятие  и развитие документооборота

          1.1 Развитие  документооборота

          1.2 Понятие документооборота

 

Глава 2.   Этапы движения и обработки документов

     2.1  Цель и требования к движению  документов

2.   Докуметнопоток: входной, выходной и внутренний

 

 

Заключение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

 

Делопроизводство  составляет полный цикл обработки и  движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

 

Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями, и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

 

Управленческая  деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые  одновременно являются источником, результатом  и инструментом этой деятельности.

В современном  учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Понятие и развитие документооборота

 

1.1 Развитие  документооборота

 

      Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский,

П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения  организации документооборота, даны теоретические обоснования главных  положений рациональной организации  движения документов - распределение  документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.         

 Первая попытка нормативной  регламентации единых принципов  организации документооборота была  сделана в 1931 году Институтом  техники управления в проекте  "Общих правил документации  и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.         

 Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки".

Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот" включив в него и операцию "подшивка документа в дело".

ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия  «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Понятие документооборота          

 

       Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения.

Главное правило  документооборота – оперативное  движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ , приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

   

Все документы  организации представлены двумя  большими группами:

1. получаемые  извне (входящие документы):

• 
от вышестоящих подразделений;

• 
от подведомственных подразделений;

• 
от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи;

• 
от частных лиц.

2. 
созданные в самой организации:

0. 
внутренние, составленные для нужд самой организации и циркулирующие внутри;

• 
исходящие, предполагающие при создании отправку в другие организации.

 

Количество  документов всех потоков за год составляет объем документооборота предприятия.

 

Величина документооборота необходима для:

1. 
расчета необходимой численности ответственного персонала;
2. 
определения объемов работ этого персонала;


определения  эффективности программных средств

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Этапы  движения и обработки документов

 

2.1. Цель и  требования к движению документов

 

       Документы находятся в постоянном  движении, что отражает их принципиальное  назначение как носителя информации.

Движение документов связывается с понятием документооборота, который входит в сферу технологических основ документационного обеспечения управления (ДОУ).

Под внутренним документооборотом понимается движение документов внутри учреждения, с момента  их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Движение документов также наблюдается между учреждениями, организациями и предприятиями. Оно именуется внешним документооборотом. Движение документов на бумажных, магнитных или других носителях, по линиям связи объективно сопровождает любую управленческую деятельность.

Целью документооборота является информационное обеспечение  управленческой деятельности, т.е. своевременная  доставка ценной, полезной, своевременной, полной и достоверной информации руководителям и специалистам учреждения, фирмы, необходимой им для выполнения возложенных на них функций, принятия решений и фактического претворения их в жизнь. При этом необходимо учитывать, что этим лицам нужны не сами документы, а содержащиеся в них сведения, данные и факты.

В связи с  этим движение документов нельзя рассматривать только как механическое перемещение их по инстанциям, как функцию почтовой доставки корреспонденции адресатам. Основной характеристикой движения документированной информации является целевая комплексность документооборота, т.е. соединение в единую совокупность его управленческой, делопроизводственной и почтовой функций.

Документооборот отражает весь “жизненный цикл” документа - период его активной жизни в  управленческом процессе и период его достаточно пассивной архивной жизни.

Движение  документов, документированной информации в учреждении, фирме, должно целенаправленно регулироваться и главное быть регламентированным. Выполнение творческих операций с документами всегда обеспечивается комплексом обязательных технологических процедур, связанных с учетом документов и справочно-информационной работой, регулированием распределения документов между потребителями информации, контролем за исполнением документов, формированием документов в дела, хранению дел.

К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях, фирмах при движении документов на любых носителях, а именно:

1.прямоточность  движения документов, прохождение документов до потребителя информации (исполнителя) кратчайшим путем через наименьшее количество пунктов (инстанций), исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;

2.избирательность  распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями;

3.обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;

4.единообразие  маршрута движения и состава  технологических процедур и операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой процедуры;

 

 

2.2. Докуметнопоток: входной, выходной и внутренний

 

      Документооборот в соответствии  с требованиями к информационному  обеспечению управленческих функций  и существующими стандартными  элементами структуры управления (учреждение, структурное подразделение, направление деятельности, конкретный сотрудник, решаемая задача) делится на несколько составляющих его частей - документопотоков:

1. Поток поступающих документов (входной, входящий документопоток);
2. Поток отправляемых документов (выходной, исходящий документопоток);
3. Поток внутренних документов (внутренний документопоток).

 

Последние два  потока характеризуются значительным технологическим единообразием  и могут рассматриваться как  единый поток или документопоток подготовленных и изданных документов.

Под документопотоком понимается структурированная совокупность перемещаемых в заданном направлении  документов (документированной информации), предназначенных для обеспечения  выполнения персоналом управленческих функций и принятия решений. В  технологическом аспекте документопоток представляет собой схему (совокупность маршрутов, ручейков) движения человекочитаемых (традиционных), машиночитаемых и электронных документов по установленным пунктам их распределения, рассмотрения, исполнения и использования для выполнения творческих, формально-логических и технических процедур и операций.

Входной (входящий) документопоток несет исходную (первичную) информацию и включает документы вышестоящих органов управления (указы, постановления, решения, приказы, указания, инструктивные письма), документы подведомственных предприятий, организаций, учреждений, филиалов (служебные письма и письма граждан, запросы, заключения, отчеты, справки, представления, формы первичного учета), документы неподчиненных предприятий и учреждений (письма, решения, акты и т.д.).

Исходящий документопоток несет информацию, выработанную в процессе функционирования органа управления в целях ее передачи (отправления) вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, гражданам (письма, организационные и распорядительные документы, согласованные, одобренные или утвержденные документы, инструкции).

Внутренний  документопоток обеспечивает решение  задач и реализацию функций в  пределах данного аппарата управления без направления информации за его пределы (организационные и распорядительные документы, инструкции, методики, руководящие материалы, служебные записки). Как правило, в этом потоке решается задача правового и информационного обеспечения принимаемых решений. Во внутренний документопоток не включаются письма, т.к. переписка между структурными подразделениями не разрешается. Возникающие вопросы решаются путем составления конкретных видов документов (докладных или служебных записок, запросов, заключений, справок).

Документопоток  разбивается на достаточно автономные и законченные технологические этапы, которые соответствуют установленным пунктам обработки документов. Состав технологических стадий стабилен при любом типе технологической системы обработки и хранения документов.

Входящий документопоток содержит следующие этапы:

1) прием и первичная обработка документов;

2) предварительное рассмотрение и распределение документов;

3)регистрация документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам;

 

4. рассмотрение документов руководителем и передача их сотрудникам для исполнения, ознакомления или использования в работе;

5) исполнение, использование документов или ознакомление персонала с документами.

 

Отправляемые из фирмы  документы называют исходящими. Обработка  исходящей документации состоит из следующих операций:

1) составление проекта  документа исполнителем;

2) согласование проекта  документа;

3) проверка правильности  оформления проекта документа  секретарем;

4) подписание документа  руководителем;

5) регистрация  документа;

6) отправка документа  адресату;

7) подшивка второго  экземпляра (копии) документа в  дело.

Исходящие документы  оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

Отправляемые  документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

Для регистрации  исходящих документов необходимы следующие  данные:

1) индекс документа,  включающий номер дела;

2) дата документа;

3) адресат (корреспондент);

4) краткое содержание  или заголовок;

5) отметка об  исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

6) исполнитель;

7) примечание.

Номер фиксируется  машинописным способом на обоих экземплярах. Оформление внутренних документов такое  же, как и отправляемых.

 

Регистрация должна быть однократной, т.е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещении внутри предприятия.

При регистрации  документы делятся на несколько  групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

1) входящие документы;

2) исходящие  документы;

3) внутренние  документы;

4) контракты  коммерческие;

5) документы,  имеющие гриф «КТ» («конфиденциально»).

В практической деятельности применяются регистрационные  журналы (отдельно для регистрации  входящих и исходящих документов).

Журналы включают следующие графы:

1) индекс (номер)  документа;

2) дата документа;

3) автор документа  (внешняя организация) - для входящих  документов;

4) адресат (корреспондент) - для исходящих документов;

5) количество  листов документа;

6) резолюция;

7) исполнитель;

8) подпись исполнителя;

9) срок исполнения;

10) отметка об  исполнении;

11) номер дела.

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный  этап контроля за исполнением.

Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя поставлены на контроль.

 

Указанные технологические стадии выполняются на основе централизованной, децентрализованной или смешанной организации системы обработки документов. Выбор типа организации системы зависит от объема обрабатываемых документов, территориального размещения подразделений учреждения, фирмы и технической оснащенности службы документационного обеспечения.

Централизованная  система предполагает концентрацию всех стадий, процедур и операций по обработке и хранению документов в единой для учреждения, фирмы  службе ДОУ.

При смешанной системе одна часть стадий (например, прием документов, их отправка, контроль за исполнением, ознакомление с документами персонала и др.) осуществляется централизованно, а другая (регистрация документов, их распределение по исполнителям, хранение) - децентрализовано по структурным подразделениям учреждения, фирмы и выполняется секретарями и лицами, ответственными за обработку документов этих подразделений.

В территориально раздробленном учреждении применяется  децентрализованная система, при которой все стадии рассредоточены по структурным подразделениям или филиалам.

Порядок движения документов в учреждении закрепляется в схемах маршрутов прохождения  документов, которые прилагаются  к Инструкции по ДОУ или делопроизводству учреждения.

Задача первичной обработки поступившей корреспонденции — проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения. 

Количество  документов в сумме документопотоков за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота. Одновременно может учитываться количество экземпляров документов и количество листов в документах. Учет количества документов осуществляется по месту их регистрации или исполнения и хранения. Отдельно учитываются обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан.

 

 

Ежедневному количественному  учету подлежат все без исключения документы: поступившие (в т.ч. нерегистрируемые), отправляемые и внутренние, документы  на бумажных и технических носителях, в т.ч. на фотографических носителях, аудио- и видеодокументы, документы, циркулирующие в линиях электронной, факсимильной и иной связи. Подсчет документов фиксируется в учетной таблице в разрезе документопотоков, видов документов, видов носителей, групп корреспондентов или по другим избирательным признакам. За единицу учета принимается каждый экземпляр документа, в т.ч. тиражированный.

Основными причинами  роста объема документооборота можно  назвать следующие:

1. отсутствие четкого разграничения функций между сотрудниками учреждения, фирмы, включая руководителей;

2. отсутствие  регламентированных требований  к составу издаваемых документов  в той или иной ситуации, к  процессу документирования информации;

3. отсутствие профессионализма у менеджеров и работников служб ДОУ;
4. боязнь ответственности за принимаемые, часто ошибочные решения, создание документов для подстраховки;
5. боязнь явной практической ненужности для управленческого процесса и в связи с этим имитация активной якобы полезной деятельности;
6. рост объема документации беспредметных и безрезультатных коллегиальных обсуждений (тоже своего рода имитации работы);
7. неумение составлять документы, многословие текста, отсутствие четко выраженной мысли, необходимость дополнительных уточняющих запросов;
8. наличие переписки внутри учреждения, фирмы или подразделения;
9. дублирование результатов работы автоматизированных систем в традиционных учетных и отчетных формах документов;
10. отсутствие практики бездокументного ответа на запросы с использованием телефонной связи или возвращения автору инициативного документа с заверенной резолюцией руководителя или справкой исполнителя.

Знание динамики объема документооборота является обязательным элементом аналитических исследований любого руководителя, который естественно  стремится к совершенствованию  работы учреждения, фирмы. Результаты учета документов с этой целью обобщаются службой ДОУ и предоставляются руководителю одновременно с разработанными мерами по повышению эффективности ДОУ и сокращению документооборота.

Заключение       

 

   Движение  документов в организации  с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.  От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость  получения информации, необходимой для выработки решения.         

 

     Следовательно, совокупность стадий каждого документопотока - основополагающий элемент, связывающий управленческий процесс и информационно-документационное обеспечение этого процесса в единый технологический комплекс. Составляющие документооборот документопотоки носят стандартный характер и не подвержены изменениям при активной смене систем обработки документов в условиях информатизации управленческой деятельности.

 

     В настоящее  время  наличие  успешно  действующей  системы  автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и  его руководства.  Это  означает  полную  управляемость  подчинённых  руководству аппарата,   их   компетентность,   солидарность  и   дисциплинированность.