Ирина Эланс
Этапы подготовки и оформления распорядительных документов
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ИНСТИТУТ ИСТОРИИ И ПОЛИТИЧЕСКИХ НАУК
КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И ДОУ
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
____Документоведение____
ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Исполнитель
студент(ка) 2 курса
______________________
группы № 12 ДиА137з
(подпись, дата)
Преподаватель,
К. и. н. доц.
(зачтено, не зачтено,
Заведующий ОДО и ОЗО
________________________
Регистр. № ___________
Тюмень 2015
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Документы сопровождают любую часть нашей жизни: рождение, окончание школы, института, поступления на работу, выход на пенсию, фиксируют состояние нашего здоровья на протяжении всей нашей жизни.
На сегодняшний день
любая профессиональная деятельность,
частная или государственная, тесно связана
с оформлением и ведением определенных
документов. Документы разнообразны: учредительные
документы, устав фирмы, договора, ряд
бухгалтерских документов, кадровых, организационно-
В сфере рыночной экономики очень важно правильно построить работу с документами, чаще всего успех фирмы зависит от правильно организованной службы делопроизводства. Для этого нам понадобится не только знание делопроизводства, но и знание, как грамотно оснастить рабочие места компьютерной техникой, выбрать прикладное ПО, и базу данных для хранения информации. На сегодняшний день в сфере делопроизводства идут глобальные изменения, связанные с внедрением новейшей техники и технологии в обработку, передачу и хранение документов, это более высокий уровень технологического процесса, позволяющий кардинально повысить производительность и качество делопроизводства. В связи с этим предъявляются более высокие требования к квалификации и уровню подготовки работников в сфере делопроизводства. В данной контрольной работе будет рассмотрены распорядительные документы. Они являются очень важным звеном в сфере управленческой деятельности организации. Распорядительные документы регулируют деятельность, с помощью которой осуществляются функции и задачи, поставленные перед организацией, причем это не зависит от характера деятельности и правовой основы организации.
С помощью распорядительных документов: совершенствуется организация управления, совершенствуются способы и средства осуществления основной деятельности, разрешаются многие возникающие проблемы и ситуации.
Поэтому актуальность данной темы высока, так как без комплекта распорядительных документов управление организацией, предприятием или отраслью и т.д., на любом уровне, в том числе и на государственном, будет крайне затруднено.
К изучению распорядительной документации обращались многие авторы. Одним из них является А.Ю. Чуковенков1. В своей книге «Правила оформления документов» он подробно описал реквизиты, используемые при составлении организационно – распорядительной документации с опорой на ГОСТ Р 6.30 – 20032. Комментирование всех пунктов из ГОСТа Р 6.30 – 2003 дает не только знание перечня реквизитов, а также понимание их сути и практического применения.
Также оформлению документов посвящено немало страниц в учебном пособии В.В. Паневчик «Делопроизводство»3. В данной книге рассказывается об особенностях оформления приказов по личному составу.
Объектом исследования являются распорядительные документы, предметом – их подготовка, составление и оформление
Целью данной работы является изложение изученного материала по дисциплине «Делопроизводство» на тему «Этапы подготовки и оформления распорядительных документов».
Основные задачи, поставленные в данной работе:
1. определение основных понятий данной темы;
2. описание подготовки, составления и оформления распорядительных документов;
3. изучение приказов по личному составу.
При написании данной работы были использованы следующие методы: аналитический метод помог проанализировать распорядительную документацию; сравнительный метод помог выявить общее и различное в составлении и оформлении распорядительных документов; описательный – изложение данный и характеристика объекта исследования.
1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Понятие распорядительного документа
Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, постановления, распоряжения, указания, решения. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов4.
Распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.
С помощью распорядительных документов совершенствуются организационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов, т. е. разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.
К распорядительным документам относятся: постановление; решение; приказ; распоряжение; указание.
Распорядительные документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники. Эти предписания являются юридическими документами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. Таким образом, в юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам5.
При проставлении необходимых стандартных надписей, установленных правилами документирования, выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, доведение их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления и т.д. Отдельные надписи, являющиеся обязательными элементами оформления официальных документов, называются реквизитами документа6.
1.2. Виды распорядительных документов
Выделяют следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, решение, постановление.
Приказ – это официальное распоряжение органа власти (войскового начальника, начальника учреждения) обращенное обычно к подчиненным и требующее выполнения определенных действий, соблюдения тех или иных правил или устанавливающее какой-нибудь порядок, положение7.
Приказы по содержанию и способам оформления бывают двух видов: по основной деятельности; по личному составу.
Приказы по основной деятельности регулируют: деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы; организационно-правовое положение сотрудников; порядок финансирования, материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационную и документационную деятельность, социальные вопросы, а также порядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности (для вузов, например, учебной деятельности)8.
Приказы по личному составу (так называемые кадровые приказы) регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление всех видов отпусков, присвоение или утверждение разрядов, вынесение взысканий, поощрений, награждение9.
Распоряжение – 1) один из видов подзаконных актов (Президента РФ, Правительства РФ и др.), акт органа власти или управления, изданный в рамках его компетенции и имеющий обязательную силу физических и юридических лиц, которым адресовано; 2) обязательное указание, приказ, составляющий содержание некоторых сделок10.
Правовой акт - документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия11.
Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих пред данными органами, и установления стабильных норм и правил12.
Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, методические, педагогические советы и др13.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц14.
Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией использования приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления15.
С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы. К первой группе относятся документы, создаваемые в условиях коллегиальности (коллегией, собранием, советом, правлением или другим коллегиальным органом управления). К ним относятся постановления, решения.
В условиях коллегиальности совместно обсуждаются наиболее важные и сложные вопросы деятельности организации, отрасли и т. д. Решение, выраженное затем в форме распорядительного документа, также принимается совместно. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств и ведомств, высшие органы управления акционерных обществ и др. В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители имеют право принимать единоличные решения по достаточно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компетенции другие виды распорядительных документов. Так, если кабинет Министров РФ издает постановление, то Председатель кабинета Министров РФ - распоряжение.
Ко второй группе относятся документы, создаваемые в условиях единоличного принятия решений (на основе единоначалия) должностным лицом, как правило, руководителем организации, а в отдельных случаях руководителями других уровней - заместителями руководителя, руководителями структурных подразделений организации в пределах их компетенции. К таким документам относятся приказ, распоряжение, указание.
В условиях единоначалия право принятия решений по любому вопросу управления принадлежит руководителю организации, что увеличивает оперативность управления и персональную ответственность за принятые решения. В условиях единоначалия действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм16.
2. ПОДГОТОВКА, СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Основные этапы
подготовки распорядительных
Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа : изучение существа вопроса; подготовка проекта документа; согласование документа; подписание документа17.
Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «ПОСТАНОВЛЯЕТ» - в постановлении; «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ») – в решении; «ПРЕДЛАГАЮ» - в распоряжении; «ПРИКАЗЫВАЮ» - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.
Слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ»), «ПРЕДЛАГАЮ», «ПРИКАЗЫВАЮ» печатаются прописными буквами от поля отдельной строкой, отделяя констатирующую часть документа от распорядительной.
Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должна быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими и ясными, не допускающими различных толкований.
Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения18.
Подготовив текст распорядительного документа, приступаю к его оформлению.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.
Виза юрисконсультанта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам.
Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, - постановлений и решений – обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходу обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.
Полностью подготовленные проекты документов предоставляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу срок действия акта управления указываются в самом документе.
Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа19.
2.2. Правила оформления и составления распорядительных документов
Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.
Таким образом, оформление документа – это проставление необходимых реквизитов, их написание и расположение на бланке20.
Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-технических документах — государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе: права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов; состав применяемых в аппарате управленческих документов; компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов; порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью; обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.
Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования: обеспечение юридической силы документа; создание условий для оперативного исполнения документов; возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях); возможность использовать для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.
Действующие государственные нормативно-технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке21.
Среди разнообразных систем
управленческой документации, используемых
для документирования различных управленческих
действий, особое значение имеет система
организационно-
Для системы организационно-
В разделе 2 ГОСТ Р 6.30 – 2003 установлен перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:
01 – Государственный герб Российской федерации;
02 – герб субъектов Российской федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа24.
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации»25.
Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» установлены описание и порядок официального использования Государственного герба26.
Государственный герб Российской Федерации (многоцветный вариант) помещается на бланках: федеральных конституционных законов и федеральных законов; указов и распоряжений Президента РФ; постановлений Совета Федерации Федерального Собрания РФ; постановлений Государственной Думы Федерального Собрания РФ; постановлений и распоряжений Правительства РФ; решений Конституционного Суда РФ; решений Высшего Арбитражного Суда РФ; Президента РФ; Совета Федерации Федерального Собрания РФ; Государственной Думы Федерального Собрания РФ; Правительства РФ; Конституционного Суда РФ; Верховного Суда РФ; Высшего Арбитражного Суда РФ.
Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках: Администрации Президента РФ; полномочных представителей Президента РФ в федеральном округе; федеральных органов исполнительной власти; Генеральной прокуратуры РФ; Уполномоченного по правам человека в РФ; Счетной палаты РФ; Центральной избирательной комиссии РФ; Центрального банка РФ.
Одноцветный вариант Государственного герба РФ без геральдического щита помещают на бланках: Межведомственной комиссии по защите государственной тайны; органов, организаций и учреждений при Президенте РФ; органов, организаций и учреждений при Правительстве РФ; федеральных судов; органов прокуратуры РФ; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за пределами РФ.
Изображение герба на бланках с угловым расположение реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 20 мм.
Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ27.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланк организации в соответствии с уставом (положением об организации).
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Код ОКПО включает 8 знаков. В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа, в бланках писем – под реквизитом «Справочные данные об организации», в унифицированных формах документов – вверху справа, в кодовой зоне.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами28.
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами29.
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)30. В документах, оформленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, вод формы документа проставляется, как и код организации, под наименованием вида документа справа, в письмах – в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов – вверху справа, в кодовой зоне31.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии)32.
Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.)33.
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД34.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протоколов – дата заседания (принятия решения), дата акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату подписания.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ35.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителе и др.
Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливается в инструкции по делопроизводству организации, номенклатуре дел и распорядительных документах организации36.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется только в письмах-ответах37.
Место составления и издания
документа указывается в том случае, если
затруднено его определение по реквизитам
«Наименование организации» и «Справочные
данные об организации». Место составления
или издания документа указывают с учетом
принятого административно-
Место составления документа не указывается: если оно включено в состав наименования организации (например, Правительство Москвы); в письмах (на бланке письма эта информация содержится в реквизите «Справочные данные об организации»)38.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже39.
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения40.
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату41.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа42.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа43.
Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или на государственном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации или субъекта РФ44.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия)45.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документа (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования46.
Согласование документа оформляют визой согласования, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания47.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи. Документы заверяют печатью организации48.
