Этапы подготовки и составления ОРД

оглавление

1. Этапы подготовки и составления  ОРД. Утверждение, согласование, визирование, регистрации, рассмотрение, контроль, исполнение и подписание

      Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

      Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности [5;с.172].

      Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных — соответствующими владельцами, коллективами, регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях [5;с.173].

      В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставный капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя [2;с.73].

      Положение — это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например. Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы) [2;с.73].

        В отдельную группу следует  выделить положения, регулирующие  совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

      Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.

      В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании [5;с.174].

      Уставы  и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как  правило, определяются учреждениями-разработчиками.

      Инструкция  — это правовой акт, издаваемый органом  государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан [5;с.174]. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

      Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые  распространяются ее требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате Администрации Новосибирской области», «Должностная инструкция инспектору по контролю...»).

      Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены се новой).

      Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются  четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д.

      Текст инструкции излагается от третьего лица (например, «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...») или в безличной форме (например, «Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы первого предложения, заявления, жалобы...»).

      Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

      Таким образом, деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах,

      Решение наиболее важных вопросов излагается в таких распорядительных документах, как постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.

      Издание распорядительных документов обязательно  в следующих случаях:

      1) по организационным вопросам;

      2) в области планирования;

      3) в области производства;

      4) в области финансов и кредита;

      5) по вопросам труда и заработной платы [2;с.92].

      Приведенный перечень не является исчерпывающим  и включает в себя лишь наиболее характерные и стабильные оснований обязательного издания распорядительных документов.

      В практике управления из распорядительных документов чаще других применяется приказ. Приказы издаются руководителями организаций, действующих на основе единоначалия, в то время как главы исполнительной власти субъектов РФ — губернаторы, мэры издают распоряжения и решения.

      Одна  из главных задач всякого руководителя — установление строгой дисциплины труда. Распоряжения и приказы руководителя должны точно выполняться подчиненными. При этом требуется не слепое и формальное выполнение приказов и распоряжений, а сознательное, с добавлением своей творческой инициативы.

      Многолетний опыт показал, что короткие, немногосложные распоряжения и приказы всегда выполняются  точнее и своевременнее, чем длинные и многосложные.

      Выделяют  следующие этапы подготовки и  составления ОРД.

      Проект  приказа, как правило, готовит структурное подразделение или должностное лицо, возглавляющее это структурное подразделение, к работе которого в наибольшей степени имеет отношение приказ. Лицо, подготавливающее проект приказа, прежде всего должно проверить в кодификационной картотеке приказов, нет ли ранее изданного приказа по данному вопросу. Это поможет избежать дублирования в работе [2;с.93].

      Затем составители проекта приказа  должны согласовать его со всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами и получить их визы. Если на проект есть замечания, то в нем делается соответствующая пометка, а само замечание излагается на отдельном листе.

      Во  всех случаях обязательна виза составителя  приказа и руководителя структурного подразделения, которое вносит или готовит проект приказа. Они же определяют структурные подразделения и должностных лиц, которым следует направить приказ.

      Особо надо сказать о визе юрисконсульта, так как его виза определяет целесообразность издания приказа по данному вопросу, соответствие проекта приказа действующему законодательству, отсутствие противоречий ранее изданным приказам или их частичного дублирования.

      Завизированный  проект приказа передают руководителю на подпись. Приказ вступает в силу с момента его подписания или  даты, специально оговоренной в приказе. С приказом должны быть ознакомлены все поименованные в нем лица, которые расписываются на одном из экземпляров приказа или на специальном бланке.

      В зависимости от содержания различают  приказы по основной деятельности и по личному составу. Приказы по основной деятельности могут издаваться по указанию вышестоящих или контролирующих органов, по инициативе руководителя и на основании докладных записок должностных лиц. Если основанием для издания приказа послужило указание вышестоящего органа, то в приказе обязательно надо указать полное название, номер и дату документа [4;с.94].

      Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

      В констатирующей част излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа, в распорядительной — предписываются конкретные действия. Распорядительная часть приказа начинается словом «Приказываю».

      Приказ  оформляется на общем бланке организации  или на бланке приказа. В состав формуляра приказа входят следующие реквизиты:

• наименование вышестоящей организации (если имеется);
• наименование организации;
• название вида документа;
• дата;
• номер;
• место составления;
• заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «о чем?»;
• текст;
• подпись;
• визы;
• гриф согласования [2;с.95].

      В констатирующей части излагаются причины  издания приказа, цели и задачи предписываемых действий.

      Констатирующая  часть может быть опущена, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

      Распорядительная  часть излагается в повелительной  форме с формулировки «ПРИКАЗЫВАЮ» (пишется прописными буквами, с новой строки от нулевого положения табулятора).

      В распорядительной части содержатся предписания, излагаемые по пунктам с указанием исполнителей и сроков исполнения. Срок исполнения может быть общим для всех предписываемых действий или дифференцированным по отдельным пунктам. Отдельным пунктом определяется орган или должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением приказа.

      После подписания приказы регистрируются, а затем размножаются в количестве, необходимом для рассылки заинтересованным организациям и структурным подразделениям. Список на рассылку готовит исполнитель. Список адресатов печатают либо на обороте последнего листа приказа, либо на отдельном листе бумаги.

      Приказ  вступает в силу с момента его подписания.

      Все лица, указанные в приказе, расписываются  на первом экземпляре или на отдельном листе бумаги в том, что они ознакомлены с содержанием.

      Приказами по личному составу производятся оформление на работу граждан, их перемещение, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений и мер воздействия и т. п.

      В крупных фирмах приказы подобного  рода заменяются приемными, отпускными, увольнительными и переводными записками.

      Приказы по основной деятельности нумеруются и подшиваются отдельно от приказов по личному составу.

      Приказ  руководителя предприятия может  быть аннулирован только другим приказом или приказом вышестоящей организации [2;с.100].

      Решения по вопросам нормативного характера, оперативным, организационным, кадровым и другим внутренним вопросам организации могут оформляться как приказами, так и распоряжениями.

      Распоряжение  — это документ, издаваемый руководителем  организации или его заместителями  по вопросам их компетенции.

      Правом  издавать распоряжения могут наделяться руководители самостоятельных подразделений (отделов, цехов, филиалов и др.), что отражается в организационно-распорядительных документах (положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях и т. д.).

      Распоряжения  составляются и оформляются аналогично приказам по основной деятельности организаций и содержат следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (распоряжение);
• дата;
• номер;
• место составления;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• визы [2;с.100].

      Структура текста распоряжения, так же как  и приказа, состоит из вводной и распорядительной частей. Во вводной части указывается, на основании какого нормативного документа или положения дел в данной организации требуется принятие каких-либо конкретных действий.

      Распорядительная  часть распоряжения начинается словами  «УСТАНОВИТЬ», «УТВЕРДИТЬ», «ПРЕДЛАГАЮ ПРОВЕСТИ» и т. д.

      Каждый  пункт распорядительной части должен представлять конкретное действие с  указанием исполнителя и срока исполнения.

      Документ  подписывается руководителем организации  или его заместителем.

      Решение — правовой акт, принимаемый в  коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов. Порядок подготовки проектов решений совпадает с порядком подготовки других распорядительных документов, разница лишь в том, что решения утверждаются коллегиально и записываются в протоколы.

      Когда решения служат самостоятельными распорядительными документами, вместо содержания решения в протокольных записях может быть сделана ссылка на него с указанием заголовка и номера решения.

      Заседание коллегиального органа предусматривает  выработку конкретного решения по рассматриваемому вопросу. Практика свидетельствует, что принятию решения на заседании предшествует такая сложная форма организационной работы, как подготовка проекта решения.

      Проект  решения, как правило, подготавливается инициативной группой. Перед членами этой группы ставится задача — досконально изучить какой-нибудь конкретный вопрос Для этого члены инициативной группы тщательно проверяют существующее положение дел на порученном им участке.

      Результаты  проверки фиксируются в справке, которую подписывают все проверяющие. Такая справка является своего рода фиксированным доказательством истинного положения дел на конкретном участке.

      Конспект  справки и закладывается в  проект решения [2;с.102].

      Понятно, что по объему справка значительно  шире проекта решения, так как  нередко для иллюстрации к  справке прилагаются образцы, схемы, диаграммы, чертежи, макеты, таблицы, пояснения и т. п. Кроме того, в справке фиксируется положение дел на смежных с проверяемым участком направлениях.

      Проект  решения визируют руководители структурных  подразделений.

      Первый  экземпляр проекта после принятия на заседании становится подлинником решения.

      На  последнем листе первого экземпляра проекта должны быть отметка о  том, какой отдел (управление) выносит  вопрос на рассмотрение, и подпись  руководителя этого отдела (управления), визы должностных лиц, от которых зависит практическое выполнение принимаемого решения, руководителя управы, курирующего данный вопрос, а также юридического бюро.

      В случае несогласия с содержанием  проекта визирующий должен сделать  отметку об этом на проекте и приложить  записку с обоснованием своего мнения.

      Проект  решения и приложения печатаются на одной стороне листа через два интервала и представляются в соответствующий секретариат в одном экземпляре.

      Секретариат, принявший проект от отдела (управления), оформляет лист согласования и в  случае несогласия с текстом проекта печатает первый лист его на общем бланке коллегиального органа.

      Оформленный соответствующим образом проект решения вместе с другими документами  и листом согласования передается в протокольную часть с целью размножения для исполкома  [2;с.102].

      В состав формуляра «решения» входят следующие реквизиты:

• наименование коллегиального органа;
• наименование вида документа (решение);
• дата;
• номер;
• место составления;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подписи председателя и секретаря;
• визы [2;с.103].

      В последнем пункте распорядительной части решения указы-н.1ются учреждения и должностные лица, на которых возлагается контроль за исполнением решения. Исполнители и сроки исполнения могут выделяться в отдельный пункт, если решение не регламентирует конкретные сроки исполнения каждого отдельного действия.

      На  каждое принятое решение заполняются  учетные карточки. В них указываются номер решения, дата принятия, номер протокола заседания, заголовок решения, наименование структурного подразделения (кто готовил).

      Решение должно быть своевременно доведено до всех лиц и подразделений, которых оно касается. Решение рассылается по списку, приобщенному к подлиннику решения. Рассылаемые экземпляры решений руководители коллегиального органа не подписывают, хотя должности и фамилии указываются. 

2. Составить и оформить проекты  документов, сопровождающие  увольнение  с работы (место, должность, на  котором Вы работаете в настоящее  время) – заявление, приказ  по личному составу, трудовую  книжку

      Проекты документов, сопровождающие  увольнение с работы

      1. Заявление  (пишется от руки) за  две недели дл увольнения

                                                                                Заведующему ДОУ № 23

                                                                                Ивановой Наталье Петровне

                                                                                 воспитателя  ДОУ № 23

                                                                                 Сергеевой Ирины Ивановны 
 

                                         Заявление  

      Прошу уволить по собственному желанию с 01.04.2009 г. в связи с переездом в другую местность. 

      16.03.2009 г.                 (подпись)                            Расшифровка 

                                                                                           Сергеева И. И.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      2. Проект приказа на увольнение       

      3. Проект записи в трудовую книжку  

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 

1. Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003. Постановление  Государственного комитета Российской Федерации от 03 марта  2003 г. № 65 ст.
2. Андреева,  В. И. Делопроизводство: Практическое пособие: / В. И. Алексеева. – М.: ООО «Управление персоналом», 2006. – 200 с.
3. Белов,  А. Н. Делопроизводство и документооборот. Учебное пособие: / А. Н. Белов,  А. А. Белов – М.: Изд-во Эксмо, 2007. – 624 с.
4. Кирсанова,  М. В. Современное делопроизводство: Учебное пособие: / М. В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 304 с.
5. Стенюков,  М. В.  Образцы документов по делопроизводству (руководство к составлению). / М. В. Стенюков. – М.: Приор-издат, 2007. – 160 с.