Этические стандарты оформления рабочего места сотрудников
Содержание
Введение 3
1 Этические стандарты оформления рабочего места сотрудников 4
1.1 Стандарты освещения 5
1.2 Растения в офисе 7
1.3 Что повесить на стены 8
2 Внешний вид деловой женщины 9
3 Одежда и манеры делового мужчины 12
4 Этика
служебных взаимоотношений
4.1 Дружба
между сотрудниками на работе
4.2 Служебный роман 18
5 Деловой этикет руководителя 19
5.1 Приём посетителей 19
5.2 Проведение совещаний 21
5.3 Личные
контакты с сотрудниками
Заключение 26
Список
использованной литературы 27
Введение
Этикет – своеобразный кодекс хороших манер и правил поведения людей дома, на работе, в транспорте, принятых в данном обществе. Само слово «этикет» произошло от французского «etiquette».
Понятие этикета неразрывно связано с этикой. Под этикой понимают науку о морали человека, о нравственных и духовных принципах, которыми он руководствуется в жизни. Многие считают, что правила этикета – никому ненужная формальность, своеобразный анахронизм, доживающий свои последние дни в современном обществе. Но это далеко не так. На самом деле воспитанному человеку, знающему и соблюдающему правила этикета, гораздо легче живется в любом обществе.
В
поведении и общении с другими
людьми неизбежно проявляется
1
Этические стандарты
оформления рабочего
места сотрудников
Сегодня модно работать много. Для большинства офис стал даже не вторым, а первым домом. Практически вся жизнь проходит на рабочем месте. Так стоит ли жить по образу и подобию советской конторы?
За рубежом давно поняли: офис — один из основных инструментов ведения бизнеса. Это значит, что, если у ваших сотрудников неудобные рабочие места, производительность труда будет падать. А если ваш офис имеет непрезентабельный вид, вы не сможете произвести благоприятное впечатление на клиентов и партнеров.
В России только-только начали приходить к осознанию этой стороны дела.
Если предполагается, что в ваш офис одновременно могут приходить много незнакомых друг с другом клиентов или покупателей, которым в ожидании предстоит провести вместе в одном помещении от нескольких минут до часа, не рекомендуется ставить диваны. В этом случае более подойдут кресла для посетителей. Диваны создают определенную проблему: на них незнакомые люди вынуждены сидеть слишком близко, может быть, даже вплотную друг к другу, а это стесняет людей. В такой ситуации лучше подойдут кресла, расставленные буквой "Г", так что если вы хотите сесть с кем-то рядом, вполне можно это сделать, если вы хотите сесть подальше от остальных, вы сможете найти и такое место.
Рядом с креслами для посетителей рекомендуется разложить на выбор множество журналов, которые можно полистать. Там же можно поставить телефон, которым клиент может воспользоваться, чтобы позвонить в то или иное место (в пределах города).
В рабочих помещениях необходимо соблюдать элементарный порядок. Беспорядок делает труд малоэффективным, портит мнение о компании. Он совершенно недопустим в служебном кабинете, поскольку одно из правил делового этикета гласит: бизнесмен должен выглядеть как человек, который контролирует ситуацию.
Для создания впечатления преуспевающего служащего следует выполнять правила:
- Воспринимайте
ваш офис как свой дом независимо от
его размеров и продумайте все мелочи с точки зрения хорошего тона, так, как вы обдумывали бы обстановку и убранство собственного жилища. - В офисе всегда должно быть чисто и приятно.
- Если вам
для работы обязательно нужны горы бумаг,
устройте аккуратную, прибранную приемную для посетителей, а текущую работу делайте в другой комнате. Если же
кабинет у вас слишком маленький или вам выделен лишь стол в небольшом помещении, заведите себе выдвижной "мусорный" ящик, куда будете прятать все бумаги, как только к вам кто-нибудь придет. - Постарайтесь
не обедать за рабочим столом. Если нет
другого выхода, убедитесь, что поблизости нет никого из
клиентов или посетителей, которые могли бы это видеть, а
после еды непременно все уберите (особенно крошки). - Попробуйте
поглядеть на свое рабочее место глазами
постороннего человека, а потом ответьте на вопрос: захотел
бы я прийти к человеку, работающему в таком кабинете, а
если захотел бы, то что бы этот кабинет мог сказать мне о
своем хозяине?
В солидных фирмах руководство всегда думает о том, насколько комфортно сотрудникам в помещении фирмы.
1.1 Стандарты освещения
Как известно, немаловажным фактором поддержания работоспособности сотрудников в течение рабочего дня является правильно выбранный тип освещения. Он должен выбираться в зависимости от таких обстоятельств, как наличие на столах дисплеев, доступность естественного дневного света (или, напротив, полное отсутствие окон). Искусственный свет должен быть достаточно ярок, чтобы вы могли работать, однако не настолько, чтобы экран компьютера и бумага бликовала, а у посетителей начиналась головная боль.
Рекомендуемые стандарты освещения:
-
Освещение рабочего места должно быть
индивидуальным и гибким. На современном
рабочем месте свет должен
быть максимально индивидуальным и одновременно
много-
вариантным, позволяя менять направленность,
яркость и
площадь освещения, потому что задачи
человека за столом
постоянно меняются.
- В приемной для создания ощущения комфорта наиболее приемлем мягкий отраженный свет; стол секретаря освещается местными источниками.
-
В рабочих кабинетах свет может быть рассеянным,
без
местных источников.
-
Когда люди работают в основном с экраном
(биржевые
торговцы, компьютерные дизайнеры), верхний
свет может быть минимальным, а местный
должен эффективно освещать клавиатуру
и бумаги на столе.
Если у вас есть возможность принимать участие в обсуждении вопроса, какого цвета должны быть стены вашего кабинета, то следует иметь в виду, что помещение со светлыми стенами кажется просторнее, с темными — как бы сокращается в размерах. Не следует красить стены служебных помещений в яркие цвета, например, такие как синий, пурпурный или бирюзовый. Но если окрасить одну стену в синий цвет, — вы оживите комнату, не подавляя при этом интерьера. Чисто белым цветом тоже не рекомендуется красить стены, куда приятнее находиться в бежевых, светло-серых и других мягких тонах.
Специфика деятельности требует особого подбора цветов. Л.Н.Миронова в пособии "Цветология" дает некоторые рекомендации по практическому использованию цвета в производственных и офисных помещениях:
-
с физиологической точки зрения к самым
благоприятным относят зеленый, желтый,
белый цвета. Зеленый цвет
способствует концентрации и положительно
влияет на зрение, предупреждает раннее
утомление.
-
при работе, требующей постоянной сосредоточенности
или однообразных действий, предпочтительнее
оттенки холодных цветов — зеленого, сине-зеленого.
А при работе, периодически требующей
интенсивности умственной или физической
нагрузки, рекомендуются оттенки теплых
цветов,
которые вызывают активность. В то же время
цветовое оформление не должно отвлекать
от работы. Поэтому целесообразно применять
светло-желтый и зеленый цвета, которые
стимулируют умственную деятельность.
- монохромность также утомительна для глаз, как и чрезмерная насыщенность цвета. Утомляющее воздействие оказывает также большой контраст.
-
в серьезных деловых помещениях не рекомендуются
розовые цвета, вызывающие неделовые эмоции.
1.2 Растения в офисе
В последние годы особое внимание в оформлении офиса уделяется растениям (живым или искусственным). Предпочтительнее, чтобы растения в офисе были живыми. Живые растения создают в офисе благоприятную атмосферу и защищают работников от офисных болезней, так как обладают терапевтическим эффектом. Любые растения, требующие полива, увеличивают влажность помещения и тем самым снижают электростатическое поле. По словам специалистов, лимонные, мандариновые или лавровые деревья не только украшают помещение: их листья очищают воздух от бактерий.
Цветочные композиции не должны противоречить общему интерьеру. Особенно много разных растений там, где бизнес предполагает постоянное обслуживание клиентов, например в дорогих отелях.
Для
озеленения офиса рекомендуется
также использовать китайскую розу
(обладает антимикробными свойствами),
бегонии, алоэ, герань (устраняет неприятные
запахи). В кабинете мужчины-руководителя
хорошо выглядят пальмы, лианы, папоротники.
1.3 Что повесить на стены
Выбирая репродукции, которые вы хотите повесить на стены офиса, думайте об имидже, который хотите создать. Произведения искусства выбираются в зависимости от типа вашей организации. Яркая палитра Матисса или экспрессивные линии лучше впишутся в обстановку издательской компании, чем финансового учреждения. К офису консервативного стиля больше подойдет, вероятно, какой-нибудь натюрморт или что-то из старых излюбленных мастеров, изображавших более устоявшуюся жизнь, или эпизоды из стародавних времен в духе Рембрандта.
Если позволить сотрудникам самим решать, что повесить около своего рабочего места, то получится пестрая картина: кому-то нравятся плакаты с Сильвестром Сталлоне, кому-то портреты кошек или календари с видами. И именно это будет определять образ компании для посетителей. Часто они входят в диссонанс с дизайном интерьера, с задачами офиса.
Чтобы избежать подобного диссонанса, нужно ясно определить и сформулировать эти задачи. Важно понять, чего компания хочет добиться, украшая свое помещение.
Так, если компания хочет продемонстрировать нейтральность и корректность в сочетании с серьезностью, для оформления подходят спокойные городские пейзажи, старинные гравюры с видами городов, художественная фотография, которая пользуется все большим спросом в последнее время, абстрактная или архитектурная графика, качественные репродукции картин известных художников.
Однако репродукции лишь оживляют стену, создают "равнодушное пространство". Живая живопись несет энергию.
Офисы динамичных, активных компаний с ярко выраженным корпоративным имиджем оформляют по иному, чем, скажем, представительства инвестиционных банков. В первых вполне уместны яркие и остроумные плакаты с корпоративной символикой. Они могут служить чем-то вроде знамени.
Рекламные
агентства, как правило, оформляют
свои помещения лучшими образцами собственной
продукции, что очень важно при общении
с клиентами: они должны видеть, в каком
стиле работает фирма.
2
Внешний вид деловой
женщины
Особое внимание в этикете уделяется требованиям к внешнему облику сотрудников фирм.
Чтобы иметь успех в выполнении своей профессиональной роли, нужно обязательно соответствовать этой роли внешне. Достигается это соответствующим поведением и внешним видом.
Как известно, встречают "по одежке". Поэтому благоприятный внешний облик и вкус в одежде является немаловажной предпосылкой успешной деятельности.
Работая над формированием своего имиджа, целесообразно взглянуть на себя критически, оценить достоинства и недостатки своей внешности. Ориентиром здесь должна быть такая установка: партнер по общению должен видеть в вас одновременно и делового человека, и женщину. Мужчины ценят в женщине, кроме деловых качеств, внешнюю привлекательность и женственность. Поэтому производить впечатление "синего чулка" не стоит. Однако не должна возобладать и противоположная тенденция — превалирование женственности над деловитостью.
Следует обратить внимание на то, что в настоящее время деловой этикет допускает разнообразные цвета делового стиля для женщины: синий, черный, серый, песочный, терракотовый. Кроме того, допускается одежда темно-коричневого, оливкового, темно-вишневого, бежевого, рыжевато-коричневого цвета, разрешаются практически все цвета, за исключением кричащих, или, как говорит молодежь, "кислотных" цветов. Летом допускаются светлые цвета. Ткань предпочтительна однотонная, клетка или полоска.
Кроме того, специалисты отмечают, что костюмы спокойных тонов — синего, коричневого, серого цвета — увеличивают доверие к женщине как к специалисту, а не сексуальному объекту. Самовыражение возможно через более мелкие детали костюма: блузка, платок, шарфик, аксессуары.
Учтите, что главное требование к внешнему облику деловой женщины — это элегантная одежда, привлекательная прическа, тонкий макияж и впечатляющие аксессуары.
В
гардеробе деловой женщины
- Костюм рекомендованных
выше цветов. Необходимо
иметь 3- 4 костюма и периодически обновлять гардероб. Несколько юбок, которые можно сочетать с жакетом
контрастных цветов. Юбка лучше свободная, а не облегающая. Длина юбки значения не имеет. Вместе с тем специалисты рекомендуют носить юбки не короче 5-7 см выше колена
и не длиннее середины икры. - Блузка с
рукавами — белая, бежевая, пастельных
то
нов, может быть красная, в цветочек или "огурчик". Обязательное требование — непрозрачность. - Допускается платье, обязательно с жакетом.
- Колготки телесного цвета (чулки). Деловой этикет настаивает, что в любую погоду женщина на работе должна быть в колготках или чулках телесного цвета
- Туфли — несколько
пар, из натуральной кожи (для
работы), удобные для дороги, на работе обязательно переобуваться в более элегантные. Цвет зимой — черный, коричневый, темно-синий, летом под цвет одежды. - Украшения
из драгоценных камней и металлов. Они
не
должны напоминать украшения для бала, т. е. должны быть
аккуратными, небольшими по размеру. - Часы — элегантные женские, не следует носить мужские часы.
- Сумка — кожаная,
дамская, может быть портфель для
документов. Внутри сумочки должен быть полный порядок:
ужасное впечатление на мужчину производит "бедлам", который он случайно увидит в открываемой женщиной сумочке.
Кроме того, обратите внимание на советы специалистов для женщин:
- цвет обуви не должен быть светлее цвета вашего подола;
-
избегайте изделий с крупным набивным
рисунком; используйте насыщенные или
яркие тона в деталях, поближе
к лицу, чтобы привлечь внимание именно
к нему;
-
старайтесь покупать одежду свободного
покроя: узкая
одежда выглядит дешево.
Завершающий штрих во внешнем облике деловой женщины — умело подобранные духи. Для повседневного употребления более подойдут легкие и простые по составу духи. Однако запах духов не должен быть навязчивым. "Если к вечеру вы все еще ощущаете запах своих духов, знайте, что все остальные уже задохнулись".
Для женщин обязательным является макияж, причем неброский: неярко накрашенные губы, ресницы, немного румян, маникюр. Лак для ногтей желательно подбирать в тон губной помаде, и уж во всяком случае он не должен быть кричащим (черным, синим, зеленым и т. п.). Модные в последние годы украшения для ногтей не годятся для рабочей обстановки, так как отвлекают внимание собеседника.
Длина волос деловой женщины может быть любой. Однако запомните правило: волосы до плеч или чуть короче или же соответственно уложенные более длинные .придадут вам внешность профессионала.
Строгие
требования делового этикета к внешнему
облику деловой женщины исходят
из того, что деловая одежда не может
быть сексуально провоцирующей. Именно
поэтому не разрешается узкая и короткая
одежда, облегающие платья, кофточки, блузки
или платья без рукавов, прозрачные ткани
на работе, голые ноги, босоножки с открытым
мысом.
3
Одежда и манеры
делового мужчины
Дорогой костюм и хорошие часы — это униформа успешного делового человека.
Рекомендуемый цвет костюма: серый, синий, черный (для траурных или особо торжественных случаев). Летом допускаются светлые костюмы.
Хорошо смотрится на мужчине костюм, когда пиджак и брюки не одного цвета или типа ткани. Классика — блейзер (синий клубный пиджак с блестящими пуговицами) и серыми брюками. Однако эта одежда не является официальной, поэтому в ней нельзя приходить на официальные (протокольные) мероприятия.
Специалисты по имиджу рекомендуют мужчинам:
-
галстук должен быть правильной длины
— точно до
пояса или прикрывать пряжку ремня;
-
манжеты рубашки должны быть видны из-под
рукавов
пиджака;
-
носки должны быть темнее брюк, длинными,
чтобы,
когда вы садитесь, не оставалась полоска
тела между брюками и носками;
-
брюки должны быть нужной длины: с отворотами
— за
ходят за обувь спереди и задерживаются;
без отворотов — спереди небольшой зазор
между брюками и обувью и немного длиннее
сзади, чтобы доходить до места, где начинается
каблук.
Набор мужских украшений: зажим или заколка для галстука, часы и запонки (в последнее время они опять стали актуальны).
Мужчинам рекомендуется аккуратная, короткая стрижка. Длинные волосы, забранные в хвост, несовместимы с образом делового мужчины.
Конечно же, рекомендуется использовать хороший парфюм. Однако учтите, что здесь должно быть чувство меры.
Поскольку этикет допускает в служебной одежде мужчин меньше разнообразия, то и ошибок мужчины допускают меньше, и ошибки эти не столь грубые, как случаются у женщин, но все равно они также пагубно сказываются на продвижении по службе. На мужчин часто начинают смотреть косо из-за слишком небрежного или неопрятного вида или из-за чересчур претенциозной манеры одеваться.
Для делового мужчины недопустимы:
- короткие носки;
- белые носки к деловому костюму;
- несвежая сорочка, носовой платок;
- мятый костюм;
- криво завязанный галстук;
- нечищеная обувь;
- жилет, шарф ручной работы;
- цветовые контрасты в работе.
Как известно, деловой мужчина должен обладать хорошими манерами. Итак, первое правило: придя на работу, приветствуйте своих коллег. Дайте им понять, что вы рады начать с ними новый рабочий день, что они могут рассчитывать на вашу помощь и поддержку.
Известно, что от настроения тоже зависят уровень производительности труда и характер взаимоотношений на работе.
Правило второе: научитесь управлять своим поведением в любых условиях. Будьте приветливыми, вежливыми. Улыбайтесь людям. Стремитесь поддерживать хорошее настроение и у себя, и у окружающих.
Будьте любезны, доброжелательны и приветливы как бы на вас и на вашу фирму не наседали. Кому нравится работать с людьми брюзгливыми, подозрительными, капризными и грубыми?
Правило третье: делайте все вовремя, будьте пунктуальны, назначенные встречи вносите в свой рабочий календарь.
Этикет
предписывает соблюдение пунктуальности
в приходе, уходе, выполнении регламента
встреч, совещаний, переговоров, выступлений,
телефонных звонков. Опоздания не только
мешают работе, но и являются первым признаком
того, что на человека нельзя положиться.
4
Этика служебных
взаимоотношений
мужчины и женщины
К основным правилам делового этикета относится следующее: правила этикетного поведения одинаковы для мужчин и женщин. Служебный этикет в этом вопросе обращает внимание прежде всего на правила субординации. Вся тонкость в том, чтобы демонстрировать галантные манеры, не давая в то же время поводов заподозрить вас в пренебрежительном отношении к другому полу. По мере того как женщин все больше воспринимают в деловом мире как существ, равных мужчинам, а судят о них и продвигают согласно их способностям (а не потому, что они — слабый пол), кое-какие старомодные светские любезности (например, вставать, когда в комнату входит женщина) изживают себя в служебной обстановке.
Вместе с тем воспитанный мужчина и на службе придержит перед женщиной дверь, пропустит ее вперед, воздержится в ее присутствии от употребления грубых слов и выражений, встанет, если женщина стоит. При этом не надо перебарщивать, вежливость не должна мешать ходу работы. Так, мужчина может не отрываться от своего дела для того, чтобы подать женщине пальто, когда она уходит. Но при этом нельзя не помочь ей одеться, если они вместе оказались в гардеробе.
Женщины должны понимать, что вежливость мужчин на работе носит несколько иной характер, не такой полный, как обычно. Женщинам не следует злоупотреблять своим преимуществом в рабочих условиях, особенно хочется предостеречь их от слез при разрешении служебных разногласий.
Отрицать связанные с полом различия в нормах поведения — это значит создавать очень неудобную для работников атмосферу общения и тем самым наносить ущерб основной задаче — выполнению работы. Правила этикета способствуют работе только в том случае, когда они толкуются всеми одинаково и применяются последовательно.
Когда у мужчины начальник — женщина
Это относительно новая ситуация, требует от мужчин усвоить полностью новый кодекс правил и подходов в отношениях с женщинами-начальниками. Мери Де-Фриз, специалист по организации работы офисов, предлагает ряд важнейших принципов для мужчин, работающих под началом женщин, если они хотят исключить или свести к минимуму возможные конфликты и неловкие ситуации:
-
предлагая помощь, никогда не касайтесь
разницы между
полами, вроде: "Поскольку Вы дама, а
дамам нужна мужская поддержка, я всегда
к Вашим услугам";
-
дайте начальнице показать вам, будет
ли характер
ваших отношений чисто официальным или
нет;
-
не интерпретируйте ее дружелюбие как
флирт или
заигрывание;
-
пусть начальница сама установит время
и место для
исполнения служебных обязанностей;
-
обращайтесь с ней так же почтительно,
как делали бы
это в отношении начальника-мужчины.
Когда у женщины начальник — женщина
Как ни странно на первый взгляд, в этой ситуации могут возникать свои осложнения, поскольку между двумя женщинами, занимающими неравное положение, могут совсем некстати сложиться неофициальные отношения как раз на почве того, что они существа одного пола. Секретарь может находить удовольствие в непрерывной болтовне с начальницей или в том, чтобы пересказывать ей все свои секреты, на что она никогда бы не отважилась с начальником-мужчиной. На работе никогда не надо ни с кем делиться подробностями своей или чьей-либо личной жизни, особенно с начальством и подчиненными. Не позволяйте, чтобы пол вашего шефа или сотрудника заставлял вас отступать от того, что диктует этикет. Так или иначе, но подобного рода откровенности всегда будут преследовать вас, препятствуя успехам или заставляя вас чувствовать себя неудобно в присутствии того, кому вы поверяли свои тайны.
Лучший
способ избежать такой ситуации —
общаться с каждым сотрудником строго
в рамках этикета и с учетом
его служебного положения. Обратите
внимание на те правила хорошего тона,
что предписывают определенный стиль
обращения подчиненного к начальнику
или двух служащих одного ранга друг к
другу, а не на то, как мужчине следует
обходиться с женщиной и т. п.
4.1 Дружба между сотрудниками на работе
