Этика делового общения и делопроизводство

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ  
АЭРОКОСМИЧЕСКОГО ПРИБОРОСТРОЕНИЯ»

ОЦЕНКА:

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ:

				Н.Ф.Екимова
должность, уч. степень, звание		подпись, дата		инициалы, фамилия

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Этика делового общения  и делопроизводство»

РАБОТУ ВЫПОЛНИЛ:

СТУДЕНТ ГР.	8813				Дурович. К.А
			подпись, дата		инициалы, фамилия

 

Санкт-Петербург 
2013

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

 

1. Правила сокращений в служебных документах                                                    3

 

2. Этикет  делового письма                                                                                           4

 

3. Способы регистрации документов на предприятии                                              5

 

4. Реквизиты документов                                                                                             6

 

5. Классификация документов по видам деятельности                                            11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Правила сокращений в служебных документах

 

Официальный текст воспринимается, в первую очередь, как источник информации, поэтому и требования к нему предъявляются  особые: информация должна добываться быстро, легко. В целях уменьшения объема документов на письме нередко применяют сокращенную запись слов и словосочетаний. В целом, сокращаться может любое слово, но в документах разрешается использование только типовых, общепонятных сокращений, закрепленных государственными стандартами. Необходимо помнить, что текст, который изобилует сокращениями, производит негативное впечатление, а иногда возникают трудности и в толковании его содержания. Поэтому сокращение в документах должны быть оправданными, а их количество ограничено.

 

Различаются два типа сокращений:

 

1) аббревиатуры, или сложносокращенные  слова;

 

2) графические сокращения.

 

Аббревиатуры используются и в  письменном, и в устном общении. Когда  написанный текст озвучивается, аббревиатуры могут подаваться без расшифровки.

 

Аббревиатуры образуются разными способами: сочетанием начальных частей слов (Госстрах - государственное страхование, райвоенкомат - районный военный комиссариат); сочетанием начальных звуков слов (КРУ [кру] - контрольно-ревизионное управление), сочетанием начальных букв слов (ДПА [Депе] - Государственная налоговая администрация).

 

Существуют аббревиатуры комбинированного типа - когда сочетаются разные части (например, склады и начальные буквы  слов: завуч (зав - заведующий, в - учебной, ч - частью).

 

Аббревиатуры, которые называют единичные  учреждения, организации, учреждения пишутся  с большой буквы: Нацбанк, Минэнерго.

 

С маленькой буквы пишутся аббревиатуры, которые являются родовыми названиями: телецентр, финотдел, юрфак, госзаказ.

 

Сложносокращенные слова, образованные из начальных букв собственных и  общих названий, заглавными буквами: ГНИ, АТС, ООО, ЗАО, НЛО, ВАК.

 

Общеупотребительные сокращения названий организаций, учреждений, явлений легко  расшифровываются, понятные тем, кто пользуется языком. Если возникают трудности в чтении таких сокращений, то следует обращаться к специальным словарям.

 

Иногда через частотность употребления в жизни определенной сложной  названия возникает необходимость  введения так называемой авторской аббревиатуры, тогда сначала подается развернутая название, в скобках записывается предложенная автором аббревиатура. Далее в тексте это сокращение может писаться без объяснения.

 

Например. Одним из видов территориальных  комплексов является региональный инвестиционный комплекс (РИК), в основе которого лежит строительный цикл, что является производственным звеном структуры (из наук. Статьи).

 

Графические сокращения, в отличие от аббревиатур, пригодные лишь для письменного общения. При устном воспроизведении они обязательно разворачиваются в полное слово или словосочетание.

 

На практике установилось несколько  способов графических сокращений:

 

1) точечный (после части слова  ставится точка: с. - Страница, ст. - Статья);

 

2) дефисных (подаются начало и  конец слова, на место пропущенной части ставится дефис: хар-ный - характерный, фак-т - факультет);

 

3) скиснолинийний (как правило,  сокращаются словосочетания: с / х - сельское хозяйство, а / я  - абонентский ящик, п / о - почтовое  отделение; после этих сокращений точки не ставятся).

 

В графических сокращениях сохраняется  написание прописных и строчных букв, дефисов - как в полных названиях: Сев.-Зап. - Северо-Западный.

 

 Общие правила графических  сокращений:

 

1. Слова сокращаются до уровня  понятности.

 

2. Не принято сокращать слова на гласную, если она не начальная в слове, и на мягкий знак.

 

 

2. Этикет делового письма.

 

 Во всем мире существуют  правила написания деловых писем,  несоблюдение этих правил может  не только отразиться на престиже  всей вашей фирмы, но и существенно помешать заключению очень выгодных контрактов. Во первых бумага для делового  письма всегда должна быть абсолютно чистой. Во вторых крайне желательно иметь собственный фирменный бланк делового письма с эмблемой фирмы, и ее полным названием, с указанием почтового  и телеграфного адреса, должны обязательно присутствовать номера телефонов и  факсов.

 

Согласно этикета  делового письма все страницы нумеруются, кроме титульной (первой), текст оформляется арабскими  цифрами. Ширина полей письма с левой стороны листа обязательно  должна быть не менее 2 см. Весь  текст  печатается через полтора-два интервала. Абзац начинается с абзаца, с отступлением не менее пяти интервалов от левого поля. Рекомендуется избегать переноса слов. Дата отправления письма ставиться в  правом верхнем углу под указанным адресом организации, которая отправляет  письмо.

 

Деловые письма-приглашения и поздравления включают много этикетных фраз. Вместо этикетной рамки (слов приветствия  и прощания) в деловых письмах  используются обращения: Уважаемый Николай Иванович! Уважаемый г-н Бобылев! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!, С уважением; С искренним почтением!; С наилучшими пожеланиями!; Заранее благодарны за ответ! и т.п.

При переписке или повторной отправке  письма  вашему партнеру, желательно начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него сообщение. Делается это в основном для того, чтобы дать понять вашему партнеру о получении предыдущего делового письма и , что  дальнейшая переписка строится на его основе.

 

 По правилам  делового этикета  при написании первого письма  партнеру, необходимо начать с  представления вашей фирмы, ее  основных целей и задач, которые  планируется выполнять при совместной  деятельности.Самым лучшим способом будет выслать вашему партнеру буклет с подробной и исчерпывающей информацией о фирме. Однако раскрываемый рекламный материал не должен быть больших объемов. Текст изложенного материала должен быть языком вашего партнера или английском языке.

 

Заканчивается письмо как правило  словами благодарности за сотрудничество и искренним выражением надежд на его успешное продолжение. И непременно с указанием: "Искренне Ваш", "С" и т. п. В завершении ставится подпись  на правой стороне листа, под словами  заключительной формулы вежливости.

 

Этикет делового письма и его  написание - это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безупречным  во всем: даже мелкое несоблюдение правил делового письма может сделать его  неправомочным с юридической  точки зрения. Правильно оформленное юридически, а так же написанное хорошим языком, напечатанное на фирменном бланке деловое письмо - это один из залогов успеха и будущего процветания вашего дела.

 

 

3. Способы регистрации документов на предприятии.

 

На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп (реквизит «отметка о поступлении документа в учреждение»), фиксирующий факт поступления документа в данное учреждение. Его проставляют на первом листе документа, а правом нижнем углу; если конверт не вскрывают, то его проставляют на любой свободной площади лицевой стороны конверта.

 

В момент поступления документа  в организацию в штампе проставляется  только дата поступления, а входящий номер – в момент регистрации.

 

Процедура регистрации документов состоит из двух этапов:

 

- первый – проставление индекса  в штампе для регистрации документов;

 

- второе – заполнение соответствующей  регистрационной формы.

 

Регистрация документов – процедура  регистрации документов состоит  из двух этапов: первый – проставление индекса в штампе для регистрации документов и второй – заполнение регистрационной формы.

 

Регистрация документов – это запись учетных данных о документах по установленной  форме, которая обеспечивает учет, контроль и быстрый поиск документа, а  также фиксирует факт их создания, отправления или поступления и на основании которой в последующем проставляются на этих документах делопроизводственный индекс и дата регистрации.

 

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования  в справочных целях. Среди них – присылаемые из других организаций и от физических лиц и создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

 

Основным принципом регистрации  является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в учреждении только один раз, когда проставляется его индекс. Присылаемые – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

 

Индексация – это проставление порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место создания (исполнения) и хранения документа.

 

Входящие и исходящие документы  должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения  структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:

 

- 01 - индекс структурного подразделения;

 

- 05 - номер дела по номенклатуре;- 134 - порядковый номер документа по журналу регистрации.

 

Документы регистрируются в регистрационно-контрольных  формах – традиционных (карточная  и журнальная) или электронных  карточках (журналах).

 

Карточная форма регистрации используется в учреждениях с объемом документооборота свыше 600 единиц в год. Документ регистрируется на карточке, формат которой А5 или А6. На карточках формата А5, как правило, присутствует календарная шкала, на которой секретарь, может отмечать даты поступления или исполнения документа.

 

Журнальная форма регистрации применяется в учреждениях с объемом документооборота не более 600 единиц в год. Содержание граф в журнале регистрации аналогично графам регистрационной карточки.

 

 

 

 

4. Реквизиты документов

 

  Каждый документ состоит  из элементов, которые называются  реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название "формуляробразец". Всего существует 5-ть групп реквизитов, в которые входит 31 реквизит. Образец размещения реквизитов на листе бумаги формата А4

 

I группа «Реквизиты названия  документов» 

В нее входят реквизиты: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.

 

Реквизит  № 1 «Государственный герб»

Написание – ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов государственной  власти, других государственных органов, министерств, ведомостей, а также  предприятий, организаций в предусмотренных законодательством случаях.

Расположение  на документе – в верхнем левом  углу. Употребляется для утверждения  прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и  материальных ценностей.

 

Реквизит  № 2 «Эмблема организации или предприятия»

Написание – символичное, графическое изображение, которое открывает, направление  деятельности фирмы, предприятия.

Расположение  – в верхнем поле документа  правее от первого реквизита.

 

Реквизит № 3 «Изображение наград»

Написание – применяется вместо внесения названий орденов в наименование учреждения.

Расположение – в верхнем, левом  поле документа правее от второго  реквизита.

 

Реквизит № 4 «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО» 

Расположение – в верхнем правом углу.

 

Реквизит № 5 «Код формы документа  по УКУД» 

Расположение – на второй строке под четвертым реквизитом.

 

Реквизит № 6 «Название министерства или ведомства»

Написание – отмечается наименование министерства или ведомства (высшей организации, или основателя).

Расположение – в верхней  части документа, под третьим  реквизитом.

 

Реквизит № 7 «Название учреждения» 

Написание – полное название учреждения, организации или предприятия  – автора документа.

Расположение – в верхней  части документа под шестым реквизитом.

 

Реквизит № 8 «Названия структурного подразделения»

Написание – пишется этот реквизит, если есть необходимость. Полное название структурного подразделения (шестой, седьмой, восьмой реквизиты пишутся в  именительном падеже). Расположение – пишется под седьмым реквизитом.

 

Реквизит № 9 «Адрес отправителя»

Написание – пишется индекс предприятия  связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, факса, номер счета  в банке. Этот реквизит размещается только на бланках для писем.

Расположение – под восьмым  реквизитом.

 

Реквизит № 10 «Название вида документа»

Написание – определяется как наименование совокупности документов, которые выполняют  однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) – это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному изучению документа.

Расположение – в верхней  части формуляра документа, под  девятым реквизитом, на шестой строке.

 

Реквизит № 15 «Гриф секретности»

Написание – проставляется для засекречивания документов. Документ с грифом секретности – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ.

Расположение – в верхней  правой части документа, на третьей  строке под пятым реквизитом.

 

II группа «Реквизиты датирования  и индексации документов»

В нее входят реквизиты: 11, 12, 13, 14.

 

Реквизит № 11 «Дата»

Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать  датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков.

Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее.

 

Реквизит № 12 «Индекс документа» (Исходящий номер)

Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.

Расположение – в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита.

 

Реквизит № 13 «Ссылка на документ» 

Написание – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который  дается ответ.

Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.

 

Реквизит № 14 «Место составления  или издания документа»

Написание – включает в себя название населенного пункта, где издается документ.

Расположение – проставляется  правее от тринадцатого реквизита.

 

 

 

 

 

III группа «Реквизиты оформления текста»

В нее входят реквизиты: 16, 19, 21.

 

Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ)

Написание – документы могут  быть адресованы учреждению, его структурным  подразделениям, или конкретной служебной  особе, их наименования пишутся в именительном падеже.

Расположение – на девятой строке документа, по середине.

 

Реквизит № 19 «Заглавие к тексту» (приказ)

Написание – неотъемлемая часть  текста документа, независимо от его  вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста.

Расположение – пишется на девятой  строчке в левой стороне.

 

Реквизит № 21 «Текст документа»

Написание – главный реквизит документа  ради которого создается документ.

Расположение – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.

 

 

IV группа «Реквизиты утверждения  документа» 

В нее входят реквизиты: 17, 23, 24, 25, 26,

 

Реквизит № 17 «Гриф утверждения»

Написание – если документ утверждается конкретной особой (служебной), то гриф утверждения содержит также элементы: слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая утвердила документ, дата утверждения.

Расположение – в правой верхней  стороне бланка на четвертой строке, напротив восьмого реквизита.

 

Реквизит № 23 «Подпись» 

Написание – обязательный реквизит служебного документа. Право подписи  устанавливается приказом управляющего учреждения или инструкцией по делопроизводству.

Расположение – подпись ставится на нижнем поле документа, в правой части на двенадцатой строке.

 

Реквизит № 24 «Гриф согласования» 

Написание – оформляется согласно с соответствующими требованиями в  двух вариантах: согласование с конкретной должностной особой; согласование с  коллегиальным органом. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается большими буквами без кавычек на лицевой странице документа. Расположение – ставится в правой нижней части документа. Под двадцать третьим реквизитом.

 

Реквизит № 25 «Виза»

Написание – состоит из личной подписи особы, которая визирует и даты.

Расположение – на документе  внутреннего использования виза ставится на первом экземпляре, расположена  на тринадцатой строке правее от двадцать четвертого реквизита в нижнем поле документа.

 

Реквизит № 26 «Печать»

Написание – подпись ответственной особы утверждается печатью на документах, которые требуют утверждения прав граждан и юридических особ, фиксации факта затраты денег и материальных ценностей, а также предусмотренных актами (трудовые книги, титульные списки).

 Расположение – проставляется печать в нижнем правом поле документа правее от двадцать третьего реквизита.

 

 

 

V группа «Реквизиты о получении  и исполнении документов». 

В нее входят реквизиты: 18, 20, 22, 27, 28, 29, 30, 31.

 

Реквизит № 18 «Резолюция» 

Написание – надпись на документе сделанная управляющим учреждения или его подразделения, которое содержит указания для исполнения документа. Состоит из таких элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Расположение – ставится на шестой строке в верхнем поле документа, левее от десятого реквизита (вид документа).

 

Реквизит № 20 «Постановление документа  на контроль» 

Написание – отмечается словом «КОНТРОЛЬ» или буквой «К», ее можно писать от руки (красным, синим или зеленым цветом), или делать при помощи резинового штемпеля.

Расположение проставляется в  левом верхнем поле на седьмой  строке на самом крае бланка.

 

Реквизит № 22 «Отметка о приложении» 

Написание – приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. При наличии приложений, дополнение отмечается в тексте или после текста документа, перед подписью. Расположение – в нижнем правом поле документа над двадцать третьим реквизитом.

 

Реквизит № 27 «Отметка о копиях» (изготовлении и утверждении)

Написание – реквизит содержит данные о копиях (их количестве), место их нахождения, адресаты тех, кому они  были направлены. Количество копий  определяется нормативными актами (особенно для документов с ограниченным доступом) или диктуется практической необходимостью. Расположение – ставится в правом нижнем поле документа правее двадцать второго реквизита.

 

Реквизит № 28 «Отметка об исполнителе  данного документа»

Написание – содержит фамилию непосредственного  исполнителя и номер его рабочего телефона. Расположение – проставляется на обратной стороне документа в нижней части (на последней строке слева).

 

Реквизит № 29 «Отметка о выполнении документа и отправлении его  в дело»

Написание – состоит из короткой справки про выполнение (если нет документа о выполнении), слов «В дело» и номера дела, и номера дела, к которому документ будет подшит, даты направления его в дело и подписи исполнителя. Этот реквизит свидетельствует про то, что работа над документом завершена. Расположение – ставится в нижнем левом поле в левом углу на последней строке.

 

Реквизит № 30 «Отметка о перенесении  информации на ЭВМ»

Написание – включает информацию, перенесенную на ЭВМ, дату перенесения, номер массива, подпись особы, ответственной  за перенесение данных. Расположение – проставляется в нижней части документа, на последней строке, (посередине).

 

Реквизит № 31 «Пометка о получение  документа» (входящий номер)

Написание – эта отметка содержит такие элементы: сокращенное название учреждения, дата получения документа, индекс документа. Отметка делается от руки или с помощью резинового штемпеля организации. Расположение – проставляется в нижнем правом поле документа, на последней строке, в правом углу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Классификация документов по видам деятельности

 

  Управление организацией обеспечивается огромным количеством документированной информации. Все документы, обращающиеся в организации, подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды и разновидности документов. Документные образования обеспечивают осуществление определенных функций управления или видов деятельности организации. Системы, подсистемы документации включают десятки видов документов, характерных для данного документного образования, которые в свою очередь могут состоять из многих разновидностей документов. Так, например, управленческая деятельность, фиксируемая главным образом организационно-распорядительными документами (ОРД), подразделяется на три подсистемы документов: организационную, распорядительную и справочно-информационную; протокол как вид документа справочно-информационной подсистемы ОРД имеет разновидности — протокол заседания, протокол разногласий, протокол допроса. К ОРД относится также подсистема кадровой документации с соответствующими видами и разновидностями документов.

 

Следует отметить, что прямо, как  ОРД, или косвенно, как, например, документация по бухгалтерскому учету или даже технологическая документация, все  виды документов так или иначе  имеют отношение к вопросам управления. Каждый из них требует принятия соответствующего решения или непосредственного исполнения содержащегося в документе указания.

 

Приведем ниже классификацию документов, используемых в гой или иной мере каждой организацией независимо от ее масштабов и отраслевой специфики.

 

По видам деятельности документы организации подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (в виде, главным образом, организационно-распорядительных документов), поличному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.

 

По наименованию существует множество  видов документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и др.