Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Этикет делового письма. 2

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Уральский государственный экономический университет

Кафедра экономической теории

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Культура речи и деловое общение

Тема 3. Этикет делового письма

Исполнитель: студент гр. ЭТр-11кт

Шишкина Н.Е.

Екатеринбург

2011

Содержание

Введение………………………………………………………………..………….3

1. Функции делового письма ……...……………………………………….…….4

2. Общие требования к языку делового письма .…...…………………….....….5

3. Этикетные ритуалы делового текста .………………………..……..…...…...6

4. Основные виды деловых писем ..…………………………………………......7

Заключение………………………………..……………………………………....9

Списка использованных источников…………………….…….........………….10

Практическое задание. Напишите текст письма-оферты с предложением о продаже какого-либо товара (по вашему выбору) и ответа на это письмо………………………………………………………………………...11-12

Введение

Большое место среди служебных документов занимают деловые письма, которые составляются по самым различным поводам. Они выполняют две функции: обеспечивают связь между деловыми партнерами и сохраняют информацию об этой связи.

Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п. - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы.

1. Функции делового письма

Деловое письмо - это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это - информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.

Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.

К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

В качестве носителей информации находят применение носители на бумажной основе (не светочувствительные), микро-носители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, CD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи и CD-диски). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

Что касается языка, то тексты писем составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

2. Общие требования к языку делового письма

Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведется общение перед заключением договоров, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией.

Чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней.

Содержание деловых писем находит свое выражение в их языке. Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен многообразием деловых ситуаций и особенностями конкретного адресата. Поэтому единый комплекс требований к языку деловой переписки разработать невозможно. Тем не менее постараемся выделить некоторые общие признаки языка и стиля такой переписки, которые обеспечивают ее элементарную лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность.

Язык деловой переписки характеризуется частотой повторяемости и единообразием речевых средств. Поэтому часто говорят, что он представляет собой набор штампов, клишированных оборотов, стандартов. Нередки случаи в служебной коммуникации, когда встречаются документы, написанные эмоционально, ярко отражающие индивидуальность автора. Но язык деловой переписки должен обладать нейтральным тоном изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также междометия, модальные слова и имена с суффиксами субъективной оценки. Задача языка такой переписки – обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить эмоциональности и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения.

Итак, язык деловой переписки должен обладать следующими чертами: нейтральность; надличностный характер изложения; унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов; сужение диапазона используемых речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текста документов.

3. Этикетные ритуалы делового текста

В письменной речи, в отличие от устной, необходимость использования этикетных средств остается неизменной. В значительной степени она определяется жанром послания (письма-приглашения, письма-поздравления, письма-соболезнования) и социальным статусом адресата. Этикетные формулы в значительной мере носят условный характер.

Деловые письма-приглашения и поздравления включают много этических фраз. Вместо этических рамки в деловых письмах используются обращения: Уважаемый Николай Иванович! Уважаемый г-н Бобылев! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!; С уважением; с искреннем почтением!; С наилучшими пожеланиями!; Заранее благодарны за ответ! и т.п.

Этические ритуалы, выраженные глаголами, включены, как правило, в устойчивое выражение, как и остальные формулы речевого этикета:

Благо дарю Вас за участие…
Искренне благодарю Вас за…
Прошу Вас направить в наш адрес…
Заверяю Вас в том, что мы приложим все усилия…
Желаем Вам успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество…
С благодарностью подтверждаю от Вас…
К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, относятся также различные виды похвалы:
Вы проявили сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей (прямая похвала).
Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышлености…(косвенная похвала).
Поскольку ваша фирма является ведущим поставщиком насосной техники…(косвенная похвала).
К этикетным ритуалам относят и выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма:
Надеюсь на дальнейшие доброе и взаимовыгодные отношения…
Надеемся на скорейшее принятие решения…
Надеемся что, наша просьба будет рассмотрена в ближайшее время.
Вежливая форма именования адресатов деловой переписке предлагает использование местоимений «Вы», «Ваш» с прописной буквы.

Нельзя не учитывать эффективность этических формул, арсенал которых в русском этикете очень велик. От тона письма во многом зависит успех дел. Еще Френсис Бекон утверждал, что вести деловой диалог в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке.

4. Основные виды деловых писем

Принято выделять следующие виды деловых писем.

По тематическому признаку деловые письма разделяют на:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:

оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:

благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

Письма-ответы – ответы на инициативные письма.

Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.

Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).
Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя деловые письма делят на:

Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.

Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

Одноаспектные – рассматривают один вопрос.

Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.

Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления деловые письма могут быть:

Конвертные – отправленные с помощью почты в конверте.

Электронные – отправленные в электронном виде на e-mail.

Факсовые – отправленные по факсу.

Заключение

В заключение можно сделать следующие выводы: Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость.

Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Это важно, потому что деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений).

Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это — информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Списка использованных источников

Введенская, Л. А. Русский язык и культура речи [Текст] /Л. А. Введенская, Л. Г. Павлова, Ю. А. Кашаева. Ростов н/Д: Феникс, 2002.

Веселов, П. В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки [Текст] / П. В. Веселов. М., 1993.

Потунова, М. В. Деловое письмо. Что нужно знать составителю [Текст] / М. В. Потунова. М., 1999.

Русский язык и культура речи. 17 практических занятий [Текст] / под ред. Е. В. Ганапольской, А. В. Хохлова. СПб, 2006.

Хазагеров, Т. Г. Общая риторика [Текст]: курс лекций: словарь риторических приемов / Т. Г. Хазагеров, Л. С. Ширина. Ростов н/Д, 1999.

Басовская Е. Н. О языке служебных документов // Делопроизводство. 1997. № 2/1.

http://lib.rus.ec/b/217526/read

http://robotlibrary.com/book/192-yazyk-i-delovoe-obshhenie-normy-ritorika-yetiket/41-yetiket-delovogo-pisma.html

http://working-papers.ru/vidu-delovuh-pisem.html

Генеральному директору ООО «МЕГА-Строй»

Ширяеву Михаилу Евгеньевичу

Уважаемый Михаил Евгеньевич!

Предлагаем Вам заключить договор о приобретении цемента в пакетах по 50кг и 25 кг на следующих условиях:

предварительная оплата в размере 50% от общей стоимости;
за покупку более 1000кг скидка 10% более 1500кг 15%;
минимальный заказ – 500кг;
договор действителен 6 календарных месяцев со дня его заключения (и может быть продлен при выполнении условии).

Ждем Вашего ответа до « 16 » августа 2012г ».

Совершение действий по выполнению условий договора не считается акцептом.

С уважением,

Директор ООО «Цемент» М.П. Земцов А.В.

Подпись

Директор ООО «Цемент»

Земцов Александру Владимировичу

Уважаемый Александр Владимирович!

Подтверждаем получение Вашего предложения от « 10 »августа 2012г» на закупку цемента. В ближайшее время мы сообщим свое решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара.

С уважением.

Директор Ширяев М. Е.