Этикет делового письма. 7

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Уральский государственный экономический университет»

(УрГЭУ)

Кафедра: Юриспруденция

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Культура речи»

Тема 3. Этикет делового письма

Выполнила:

Проверил: преподаватель

Содержание:

Введение………………………………………………………………………стр.3

1. Функции делового письма …………….……………………………..….. стр.4

2. Общие требования к языку делового письма…………………….......…. стр.5

3. Этикетные ритуалы делового письма …………………………..……..…стр.9

4. Основные виды деловых писем………………………………………….стр.11

5. Практическое задание. Напишите текст письма-оферты с предложением о продаже какого-либо товара (по вашему выбору) и ответа на это письмо………………………………………………………………………..стр.14

6.Литература ……………………………………………………….…......…стр.16

Введение

Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Деловое письмо - одно из важнейших средств общения в деловом мире. Оно с давних пор помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм.  
 Современное деловое письмо — это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо.  Но, существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже вашей фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.  
 Написание делового письма - это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо - один из залогов успеха вашего дела. 

1.Функции делового  письма

Среди функций документа выделяют общие и специальные. К общим функциям документа относятся такие функции, как: 

-коммуникативная функция – документ представляется как средство связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями; 

-информационная функция – главная задача документа выражается в сохранении информации;

-социальная функция – документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью; 

-культурная функция – документ выступает как средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.

-управленческая функция – документ выступает в роли инструмента управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления; • функция исторического источника – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества. 

К специальным функциям документа относится  правовая функция – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время.

2.Общие требования  к языку делового письма

Официально-деловой стиль является одним из функциональных стилей современного русского литературного языка. Он представляет собой набор языковых средств, которые используются исключительно в сфере официально-деловых отношений. 

Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально деловой речи. Также данный стиль общения применяется при оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни страны. 

Существует ряд обстоятельств, когда хранение письменной информации не только желательно, но и необходимо. Это утверждение относится именно к официально-деловому стилю общения. Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по особым правилам. Содержание разговора можно забыть, неправильно запомнить, неверно понять и даже намеренно исказить. Но если текст сохранился в письменном виде и зафиксирован по этим особым правилам, то любой человек, использующий этот текст, может быть уверен в точности содержащейся в нем информации. 

Регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу называется документирование. В деловом общении документирование имеет особое значение. 

Действительно, если человек ссылается на какую-либо устную договоренность или устное распоряжение, то его слова могут быть опровергнуты или подвергнуты сомнению. Но, если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически.

Результатом документирования является создание документа. К официально-деловому письму предъявляются особые требования. Данные требования в свою очередь определяются условиями делового общения, к которым ним относятся такие, как официальный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность.  Указанные требования лежат в основе такого понятия, как культура официальной переписки, формирование которого связано с освоением мирового опыта составления и оформления деловых писем. 

Итак, можно выделить следующие стандартные требования или основные черты делового стиля общения: 

-точность изложения информации; 

-стандартизация и унификация языковых и текстовых средств; 

-официальность и строгость языка и стиля делового письма; 

-лаконичность и достаточность информативного содержания; 

-логичность, объективность и структурированность изложения. 

Официальный документ будет выполнять свое назначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформление безупречно.  Достаточно вспомнить квитанцию об оплате жилищно-коммунальных услуг, листок по учету кадров и т.п. Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Под предметной точностью подразумевается точность факта, соответствие обозначаемому.

С точки зрения языкового оформления высказывания предметная точность достигается точностью употребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице.  Коммуникативная точность – это точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения.

Под официальностью и строгостью делового письма понимается максимально строгое и сдержанное изложение информации. Это, в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (например, разговорно-просторечной лексики или междометий), образных средств или слов, употребляемых в переносном смысле. Это противоречило бы требованию точности деловой речи.

Также, деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Данное обстоятельство отвечает требованию достоверности или объективности информации. Одной из отличительных черт деловых писем является лаконичность написания текста.

Письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе восприятие информации затруднится. Лаконизм сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. Требование полноты предполагает, что документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. 

Каждый из нас хотя бы раз в жизни (а зачастую гораздо чаще) сталкивается с необходимостью составить официально-деловое письмо, например, подать заявление, составить доверенность и т. п. Но при этом каждый раз мы испытываем трудности, связанные со знанием (или, вернее, незнанием) формы документа.

Таким образом, выясняется, что содержание культуры речи применительно к деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики, это вопрос не только подбора языковых средств, но и выбора правильной формы документа. 

3. Этикетные ритуалы  делового письма

Во всем мире существует этикет написания деловых писем, несоблюдение этих правил может не только отразиться на престиже всей вашей фирмы, но и существенно помешать заключению очень выгодных контрактов. Во первых бумага для делового  письма всегда должна быть абсолютно чистой. Во вторых крайне желательно иметь собственный фирменный бланк делового письма с эмблемой фирмы, и ее полным названием, с указанием почтового  и телеграфного адреса, должны обязательно присутствовать номера телефонов и  факсов.

Согласно этикета  делового письма все страницы нумеруются, кроме титульной (первой), текст оформляется арабскими цифрами. Ширина полей письма с левой стороны листа обязательно  должна быть не менее 2 см. Весь  текст  печатается через полтора-два интервала. Абзац начинается с абзаца, с отступлением не менее пяти интервалов от левого поля. Рекомендуется избегать переноса слов. Дата отправления письма ставиться в  правом верхнем углу под указанным адресом организации, которая отправляет  письмо.

При переписке или повторной отправке  письма  вашему партнеру, желательно начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него сообщение. Делается это в основном для того, чтобы дать понять вашему партнеру о получении предыдущего делового письма и, что  дальнейшая переписка строится на его основе.

По правилам  делового этикета при написании первого письма  партнеру, необходимо начать с представления вашей фирмы, ее основных целей и задач, которые планируется выполнять при совместной  деятельности.

Самым лучшим способом будет выслать вашему партнеру буклет с подробной и исчерпывающей информацией о фирме. Однако раскрываемый рекламный материал не должен быть больших объемов. Текст изложенного материала должен быть языком вашего партнера или на английском языке.

Заканчивается письмо, как правило,  словами благодарности за сотрудничество и искренним выражением надежд на его успешное продолжение. И непременно с указанием: "Искренне Ваш", "С" и т. п. В завершении ставится подпись на правой стороне листа, под словами заключительной формулы вежливости.

Этикет делового письма и его написание - это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безупречным во всем: даже мелкое несоблюдение правил делового письма может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, а так же написанное хорошим языком, напечатанное на фирменном бланке деловое письмо - это один из залогов успеха и будущего процветания  вашего дела.  Хорошее впечатление произведет деловое письмо, которое после приветствия будет содержать в себе некое вступление-комплимент. Во вступлении обычно говорится о том, что вы рады приветствовать столь известную фирму, какой большой честью для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру и т.д. Не лишним будет также выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество. 

Письмо, содержащее серьезное деловое предложение, предполагающее денежные взаиморасчеты на большую сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или E-mail. В идеале его должен вручать курьер лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом. Все это работает на создание благоприятного имиджа.

4.Основные  виды деловых писем

По тематическому признаку:

1. Коммерческие  – используются при подготовке  к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий  договоров. К ним относятся следующие  деловые письма: 

- оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании  заключить сделку с указанием  конкретных условий сделки;

- письмо-запрос - обращение  одной стороны к другой о  желании заключить сделку, как  правило, без указания условий  сделки либо уточнить какой-то  вопрос при осуществлении сделки; 

- рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на  себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков. 

2. Некоммерческие (собственно  деловые письма) – используются  при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических  взаимоотношений. К ним относятся: 

- благодарственное  письмо – содержит выражение  благодарности по какому-то поводу;  
 - гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;  
 - информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;  
 - письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения; 

- письмо-подтверждение  – содержит подтверждение получения  какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.; 

- письмо-поздравление  – содержит поздравление по  какому-то поводу;  - письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;  
 - письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.; 

- письмо-соболезнование  – содержит сочувствие по какому-то  поводу;  - сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п. 

По функциональному признаку:

-письма-ответы – ответы на инициативные письма;

-инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью;

-письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);

-письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя:

-циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;

-обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку:

-одноаспектные – рассматривают один вопрос;

-многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре:

-регламентированные – составляются по определенному установленному образцу;

-нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления:

-конвертные – отправленные с помощью почты в конверте;

-электронные – отправленные в электронном виде на e-mail;

-факсовые – отправленные по факсу.

5.Практическое задание

Письмо предложение

Директору

Торгового дома «ПАССАЖ»

Е.А. Бивзюк

«09 »ноября 2013 г. № 1011/3

О сотрудничестве

Евгений Александрович,

ООО “Детский мир” - предлагает широкий выбор товаров для новорожденных: полотенца после купания, спальники, постельное белье, ортопедические подушки, матрацы, подушки для кормления, конверты, пледы, пуфы и многое другое.

При производстве наших товаров используются только самые современные, безопасные материалы. Вся продукция сертифицирована согласно требованиям международных стандартов качества.    Продукция нашей компании отвечает следующим основным принципам:

•  безопасность - в производстве товаров применяются экологически чистые и безопасные       для здоровья детей материалы;

•  стиль - разнообразие форм, оригинальных вышивок и цветовых гамм;

•  надежность - производство продукции контролируется на всех стадиях;

•  доступность - конкурентоспособные цены при высоком качестве товаров.

     Предлагаем Вам следующие условия о сотрудничестве:

Заказы принимаются по  электронной почте либо по факсу. Перед оформлением заказа просьба делать запрос о наличии товара на складе фабрики-производителя. После подтверждения заказа Вам будет выставлен счет-фактура. Счет-фактура требует вашего подтверждения (проверки наименования товара, количества, стоимости). Подтверждение можно отправить по  электронной почте либо по факсу.

Условия платежа - предоплата 70 %, доплата в размере 30% осуществляется перед отгрузкой товара с нашего склада.

Срок выполнения заказа - 45 рабочих дней, начиная со дня оплаты и при условии наличия товара на складе фабрики-производителя.

В случае, если необходимые позиции отсутствуют на складе фабрики, в течение 7 рабочих дней Вам будет предоставлена информация относительно даты их появления на складе фабрики и срок поставки составит 45 рабочих дней, начиная с даты появления позиций на фабрике.

Прайс-лист продукции прилагаем.

С уважением,

Директор компании  ООО «Детский мир»                      (подпись)                      Мартьянова И.М.

(дата)

(контактные телефоны)

Ответ на письмо: 

            Директору

            Компании ООО «Детский мир»

И.М. Мартьяновой

«12 »ноября 2013 г. № 1/1527

На №  1011/3 от «09» ноября 2013 г.

О сотрудничестве

Ирина Михайловна,

Благодарим Вашу компанию за предложение о сотрудничестве. Проведенная экспертиза продукции Вашего предприятия показала, что безопасность в производстве товаров является одним из приоритетов, т.к. используемы материалы являются экологически чистыми и безопасными для здоровья детей.

Специалисты по маркетингу Торгового дома «ПАССАЖ» заинтересовались продукцией ООО «Детский мир» и готовы в ближайшее время обсудить ряд вопросов по условиям поставки и оплаты товаров. Просим Вас сообщить о дате проведения рабочей встречи специалистов наших предприятий.

Надеемся на плодотворное партнерство с Вашей компанией.  

С уважением,

Директор компании  Торгового дома «ПАССАЖ»             (подпись)                  Бивзюк Е.А.

(дата)

(контактные телефоны)

Литература

1. Введенская, Л. А. Русский язык и культура речи [Текст] / Л. А. Введенская, Л. Г. Павлова, Ю. А. Кашаева. Ростов н/Д : Феникс, 2002.
2. Веселов, П. В. Аксиомы делового письма : культура делового общения и официальной переписки [Текст] / П. В. Веселов. М., 1993.
3. Потунова, М. В. Деловое письмо. Что нужно знать составителю [Текст] / М. В. Потунова. М., 1999.
4. Русский язык и культура речи. 17 практических занятий [Текст] / под ред. Е. В. Ганапольской, А. В. Хохлова. СПб., 2006.
5. Хазагеров, Т. Г. Общая риторика [Текст] : курс лекций : словарь риторических приемов / Т. Г. Хазагеров, Л. С. Ширина. Ростов н/Д, 1999.
6. Голуб, И.Б. Русский язык и культура речи: Учебное пособие / И.Б.Голуб. - М.: Университетская книга, 2007. - 432 с.
7. Колтунова, М.В. Язык делового общения / М.В.Колтунова. - М.: Изд-во Экономическая литература, 2003. - 288 с.