Этикет телефонного разговора. 16
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФГБОУ ВПО «Уральский государственный экономический университет». Центр дистанционного образования
по дисциплине: Культура речи и деловое общение
по теме: Этикет телефонного разговора
Исполнитель: студентка
Группа ФК-12 Ом
Обыскалова Елизавета Сергеевна
Введение…………………………………………………………
1. Особенности телефонного разговора………………………………………4
2. Этикетная лексика и
ее роль в телефонных
Заключение……………………………………………………
Список литературы……………………………………………………
Наше время – время активных, предприимчивых, деловых людей. В стране созданы предпосылки для развития творческой инициативы, открыт широкий простор для выражения различных мнений, убеждений, оценок. Все это требует развития коммуникативных возможностей современного человека.
Важнейшим средством коммуникации является слово. Яркое и страстное слово во все времена, как свидетельствует история развития человеческого общества, оказывало большое влияние на людей: на их взгляды, убеждения, дела и поступки.
Культура устной и письменной речи сегодня становится не только неотъемлемой частью имиджа делового человека, но и немаловажным условием профессионального успеха в любом бизнесе. Говорят, встречают по одежке... Наша речь и есть не что иное, как «одежда» наших мыслей.
Человек, обладающий риторическими навыками и умениями, чувствует себя уверенно в самых различных ситуациях бытового, социального, делового и профессионального общения.
Общение для человека – способ его существования. Общение дает человеку возможность выразить свои мысли, чувства, помогает организовать работу, наметить и обсудить планы, реализовать их.
Овладение искусством общения, искусством слова, культурой устной и письменной речи необходимо для человека независимо от того, каким видом деятельности он занимается. Каждый человек должен уметь точно, кратко и красочно выражать свои мысли, но особенно это необходимо деловым людям: депутатам, министрам, руководителям, ученым, журналистам, а также родителям, учителям, преподавателям, ученикам, студентам, наконец, просто собеседникам.
1. Особенности телефонного разговора
Телефон уже давно вошел в нашу повседневную жизнь, а в деловом мире он просто незаменим. По телефону ведутся важные переговоры, назначаются встречи, даже заключаются сделки. Умение грамотно вести телефонную беседу – важная особенность современного делового человека. Соблюдая правила этикета при телефонном разговоре, вы демонстрируете не только свой деловой профессионализм, но и общую культуру, образованность.
Телефонный разговор - это контактное по времени, но дистанционное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общение собеседников. Соответственно отсутствие визуального контакта увеличивает нагрузку на устно-речевые средства взаимодействия партнеров по общению.
Особенности телефонной коммуникации. У телефона есть ряд преимуществ, которых лишены другие средства коммуникации. Главные из них: скорость передачи информации (выигрыш во времени); немедленное установление связи с абонентом, находящимся на любом расстоянии; непосредственный обмен информацией в форме диалога и возможность достичь договоренности, не дожидаясь встречи; конфиденциальность контакта; сокращение бумагооборота; экономия средств на организацию контактов других видов.
Чтобы освоить правила эффективного ведения телефонных переговоров, необходимо сначала осознать и учесть все значимые компоненты этой типичной коммуникативной ситуации.
Коммуникативная установка - расположить собеседника к дальнейшим деловым контактам; получить или передать достоверную информацию, не тратя времени и средств на командировки или переписку.
Сегодня телефон настолько прочно вошел в повседневную жизнь, что без него невозможно представить полноценную работу любой компании. Без телефонных разговоров не возможна деловая активность. Умение общаться и, в первую очередь по телефону необходимо практически на любой должности.
Есть несколько общепринятых правил телефонных разговоров:
- если разговор прервался, то перезвонить должен тот, по чьей инициативе состоялся разговор;
- следует говорить максимально кратко и по существу;
- нельзя говорить слишком громко в трубку, избегая в то же время и слишком тихой речи;
- если вы ошиблись номером, нельзя спрашивать, или - лучше переспросить;
- если вы звоните кому-то и на ваш звонок не отвечают, не кладите трубку, пока не услышите 4-6 длинных гудков - вашему собеседнику может потребоваться некоторое время для того, чтобы подойти к телефону;
- как минимум несколько раз подумайте перед тем, как звонить в неурочное время - слишком рано утром или поздно вечером. Как правило, не следует звонить до 8 утра и после 11 вечера;
- нельзя звонить по ставшему вам известным номеру домашнего телефона вашего партнера, если только он сам не дал этот номер вам и не сказал, что ему можно позвонить домой. Следует избегать деловых звонков по домашним номерам в выходные и праздничные дни.
Надо помнить, что телефон усугубляет недостатки речи. Быстрое или замедленное произношение слов затрудняет восприятие. Особенно следите за произношением чисел, имен собственных и согласных букв. Если в разговоре встречаются названия городов, фамилии или другие имена собственные, которые плохо воспринимаются на слух, их нужно произносить по слогам или даже передавать по буквам.
Этикет делового телефонного разговора имеет в запасе целый ряд реплик для корректировки общения.
Например: Как Вы меня слышите? Не могли бы Вы повторить? Извините, очень плохо слышно. Простите, я не расслышал, что Вы сказали, и т.п.
Звонок по домашнему телефону деловому партнеру для служебного разговора может быть оправдан лишь серьезной причиной, кому бы вы ни звонили: начальнику или подчинённому. Воспитанный человек не станет звонить после 22 часов, если для этого нет острой необходимости, или не получено предварительного согласия на этот звонок.
Прежде чем начинать набирать номер, следует точно определить цель разговора и свою тактику его ведения. Если вы обговариваете несколько вопросов, то последовательно заканчивайте обсуждение одного и переходите к следующему. С помощью стандартных фраз старайтесь отделять один вопрос от другого.
Например:
Итак, по этому вопросу мы договорились?
Могу ли я считать, что по этому вопросу мы достигли соглашения?
Как я Вас понял, (в этом вопросе) мы можем рассчитывать на Вашу поддержку?
Разговор по каждой теме должен заканчиваться вопросом, требующим однозначного ответа.
Начиная разговор, не следует превращать его в допрос, задавая вопросы типа: "С кем я разговариваю?" или "Что вам нужно?" Следить за своей дикцией. Если вы говорите с акцентом, постарайтесь произносить слова отчётливо. Избегайте привычки зажимать микрофон рукой, чтобы что-то сказать коллегам - собеседник может это услышать.
Существуют выражения, которых следует избегать при телефонных разговорах, чтобы о вашей фирме не сложилось превратного представления. К ним, в частности, относятся: "Я не знаю". Никакой другой ответ не может подорвать доверие к вашей организации столь быстро и основательно. Прежде всего, ваша работа заключается в том, чтобы знать, - именно поэтому вы занимаете своё место. Если же вы не в состоянии дать ответ вашему собеседнику, лучше сказать: "Хороший вопрос... Разрешите, я уточню это для вас". "Мы не сможем этого сделать". Вместо отказа "с порога" предложите, например, подождать, прежде чем вы поймете, чем можете быть полезными, и попытайтесь найти альтернативное решение. Рекомендуется всегда в первую очередь сосредотачиваться на том, что вы можете сделать, а не на обратном.
"Вы должны...". Серьезная ошибка. Ваш клиент ничего вам не должен. Используйте более мягкие формулировки: "Для вас имеет смысл..." или "Лучше всего было бы...". "Подождите секунду, я скоро вернусь". Задумайтесь, вы хоть раз в жизни успевали управиться со своими делами за "секунду"? Вряд ли. Скажите вашему собеседнику что-то более похожее на правду: "Для того чтобы найти нужную информацию, может потребоваться две - три минуты. Можете подождать?"
"Нет", произнесенное в начале предложения, невольно приводит к тому, что путь к позитивному решению проблемы усложняется. Каждую фразу, содержащую несогласие с собеседником, следует тщательно обдумывать.
Часто при общении с собеседником мы отдаём предпочтение разговору по телефону. Это не вполне логично. Почему тот, кто позвонил вам по телефону, вправе перебить ваш разговор? Ведь он обратился к вам позднее, чем тот, кто рядом с вами и с кем вы вели беседу. Пришедший вынужден сидеть и ждать, слушая телефонный диалог, а затем восстанавливать нити прерванного звонком разговора, а иногда повторно напоминать, о чём шла речь. Вот почему, если разговор с сидящим у вас человеком заканчивается, нужно попросить позвонившего подождать, не вешая трубку. Если вы чувствуете, что беседа продлится еще 10 - 15 минут, лучше попросить перезвонить через четверть часа, когда вы освободитесь.
Когда приходит время заканчивать телефонный разговор и прощаться, следуйте правилу: кто первый начал разговор, т. е. кто позвонил, тот и должен его завершить. Лицу, которому позвонили, не следует проявлять нетерпение и всячески "закруглять" беседу. Это дурной тон. Вы начинаете прощаться, а человек, говорящий с вами, возможно, ещё не всё узнал или не всё уяснил.
2. Этикетная лексика и ее роль в телефонных переговорах
Уже более века человечество имеет возможность общаться между собой при помощи телефонного аппарата. За этот продолжительный период в сфере телефонного общения сложилась своя, характерная, лексика, которая включает не только определенные, свойственные для телефонного разговора слова, вроде "алло", но и многочисленные устойчивые словосочетания, выражения и фразы. И если обычные, личные разговоры по телефону, могут протекать в каком угодно стилистическом ключе, то деловые телефонные переговоры предполагают соблюдение определенного, общеустановленного стиля, при котором следует не только контролировать свою речь, употребляя определенные слова, фразеологические выражения нормативной лексики, а также следить за своей интонацией, тембром речи, но и продолжительностью самого разговора и некоторыми другими факторами, положительно влияющими на успех переговоров.
При проведении деловых переговоров по телефону собеседники должны придерживаться официально-делового стиля. Основная задача разговаривающего - предельно четко и коротко сообщить необходимые сведения.
При ведении делового разговора по телефону надо пользоваться общеизвестными литературными словами. При использовании терминов нельзя допускать искажения их произношения или замену их словами, которые могут оказаться непонятными или неизвестными собеседнику. В деловой речи по телефону ограничены возможности лексической сочетаемости слов, поэтому для нее характерно использование устойчивых словосочетаний: служебное письмо — составляется(а не пишется) и направляется (а не отсылается); выговор — объявляется; порицание —выносится; оклад — устанавливается и т. д.
Деловая сфера телефонного общения — это сфера коммуникации, в которой очень важно отсутствие лишних слов и фраз, не только занимающих много времени, но и отвлекающих от основного разговора, передающих эмоциональный настрой собеседника, что нежелательно. Наиболее важно во время делового телефонного разговора умение строить краткие, четкие и логически завершенные предложения. Это экономит время, как ваше, таки собеседника.
После снятия трубки во время телефонного звонка следует, прежде всего, назвать фирму(организацию), затем — свою должность и, если необходимо, — имя. А вот здороваться в данном случае необязательно, уместно лишь в том случае, если собеседник на конце провода поздоровался и ждет ответного приветствия. Обычно во время таких разговоров после должности принято называть свои фамилию или имя, отчество, однако исключения составляют переговоры в телефонных справочных бюро и крупных центрах информации.
В целом, ваши первые слова должны звучать примерно в следующем порядке:
— Центральный Сбербанк. Приемная директора. Вас слушает секретарь Ирина Ивановна. (Последние слова можно заменить короткой фразой: "Я вас слушаю").
Что же касается случаев, когда вы сами звоните в организацию, то фразы следует произносить примерно в обратном порядке. Сначала необходимо поздороваться, при этом лучше всего использовать следующие приветствия: "Приветствую вас!" (характерно только для мужского общения); "Добрый день!" или "Здравствуйте!" И уже после этого следует назвать свою должность в организации, название этой организации и свое имя — и уже затем излагать цель или причину звонка. Очень подходит фразеологическое сочетание:"Здравствуйте. Это Ерофеев из отдела сбыта".
Если вы звоните, и собеседник на другом конце провода не назвал свое имя и фирму, вам следует поинтересоваться: "Не подскажете, куда я обратился?", после чего нужно задавать вопрос, который вас интересует. Если вам нужен конкретный человек, следует назвать его должность и отдел, например: "Мне главврача Моисеева" или "Могу я услышать экономиста Иванова?"
Очень часто в деловых телефонных переговорах мы вынуждены отказывать своему собеседнику. Главное в подобных случаях — не обидеть своим коротким и прямым отказом или, наоборот, — не переусердствовать в извинениях и долгих изъяснениях. Важно уметь отказывать четко, ясно и безапелляционно, чтобы у собеседника не возникало дополнительных вопросов. Поэтому научитесь говорить фразы типа: "Прощу прощения, новы обратились не по адресу", "Очень жаль, но я ничем не могу вам помочь", или "Простите, но это не в компетенции нашей фирмы", "К сожалению, наша организация этим не занимается" и т.п.
Вообще, во время деловых разговоров не рекомендуется объяснять причины, по которым вы вынуждены отказать собеседнику в разговоре или оказании услуги, достаточно дать понять собеседнику, что вы и ваша организация не предоставляете требуемых услуг.
Деловые телефонные переговоры требуют использования лаконичных и четких фраз (здесь не имеется в виду работа телефонистов, различных операторов и секретарей, задача которых и состоит в "сидении на телефоне" с целью передачи информации, хотя в их работе еще более важно успеть принять как можно больше звонков).
3. Недопустимые формы речевого поведения во время телефонного разговора
В современном обществе важную роль играет способность деловых партнеров грамотно и эффективно общаться: строить переговоры, вести телефонную деловую беседу и т.п.
Умение правильно выстроить разговор говорит не только об уровне профессионализма партнера, но в полной мере отражает специфику внутрикорпоративной культуры всей организации. Телефонный разговор сегодня один из самых востребованных видов делового общения и быстрых способов передачи информации. Он позволяет в короткие сроки установить контакт без непосредственной встречи и решить многие деловые проблемы. Подсчитано, что руководитель в среднем за день делает от 20 до 30 звонков. При продолжительности разговора 3-4 минуты такая форма деловой коммуникации отнимает несколько часов в день. Следовательно, от соблюдения основных требований, предъявляемых к телефонной беседе, к правилам делового общения, зависит не только успех того или иного дела, но и количество сэкономленного полезного рабочего времени.
Рассмотрим наиболее типичные ошибки ведения телефонной беседы.
Ситуация первая: Телефонный звонок в офисе фирмы «N». Ольга Михайловна, начальник отдела кадров, поднимает трубку:
О.М. - Алло!
- Здравствуйте, а это кто?
О.М. - Мужчина, а куда Вы звоните?
- Я?. в кадры фирмы «N».
О.М. - Ну, я Вас слушаю…
- Скажите, у Вас есть свободная вакансия?
О.М. – Сейчас свободных вакансий нет! Позвоните в конце месяца.
- А трудовые договора Вы заключаете?
О.М. - Конечно!
- Моя фамилия Егоров. Я
сейчас послал Вам на
О.М. – Подождите секундочку, я схожу,… посмотрю… (отсутствует 3 минуты). Да, получили.
- Тогда я позвоню в конце месяца.
Ольга Михайловна вешает трубку, считая разговор исчерпанным.
Ошибка №1.
Не следует начинать разговор словами: «Алло», «Говорите», «Да». Являясь должностным лицом, работник организации обязан представиться, назвать свое подразделение, должность. Ольга Михайловна, сняв трубку, должна была сказать: «Здравствуйте! Иванова Ольга Михайловна, начальник отдела кадров фирмы «N»». Приветственное «алло» в самом начале разговора привело к коммуникативной неудаче. Звонивший засомневался и был вынужден переспросить, верно ли он набрал номер. В данном случае господин Егоров должен был сам исправить ситуацию: представиться и назвать фирму, куда он звонил. Однако он это сделал лишь в середине разговора.
Ошибка №2
Мужчина, а куда Вы звоните?
Неправильно поставленное ударение скажет о вас больше, чем Ваша должность. Правильно говорить: звоните, звонят. Владение нормами литературного языка на сегодняшний день является характеристикой профессиональной пригодности, как руководителя, так и его подчиненных. Неправильное употребление языковой конструкции подчеркивает низкий уровень профессионализма работника. Господин Егоров также продемонстрировал его, допустив в своей речи грубые ошибки. Звонивший употребил словосочетание «свободная вакансия», тогда как слово «вакансия» уже предполагает наличие свободного места. Также недопустимой считается форма множественного числа договора. Правильно говорить договоры
Ошибка №3
«Подождите секундочку, я схожу,… посмотрю…»
Прерывая разговор, говорите правду: «Для того чтобы найти нужную информацию, может потребоваться две-три минуты. Можете ли подождать или позвольте я перезвоню?» После этого необходимо записать номер телефона звонившего. Таким образом, демонстрируется уважение к собеседнику.
Ошибка №4
Госпожа Иванова О.М. в очередной раз допустила грубую ошибку и продемонстрировала незнание деловой этики. Завершать разговор должен звонивший. Из-за отсутствия интереса и неумения вести телефонные переговоры начальник отдела кадров совершила такие промахи, как: неготовность вести диалог; недружелюбие, сухость в общении; подчеркнутая краткость, граничащая с невежливостью; нетерпение; желание быстрее закончить разговор и положить трубку.
Ситуация вторая
Звонит телефон. Татьяна Николаевна, дожевывая пирожок, берет трубку: Т.Н.- Да, алло!
- Здравствуйте, будьте добры, попросите, пожалуйста, если вам не трудно, Федора Ивановича…
Т.Н.- Вообще-то у нас перерыв.
- А не могли бы Вы оставить ему сообщение от меня?
Т.Н.- Я же Вам русским языком сказала, что «все обедают», никого нет. Позвоните позже!
Татьяна Николаевна повесила трубку и раздраженно сказала: «Звонят тут всякие! Обнаглели, даже поесть не дадут».
Ошибка №1
Участники диалога, как и в первой ситуации, забыли о необходимости приветствия, тем самым пренебрегли правилами делового общения.
Ошибка №2
Излишняя вежливость в телефонных разговорах неуместна. «Будьте добры, попросите, пожалуйста, если вам не трудно…» - такие церемонии ни к чему. Это затягивает разговор, вызывает раздражение.
Ошибка №3
«Вообще-то у нас перерыв. Я же Вам русским языком сказала, что «все обедают», никого нет. Позвоните позже!» К сожалению, подобное хамство сегодня не редкость. Считается недопустимым говорить: «Все обедают», «Никого нет», «Перезвоните». Будучи частью корпоративного механизма работники должны помнить, что этикетные формы занимают в телефонном деловом разговоре большое место. Татьяна Николаевна должна была записать информацию и сообщить абоненту, что ему перезвонят.
Участники диалога должны помнить, что для телефонного общения существует ряд устойчивых речевых формул, закрепленных за той или иной ситуацией, знание которых облегчает выбор словесной формы передачи информации.
Новые экономические и социальные условия побудили к коммерческой и организаторской деятельности широкие массы населения. Это обстоятельство выдвинуло на первый план необходимость обучения языковым формам делового общения, необходимость повышения лингвистической компетенции лиц, вступающих в социально-правовые отношения, руководящих действиями людей. Лингвистическая компетентность становится в рыночных условиях непременным компонентом обще профессиональной подготовки менеджеров, муниципальных служащих, референтов, руководителей всех уровней. И тем более нельзя представить современную деловую жизнь без телефона.
Человечество пользуется телефоном уже более века. Казалось бы, времени вполне достаточно для того, чтобы научиться разумно пользоваться этим техническим средством. Но умение говорить по телефону по наследству не передается. Искусством общения при помощи этого аппарата овладевает не каждый. Хорошо если есть толковые наставники или удачные субъекты для подражания, у которых можно научиться правильному разговору по телефону. Соответствующие курсы, различные методические пособия по этой теме широко распространены в различных странах мира. В этой работе изложена часть рекомендаций, которые необходимы для успешного ведения деловых переговоров по телефону.
У телефонного разговора по сравнению с письмом есть одно важное преимущество: он обеспечивает непрерывный двухсторонний обмен информацией независимо от расстояния. Но как видно, к деловому телефонному разговору надо тоже тщательно готовиться. Плохая подготовка, неумение выделить в нем главное, лаконично, емко и грамотно излагать свои мысли приводит к значительным потерям рабочего времени. Среди главных причин потерь рабочего времени бизнесменом, менеджером, в числе первых мест стоят телефонные разговоры.
Итак, владение этикетом и культурой делового общения по телефону – ключ к вашему успеху в сфере предпринимательства, в деловой карьере.
Представьте, что Вы – сотрудник отдела кадров крупной организации. Вам позвонили по поводу возможного трудоустройства. Напишите сценарий делового телефонного разговора на эту тему (название организации, профессия соискателя и т.п. – на Ваш выбор).
Сценарий разговора работодателя и соискателя
Соискатель: Здравствуйте, могу я поговорить с вами по поводу работы?
Работодатель: Здравствуйте, да, я вас слушаю.
Соискатель: Меня зовут Обыскалова Ирина Петровна. Я звоню вам по поводу работы бухгалтером. Объявление о вакансии я узнала из публикации в районной газете. Вас интересуют квалифицированные опытные сотрудники?
Работодатель: Меня зовут Исаков Евгений Сергеевич. Да, у нас есть несколько вакансий, хотелось бы узнать уровень вашей квалификации.
Соискатель: У меня высшее образование по специальности «Экономика, бухгалтерский учет и контроль».
Работодатель: На данный момент вы где – то работаете?
Соискатель: Нет, я сокращена в связи реорганизацией предприятия.
Работодатель: Пожалуйста, назовите ваш стаж работы?
Соискатель: Общий стаж – 6 лет, из них 1,5 года занимала должность главного бухгалтера.
Работодатель: Владеете ли вы навыками работы в программе 1С:Бухгалтерия?
Соискатель: Да
Работодатель: Сколько вам лет?
Соискатель: 32 года.
Работодатель: Хорошо, ваши данные нас устраивают. Вы знаете, где находится наше предприятие?
Соискатель: Да.
Работодатель: Тогда давайте встретимся для уточнения некоторых вопросов, можете подойти через два часа?
Соискатель: Спасибо, я буду у вас через два часа. До свидания.
Работодатель: До свидания.
Список литературы
1. Кибанов А.Я. Этика деловых отношений[Текст]/А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров, В.Г. Коновалова. М. : ИНФРА-М, 2002.
2. Орлов В.И. Телефонные переговоры: техника и психология. Глава 3., стр. 15
3. Русский язык делового общения [Текст] / под общ. ред. И.А. Стернина. Воронеж : Изд-во ВГУ, 1995.
4. Русский язык и культура общения для государственных служащих [Текст]. Саратов : Слово, 1998.
5. Русский язык и культура общения для деловых людей [Текст]. Саратов : Слово, 1998.
6. http://www.bbest.ru
7. Журнал «Семейный советник». Психология личности.http://www.sovbuh.ru/
