Факторы определяющие эффективность управленческого решения

ВОПРОС 1 

Какие факторы определяют эффективность управленческого  решения? 
 

Чтобы управленческое решение было эффективным, должны учитываться ряд факторов:

1. иерархия  в принятии управленческого решения  – делегирование полномочий по  принятию решения ближе к тому  уровню, на котором имеется больше  необходимой информации и который  непосредственно участвует в  реализации принятого решения.  Контакты с подчиненными, находящимися  более чем на один иерархический  уровень выше (ниже), не допускаются;

2. использование  непосредственных (прямых) горизонтальных  связей при принятии решений  (особенно на начальной стадии), когда сбор и обработка информации  осуществляется без обращения  к вышестоящему руководству. Такой  подход способствует принятию  управленческого решения в более  короткие сроки, повышению ответственности  за выполнение принятых решений;

3. использование  для выработки и реализации  управленческого решения целевых  многофункциональных групп, в  которых члены, входящие в их  состав, отбираются из различных  подразделений и уровней организации;

4. централизация  руководства при принятии решения  – оно должно находиться в  руках одного (общего) руководителя. В этом случае формируется  иерархия в принятии решения,  т.е. низший руководитель решает  свои  проблемы (принимает решение) со своим непосредственным руководителем, а не с вышестоящим руководством.

Решение считается эффективным, если оно  отвечает требованиям, вытекающим из решаемой ситуации и целей организации:

1) решение  должно быть эффективным, т.е.  наиболее полно обеспечивать  достижение поставленных организацией  целей;

2) решение  должно быть экономичным, т.е.  обеспечивать достижение цели  с наименьшими затратами;

3) своевременность  решения (принятие и реализация);

4) обоснованность  решения, нельзя путать фактическую  обоснованность и ее восприятие  исполнителями, понимание ими  аргументов, побуждающих менеджера  принять именно такое решение;

5) решение  должно быть реально осуществимым, конкретным, т.е. нельзя принимать  нереальные, абстрактные решения;

6) решение  должно быть гибким, подвижным.  Нельзя рассматривать даже самое  компетентное решение как догму,  так как организация – система  динамичная, подвижная, постоянно  развивающаяся;

7) должна  быть обеспечена сбалансированность  обязанностей и прав.

Формула в данном случае проста: ответственность = полномочиям. Ответственность не может  быть уже полномочий; полномочия не могут быть шире ответственности. Каждый руководитель, которому передается ответственность, должен четко знать, перед кем  и за что он ответственен.

Управленческое  решение - это результат конкретной управленческой деятельности менеджера. Принятие решений является основой  управления. Выработка и принятие решений - это творческий процесс  в деятельности руководителей  любого уровня, который включает: разработку и постановку цели; изучение проблемы на основе получаемой информации; выбор и обоснование критериев эффективности (результативности) и возможных последствий принимаемого решения; обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы (задачи); выбор и формулирование оптимального решения; принятие решения; конкретизацию решения для его исполнителей.

Технология  менеджмента рассматривает управленческое решение как процесс, состоящий  из трех стадий:

• подготовка решения;
• принятие решения;
• реализация решения, задача осуществления которых возлагается на менеджеров (руководителей).

На стадии подготовки управленческого решения  проводится экономический анализ ситуации на микро- и макроуровне, включающий поиск, сбор и обработку информации, а также выявляются и формулируются  проблемы, требующие решения.

На стадии принятия решения осуществляются разработка и оценка альтернативных решений  и курсов действий, проводимых на основе многовариантных расчетов; отбор  критериев выбора оптимального решения; выбор и принятие наилучшего решения.

Актуальность  темы подтверждается тем неоспоримым  фактом, что необходимость постоянного  принятия управленческих решений и  отбор их из возможных альтернатив  является неотъемлемой частью руководителя любого ранга, а от качества принимаемых  решений зависит конечный успех  функционирования компании в рыночной экономике.

Являясь субъектом осуществления управленческой деятельности, менеджеры играют в  организации ряд разнообразных  ролей. Среди них можно выделить три ключевые роли.

Во-первых, это роль по принятию решения, выражающаяся в том, что менеджер определяет направление  движения организации, решает вопросы  распределения ресурсов, осуществляет текущие корректировки и т.п. Право  принятия управленческих решений имеет  только менеджер. Будучи наделенный правом принятия решения, менеджер несет ответственность за последствия принятого решения. Поэтому менеджер должен не только уметь выбрать наилучший вариант решения, т.к. это может сделать специалист по подготовке решений или даже машина, он должен решиться на то, чтобы рискнуть повести руководимый им коллектив в определенном направлении. Это бывает зачастую сделать гораздо труднее, чем рассчитать оптимальное решение.

Во-вторых, это информационная роль, состоящая  в том, что менеджер собирает информацию о внутренней и внешней среде, распространяет информацию в виде фактов и нормативных установок и, наконец, разъясняет политику и основные цели организации. От того, насколько менеджер владеет информацией, насколько  он может ясно и четко доводить информацию до членов организации, очень  сильно зависит результат его  работы.

В-третьих, менеджер выступает в качестве руководителя, формирующего отношения внутри и  вне организации, мотивирующего  членов организации на достижение целей, координирующего их усилия и, наконец, выступающего в качестве представителя  организации. Менеджер должен быть профессионалом, за которым люди готовы идти, идеям которого они готовы верить. Поддержка членами коллектива своего руководителя в современных условиях является той базой, без которой ни один менеджер, каким бы хорошим и грамотным специалистом он ни был, не сможет успешно управлять своим коллективом.

В зависимости  от позиции менеджеров в организации, решаемых ими задач, характера реализуемых  функций данные роли могут быть присущи  им в большей или меньшей мере. Однако каждый менеджер обязательно  принимает решения, работает с информацией  и выступает руководителем по отношению к определенной организации.

Важнейшим резервом повышения эффективности  всего общественного производства является повышение качества принимаемых  решений, которое достигается путем  совершенствования процесса принятия решений.

Принятие  решений составная часть любой  управленческой функции. Необходимость  принятия решения пронизывает все, что делает управляющий, формируя цели и добиваясь их достижения. Поэтому понимание природы принятия решений чрезвычайно важно для всякого, кто хочет преуспеть в профессиональном росте.

Эффективное принятие решений необходимо для  выполнения управленческих функций. Совершенствование  процесса принятия обоснованных объективных  решений в ситуациях исключительной сложности достигается путем  использования научного подхода  к данному процессу, моделей и  количественных методов принятия решений.

Организационное (управленческое) решение - это выбор, который должен сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные  занимаемой должностью. Цель управленческого  решения - обеспечение движения к  поставленным перед организацией задачам. Поскольку наиболее эффективным  организационным решением является выбор, который будет на самом  деле реализован и внесет большой  вклад в достижение конечной цели.

Основной  целью данной работы является рассмотрение процесса выработки и принятия эффективного управленческого решения.

Решение этого вопроса на примере конкретного  предприятия содержится в заключительной части работы. На основе комплексного изучения методологии принятия управленческих решений, выработки стратегии компании и анализа процесса управления на предприятии составлена научно обоснованная схема подготовки, оценки и выбора эффективного управленческого решения.

Выполнение  цели исследования невозможно без решения  комплекса задач, касающихся различных  аспектов стратегического управления:

- оценки  степени влияния качества управленческих  решений на конечные показатели  деятельности компании;

- рассмотрения  теоретических аспектов принятия  управленческих решений; 

- изучения  моделей и методов принятия  решений;

- анализа  внешнего окружения и внутренней  среды предприятия; 

- изучения  процесса подготовки, оценки, выбора  стратегических альтернатив и  принятия управленческого решения  на конкретных примерах.

Ответственность за результаты принятого решения  и его исполнения (или неисполнения) — весьма важный фактор управленческой деятельности, поэтому менеджер в процессе разработки управленческого решения должен оценить возможную меру ответственности в случае выбора каждой из возможных альтернатив. Для этого необходимо, прежде всего, определить вид ответственности и степень, в которой менеджеры ответственны перед другими людьми или группами как внутри организаций, так и вне их.

Под ответственностью будем понимать принуждение к соблюдению и исполнению определенных требований, норм и правил.

Такие требования и нормы могут быть выработаны и установлены:

• государством (законом) — и тогда речь идет о юридической ответственности;
• руководством определенной организации — в этом случае ответственность можно определить как корпоративную;
• гражданским обществом — тогда ответственность является социальной;
• группой людей в процессе межличностного общения — такая ответственность называется моральной.

Повышение эффективности  управления практически тождественно росту эффективности управленческих решений на всех уровнях иерархии, т.к. принятие решений представляет собой основной инструмент управляющего воздействия; именно в разработке, принятии, организации и контроле выполнения решений заключается деятельность как отдельных менеджеров, так  и аппарата управления в целом. Вместе с тем задача определения эффективности  управленческих решений относится  к числу наиболее сложных и  спорных проблем управления и  потому полностью еще не решена. В дальнейшем изучении нуждаются такие вопросы, как показатели эффективности и факторы, влияющие на эффективность управленческих решений.

При оценке непосредственных результатов деятельности управляющей системы необходимо исходить из того, что управление может  рассматриваться как своеобразное производство, продуктом труда в  котором является управленческое решение. Поэтому вполне обоснованно считать, что эффективность принимаемых  решений может служить средством  измерения эффективности деятельности всего аппарата управления. Таким  образом, оценивая эффективность принимаемых  решений, можно следить за эффективностью управляющей системы.

Понятие эффективности управленческого  решения (в отличие от его качества) не может быть рассмотрено изолированно от его реализации. Дело в том, что  эффективность решения заключается  не столько в его абсолютной правильности, сколько в том, что, будучи последовательно  и в срок реализовано, оно, благодаря  своей правильности, достигнет поставленной цели. Следовательно, эффективность  управленческих решений обусловливается  как качеством самих решений, так и качеством их осуществления. Между тем, как свидетельствует  практика управления, далеко не все  принимаемые решения реализуются  в заданные сроки (по некоторым данным их удельный вес в общем числе  принятых составляет около 30%). Кроме  того, часть реализованных решений  не дает ожидаемого результата, т.е. оказывается  недостаточно эффективными. Экспертные оценки самих руководителей свидетельствуют, что таких решений в их практике не менее 25%. Каковы же наиболее существенные причины этого явления? Конечно  же, это как дефекты самого решения, вызываемые неполнотой информации, некомпетентностью  ЛПР или недостатком времени  для тщательной разработки альтернатив, так и плохая организация его  выполнения и, прежде всего, несогласованность  и отсутствие контроля.

Эффективность управленческих решений определяется, как уже отмечалось, действием  множества факторов технического, организационного, экономического и социально-психологического характера, влияние которых неоднозначно и проявляется на разных стадиях  процесса разработки и реализации решений. Но, в целом, можно считать, что  основными из них являются:

• компетентность и опыт работы принимающего решения;
• степень информированности ЛПР;
• уровень коллегиальности в процессе разработки решения;
• удельный вес контролируемых решений;
• степень непосредственного участия руководителей и специалистов, разрабатывавших решение, в его реализации;
• мотивация исполнителей;
• характер и степень ответственности руководителей за результаты решения.

Эффективность принимаемых решений может служить  средством измерения эффективности  управляющей системы. Основным критерием  эффективности управленческого  решения является отношение полученного  в результате его реализации эффекта, выраженного показателем степени  достижения цели, к величине затрат на разработку и осуществление решения. 
 
 
 
 
 
 
 

ВОПРОС 2 

В чем заключается  смысл теорий Х  и У   Д. Мак-Грегора? 

Мак-Грегор подходит к проблеме с более общих позиций, говоря о том, что любому управленческому решению или действию предшествуют те или иные предположения относительно человеческой природы и человеческого поведения, являющиеся ключевым моментом, определяющим индивидуальный стиль руководства конкретного менеджера. Он подразделяет все эти предположения на две категории, названные им «Теорией X» и «Теорией Y».

Теория X: традиционное видение  управления и контроля

Первое  выявленное им предположение состоит  в том, что «средний индивид обладает врожденной неприязнью к работе». Мак-Грегор прослеживает историю этого предположения  и доводит ее до библейских времен, утверждая, что именно с ним связан тот акцент, который управленцы делают на производительности труда, а также  та тревога, которую они выражают по поводу возможного ограничения объемов  производства. Особая роль системы  индивидуальной оплаты труда как  раз и отражает «заложенную в  ее основание убежденность в том, что руководство должно неким  образом совладать с врожденной человеческой склонностью - уклоняться от работы».

Второе  предположение, согласно Мак-Грегору, является следствием первого и состоит  в следующем: «Поскольку люди не любят  работать, необходимо принуждать, контролировать, направлять и запугивать большую  их часть, что вынудит их внести свой посильный вклад в достижение целей организации». Таким образом, наличие системы поощрений не гарантирует выполнения работником выданного задания. Их может понудить на это лишь угроза наказания, что  вытекает из уверенности в том, что  «заставить работать людей может  лишь внешнее принуждение и контроль».

Третье  предположение, выявленное Мак-Грегором, состоит в том, что «средний человек  предпочитает, чтобы им управляли, он страшится ответственности, не обладает особыми амбициями и ищет, прежде всего, защищенности».

Определив три основных положения «Теории X», Мак-Грегор пытается доказать нам, что  это не абстрактная интеллектуальная конструкция, а система, широко представленная в современной управленческой практике. Он пишет: «Теория X — это не соломенное пугало, нацеленное на разрушение; на деле это реальная теория, оказывающая  непосредственное влияние на управленческую стратегию в широком секторе  современной американской индустрии. Более того, организационные принципы, предлагаемые литературой по проблемам  менеджмента, обычно выводятся из предположений, аналогичных «Теории X».

Разумеется, автору хотелось, чтобы «Теория X»  могла объяснить поведение хотя бы части работников производства. Однако в более общем смысле он все же считает ее неадекватной, особенно в свете последних достижений в изучении проблемы человеческой мотивации. Вольно интерпретируя слова Абрахама Маслоу, он утверждает: «Человек — это  животное, постоянно испытывающее те или иные желания, — как только удовлетворяется одна из его нужд, ее место тут же занимает некая  новая потребность. Этот процесс  бесконечен. Он длится с рождения и  до смерти. Человек постоянно пытается — работает, если хотите, — удовлетворить  свои потребности... Удовлетворенная  потребность не может играть роль мотивации поведения! Этот факт имеет чрезвычайную значимость. Он не рассматривается в «Теории X» и, следовательно, обычно не принимается в учет при управлении людьми»

Согласно  Мак-Грегору, менеджеры прекрасно  осознают значимость иерархии потребностей, однако склонны видеть в ней, скорее, помеху, нежели осмысленное средство понимания основ человеческого  поведения.

«Теория X» представляется Мак-Грегору достаточной  для объяснения «последствий» специфической  управленческой стратегии, которую  он ассоциирует с применением  научного менеджмента. Она исходит из предположения, что «развитие среднего человека прекращается еще в пору его ранней юности. Теория X строится на приведении работников к общему наименьшему знаменателю - в прошлом это называлось «фабричный рабочий»... Пока Теория X продолжает оказывать определяющее влияние на стратегию управления, мы не можем ни познать, ни использовать потенциал среднего человека».  

Теория Y: интеграция индивидуальных и организационных  целей 

Рассмотрев  и подвергнув критике предположения, принятые в рамках «Теории X», Мак-Грегор обращается к предположениям «Теории Y». Он утверждает, что «расходование  физических и психических сил  в ходе работы столь же естественно, как игра или отдых». Средний человек  не обязательно будет испытывать неприязнь к работе, последняя  может представляться ему источником удовлетворения или наказанием «в зависимости  от подконтрольных ему условий». «Внешний контроль и угроза наказания являются не единственными средствами направления  индивидуальных усилий в русло решения  организационных задач».

По мнению Мак-Грегора, очевидно, что работники, разделяющие организационные цели, будут проявлять самоуправление и самоконтроль. Подобная приверженность «исполняет функцию вознаграждения, ассоциируясь с достижениями»; самое  же значимое вознаграждение (связанное  с удовлетворением потребности  в самоутверждении и самореализации) может являться «непосредственным  следствием стремления к достижению целей организации». В противоположность  предположениям «Теории X» «средний человек имеет склонности, при  подходящих условиях, не только принимать, но и искать ответственности».

Основные  признаки теории У:

1. Работники  воспринимают труд как такой  же естественный для человека  процесс как отдых или игра.

2. Люди  способны к самоорганизации и  самоконтролю, если они заинтересованы  в своей деятельности.

3. Все  работники стремятся к ответственности  и свободе принятия решений,  связанных с выполнением работы.

4. Все  работники наделены высоким уровнем  изобретательности и воображения,  которые редко используются в  современной индустриальной жизни;  это ведет к разочарованию  и превращает человека в противника  организации. 

Креативность, т.е. способность принимать неординарные решения, чрезвычайно широко распространена среди всех членов организации, а не является прерогативой менеджеров.

Согласно  Мак-Грегору, предположения «Теории Y» приводят к «совершенно иным»  последствиям для менеджмента, нежели «Теории X». К примеру, ее принципы динамичны, а не статичны; их применение делает весьма вероятным рост и развитие человека в контексте производственной ситуации. В рамках «Теории Y» рабочая  сила становится «ресурсом, обладающим существенным потенциалом».

Основная  заслуга Мак-Грегора состоит в  том, что он указал направление, в  котором может конструктивно  развиваться стиль управления, если будет достигнут достаточный  уровень доверия между руководством и рабочими. 
 
 
 
 
 
 
 

      ВОПРОС 3 

Дать характеристику основных средств общения,

  используемых в  вашей организации. 
 

Наше  училище – Государственное образовательное учреждение начального профессионального образования «Профессиональное училище № 2 г. Тулы», учредителем которого является департамент социального развития Тульской области. Образовательное учреждение (далее по тексту – ОУ) является реабилитационным для учащихся из числа лиц с ограниченными возможностями здоровья (далее по тексту – учащиеся с ОВЗ).

 ОУ  в целях регулирования своей  деятельности принимает локальные  нормативные акты, обязательные  для исполнения всеми сотрудниками ОУ, учащимися, их родителями и законными представителями. При этом документы разрабатываются и принимаются различными органами управления училища. С помощью локальных актов, заверенных директором и учредителем, осуществляется правовое оформление управления образовательным процессом, регулирование трудовых отношений и финансово-хозяйственной деятельности ОУ. Правильность оформления локальных актов, их системность и контроль по их выполнению имеют большое значение для юридически верного управления и деятельности ОУ.

Административное  управление ОУ – это ведение документации на основе нормативов предусмотренных органами управления образования РФ и Министерства здравоохранения и социального развития РФ. 

*Зам.  директора по АХЧ – заместитель  директора по административно-хозяйственной  части;

*Зам.  директора по УПР – заместитель директора по учебно-производственной работе;

* мастера  П/О – мастера производственного  обучения;

*Зам.  директора по БЖ – заместитель  директора по безопасности жизнеобеспечения;

*Зам.  директора по УМВР – заместитель  директора по учебно-методической  и воспитательной работе. 
 

Данная  схема показывает, что управление деятельностью в ОУ осуществляет директор, в работе принимают участие  все члены коллектива.

Контроль  за осуществлением деятельности училища в соответствии должностных обязанностей, систематически осуществляют руководители второго уровня (заместители директора). В их обязанности входит планирование, мониторинг и анализ деятельности подчиненных.

Вся деятельность ОУ, начиная с директора и заканчивая учащимися, проходит в соответствии положений, заложенных в главном документе ОУ – Уставе ГОУ НПО «Профессиональное училище №2 г. Тулы»

Устав составлен в полном соответствии требований Конституции РФ, Закона «Об образовании», Уголовного Кодекса РФ, Кодекса РФ об административных правонарушениях, Семейного Кодекса РФ, Гражданского Кодекса РФ, КЗОТ РФ.

В целях  соблюдения трудового законодательства РФ руководитель вместе с профсоюзной организацией составляет Коллективный договор; решением педагогического совета училища утверждаются Правила внутреннего трудового распорядка, План учебно-воспитательной работы учреждения, а также документы и положения блока дополнительного образования.

Локальные акты определяют механизмы применения статей Устава училища в регулировании  внутренних и внешних связей. Локальные  акты позволяют руководителю (директору), регламентировать деятельность вверенного ему учреждения, сглаживать социальную напряженность в коллективе, эффективно разрешать конфликты между администрацией и работниками, учащимися и педагогами, родителями (опекунами) и училищем.

Для эффективного осуществления спланированной деятельности ОУ, разрабатывается и проводится систематически внутри училищный контроль. В процессе внутри училищного инспектирования:

- документации (классных журналов, планов и программ);

- системы  внеклассной воспитательной работы (кружки, секции, факультативы, работы в библиотеке);