Факторы разрушения документов

 

 Содержание работы

 Введение

  1. Основные факторы разрушения документов

  1. Защита документов от факторов разрушения

Заключение

 Список литературы

  

   Введение

. Архивист в настоящее  время – первый, кто имеет дело  с информацией, созданной в  прошлом. Он обязан её отобрать  и сохранить. Но архив –  это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования  долговременной социальной памяти  общества. 

Обеспечение сохранности  документов - основная задача государственных  архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда  не создавал документы для «вечного»  хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные  возможности остаются скромными. В  основе современного подхода к решению  данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности  архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния и основных факторах разрушения документов.

Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения  являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности. Комплекс мероприятий по созданию нормативных  условий, соблюдению нормативных режимов  обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

- строительством, реконструкцией  и ремонтом зданий архивов;

- созданием оптимальных  (нормативных) противопожарного, охранного,  температурно-влажностного, светового  и санитарно-гигиенического режимов  в здании и помещениях архива;

- применением специальных  средств хранения и перемещения  архивных документов. 

 

  1. Основные факторы разрушения документов

Факторы разрушения документов делятся  на физико – химические, температурно-влажностные, солнечный свет, биологические факторы  разрушения документов.

Физико-химические факторы. Архив предусматривают и располагают в специально построенных зданиях не ниже второй степени огнестойкости рядом с помещениями структурных подразделений, в составе которых он действует.

Архив должен быть удален от:

1. Промышленных предприятий загрязняющих  воздух пылью и агрессивными  газами (хлор, сернистый газ, окиси  азота), на расстояния установленные  санитарными нормами. 

2. Объектов и сооружений, опасном  в пожарном отношении, в соответствии  с требованиями строительных  норм и правил.

В районе строительства архивных зданий и функционирующих архивов среднесуточное содержание вредных примесей в воздухе  не должно превышать предельно допустимых концентраций (мг/м3):

- Сернистого газа - 0,05;

- Окислов азота - 0,085;

- Хлора - 0,03;

- Пыли силикатной - 0,05.

Архивохранилище должно быть удалено  от помещений, связанных с хранением  и использованием химических веществ, пищевых продуктов и п.т., и  не должен иметь с ним общих вентиляционных каналов1

Температурно-влажностные факторы. Температура и влажность воздуха являются основными факторами, создающими благоприятные условия для длительной сохранности документов. На ускорение процесса старения бумаги влияет не только повышенная сверх нормы температура, но и резкие ее колебания.

Все материалы, входящие в состав дел (бумага, кожа, клей), гигроскопичны, и  потому их состояние зависит от влажности  воздуха. При низкой влажности воздуха  бумага теряет эластичность, клей становится хрупким, кожа переплетов ссыхается  и трескается и переплет деформируется. Высокая влажность воздуха разрыхляет бумагу, деформирует ее края, т.е. делает ее непрочной, ускоряет протекающие  в ней химические процессы. Переплеты  дел могут расклеиваться. Кроме  того, высокая относительная влажность  воздуха способствует образованию  плесени, которая быстро распространяется при резких колебаниях температуры  и влажности воздуха.

В связи с этим в хранилищах путем  кондиционирования, вентиляции и других мер должен поддерживаться оптимальный режим хранения документов2

В архивохранилищах рекомендуется  поддерживать постоянную температуру  в пределах от +14 до +20 °С. Допустимые границы относительной влажности  воздуха от 45 до 60 %. Для поддержания  нормального температурно - влажностного режима, помимо регулирования отопления, большое значение имеет хорошая  циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием (естественным и принудительным с  помощью вентиляторов) и правильной установкой стеллажей. Если стеллаж  стоит вплотную к стене, у края полок устанавливают ограничители, чтобы дела не касались стен. Опыт показывает, что даже при недолгом хранении документов, уложенных вплотную к стене, они  отсыревают и появляется плесень. Резкие колебания температуры и влажности  в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических  условий на основе рационального  отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной  влажности воздуха до 80 - 90% предпринимаются  обязательные меры по нормализации климатических  условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).

Солнечный свет так же является одним  из губительных факторов действующих  на основу бумаги и красителей.

Под влиянием ультрафиолетовых лучей  бумага желтеет, теряет свою прочность  и текст выцветает (угасание текста), разрушаются кожаные переплеты3

Чтобы обезопасить документы от солнечного света хранилища должны быть минимально освящены: используют светорассеивающие стекла.

Очень опасны для документов биологические  вредители: растения (бактерии, грибы) и животные (насекомые, грызуны). Появление  их в архиве - серьезная угроза сохранности  документов. Поэтому необходимо иметь  хотя бы элементарное представление  о биологических факторах, влияющих на ускорение "старения" документов.

Бактерии являются низшими одноклеточными организмами. Для их жизнедеятельности  необходима высокая влажность бумаги, возможная при затоплениях хранилищ или постоянной подмочке дел из-за неисправности кровли, отопления, сырых  стен. На бумаге появляются пигментные пятна неправильной формы. Кожа и  клей переплета разлагаются: на них  появляется слизь, а с течением времени (если не бороться с бактериями и  не улучшить режим хранения документов) отверстия на месте поражений.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются грибы, называемые в быту плесенью. Для  документов характерно поражение грибами-паразитами, живущими за счет мертвых органических остатков. Они появляются на бумаге, коже и картоне переплетов, клее, нитках.

Основные разрушители  документов в архивохранилищах —  плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в книго- и архивохранилищах, их споры переносятся  воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы.

Как правило, грибки развиваются  наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25—27 °С, в загроможденных углах и  непроветриваемых шкафах.

Поэтому в архивохранилищах должен соблюдаться оптимальный  температурно-влажный режим. В России он установлен максимально в 18—20 °С, с относительной влажностью воздуха 50—55%. Пленочные носители требуют  еще более жестких условий  хранения, поэтому все архивохранилища  комплектуются приборами для  измерения температуры и влажности  в разных углах архивохранилищ. Наиболее дешевым и удобным является бытовой  жидкостный психрометр, в котором  влажность определяется по прилагаемой  к нему таблице исходя из разницы  температур сухого и влажного термометров.

Для архивохранилищ обязательны  регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений4.

Повреждение документов насекомыми встречается  реже, чем повреждение грибами, но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки. Известно около 100 видов насекомых, повреждающих документы, но это не специфические  вредители бумаги. В естественных условиях это - вредители древесины, муки, меха, кожи и т.д.

Наибольшее распространение в  архивохранилищах получили жуки: точильщики, притворяшки, кожееды. Личинки и  жуки притворяшки-вора и шелковистого притворяшки повреждают все части  переплетенных документов.

Среди точильщиков (мебельный, хлебный, пестрый) самым опасным и прожорливым  является хлебный, который поражает переплеты, проклеенные мучным клеем, а также прилегающие к нему листы. Особенно прожорливы его личинки. И жук, и личинки живут и  листах, делая в них ходы.

Кожееды постоянно в документах не находятся, а лишь питаются ими. Могут  уничтожить бумагу, пергамент, все части  переплета. Чаще всего они обгладывают  документы с поверхности, не делая  ходов. В хранилищах встречаются  кожееды: антренус, ветчинный и ковровый. Жуки и личинки кожеедов днем прячутся за плинтусами, под полом, в закрытых шкафах, книгах.

В архивохранилищах может обитать  моль двух групп: питающаяся только растительной пищей - зерновая, грибная и семенная моль (повреждает в основном переплеты  и корешки, проклеенные мучным клеем), питающаяся веществами животного происхождения - шубная, мебельная, ковровая и платяная (повреждает документы и части  переплета). Все виды моли связаны  с продовольственными складами, складами древесины и гнездами птиц.

Тараканы не живут в листах, а  приходят питаться мучным клеем, вместе с ним они грызут бумагу, одновременно сильно загрязняя документы своими выделениями.

 Таким образом, следует отметить  разнообразные факторы разрушения  документов. Поэтому так важно  соблюдать режим хранения документов  в архивах.

 

 2.Защита документов от факторов разрушения

 

Защита документов от факторов разрушения предполагает обеспечение их сохранности - систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.

Режим хранения документов предполагает соблюдение:

  • температурно-влажностного режима;
  • светового режима;
  • санитарно-гигиенического режима;
  • охранного режима.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

  • строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;
  • оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации;
  • применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного режимов;
  • применением специальных средств хранения и перемещения документов5.

Требования к зданиям  и помещениям архива:

  • архив располагается в специально построенном здании или отдельных помещениях здания, принятых под него специальной экспертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту приемки помещений или здания;
  • не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов;
  • архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализации и защищен решетками на окнах нижних этажей;
  • архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для разных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархивах к ним прибавляется еще ряд функциональных помещений;
  • хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и распашными решетками на окнах;
  • в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки;
  • отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми;
  • в оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей;
  • хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход;
  • в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;
  • в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, хранить пищевые продукты:
  • посторонние лица в архивохранилища не допускаются6.

Световой режим:

  • постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;
  • освещение хранилищ может быть естественным или искусственным светом, при этом свет должен быть рассеянным;
  • при естественном освещении на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;
  • уровень освещенности не должен превышать на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк.

Температурно-влажностный  режим:

  • документы должны храниться в помещениях с регулируемым климатом при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-58%, в помещениях с нерегулируемым климатом при температуре 14-20°С и влажности воздуха 45-60%;
  • резкие колебания температуры и влажности воздуха не допускаются;
  • для поддержания температурно-влажностного режима в помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться меры по осушению или увлажнению воздуха;
  • архивохранилища должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гигрометрами для постоянной фиксации температуры и влажности воздуха и принятия мер по регулированию температурно-влажностного режима;
  • температурно-влажностный режим контролируется в помещениях с регулируемым климатом раз в неделю, с нерегулируемым — два раза в неделю, при нарушениях температурно-влажностного режима — ежедневно, результаты контроля заносятся в специальный журнал.

Санитарно-гигиенический  режим:

  • архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, плесени, пыли;
  • обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обработки водными растворами антисептиков;
  • в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;
  • в архивохранилищах должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая появление непроветриваемых зон;
  • запрещается расположение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах;
  • окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками;
  • ежегодно в начале и по окончании отопительного сезона архивохранилища должны обследоваться с целью выявления насекомых и плесени, в случае их обнаружения подвергаться дезинфекции и дезинсекции7.

 Таким образом, следует сделать вывод  о том, что размещение архивных документов в организациях предусматривает создание преимущественно лучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного использования всех документов. Разрушение основы документа, затухание или стирание текстов, выцветание фотографий и другие подобные дефекты снижают ценность документа и поэтому необходимы меры по сохранению документов и защите их от основных факторов разрушения

.

 

 Заключение

В заключение можно сделать ряд выводов:

Для защиты от факторов разрушения документов и обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

- комплекс мер по организации  хранения, предусматривающий создание  материально-технической базы хранения  документов (здание и помещения  хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности  хранения, средства климатического  контроля, средства копирования  и восстановления поврежденных  документов и т.п.);

- комплекс мер по созданию  и соблюдению нормативных условий  хранения документов (температурно-влажностный,  световой, санитарно-гигиенический,  охранный режимы хранения).

Система мер по организации  хранения должна обеспечивать сохранность  документов и контроль их физического  состояния при поступлении документов в архив до передачи их на постоянное хранение.

Для обеспечения сохранности  архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных  работ:

  • создание оптимальных условий хранения документов;
  • размещение документов в хранилищах, топографирование;
  • соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;
  • проверка наличия и состояния дел;
  • создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

- обеспечение физико-химической  сохранности документов.

 

Список источников и литературы

  1. Булюлина Е.В.  Архивоведение: Учебно-методическое пособие. — Волгоград: Издательство ВолГУ, 2009. — 96 с.
  2. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2008. — 520 с.
  3. Лотосов Р. Л. Основы архивоведения. – РнД.: Феникс, 2009. – 224 с.
  4. Основы законодательства РФ «Об архивном фонде РФ и архивах» от 07.07.1993 // Отчет. архивы.1993. №5.
  5. Тельчаров А. Д. Архивоведение. – М.: Приор-издат, 2008. – 128 с.

 

 

 

1 Лотосов Р. Л. Основы архивоведения. – РнД.: Феникс, 2009. – С. 147

2 Лотосов Р. Л. Основы архивоведения. – РнД.: Феникс, 2009. – С. 149

3 Основы законодательства РФ «Об архивном фонде РФ и архивах» от 07.07.1993 // Отчет. архивы.1993. №5.

4 Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. — С. 289

5 Тельчаров А. Д. Архивоведение. – М.: Приор-издат, 2008. – С. 88

6 Тельчаров А. Д. Архивоведение. – М.: Приор-издат, 2008. – С. 89

7 Тельчаров А. Д. Архивоведение. – М.: Приор-издат, 2008. – С. 90

 


Факторы разрушения документов